W tym artykule stworzę raport, który wyświetla kwartalną sprzedaż przez terytorium. Można go nazwać również dynamicznym i interaktywnym pulpitem Excel, który będzie aktualizowany automatycznie, aby odzwierciedlić najnowsze aktualizacje z danymi.

To jest raport które stworzysz po zakończeniu tego artykułu.

Utwórz raport w Excelu, który wyświetla kwartalną sprzedaż według terytorium

Pobierz Zeszyt ćwiczeń

Możesz pobrać zeszyt ćwiczeń wykorzystany do demonstracji, aby samemu wypróbować te kroki w miarę postępów w artykule.

Raport, który pokazuje sprzedaż kwartalną według terytoriów.xlsx

Procedura krok po kroku tworzenia raportu wyświetlającego sprzedaż kwartalną według terytoriów w Excelu

Do demonstracji wykorzystamy następujący zbiór danych.

Zawiera ona sprzedaż według dat, którą zamierzamy uporządkować w sposób kwartalny za pomocą funkcji Tabela i Tabela przestawna Excela.

Krok 1: Przekształcenie zbioru danych w tabelę

Jeśli dane nie są w formacie tabeli, przekonwertuj zakres do tabeli. Tabela Excel jest jedną z najlepszych funkcji programu Excel, która ułatwia wiele zadań, takich jak odwoływanie się, filtrowanie, sortowanie i aktualizowanie.

• Wybierz komórkę w zakresie, który chcesz przekonwertować na tabelę i naciśnij Ctrl+T na klawiaturze. Albo przejdź do Wkładka i z zakładki Tabele grupę poleceń, kliknij na Tabela opcja.

• W związku z tym Utwórz tabelę Zostanie wyświetlone okno dialogowe. Zakres zostanie wybrany automatycznie za pomocą Moja tabela ma nagłówki Aby utworzyć tabelę, wystarczy kliknąć przycisk OK

W efekcie zbiór danych zostanie przekształcony w tabelę.

Krok 2: Nazwij zakres tabeli

Nadajmy w tym momencie nazwę tabeli, co ułatwi część późniejszej pracy.

Możesz zmienić nazwę swojej tabeli z poziomu Projekt lub użyć Nazwa Pole Nadaliśmy naszej tabeli nazwę Dane .

Read More: Jak zrobić raport miesięczny w Excelu (z szybkimi krokami)

Krok 3: Utwórz tabelę przestawną z podanymi danymi

Do stworzenia naszego raportu wykorzystamy najczęściej używane narzędzie Excela, a jest nim Pivot Table. Wykonaj poniższe kroki, aby stworzyć tabelę przestawną za pomocą tabeli.

• Najpierw wybierz komórkę w tabeli.
• Następnie przejdź do Wkładka i kliknij na PivotTable polecenie z Tabele grupa.

• W tej chwili Tworzenie tabeli przestawnej Pojawia się okno dialogowe, w którym zaznaczyliśmy komórkę tabeli, zanim kliknęliśmy na PivotTable polecenie, nasza nazwa tabeli ( Dane ) jest automatycznie wyświetlany w Stół/szereg w polu okna dialogowego.
• Chcemy utworzyć tabelę przestawną w nowym arkuszu, więc zachowujemy domyślny wybór Nowy arkusz w rubryce Wybierz miejsce, w którym chcesz umieścić raport tabeli przestawnej .
• Następnie kliknij OK .

Tworzony jest nowy arkusz i Pola tabeli przestawnej okienko zadań jest automatycznie wyświetlane w arkuszu.

Read More: Jak utworzyć raport podsumowujący w programie Excel (2 proste metody)

Krok 4: Przygotuj raport tabeli przestawnej według kategorii

Zróbmy Raport sprzedaży Kategoria mądrze, a następnie stworzymy wykres kołowy. Aby stworzyć raport, organizujemy Pola tabeli przestawnej w ten sposób.

Obserwuj uważnie poniższy obrazek. Umieściliśmy na nim Sprzedaż pole dwa razy w Wartości Z tego powodu w Kolumny obszar, dodatkowo Wartości W obszarze Rows, umieściliśmy pole Kategoria pole.

Po lewej stronie obrazu widzimy wyjściową tabelę przestawną dla powyższych ustawień pola.

• Teraz chcemy zmienić format liczbowy sprzedaży w procentach (%) w stosunku do ogółu Aby to zrobić, kliknij prawym przyciskiem myszy komórkę w kolumnie.
• Następnie wybierz Pokaż wartości jako z menu kontekstowego.
• Następnie należy kliknąć na polecenie % sumy całkowitej .

W ten sposób wartości kolumn będą pokazywane w procentach Suma całkowita .

Krok 5: Utwórz wykres kołowy dla raportu kategorii

Aby stworzyć raport z danych, dodajmy do niego wykres kołowy. Wykonaj następujące kroki, aby dodać wykres kołowy z danych.

• Najpierw wybierz komórkę w tabeli przestawnej.
• Następnie przejdź do Wkładka i kliknij na Pie Chart ikona z Wykresy grupa.
• Następnie należy wybrać Ciasto wykres z listy rozwijanej.

Wykres kołowy pojawi się w naszym arkuszu kalkulacyjnym.

Po pewnych modyfikacjach wykres będzie teraz wyglądał tak.

Wyświetlanie nazw kategorii i etykiet danych na wykresie kołowym

Etykiety danych można dodać, wykonując następujące kroki.

• W pierwszej kolejności należy wybrać Pie Chart.
• Następnie przejdź do Projekt i w zakładce Układy wykresów grupę poleceń, kliknij na Szybki układ .
• Z rozwijanej listy wybierz Układ 1 opcja z rozwijanej listy.

Alternatywny sposób:

Innym kreatywnym sposobem, w jaki możemy dodać etykiety danych na wykresie jest użycie funkcja GETPIVOTDATA Wykorzystamy funkcję do wyciągnięcia danych z tabeli przestawnej.

Widzisz poniżej tabelę przestawną utworzoną z naszych danych.

Ta tabela przestawna pokazuje Suma sprzedaży , Państwo oraz Kategoria mądry.

Umieściliśmy Państwo pole w Rzędy obszar Kategoria pole w Kolumny obszar, oraz Sprzedaż pole w Wartości obszar.

Przyjrzyjmy się teraz Excelowi GETPIVOTDATA funkcja.

GETPIVOTDATA składnia: GETPIVOTDATA (data_field, pivot_table, [field1, item1], [field2, item2], ...)

Tabela przestawna ma tylko jeden element dane_pole ale może mieć dowolną liczbę innych pól.

Dla powyższej tabeli przestawnej:

• Na stronie dane_pole to Sprzedaż pole
• Pozostałe dwa pola to. Państwo oraz Kategoria .

Na poniższym obrazku widzisz, że użyłem GETPIVOTDATA formuła w komórce H9:

Ta formuła zwraca wartość 950 w komórce H9 .

Jak działa ta formuła?

• Na stronie dane_pole argumentem jest Sprzedaż Bez wątpienia.
• A3 jest odwołaniem do komórki w tabeli przestawnej. Może to być dowolne odwołanie do komórki w tabeli przestawnej.
• pole1, pozycja1 = "Państwo", H7 . You can translate it like Idaho (wartość komórki H7 jest Idaho ) pozycja w Państwo
• pole2, pozycja2 = "Kategoria", H8 . It can be translated as Materiały biurowe (wartość komórki H8 jest Materiały biurowe ) pozycja w Kategoria
• Przekrój poprzeczny Idaho wartości i Materiały biurowe wartości dają nam wartość 950.

Aby pokazać etykiety:

Używanie GETPIVOTDATA Funkcja, pokazujemy nazwy kategorii i wartości sprzedaży (% of Total) w niektórych komórkach (jak na poniższym obrazku).

Abyś mógł zrozumieć, pozwól mi wyjaśnić tę formułę w komórce D4

• A4&" " Część jest prosta do zrozumienia. Odwołanie do komórki następnie tworzy spację w wyjściu.
• Następnie skorzystaliśmy z funkcji Excela TEKST Jako że wartość argument z TEKST funkcja, przekazaliśmy GETPIVOTDATA funkcja i jako format_tekstu argument, użyliśmy tego formatu: "0%"
• Na stronie GETPIVOTDATA część jest prosta do zrozumienia. Nie będę więc tłumaczył jak GETPIVOTDATA działa tu funkcja.

Teraz przedstawimy te dane na wykresie.

Wstawiliśmy Pole tekstowe od Wkładka tab => Ilustracje grupa poleceń => Kształty

Teraz wstawiamy Pole tekstowe na wykresie => Postaw znak równości na Formuła Bar a następnie wybierz komórkę D4 .

Jeśli nacisnę Wejdź na stronę , Pole tekstowe pokaże wartość komórki D4 .

W ten sam sposób tworzę inne Pola tekstowe i odnieść się do odpowiednich komórek.

Uwaga: Kiedy jeden Pole tekstowe jest tworzony, możesz tworzyć nowe Pola tekstowe z tego. Tak możesz to zrobić:

• Najedź kursorem myszy na granicę utworzonego Pole tekstowe i nacisnąć przycisk Ctrl Pojawi się znak plusa na klawiaturze.
• Teraz przeciągnij myszką. Pojawi się nowy Pole tekstowe (obiekt) jest tworzony, upuść ten nowo utworzony Pole tekstowe w wybranym przez ciebie miejscu.

I tak oto kończymy tworzenie wykresu kołowego, który dynamicznie pokazuje sprzedaż w podziale na kategorie.

Zmieniam tylko nazwę tej tabeli przestawnej na PT_CategorySales .

Read More: Jak zrobić dzienny raport sprzedaży w Excelu (z szybkimi krokami)

Podobne lektury

• Jak zrobić raport o starzeniu się zapasów w Excelu (wskazówki krok po kroku)
• Generowanie raportów PDF z danych Excela (4 proste metody)
• Jak przygotować raport MIS w Excelu (2 odpowiednie przykłady)
• Zrób raport MIS w Excelu dla kont (z szybkimi krokami)

Krok 6: Przygotowanie tabeli przestawnej dla sprzedaży kwartalnej

Czasami możesz chcieć zobaczyć Sprzedaż zmiany w różnych kwartałach na przestrzeni lat.

Stworzymy raport jak na poniższym obrazku.

Obraz pokazuje 15 najlepszych stanów USA według całkowitej sprzedaży w różnych kwartałach. Dodaliśmy również linie iskrowe, aby pokazać trendy w różnych kwartałach.

Wykonaj poniższe kroki, aby przygotować tabelę przestawną dla sprzedaży kwartalnej.

• Przede wszystkim wybierz komórkę z tabeli danych.
• Następnie wybierz PivotTable od Tabele grupa z Wkładka tab.

• Następnie wybierz miejsce, w którym chcesz umieścić tabelę przestawną i kliknij na OK Dla tej demonstracji wybraliśmy nowy arkusz.

• Teraz wykonaj następujące czynności: dodaj Data zamówienia pole w Kolumny obszar Państwo pole w Rzędy obszar, oraz Sprzedaż pole w Wartości

• Aby wyświetlić teraz raport kwartalny, należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na dowolnej komórce w Etykiety kolumn i wybrać Grupa z menu kontekstowego.

• Następnie wybierz Ćwiartki pod Przez sekcja Grupowanie

• Po kliknięciu na OK , tabela przestawna będzie teraz wyglądać tak.

Krok 7: Pokaż 15 najlepszych stanów ze sprzedaży

Wynik z poprzedniego kroku zawiera kwartalny raport wszystkich stanów z zestawu danych. Jeśli chcesz wszystkie z nich, możesz przejść do tego. Ale w przypadku bardziej szczegółowej analizy, gdzie potrzebujesz najlepszych stanów, oto kilka poręcznych kroków.

• Najpierw należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na dowolną komórkę w Państwo kolumna(lub Etykiety rzędów ).
• Następnie najedź myszką na Filtr z menu kontekstowego, a następnie wybierz Top 10

• Następnie należy wybrać 15 w Pokaż opcja z Top 10 Filter (State)

• Po kliknięciu na OK , tabela przestawna będzie teraz pokazywać 15 najlepszych stanów według sprzedaży.

Krok 8: Dodaj sparklines do tabeli

Przed dodaniem Sparklines Chcę usunąć oba Grand Totals. Wykonaj te kroki, aby uzyskać szczegółowy przewodnik, jak to zrobić.

• Przede wszystkim wybierz komórkę z tabeli przestawnej.
• Następnie przejdź do Projekt na wstążce.
• Teraz wybierz Sumy ogółem od Układ
• Następnie wybierz Wyłączone dla wierszy i kolumn z listy rozwijanej.

Na stronie Suma całkowita W związku z tym sekcja zostanie usunięta.

• Aby dodać linie iskrzące, wybierz komórkę F5 , następnie przejdź do. Wkładka na wstążce.
• Teraz wybierz Linia od Sparklines

• W Tworzenie linii iskrzących zaznaczyć zakres B5:E19 jako Zakres danych i zakres F5:F19 jako Zakres lokalizacji .

• Następnie kliknij na OK Tabela przestawna będzie teraz wyglądać tak, jak na końcu.

• Dodajmy również kilka znaczników, aby nadać mu atrakcyjniejszy wygląd. Aby to zrobić, przejdź do Sparkline na wstążce (pojawi się po zaznaczeniu komórki zawierającej iskrę), a następnie wybierz Markery od Pokaż

To jest końcowe wyjście naszego sparkline.

Read More: Jak zrobić miesięczny raport sprzedaży w Excelu (z prostymi krokami)

Krok 9: Dodaj Slicer do filtrowania danych wyjściowych

Wykonaj te proste kroki, aby dodać slicery do tabeli przestawnej.

• Najpierw wybierz tabelę przestawną, dla której chcesz utworzyć plasterki.
• Następnie przejdź do Wkładka Zakładka i z Filtry grupę poleceń, kliknij na Krajalnica

• Następnie. Krajalnice do wkładów Pojawi się okno dialogowe z wszystkimi dostępnymi polami tabeli przestawnej. Wybierz pola, dla których chcesz utworzyć plasterki. Tutaj wybraliśmy Nazwa klienta , Państwo oraz Kategoria pola do demonstracji.

• Po kliknięciu na OK , na górze arkusza kalkulacyjnego pojawią się 3 plasterki.

Read More: Jak zrobić raport MIS w Excelu dla sprzedaży (z prostymi krokami)

Krok 10: Przygotowanie raportu końcowego

Po stworzeniu wszystkich odłączonych rzeczy połączmy je wreszcie w jeden arkusz kalkulacyjny, aby stworzyć ostateczny raport.

Teraz, jeśli wybierzesz/odznaczysz opcję z krajalnicy, wynik zmieni się odpowiednio w czasie rzeczywistym. Na przykład, wybierzmy Arizona od Państwo krajalnicy - zgłosi tylko to.

Teraz można również wybrać wiele z nich. Na przykład, dodając Alabama z będzie wyglądał tak. I w ten sposób można utworzyć raport wyświetlający kwartalną sprzedaż według terytorium.

Read More: Jak zautomatyzować raporty programu Excel za pomocą makr (3 proste sposoby)

Wniosek

To były wszystkie kroki wymagane do stworzenia raportu, który wyświetla kwartalną sprzedaż według terytorium w Excelu. Mam nadzieję, że możesz teraz zrobić jeden na własną rękę z łatwością. Mam nadzieję, że znalazłeś ten przewodnik pomocny i pouczający. Jeśli masz jakieś pytania lub sugestie daj nam znać w komentarzach poniżej.

Więcej takich poradników można znaleźć na stronie Exceldemy.com .