Í þessari grein mun ég búa til skýrslu sem sýnir ársfjórðungssöluna eftir landsvæðum. Þú getur líka kallað það kraftmikið og gagnvirkt Excel mælaborð sem verður uppfært sjálfkrafa til að endurspegla nýjustu uppfærslurnar með gögnunum þínum.

Þetta er skýrslan sem þú munt búa til eftir lok þessa grein.

Búa til skýrslu í Excel sem sýnir ársfjórðungslega sölu eftir svæðum

Sækja æfingarvinnubók

Þú getur halað niður vinnubókinni sem notuð er fyrir kynninguna til að prófa þessi skref sjálfur þegar þú ferð með greinina.

Skýrsla sem sýnir ársfjórðungslega sölu eftir svæði.xlsx

Skref -fyrir-skref aðferð til að búa til skýrslu sem sýnir ársfjórðungslega sölu eftir svæði í Excel

Fyrir sýnikennsluna ætlum við að nota eftirfarandi gagnasafn.

Það felur í sér sölu eftir dagsetningum, sem við ætlum að endurraða ársfjórðungslega með hjálp Excel-töflu- og snúningstöflueiginleika.

Skref 1: Umbreyttu gagnasetti í töflu

Ef gögnin eru ekki í töflusniði, umbreyttu bilinu í töflu. Excel tafla er einn besti eiginleiki Excel sem gerir mörg störf auðveldari eins og tilvísun, síun, flokkun og uppfærslu.

• Veldu reit á bilinu sem þú vilt breyta í töfluna og ýttu á Ctrl+T á lyklaborðinu þínu. Eða farðu í flipann Setja inn og úr skipanahópnum Töflur ,Skýrsla í Excel (með einföldum skrefum)

  Skref 9: Bæta sneiðum við síuúttak

  Fylgdu þessum einföldu skrefum til að bæta sneiðum við snúningstöfluna.

  • Fyrst skaltu velja snúningstöfluna sem þú vilt búa til sneiðarnar fyrir.
  • Farðu síðan í Insert flipann og úr Filters hópnum með skipunum, smelltu á Sneiðarinn

  

  • Næst mun Setja sneiðarar svarglugginn birtast með öllum tiltækum reitum snúningstöflunni. Veldu reitina sem þú vilt búa til sneiðarnar fyrir. Hér höfum við valið reitina Nafn viðskiptavinar , Ríki og Flokkur fyrir kynninguna.

  

  • Eftir að smellt er á OK birtast 3 sneiðar efst á töflureikninum.

  

  Lesa Meira: Hvernig á að búa til MIS-skýrslu í Excel fyrir sölu (með auðveldum skrefum)

  Skref 10: Undirbúa lokaskýrslu

  Með öllu aðskildu dótinu skulum við búa til sameinaðu þá alla að lokum í einn töflureikni til að búa til lokaskýrslu.

  

  Nú ef þú velur/afvelur valkost úr sneiðaranum breytist niðurstaðan í samræmi við það í rauntíma . Til dæmis skulum við velja Arizona úr State sneiðaranum. Það mun aðeins tilkynna það.

  

  Þú getur valið marga núna líka. Til dæmis, að bæta Alabama við það mun líta svona út. Og það er hvernig þú getur búið til skýrslu sem sýnirársfjórðungsleg sala eftir landsvæði.

  Sjá einnig: Hvernig á að halda haus í Excel við prentun (3 leiðir)

  

  Lesa meira: Hvernig á að gera sjálfvirkan Excel skýrslur með fjölvi (3 auðveldir leiðir)

  Niðurstaða

  Þetta voru öll skrefin sem nauðsynleg voru til að búa til skýrslu sem sýnir ársfjórðungslega sölu eftir landsvæðum í Excel. Vonandi geturðu búið til einn á eigin spýtur með auðveldum hætti núna. Ég vona að þér hafi fundist þessi handbók gagnleg og fræðandi. Ef þú hefur einhverjar spurningar eða uppástungur láttu okkur vita í athugasemdunum hér að neðan.

  Til að fá fleiri svona leiðbeiningar skaltu fara á Exceldemy.com .

  smelltu á Tafla valkostinn.

• Þar af leiðandi mun Búa til töflu svarglugginn birtast . Sviðið verður sjálfkrafa valið með Taflan mín hefur hausa gátreitinn valinn. Til að búa til töflu, smelltu bara á Í lagi

Í kjölfarið verður gagnasafninu breytt í töflu.

Skref 2: Nafnatöflusvið

Nefnum töfluna á þessum tímapunkti. Þetta mun auðvelda sumum síðari hluta vinnunnar.

Þú getur breytt heiti töflunnar á flipanum Hönnun eða notað Nafnaboxið . Við höfum nefnt töfluna okkar með Gögnum .

Lesa meira: Hvernig á að gera mánaðarlega skýrslu í Excel (með Quick Steps)

Skref 3: Búðu til snúningstöflu með gefnum gögnum

Við ætlum að nota mest notaða tól Excel til að búa til skýrsluna okkar og það er snúningstafla. Fylgdu þessum skrefum til að búa til snúningstöflu með töflunni.

• Veldu fyrst reit í töflunni.
• Farðu síðan á flipann Insert og smelltu á á PivotTable skipuninni frá Tables hópnum.

• Á þessu augnabliki er Búa til snúningstöflu gluggi birtist. Þar sem við höfðum valið reit í töflunni áður en við smelltum á skipunina PivotTable , þá birtist töfluheitið okkar ( Gögn ) sjálfkrafa í reitnum Tafla/svið í svarglugganum.
• Við viljum búa til snúningstöfluna í nýrrivinnublað, þannig að við höldum sjálfgefna valinu Nýtt vinnublað undir fyrirsögninni Veldu hvar þú vilt að PivotTable skýrslan sé sett .
• Smelltu síðan á Í lagi .

Nýtt vinnublað er búið til og PivotTable Fields verkefnaglugginn birtist sjálfkrafa á vinnublaðinu.

Lesa meira: Hvernig á að búa til yfirlitsskýrslu í Excel (2 auðveldar aðferðir)

Skref 4: Útbúið snúningstöflu eftir flokkaskýrslu

Gerum Söluskýrslu Flokkun skynsamlega og síðan munum við búa til kökurit. Til að gera skýrsluna skipuleggjum við snúningstöflureitina á þennan hátt.

Fylgstu vel með eftirfarandi mynd. Við höfum sett Sala reitinn tvisvar sinnum í Gildi svæðið. Af þessum sökum, á svæðinu Dálkar , birtist viðbótarreitur Gildi . Á svæðinu Raðir höfum við sett Flokkur reitinn.

Vestra megin á myndinni sérðu úttakssnúningstöfluna fyrir ofangreindar svæðisstillingar.

• Nú viljum við breyta talnasniði sölunnar í hlutfalli (%) af heildartölu . Til að gera það skaltu hægrismella á reit í dálknum.
• Veldu síðan Sýna gildi sem úr samhengisvalmyndinni.
• Smelltu síðan á skipunina % af heildartölu .

Þannig munu dálkgildin birtast í prósentum af Grand Total .

Skref 5: Búðu til kökuMynd fyrir flokkaskýrslu

Til að búa til skýrslu um gögnin skulum við bæta kökurit við það. Fylgdu þessum skrefum til að bæta við kökuriti úr gögnunum.

• Veldu fyrst hólf í snúningstöflunni.
• Farðu síðan á flipann Insert og smelltu á skífurit táknið úr hópnum Charts .
• Eftir það skaltu velja Pie grafið af fellilistanum.

Við munum láta kökuritið birtast á töflureikninum okkar.

Eftir nokkrar breytingar mun grafið mun nú líta svona út.

Sýnir flokkanöfn og gagnamerki á kökuritinu

Þú getur bætt við gagnamerkjum með því að fylgja þessum skref.

• Veldu fyrst kökuritið.
• Farðu síðan á flipann Hönnun og í skipanahópnum Chart Layouts , smelltu á Quick Layout .
• Í fellivalmyndinni velurðu Layout 1 valmöguleikann úr fellivalmyndinni.

Önnur leið:

Önnur skapandi leið til að bæta við gagnamerkjum á töfluna er að nota GETPIVOTDATA aðgerðina . Við munum nota aðgerðina til að draga gögn úr snúningstöflunni.

Þú sérð pivottöflu hér að neðan sem er búin til úr gögnunum okkar.

Þessi snúningstafla sýnir Sölusummu , State og Category wise.

Við höfum sett State reitinn í Rows svæðið , reiturinn Flokkur á svæðinu Dálkar og Sala reitinn á Values svæðinu.

Nú skulum við skoða GETPIVOTDATA aðgerðina í Excel.

GETPIVOTDATA setningafræði: GETPIVOTDATA (gagnareitur, pivot_tafla, [reitur1, liður1], [reitur2, liður2], …)

Snúningstafla hefur aðeins eitt gagnasvið en það getur haft hvaða fjölda annarra reita sem er.

Fyrir ofangreinda snúningstöflu:

• gagnareiturinn er Sala reit
• Hinir tveir reitirnir eru State og Category .

Á eftirfarandi mynd sérðu að ég hef notað GETPIVOTDATA formúla í reit H9:

Þessi formúla skilar gildinu 950 í reit H9 .

Hvernig virkar þessi formúla?

• data_field rökin eru Sala Eflaust.
• A3 er frumatilvísun innan snúningstöflunnar. Það getur verið hvaða frumuvísun sem er innan snúningstöflu.
• reitur1, liður1 = „State“, H7 . Þú getur þýtt það eins og Idaho (gildi hólfs H7 er Idaho ) atriði í State
• reitur2, liður2 = „Flokkur“, H8 . Það er hægt að þýða það sem skrifstofuvörur (gildi hólfs H8 er skrifstofuvörur ) hlut í Flokki
• Þverskurður Idaho gildanna og Office Supplies gildin gefa okkur gildið 950.

Til að sýna merkin:

Með því að nota GETPIVOTDATA aðgerðina sýnum viðflokkaheiti og sölugildi (% af heildarfjölda) í sumum hólfum (eins og eftirfarandi mynd).

Til að skilja, leyfðu mér að útskýra þessa formúlu í reit D4

• A4&“ ” hluti er einfaldur að skilja. Hólftilvísun gerir síðan bil í úttakinu.
• Þá notuðum við TEXT Excel sem gildi rök fyrir TEXT fallinu, við hafa staðist GETPIVOTDATA fallið og sem format_text rökin höfum við notað þetta snið: “0%”
• The GETPIVOTDATA hluti er einfaldur að skilja. Svo ég mun ekki útskýra hvernig GETPIVOTDATA aðgerðin virkar hér.

Nú munum við sýna þessi gögn á töflunni.

Við settum inn Textareitur af flipanum Setja inn => Myndskreytingar skipanahópnum => Form

Nú setjum við textareitinn inn á töfluna => Settu jöfnunarmerki á Formula Bar og veldu síðan reit D4 .

Ef ég ýti á Enter , Textareiturinn mun sýna gildi reitsins D4 .

Á sama hátt bý ég til önnur Textareitur og vísa til viðeigandi reita.

Athugið: Þegar einn Textareitur er búinn til, getur búið til nýja Textabox úr þessum. Svona geturðu gert það:

• Haltu músarbendlinum yfir ramma textareitsins sem búið er til og ýttu á Ctrl lykill á lyklaborðinu þínu. Plúsmerki birtist.
• Dragðu nú músina. Þú munt sjá að nýr Textabox (hlutur) er búinn til, slepptu þessum nýstofnuðu Textabox á þann stað sem þú vilt.

Svo, við erum búnir með því að búa til kökurit sem sýnir vel söluna í flokki.

Ég breyti bara nafninu á þessari snúningstöflu í PT_CategorySales .

Lesa meira: Hvernig á að búa til daglega söluskýrslu í Excel (með skjótum skrefum)

Svipuð lestur

• Hvernig á að búa til skýrslu um öldrun birgða í Excel (skref fyrir skref leiðbeiningar)
• Búa til PDF skýrslur úr Excel gögnum (4 auðveldar aðferðir)
• Hvernig á að útbúa MIS-skýrslu í Excel (2 viðeigandi dæmi)
• Gerðu MIS-skýrslu í Excel fyrir reikninga (með skjótum skrefum)

Skref 6: Útbúið snúningstöflu fyrir ársfjórðungslega sölu

Stundum gætirðu viljað sjá Sala breytingarnar á mismunandi ársfjórðungum í gegnum árin.

Við ætlum að búa til skýrslu eins og eftirfarandi mynd.

Myndin sýnir 15 bestu bandarísku ríkin skv. pöntun til heildarsölu fyrir mismunandi ársfjórðunga. Við höfum einnig bætt við glitlínum til að sýna þróunina á mismunandi ársfjórðungum.

Fylgdu þessum skrefum til að undirbúa snúningstöfluna fyrir ársfjórðungslega sölu.

• Veldu fyrst og fremst reit úr gögnunum töflu.
• Veldu síðan PivotTable úr Tables hópnum í Setja inn flipa.

• Veldu næst hvar þú vilt setja pivot-töfluna og smelltu á OK . Fyrir þessa sýnikennslu höfum við valið nýtt vinnublað.

• Gerðu nú eftirfarandi: bættu við Pöntunardagsetning reitnum í Dálkar svæðið, State reiturinn í Rows svæðinu og Sala reiturinn í Values

• Til að sýna ársfjórðungsskýrsluna núna skaltu hægrismella á hvaða reit sem er í dálkamerkingum og velja Hópur úr samhengisvalmyndinni.

• Veldu síðan Fjórðungar undir Eftir hlutanum í Flokkun

• Eftir að hafa smellt á Í lagi mun snúningstaflan líta einhvern veginn svona út.

Skref 7: Sýna 15 efstu ríkin úr sölu

Niðurstaðan úr fyrra skrefi inniheldur ársfjórðungslega skýrslu um öll ríkin úr gagnasafninu. Ef þú vilt hafa þau öll geturðu haldið áfram með þennan. En ef um er að ræða ítarlegri greiningu þar sem þú þarft efstu ríkin, þá eru hér nokkur handhæg skref.

• Fyrst skaltu hægrismella á hvaða reit sem er í State dálknum(eða Row Labels ).
• Smelltu síðan með músinni yfir Sía í samhengisvalmyndinni og veldu síðan Top 10

• Næst skaltu velja 15 í valkostinum Sýna í Top 10 síu (ríki)

• Þegar þú smellir á OK , snúningstaflan mun nú sýna 15 efstu ríkin samkvæmt sölu.

Skref 8: Bæta neistalínum við töfluna

Áður en Sparklines er bætt við vil ég fjarlægja báðar heildartölurnar. Fylgdu þessum skrefum fyrir nákvæma leiðbeiningar um hvernig á að gera það.

• Fyrst af öllu skaltu velja reit úr snúningstöflunni.
• Farðu síðan í Hönnun flipa á borði þínu.
• Veldu nú Grand Totals af Layout
• Veldu síðan Off fyrir raðir og dálka af fellilistanum.

Hlutinn Grand Total verður því fjarlægður.

• Til að bæta við sparklínum skaltu velja reit F5 og fara síðan á Setja inn flipann á borði.
• Veldu nú Lína úr Sparklines

• Í reitnum Create Sparklines veljið svið B5:E19 sem Gagnasvið og sviðið F5:F19 sem Staðsetningarsvið .

• Smelltu síðan á Í lagi . Pivot-taflan mun nú loksins líta svona út.

• Einnig skulum við bæta við nokkrum merkjum til að gera hana meira aðlaðandi. Til að gera það, farðu á flipann Sparkline á borðinu þínu (hann birtist þegar þú hefur valið reit sem inniheldur sparkline) og veldu síðan Merki í Sýna

Þetta er lokaúttakið á sparklínunni okkar.

Lesa meira: Hvernig á að gera mánaðarlega sölu