V tomto článku vytvorím správa, ktorá zobrazuje štvrťročný predaj Môžete ho tiež nazvať dynamickým a interaktívnym informačným panelom Excelu, ktorý sa bude automaticky aktualizovať tak, aby odrážal najnovšie aktualizácie vašich údajov.

Toto je správa ktoré vytvoríte po skončení tohto článku.

Vytvorenie zostavy v programe Excel, ktorá zobrazuje štvrťročný predaj podľa územia

Stiahnite si cvičebnicu

Môžete si stiahnuť pracovný zošit použitý na ukážku a vyskúšať si tieto kroky sami, ako budete postupovať podľa článku.

Správa, ktorá zobrazuje štvrťročný predaj podľa územia.xlsx

Postup krok za krokom na vytvorenie správy, ktorá zobrazuje štvrťročný predaj podľa územia v programe Excel

Na demonštráciu použijeme nasledujúci súbor údajov.

Obsahuje tržby podľa dátumov, ktoré budeme usporadúvať štvrťročne pomocou funkcie Excel Table a Pivot Table.

Krok 1: Prevedenie súboru údajov do tabuľky

Ak údaje nie sú vo formáte tabuľky, preveďte rozsah na tabuľku. Tabuľka programu Excel je jednou z najlepších funkcií programu Excel, ktorá uľahčuje mnohé úlohy, ako je odkazovanie, filtrovanie, triedenie a aktualizácia.

• Vyberte bunku v rozsahu, ktorú chcete previesť do tabuľky, a stlačte tlačidlo Ctrl+T na klávesnici. Alebo prejdite na Vložte a na karte Tabuľky skupiny príkazov, kliknite na Tabuľka možnosť.

• V dôsledku toho sa Vytvoriť tabuľku Zobrazí sa dialógové okno. Rozsah sa vyberie automaticky pomocou Moja tabuľka má hlavičky Ak chcete vytvoriť tabuľku, stačí kliknúť na políčko OK

Výsledkom bude prevod súboru údajov na tabuľku.

Krok 2: Rozsah názvu tabuľky

V tejto chvíli si tabuľku pomenujme. Uľahčí nám to časť neskoršej práce.

Názov tabuľky môžete zmeniť v okne Dizajn alebo použite kartu Box s názvom . Našu tabuľku sme pomenovali pomocou Údaje .

Prečítajte si viac: Ako vytvoriť mesačnú správu v programe Excel (s rýchlymi krokmi)

Krok 3: Vytvorenie otočnej tabuľky s danými údajmi

Na vytvorenie našej zostavy použijeme najpoužívanejší nástroj programu Excel a tým je Pivot Table (otočná tabuľka). Pri vytváraní otočnej tabuľky s tabuľkou postupujte podľa nasledujúcich krokov.

• Najprv vyberte bunku v tabuľke.
• Potom prejdite na Vložte a kliknite na kartu PivotTable príkaz z Tabuľky skupina.

• V tomto okamihu sa Vytvoriť tabuľku PivotTable Keďže sme pred kliknutím na tlačidlo PivotTable príkaz, názov našej tabuľky ( Údaje ) sa automaticky zobrazuje v Stôl/rozsah v dialógovom okne.
• Chceme vytvoriť otočnú tabuľku v novom pracovnom hárku, takže ponecháme predvolenú voľbu Nový pracovný hárok pod nadpisom Vyberte, kde chcete umiestniť zostavu PivotTable .
• Potom kliknite na tlačidlo OK .

Vytvorí sa nový pracovný hárok a Polia PivotTable podokno úloh sa v pracovnom hárku zobrazuje automaticky.

Prečítajte si viac: Ako vytvoriť súhrnnú správu v programe Excel (2 jednoduché metódy)

Krok 4: Príprava zostavy Pivot Table by Category Report

Vytvorme Správa o predaji Kategória múdre a potom vytvoríme koláčový graf. Na vytvorenie zostavy usporiadame polia pivotnej tabuľky týmto spôsobom.

Pozorne si všimnite nasledujúci obrázok. Predaj pole dva krát v Hodnoty Z tohto dôvodu sa v Stĺpce oblasť, ďalšie Hodnoty V oblasti Riadky sme umiestnili Kategória oblasť.

Na ľavej strane obrázka vidíte výstupnú otočnú tabuľku pre vyššie uvedené nastavenia polí.

• Teraz chceme zmeniť formát čísla predaja v percentách (%) z celkovej sumy Ak to chcete urobiť, kliknite pravým tlačidlom myši na bunku v stĺpci.
• Potom vyberte Zobraziť hodnoty ako z kontextového menu.
• Potom kliknite na príkaz % z celkovej sumy .

Hodnoty stĺpcov sa teda zobrazia v percentách Celkový súčet .

Krok 5: Vytvorenie koláčového grafu pre správu o kategórii

Ak chcete vytvoriť správu o údajoch, pridajme do nej koláčový graf. Podľa týchto krokov pridajte koláčový graf z údajov.

• Najprv vyberte bunku v tabuľke Pivot.
• Potom prejdite na Vložte a kliknite na kartu Koláčový graf ikonu z Grafy skupina.
• Potom vyberte Koláč z rozbaľovacieho zoznamu.

Koláčový graf sa zobrazí v našej tabuľke.

Po niekoľkých úpravách bude graf teraz vyzerať takto.

Zobrazenie názvov kategórií a štítkov údajov na koláčovom grafe

Dátové štítky môžete pridať podľa nasledujúcich krokov.

• Najprv vyberte koláčový graf.
• Potom prejdite na Dizajn a na karte Rozloženie grafov skupiny príkazov, kliknite na Rýchle rozloženie .
• Z rozbaľovacieho zoznamu vyberte Rozloženie 1 možnosť z rozbaľovacieho zoznamu.

Alternatívny spôsob:

Ďalším kreatívnym spôsobom, ako môžeme do grafu pridať štítky s údajmi, je použitie funkcia GETPIVOTDATA . Funkciu použijeme na vytiahnutie údajov z otočnej tabuľky.

Nižšie vidíte otočnú tabuľku vytvorenú z našich údajov.

Táto otočná tabuľka zobrazuje Suma predaja , Štát a Kategória múdre.

Umiestnili sme Štát pole v Riadky oblasť, v ktorej sa Kategória pole v Stĺpce oblasť a Predaj pole v Hodnoty oblasť.

Teraz sa pozrime na funkciu aplikácie Excel GETPIVOTDATA funkcie.

GETPIVOTDATA syntax: GETPIVOTDATA (data_field, pivot_table, [field1, item1], [field2, item2], ...)

Otočná tabuľka má len jednu data_field ale môže mať ľubovoľný počet ďalších polí.

Pre vyššie uvedenú tabuľku Pivot:

• Stránka data_field je Predaj pole
• Ďalšie dve polia sú Štát a Kategória .

Na nasledujúcom obrázku vidíte, že som použil GETPIVOTDATA vzorec v bunke H9:

Tento vzorec vráti hodnotu 950 v bunke H9 .

Ako tento vzorec funguje?

• Stránka data_field argument je Predaj Bezpochyby.
• A3 je odkaz na bunku v rámci otočnej tabuľky. Môže to byť akýkoľvek odkaz na bunku v rámci otočnej tabuľky.
• pole1, položka1 = "State", H7 . Môžete to preložiť takto Idaho (hodnota bunky H7 je . Idaho ) v položke Štát
• pole2, položka2 = "Kategória", H8 . Dá sa preložiť ako Kancelárske potreby (hodnota bunky H8 je . Kancelárske potreby ) v položke Kategória
• Prierez Idaho hodnoty a Kancelárske potreby hodnoty nám dávajú hodnotu 950.

Zobrazenie štítkov:

Použitie GETPIVOTDATA Funkcia zobrazuje názvy kategórií a hodnoty predaja (% z celkového počtu) v niektorých bunkách (ako na nasledujúcom obrázku).

Pre vaše pochopenie vám vysvetlím tento vzorec v bunke D4

• A4&" Časť je jednoduchá na pochopenie. Odkaz na bunku potom vytvára vo výstupe medzeru.
• Potom sme použili funkciu Excelu TEXT Ako hodnota argument TEXT sme odovzdali funkciu GETPIVOTDATA a ako format_text sme použili tento formát: "0%"
• Stránka GETPIVOTDATA časť je jednoduchá na pochopenie. Takže nebudem vysvetľovať, ako GETPIVOTDATA funkcia tu funguje.

Teraz tieto údaje zobrazíme na grafe.

Vložili sme Textové pole z Vložte tab => Ilustrácie skupina príkazov => Tvary

Teraz vložíme Textové pole na grafe => Vložte znamienko rovnosti na Bar s formulou a potom vyberte bunku D4 .

Ak stlačím Vstúpte na stránku ,. Textové pole zobrazí hodnotu bunky D4 .

Rovnakým spôsobom vytváram ďalšie Textové polia a odvolajte sa na príslušné bunky.

Poznámka: Keď jeden Textové pole je vytvorený, môžete vytvoriť nový Textové polia Takto to môžete urobiť:

• Ukazovateľom myši prejdite na okraj vytvoreného Textové pole a stlačte tlačidlo Ctrl na klávesnici. Zobrazí sa znak plus.
• Teraz potiahnite myšou. Zobrazí sa nové Textové pole (objekt) je vytvorený, upustite od tohto novovytvoreného Textové pole na vami zvolenom mieste.

Takže sme skončili s vytváraním koláčového grafu, ktorý dynamicky zobrazuje predaj podľa kategórií.

Len som zmenil názov tejto pivotnej tabuľky na PT_CategorySales .

Prečítajte si viac: Ako vytvoriť dennú správu o predaji v programe Excel (s rýchlymi krokmi)

Podobné čítania

• Ako vytvoriť správu o starnutí zásob v programe Excel (krok za krokom)
• Generovanie PDF správ z údajov Excelu (4 jednoduché metódy)
• Ako pripraviť správu MIS v programe Excel (2 vhodné príklady)
• Vytvorenie správy MIS v programe Excel pre účty (s rýchlymi krokmi)

Krok 6: Príprava otočnej tabuľky pre štvrťročný predaj

Niekedy si možno budete chcieť pozrieť Predaj zmeny v rôznych štvrťrokoch v priebehu rokov.

Vytvoríme správu ako na nasledujúcom obrázku.

Na obrázku je zobrazených 15 najväčších štátov USA podľa celkového predaja za rôzne štvrťroky. Pridali sme aj prskavky na zobrazenie trendov v rôznych štvrťrokoch.

Podľa týchto krokov pripravte otočnú tabuľku pre štvrťročné tržby.

• Najprv vyberte bunku z tabuľky údajov.
• Potom vyberte PivotTable z Tabuľky skupina Vložte tab.

• Potom vyberte miesto, kam chcete umiestniť otočnú tabuľku, a kliknite na OK Pre túto ukážku sme vybrali nový pracovný hárok.

• Teraz urobte nasledovné: pridajte Dátum objednávky pole v Stĺpce oblasť, v ktorej sa Štát pole v Riadky oblasť a Predaj pole v Hodnoty

• Ak chcete zobraziť štvrťročnú správu, kliknite pravým tlačidlom myši na ľubovoľnú bunku v Štítky stĺpcov a vyberte Skupina z kontextového menu.

• Potom vyberte Štvrtiny pod Podľa časť Zoskupenie

• Po kliknutí na OK , otočná tabuľka bude teraz vyzerať takto.

Krok 7: Zobrazenie 15 najlepších štátov z predaja

Výsledok z predchádzajúceho kroku obsahuje štvrťročnú správu všetkých štátov zo súboru údajov. Ak chcete všetky, môžete pokračovať týmto krokom. Ale v prípade podrobnejšej analýzy, kde potrebujete najlepšie štáty, tu je niekoľko praktických krokov.

• Najprv kliknite pravým tlačidlom myši na ľubovoľnú bunku v Štát stĺpec (alebo Štítky riadkov ).
• Potom prejdite myšou na položku Filter z kontextového menu a potom vyberte Top 10

• Ďalej vyberte 15 v Zobraziť možnosť z Filter Top 10 (štát)

• Po kliknutí na OK , v otočnej tabuľke sa teraz zobrazí 15 najväčších štátov podľa predaja.

Krok 8: Pridanie prehľadových riadkov do tabuľky

Pred pridaním Hviezdne čiary , chcem odstrániť obidva veľké súčty. Podrobný návod, ako to urobiť, nájdete v týchto krokoch.

• Najprv vyberte bunku z otočnej tabuľky.
• Potom prejdite na Dizajn na páse kariet.
• Teraz vyberte Celkové súčty z Rozloženie
• Potom vyberte Vypnuté pre riadky a stĺpce z rozbaľovacieho zoznamu.

Stránka Celkový súčet sekcia sa tak odstráni.

• Ak chcete pridať prskavky, vyberte bunku F5 , potom prejdite na Vložte na páse kariet.
• Teraz vyberte Riadok z Hviezdne čiary

• V Vytvorenie prehľadových riadkov vyberte rozsah B5:E19 ako Rozsah údajov a rozsah F5:F19 ako Rozsah umiestnenia .

• Potom kliknite na OK . Otočná tabuľka bude teraz konečne vyzerať takto.

• Pridáme tiež niekoľko značiek, aby bol obrázok atraktívnejší. Ak to chcete urobiť, prejdite do Sparkline na páse kariet (zobrazí sa, keď vyberiete bunku obsahujúcu prskavku) a potom vyberte Značky z Zobraziť

Toto je konečný výstup nášho prskavca.

Prečítajte si viac: Ako vytvoriť mesačnú správu o predaji v programe Excel (s jednoduchými krokmi)

Krok 9: Pridanie krájača do výstupného filtra

Podľa týchto jednoduchých krokov pridáte do otočnej tabuľky plátky.

• Najprv vyberte otočnú tabuľku, pre ktorú chcete vytvoriť plátky.
• Potom prejdite na Vložte a na karte Filtre skupiny príkazov, kliknite na Krájač

• Ďalej Vkladacie krájače Zobrazí sa dialógové okno so všetkými dostupnými poľami pivotnej tabuľky. Vyberte polia, pre ktoré chcete vytvoriť plátky. Tu sme vybrali Meno zákazníka , Štát a Kategória polia na demonštráciu.

• Po kliknutí na OK , v hornej časti tabuľky sa zobrazia 3 plátky.

Prečítajte si viac: Ako vytvoriť správu MIS v programe Excel pre predaj (s jednoduchými krokmi)

Krok 10: Príprava záverečnej správy

Po vytvorení všetkých oddelených položiek ich konečne spojíme do jednej tabuľky a vytvoríme záverečnú správu.

Ak teraz vyberiete/zrušíte výber možnosti z rozdeľovača, výsledok sa zodpovedajúcim spôsobom zmení v reálnom čase. Arizona z Štát bude to len hlásiť.

Teraz môžete vybrať aj viacero. Napríklad pridaním Alabama s bude vyzerať takto. A takto môžete vytvoriť zostavu, ktorá zobrazí štvrťročný predaj podľa územia.

Prečítajte si viac: Ako automatizovať správy programu Excel pomocou makier (3 jednoduché spôsoby)

Záver

Toto boli všetky kroky potrebné na vytvorenie zostavy, ktorá zobrazuje štvrťročný predaj podľa územia v programe Excel. Dúfam, že teraz si ju dokážete ľahko vytvoriť sami. Dúfam, že tento návod bol pre vás užitočný a poučný. Ak máte nejaké otázky alebo návrhy, dajte nám vedieť v komentároch nižšie.

Ďalšie podobné príručky nájdete na stránke Exceldemy.com .