En este artículo, voy a crear un informe que muestra las ventas trimestrales También puede llamarlo un cuadro de mandos dinámico e interactivo de Excel que se actualizará automáticamente para reflejar las últimas actualizaciones de sus datos.

Esta es la informe que crearás al final de este artículo.

Crear un informe en Excel que muestre las ventas trimestrales por territorio.

Descargar el cuaderno de prácticas

Puede descargarse el cuaderno de ejercicios utilizado para la demostración para probar usted mismo estos pasos a medida que avanza con el artículo.

Informe que muestra las ventas trimestrales por territorio.xlsx

Procedimiento paso a paso para crear un informe que muestre las ventas trimestrales por territorio en Excel

Para la demostración, vamos a utilizar el siguiente conjunto de datos.

Incluye las ventas por fechas, que vamos a reordenar de forma trimestral con ayuda de la función Tabla y Tabla dinámica de Excel.

Paso 1: Convertir el conjunto de datos en tabla

Si los datos no están en formato de Tabla, convierta el rango en una tabla. La tabla de Excel es una de las mejores características de Excel que facilita muchas tareas como referenciar, filtrar, ordenar y actualizar.

• Seleccione una celda del rango que desee convertir en tabla y pulse Ctrl+T en su teclado. O vaya a la Inserte y desde la pestaña Tablas grupo de comandos, haga clic en el botón Cuadro opción.

• Como resultado, el Crear tabla El intervalo se seleccionará automáticamente con Mi tabla tiene cabeceras Para crear una tabla, basta con hacer clic en el botón OK

Como resultado, el conjunto de datos se convertirá en una tabla.

Paso 2: Nombrar el rango de la tabla

Pongamos nombre a la tabla en este punto. Esto facilitará parte del trabajo posterior.

Puede cambiar el nombre de su tabla desde el menú Diseño o utilice el botón Nombre Hemos nombrado nuestra tabla con Datos .

Más información: Cómo hacer un informe mensual en Excel (con pasos rápidos)

Paso 3: Crear una tabla dinámica con los datos dados

Vamos a utilizar la herramienta más utilizada de Excel para crear nuestro informe y es la Tabla dinámica. Sigue estos pasos para crear una tabla dinámica con la tabla.

• En primer lugar, seleccione una celda de la tabla.
• A continuación, vaya al Inserte y haga clic en Tabla dinámica desde el Tablas grupo.

• En ese instante, el Crear tabla dinámica Como habíamos seleccionado una celda de la tabla antes de hacer clic en el botón Tabla dinámica nuestro nombre de tabla ( Datos ) se muestra automáticamente en Mesa/Rango del cuadro de diálogo.
• Queremos crear la tabla dinámica en una nueva hoja de cálculo, así que mantenemos la opción por defecto Nueva hoja de cálculo bajo el epígrafe Elija dónde desea colocar el informe PivotTable .
• A continuación, haga clic en OK .

Se crea una nueva hoja de cálculo y la Campos de la tabla dinámica El panel de tareas se muestra automáticamente en la hoja de trabajo.

Más información: Cómo crear un informe resumido en Excel (2 métodos sencillos)

Paso 4: Preparar un informe de tabla dinámica por categorías

Hagamos un Informe de ventas Categoría Para hacer el informe, organizamos los campos de la tabla dinámica de esta manera.

Observe atentamente la siguiente imagen. Hemos colocado el Ventas campo dos veces en el Valores Por esta razón, en el Columnas zona, un Valores En el área Filas, hemos colocado el campo Categoría campo.

En la parte izquierda de la imagen, se muestra la tabla pivotante de salida para la configuración del campo anterior.

• Ahora queremos cambiar el formato numérico de las ventas en porcentaje (%) del total general Para ello, haga clic con el botón derecho del ratón en una celda de la columna.
• A continuación, seleccione Mostrar valores como del menú contextual.
• A continuación, haga clic en el comando % del total general .

Así, los valores de las columnas se mostrarán en los porcentajes de Total general .

Paso 5: Crear un gráfico circular para el informe por categorías

Para crear un informe sobre los datos, vamos a añadirle un gráfico circular. Sigue estos pasos para añadir un gráfico circular a partir de los datos.

• En primer lugar, seleccione una celda de la tabla dinámica.
• A continuación, vaya al Inserte y haga clic en Gráfico circular del icono Gráficos grupo.
• A continuación, seleccione Pastel de la lista desplegable.

El gráfico circular aparecerá en nuestra hoja de cálculo.

Tras algunas modificaciones, el gráfico tendrá ahora este aspecto.

Mostrar nombres de categorías y etiquetas de datos en el gráfico circular

Puede añadir etiquetas de datos siguiendo estos pasos.

• Primero, seleccione el Gráfico circular.
• A continuación, vaya al Diseño y en la pestaña Diseño de gráficos grupo de comandos, haga clic en el botón Disposición rápida .
• En el menú desplegable, seleccione Diseño 1 del menú desplegable.

Camino alternativo:

Otra forma creativa de añadir etiquetas de datos en el gráfico es utilizar la función GETPIVOTDATA Utilizaremos la función para extraer datos de la tabla dinámica.

A continuación verás una tabla dinámica creada a partir de nuestros datos.

Esta tabla dinámica muestra el Suma de ventas , Estado y Categoría sabio.

Hemos colocado el Estado en el campo Filas zona, el Categoría en el campo Columnas zona, y el Ventas en el campo Valores zona.

Veamos ahora la función de Excel GETPIVOTDATA función.

GETPIVOTDATA sintaxis: GETPIVOTDATA (campo_datos, tabla_pivote, [campo1, elemento1], [campo2, elemento2], ...)

Una tabla dinámica sólo tiene un campo_datos pero puede tener cualquier otro campo.

Para la tabla dinámica anterior:

• En campo_datos es el Ventas campo
• Los otros dos campos son Estado y Categoría .

En la siguiente imagen, verás que he utilizado un GETPIVOTDATA fórmula en la celda H9:

Esta fórmula devuelve un valor de 950 en la celda H9 .

¿Cómo funciona esta fórmula?

• En campo_datos es el argumento Ventas Sin duda.
• A3 es una referencia de celda dentro de la tabla dinámica. Puede ser cualquier referencia de celda dentro de una tabla dinámica.
• campo1, artículo1 = "Estado", H7 Se puede traducir como Idaho (valor de la celda H7 es Idaho ) en Estado
• campo2, artículo2 = "Categoría", H8 Puede traducirse como Material de oficina (el valor de la celda H8 es Material de oficina ) en Categoría
• La sección transversal del Idaho y Material de oficina nos dan el valor de 950.

Para mostrar las etiquetas:

Utilización de la GETPIVOTDATA mostramos los nombres de las categorías y los valores de las ventas (% del Total) en algunas celdas (como en la siguiente imagen).

Para que lo entiendas, déjame explicarte esta fórmula en la celda D4

• A4&" " Una referencia de celda hace un espacio en la salida.
• A continuación, utilizamos la función de Excel TEXTO Como el valor argumento del TEXTO hemos pasado la función GETPIVOTDATA y como formato_texto hemos utilizado este formato: "0%"
• En GETPIVOTDATA parte es fácil de entender. Por lo tanto, no voy a explicar cómo el GETPIVOTDATA funciona aquí.

Ahora, mostraremos estos datos en el gráfico.

Insertamos un Cuadro de texto del Inserte tab => Ilustraciones grupo de comandos => Formas

Ahora insertamos el Cuadro de texto en el gráfico => Ponga un signo igual en el Fórmula Bar y, a continuación, seleccione la celda D4 .

Si pulso Entre en El Cuadro de texto mostrará el valor de la celda D4 .

Del mismo modo, creo otros Cuadros de texto y remite a las celdas correspondientes.

Nota: Cuando uno Cuadro de texto puede crear nuevos Cuadros de texto de éste. Así es como puedes hacerlo:

• Sitúe el puntero del ratón sobre el borde del objeto creado Cuadro de texto y pulse la tecla Ctrl Aparecerá un signo más.
• Ahora arrastra el ratón. Verás un nuevo Cuadro de texto (objeto), suelte este recién creado Cuadro de texto en el lugar que prefiera.

Así, hemos terminado con la creación de un gráfico circular que muestra dinámicamente las ventas por categorías.

Acabo de cambiar el nombre de esta tabla dinámica a PT_CategoríaVentas .

Más información: Cómo hacer un informe diario de ventas en Excel (con pasos rápidos)

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Paso 6: Preparar una tabla dinámica para las ventas trimestrales

A veces, es posible que desee ver el Ventas cambios en diferentes trimestres a lo largo de los años.

Vamos a crear un informe como el de la siguiente imagen.

La imagen muestra los 15 principales estados de EE.UU. según las ventas totales de los distintos trimestres. También hemos añadido líneas de brillo para mostrar las tendencias en los distintos trimestres.

Siga estos pasos para preparar la tabla dinámica de ventas trimestrales.

• En primer lugar, seleccione una celda de la tabla de datos.
• A continuación, seleccione Tabla dinámica del Tablas grupo del Inserte ficha.

• A continuación, seleccione dónde desea colocar la tabla dinámica y haga clic en OK Para esta demostración, hemos seleccionado una nueva hoja de cálculo.

• Ahora haga lo siguiente: añada el Fecha de pedido en el campo Columnas zona, el Estado en el campo Filas zona, y el Ventas en el campo Valores

• Para mostrar ahora el informe trimestral, haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier celda de la pantalla Etiquetas de columna y seleccione Grupo del menú contextual.

• A continuación, seleccione Cuartos bajo el Por de la Agrupación

• Tras hacer clic en OK la tabla dinámica tendrá ahora este aspecto.

Paso 7: Mostrar los 15 estados más vendidos

El resultado del paso anterior contiene un informe trimestral de todos los estados del conjunto de datos. Si los quiere todos, puede seguir con éste. Pero en caso de un análisis más detallado en el que necesite los estados más importantes, aquí tiene algunos pasos útiles.

• En primer lugar, haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier celda de la tabla Estado columna(o Etiquetas de fila ).
• A continuación, pase el ratón por encima de Filtro del menú contextual y, a continuación, seleccione la opción Los 10 mejores

• A continuación, seleccione 15 en el Mostrar de la Filtro Top 10 (Estado)

• Una vez que haga clic en OK la tabla dinámica mostrará ahora los 15 estados con más ventas.

Paso 8: Añadir Sparklines a la Tabla

Antes de añadir el Sparklines Siga estos pasos para obtener una guía detallada sobre cómo hacerlo.

• En primer lugar, seleccione una celda de la tabla dinámica.
• A continuación, vaya al Diseño de la cinta de opciones.
• Seleccione ahora Total general del Diseño
• A continuación, seleccione Desactivado para filas y columnas de la lista desplegable.

En Total general se eliminará.

• Para añadir sparklines, seleccione la celda F5 y, a continuación, vaya a Inserte de la cinta de opciones.
• Seleccione ahora Línea del Sparklines

• En el Crear Sparklines seleccione el intervalo B5:E19 como el Rango de datos y la gama F5:F19 como el Ubicación .

• A continuación, haga clic en OK Finalmente, la tabla dinámica tendrá este aspecto.

• Además, vamos a añadir algunos marcadores para hacerla más atractiva. Para ello, vaya a la sección Sparkline en la cinta de opciones (aparecerá una vez que seleccione una celda que contenga el gráfico) y, a continuación, seleccione Marcadores del Mostrar

Este es el resultado final de nuestro sparkline.

Más información: Cómo hacer un informe mensual de ventas en Excel (con pasos sencillos)

Paso 9: Añadir cortadora para filtrar la salida

Siga estos sencillos pasos para añadir rebanadoras a la tabla dinámica.

• En primer lugar, seleccione la tabla dinámica para la que desea crear las rebanadoras.
• A continuación, vaya a Inserte y desde la pestaña Filtros grupo de comandos, haga clic en el botón Cortadora

• A continuación, el Cortadoras de fiambres con todos los campos disponibles de la tabla dinámica. Seleccione los campos para los que desea crear las rebanadas. En este caso, hemos seleccionado el campo Nombre del cliente , Estado y Categoría campos para la demostración.

• Tras hacer clic en OK Aparecerán 3 cortadores en la parte superior de la hoja de cálculo.

Más información: Cómo hacer un informe MIS en Excel para ventas (con pasos sencillos)

Paso 10: Preparar el informe final

Una vez creados todos los desprendimientos, vamos a combinarlos todos en una única hoja de cálculo para crear un informe final.

Ahora, si seleccionas/deseleccionas una opción del slicer, el resultado cambiará en consecuencia en tiempo real. Por ejemplo, seleccionemos Arizona del Estado sólo informará de eso.

Ahora también puede seleccionar varios. Por ejemplo, si añade Alabama Y así es como puede crear un informe que muestre las ventas trimestrales por territorio.

Más información: Cómo automatizar informes de Excel con macros (3 formas sencillas)

Conclusión

Estos fueron todos los pasos necesarios para crear un informe que muestra las ventas trimestrales por territorio en Excel. Con suerte, usted puede hacer uno por su cuenta con facilidad ahora. Espero que haya encontrado esta guía útil e informativo. Si usted tiene alguna pregunta o sugerencia háganoslo saber en los comentarios a continuación.

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