V tem članku bom ustvaril poročilo, ki prikazuje četrtletno prodajo lahko imenujete tudi dinamično in interaktivno nadzorno ploščo Excel, ki se bo samodejno posodabljala in odražala najnovejše posodobitve vaših podatkov.

To je poročilo ki ga boste ustvarili po koncu tega članka.

Ustvarite poročilo v Excelu, ki prikazuje četrtletno prodajo po območjih

Prenesi delovni zvezek za prakso

Prenesete lahko delovni zvezek, ki je bil uporabljen za predstavitev, in med prebiranjem članka sami preizkusite te korake.

Poročilo, ki prikazuje četrtletno prodajo po območjih.xlsx

Postopek korak za korakom za ustvarjanje poročila, ki prikazuje četrtletno prodajo po območjih v Excelu

Za predstavitev bomo uporabili naslednji nabor podatkov.

Vključuje prodajo po datumih, ki jo bomo s pomočjo Excelove funkcije tabele in vrtilne tabele preuredili na četrtletni način.

Korak 1: Pretvorba podatkovnega niza v tabelo

Če podatki niso v obliki tabele, pretvorite območje v tabelo. Excelova tabela je ena najboljših funkcij programa Excel, ki olajša številna opravila, kot so sklicevanje, filtriranje, razvrščanje in posodabljanje.

• Izberite celico v območju, ki ga želite pretvoriti v tabelo, in pritisnite Ctrl+T na tipkovnici. Ali pa pojdite v Vstavite in v zavihku Tabele skupine ukazov, kliknite na Tabela možnost.

• Zaradi tega je Ustvari tabelo Pojavilo se bo pogovorno okno. Območje bo samodejno izbrano z Moja tabela ima glave Če želite ustvariti tabelo, kliknite potrditveno polje V REDU

Zbirka podatkov bo pretvorjena v tabelo.

Korak 2: Ime Razpon tabele

Na tej točki poimenujmo tabelo. To nam bo olajšalo kasnejši del dela.

Ime tabele lahko spremenite v oknu Oblikovanje ali uporabite zavihek Polje za ime . Svojo tabelo smo poimenovali z Podatki .

Preberite več: Kako narediti mesečno poročilo v Excelu (s hitrimi koraki)

Korak 3: Ustvarite preglednico Pivot z danimi podatki

Za izdelavo poročila bomo uporabili najpogosteje uporabljeno Excelovo orodje, to je Pivotna tabela. Če želite ustvariti pivotno tabelo s preglednico, sledite naslednjim korakom.

• Najprej izberite celico v tabeli.
• Nato pojdite v Vstavite in kliknite na zavihek Pivotna tabela ukaz iz Tabele skupina.

• V tem trenutku je Ustvarjanje preglednice PivotTable Ker smo pred klikom na pogovorno okno izbrali celico tabele, se prikaže pogovorno okno Pivotna tabela ukaza, ime naše tabele ( Podatki ) se samodejno prikaže v Miza/območje v pogovornem oknu.
• Želimo ustvariti vrtilno tabelo v novem delovnem listu, zato ohranimo privzeto izbiro Nov delovni list pod naslovom Izberite, kam želite postaviti poročilo PivotTable. .
• Nato kliknite V REDU .

Ustvari se nov delovni list in Polja preglednice PivotTable podokno opravil se samodejno prikaže v delovnem listu.

Preberite več: Kako ustvariti zbirno poročilo v Excelu (2 preprosti metodi)

Korak 4: Priprava poročila Pivotna tabela po kategorijah

Naredimo Poročilo o prodaji Kategorija modro in nato bomo ustvarili kolutni diagram. Za izdelavo poročila organiziramo polja preglednice Pivot na ta način.

Pozorno si oglejte naslednjo sliko. Prodaja polje dvakrat v Vrednosti Zato je v Stolpci območje, dodatno Vrednosti V območju Vrstice smo postavili polje Kategorija področje.

Na levi strani slike je prikazana izhodna vrtilna tabela za zgornje nastavitve polja.

• Zdaj želimo spremeniti obliko števila prodaje v odstotkih (%) skupnega zneska . To storite tako, da z desno tipko miške kliknete na celico v stolpcu.
• Nato izberite Prikaži vrednosti kot iz kontekstnega menija.
• Nato kliknite ukaz % skupnega zneska .

Tako se bodo vrednosti stolpcev prikazale v odstotkih Skupaj .

Korak 5: Ustvarite kolutni diagram za poročilo o kategoriji

Če želite ustvariti poročilo o podatkih, mu dodajte krožni diagram. Za dodajanje krožnega diagrama iz podatkov sledite naslednjim korakom.

• Najprej izberite celico v preglednici Pivot.
• Nato pojdite v Vstavite in kliknite na zavihek Diagram krožnikov ikona iz Diagrami skupina.
• Nato izberite Pita grafikon s spustnega seznama.

V naši preglednici se bo pojavil kolutni diagram.

Po nekaj spremembah bo grafikon zdaj videti takole.

Prikaz imen kategorij in oznak podatkov na krožnem grafikonu

Podatkovne oznake lahko dodate po naslednjih korakih.

• Najprej izberite diagram Pie Chart.
• Nato pojdite v Oblikovanje in v zavihku Postavitve grafikonov skupine ukazov, kliknite na Hitra postavitev .
• Iz spustnega seznama izberite Postavitev 1 s spustnega seznama.

Druga možnost:

Drug ustvarjalen način, kako lahko dodamo oznake podatkov na grafikon, je uporaba funkcija GETPIVOTDATA Funkcijo bomo uporabili za pridobivanje podatkov iz vrtilne tabele.

Spodaj si lahko ogledate vrtilno tabelo, ustvarjeno iz naših podatkov.

Ta vrtilna tabela prikazuje Vsota prodaje , Država in Kategorija modro.

Postavili smo Država polje v Vrstice območje, na katerem se nahaja Kategorija polje v Stolpci območje in Prodaja polje v Vrednosti območje.

Zdaj si oglejmo Excelov GETPIVOTDATA funkcijo.

GETPIVOTDATA sintaksa: GETPIVOTDATA (data_field, pivot_table, [field1, item1], [field2, item2], ...)

Vrtilna tabela ima samo eno data_field vendar ima lahko poljubno število drugih polj.

Za zgornjo Pivotovo tabelo:

• Spletna stran data_field je Prodaja polje
• Drugi dve polji sta Država in . Kategorija .

Na spodnji sliki vidite, da sem uporabil GETPIVOTDATA formula v celici H9:

Ta formula vrne vrednost 950 v celico H9 .

Kako deluje ta formula?

• Spletna stran data_field argument je Prodaja Nedvomno.
• A3 je referenca na celico v vrtilni tabeli. To je lahko katera koli referenca na celico v vrtilni tabeli.
• field1, item1 = "Država", H7 . Lahko ga prevedete kot Idaho (vrednost celice H7 je . Idaho ) v elementu Država
• polje2, element2 = "Kategorija", H8 . To se lahko prevede kot Pisarniška oprema (vrednost celice H8 je . Pisarniška oprema ) v elementu Kategorija
• Prečni prerez Idaho vrednosti in Pisarniška oprema vrednosti dobimo vrednost 950.

Prikaz oznak:

Uporaba GETPIVOTDATA v nekaterih celicah prikažemo imena kategorij in prodajne vrednosti (% skupne vrednosti) (kot na naslednji sliki).

Za razumevanje naj vam razložim to formulo v celici D4

• A4&" " Del je preprost za razumevanje. Sklic na celico nato naredi presledek v izpisu.
• Nato smo uporabili Excelov PODNAPIS Kot vrednost argument PODNAPIS smo posredovali funkcijo GETPIVOTDATA funkcijo in kot format_text smo uporabili to obliko: "0%"
• Spletna stran GETPIVOTDATA del je enostaven za razumevanje. Zato ne bom razlagal, kako GETPIVOTDATA funkcija deluje na tem mestu.

Zdaj bomo te podatke prikazali na grafu.

Vstavili smo Besedilno polje iz Vstavite zavihek => Ilustracije skupina ukazov => Oblike

Zdaj vstavimo Besedilno polje na grafikonu => Na grafikonu postavite znak enakosti Formula Bar in nato izberite celico D4 .

Če pritisnem Vnesite , je Besedilno polje bo prikazal vrednost celice D4 .

Na enak način ustvarjam druge Besedilna polja in se sklicujte na ustrezne celice.

Opomba: Ko eden Besedilno polje ustvarjen, lahko ustvarite nove Besedilna polja iz tega. To je način, kako to lahko storite:

• Z miškinim kazalcem se pomaknite nad rob ustvarjenega Besedilno polje in pritisnite Ctrl na tipkovnici. Prikazal se bo znak plus.
• Zdaj povlecite miško. Besedilno polje (predmet), opustite novo ustvarjeni Besedilno polje na želenem mestu.

Tako smo končali z ustvarjanjem krožnega diagrama, ki dinamično prikazuje prodajo po kategorijah.

Samo spremenim ime te vrtilne tabele v PT_CategorySales .

Preberite več: Kako izdelati dnevno poročilo o prodaji v Excelu (s hitrimi koraki)

Podobna branja

• Kako izdelati poročilo o staranju zalog v Excelu (smernice po korakih)
• Ustvarjanje poročil PDF iz podatkov v Excelu (4 preproste metode)
• Kako pripraviti poročilo MIS v Excelu (2 primerna primera)
• Izdelava poročila MIS v Excelu za račune (s hitrimi koraki)

Korak 6: Priprava vrtilne tabele za četrtletno prodajo

Včasih boste morda želeli videti Prodaja spremembe v različnih četrtletjih v preteklih letih.

Ustvarili bomo poročilo, kot je prikazano na naslednji sliki.

Slika prikazuje 15 največjih držav ZDA glede na skupno prodajo za različna četrtletja. Dodali smo tudi bleščeče črte, ki prikazujejo trende v različnih četrtletjih.

Za pripravo vrtilne tabele za četrtletno prodajo sledite naslednjim korakom.

• Najprej izberite celico iz podatkovne tabele.
• Nato izberite Pivotna tabela iz Tabele skupina Vstavite zavihek.

• Nato izberite, kam želite postaviti vrtilno tabelo, in kliknite na V REDU . Za to predstavitev smo izbrali nov delovni list.

• Zdaj naredite naslednje: dodajte Datum naročila polje v Stolpci območje, na katerem se nahaja Država polje v Vrstice območje in Prodaja polje v Vrednosti

• Če želite zdaj prikazati četrtletno poročilo, z desno tipko miške kliknite katero koli celico v Oznake stolpcev in izberite Skupina iz kontekstnega menija.

• Nato izberite Četrti v okviru Po v razdelku Združevanje v skupine

• Po kliku na V REDU , bo vrtilna tabela zdaj videti nekako takole.

Korak 7: Prikaži 15 najboljših držav iz prodaje

Rezultat prejšnjega koraka vsebuje četrtletno poročilo vseh držav iz nabora podatkov. Če želite vse države, lahko nadaljujete s tem korakom. V primeru podrobnejše analize, kjer potrebujete najpomembnejše države, pa je tukaj nekaj priročnih korakov.

• Najprej z desnim gumbom miške kliknite katero koli celico v Država stolpec (ali Etikete vrstic ).
• Nato z miško podrsajte nad Filter v kontekstnem meniju in nato izberite Top 10

• Nato izberite 15 v Prikaži možnost iz 10 najboljših filtrov (država)

• Ko kliknete na V REDU , bo vrtilna tabela zdaj prikazovala 15 največjih držav glede na prodajo.

Korak 8: Dodajanje prozornih črt v tabelo

Pred dodajanjem Sparklines , želim odstraniti oba velika seštevka. Sledite tem korakom za podroben vodnik, kako to storiti.

• Najprej izberite celico iz vrtilne tabele.
• Nato pojdite v Oblikovanje na traku.
• Zdaj izberite Skupni seštevki iz Postavitev
• Nato izberite Izklopljeno za vrstice in stolpce s spustnega seznama.

Spletna stran Skupaj oddelek bo tako odstranjen.

• Če želite dodati bleščeče črte, izberite celico F5 , nato pa pojdite na Vstavite na traku.
• Zdaj izberite Linija iz Sparklines

• V Ustvarjanje preglednic izberite območje B5:E19 kot Obseg podatkov in razpon F5:F19 kot Razpon lokacij .

• Nato kliknite na V REDU . Vrtilna tabela bo zdaj končno videti takole.

• Dodajmo tudi nekaj označevalcev, da bo bolj privlačen. To storite tako, da greste v Sparkline na traku (pojavi se, ko izberete celico, ki vsebuje iskrico), nato izberite Označevalniki iz Prikaži

To je končni rezultat naše iskrice.

Preberite več: Kako izdelati mesečno poročilo o prodaji v Excelu (s preprostimi koraki)

Korak 9: Dodajanje rezalnika za filtriranje izhoda

Za dodajanje rezin v vrtilno tabelo sledite tem preprostim korakom.

• Najprej izberite vrtilno tabelo, za katero želite ustvariti rezine.
• Nato pojdite v Vstavite na zavihku in v zavihku Filtri skupine ukazov, kliknite na Rezalnik

• Nato Vstavljanje rezalnikov Pojavilo se bo pogovorno okno z vsemi razpoložljivimi polji preglednice Pivot. Izberite polja, za katera želite ustvariti rezine. Tukaj smo izbrali polje Ime stranke , Država in Kategorija polja za predstavitev.

• Po kliku na V REDU , se na vrhu preglednice prikažejo 3 rezine.

Preberite več: Kako izdelati poročilo MIS v Excelu za prodajo (z enostavnimi koraki)

Korak 10: Priprava končnega poročila

Ko so vse ločene stvari ustvarjene, jih končno združimo v eno preglednico in ustvarimo končno poročilo.

Če zdaj izberete/odvzamete možnost v rezalniku, se bo rezultat ustrezno spremenil v realnem času. Na primer, izberite Arizona iz Država rezine. Poročal bo le o tem.

Zdaj jih lahko izberete tudi več. Alabama z njim bo videti takole. Tako lahko ustvarite poročilo, ki prikazuje četrtletno prodajo po območjih.

Preberite več: Kako avtomatizirati Excelova poročila z uporabo makrov (3 preprosti načini)

Zaključek

To so bili vsi koraki, potrebni za izdelavo poročila, ki prikazuje četrtletno prodajo po območjih v programu Excel. Upam, da ga boste zdaj z lahkoto izdelali sami. Upam, da vam je bil ta vodnik koristen in poučen. Če imate vprašanja ali predloge, nam to sporočite v spodnjih komentarjih.

Za več takšnih vodnikov obiščite Exceldemy.com .