Sledovanie dochádzky v programe Excel je veľmi bežné. Ale dokonalé Sledovanie dochádzky v programe Excel vám veľmi uľahčí prácu. V tomto článku zdieľam bezplatný Šablóna Excel na sledovanie dochádzky s vami. môžete si ju stiahnuť odtiaľto. môžete ju ľahko používať a upravovať, pretože ide o základnú šablónu. Spolu s ňou vám v tomto článku ukážem aj to, ako sledovať dochádzku v programe Excel pomocou jednoduchých a jasných krokov.

Stiahnite si bezplatnú šablónu

Môžete si stiahnuť Excel zadarmo šablóna na Sledovanie dochádzky z nasledujúceho tlačidla.

Prvky nástroja na sledovanie dochádzky

Pred vytvorením akýchkoľvek šablón v programe Excel musíte poznať veci, ktoré budú zahrnuté v pracovnom hárku, a vzťahy medzi nimi. Môžete teda vytvoriť návrh plánu šablóny. Ak chcete vytvoriť sledovanie dochádzky na stránke Excel, budete potrebovať tieto veci:

• Mesiac
• Dovolenka
• Typy činností : P= Súčasnosť , PL = plánovaná dovolenka, A= neprítomný
• Dni v mesiaci, Začiatok & značka; Dátum konca mesiaca
• Názov účastníka & Id
• Celkovo prítomní, Plánovaná dovolenka, Neprítomnosť & Pracovné dni
• Percento prítomnosti & Neprítomnosť

Môžete pridať alebo odstrániť ľubovoľné stĺpce podľa potreby. V tomto článku vytvorím šablónu s uvedenými prvkami

Kroky na sledovanie dochádzky v programe Excel

Tu opíšem, ako sledovanie dochádzky v Excel súbor, pomocou ktorého môžete sledovanie dochádzky. Môžete ľahko sledovať dochádzka účastníkov v programe Excel, ak budete postupovať podľa nižšie uvedených krokov. Kroky sú jasne vysvetlené s príslušnými ilustráciami. Prejdite si teda kroky na sledovanie dochádzky v programe Excel.

Krok 1: Vytvorte pracovný hárok "Informácie" v programe Excel

Najprv vytvorte pracovný hárok s názvom " Informácie ". V tomto pracovnom liste pridajte zoznamy Mesiace , Dovolenka, a Typ činností v inštitúcii. Môžete tiež pridať informácie o mená účastníkov a ID na prepojenie s hlavným pracovným hárkom.

Krok 2: Definovanie zoznamu názvov mesiacov

Po vložení potrebných informácií musíte definovať názvy Definovanie názvu vám umožní používať Overovanie údajov na vytvorenie rozbaľovacej ponuky v bunkách.

• Najprv definujte názov zoznamu mesiacov.
• Ak to chcete urobiť, vyberte bunky mesiacov.
• Potom prejdite na Vzorec karta> Definovaný názov možnosť.
• Potom sa zobrazí okno s názvom " Nový názov". Tu zadajte vhodný názov pre zoznam buniek.
• Typ "Mesiac" v položke Názov a stlačte OK .

• Podobne vyberte prázdninové bunky a prejdite na Definovaný názov možnosť.
• Potom zadajte " Dovolenka" ako názov a stlačte V PORIADKU.

• Nakoniec vyberte Typ bunky a prejdite do Definovaný názov možnosť.
• Potom zadajte " Typ" ako názov a stlačte V PORIADKU.

Krok 3: Vytvorte štruktúru šablóny na sledovanie dochádzky

Teraz vytvorte stĺpce a bunky s potrebnými vecami uvedenými predtým. A vložte údaje z mená účastníkov a ids.

Čítajte viac: Sledovanie dochádzky pomocou kódu QR v programe Excel (s jednoduchými krokmi)

Krok 4: Vloženie vzorca pre mesiac, dátum začiatku aamp; dátum konca

Chceme vytvoriť šablóna pre sledovanie dochádzky kde môžete prejsť z jeden mesiac na ďalší ľahko. A údaje za celý rok budú na ten istý pracovný hárok. Na tento účel musíte vytvoriť rozbaľovací zoznam možnosť v bunke na výber mesiaca.

• Najprv vyberte bunku mesiaca.
• Potom prejdite na Údaje a kliknite na kartu Overovanie údajov možnosť

• Výsledkom je okno s názvom " Overovanie údajov" sa objaví.
• Ponechajte na karte Nastavenia.
• potom vyberte položku " Zoznam" možnosť v Povoľte menu.
• A zadajte "= Mesiac" v Zdroj a stlačte tlačidlo V PORIADKU.

• Ak teraz prejdete do bunky mesiaca v pracovný list, uvidíte rozbaľovací zoznam možnosť otvoriť.
• Kliknutím na túto položku otvoríte a vybrať a mesiac.

• Teraz zadajte tento vzorec do Dátum začiatku bunky.

Vysvetlenie vzorca :

• Funkcia DATEVALUE transformuje dátum, ktorý je v Text formát na platný dátum Excelu
• Tu sa M1 bunka je bunka mesiaca s hodnotou " Január"
• "1"& "január" označuje dátum " januára"

• Potom zadajte tento vzorec do Dátum ukončenia bunka na získanie posledného dátumu v mesiaci.

Prečítajte si viac: Ako vytvoriť denný dochádzkový list v programe Excel (2 efektívne spôsoby)

Krok 5: Zadajte dátumy

Teraz budete musieť vytvoriť stĺpce pre všetky dátumy v mesiaci.

• Najprv zadajte prvý dátum mesiaca. Na to použite tento vzorec na prepojenie bunky s Dátum začiatku bunky.

• Potom vytvoríte stĺpec pre zostávajúce termíny. Do druhej bunky zadajte tento vzorec, aby ste získali ďalšie dátum.

Vysvetlenie vzorca :

• C6<$L$3 : označuje podmienku, že bunka C6 ( Predchádzajúci dátum pred touto bunkou) je menšia ako L3 ( Dátum ukončenia ). Musíte použiť absolútny odkaz pretože bunka Dátum ukončenia budú rovnaké aj pre ďalšie bunky.
• C6 + 1 : Je to príkaz, keď " Ak" podmienka je pravdivá. Požaduje sa pripočítať 1 k predchádzajúcej bunke.
• " " : To znamená, že keď " Ak" podmienkou je Nepravdivé, nechajte bunku prázdnu.

• Potom, kopírovať vzorec a vložte do zostávajúcich buniek v riadku.

• Potom získajte názov pracovné dni pre dátumy. Na tento účel vložte tento vzorec do bunky C7.

Vysvetlenie vzorca:

• Stránka Funkcia TEXT prevedie Dátum hodnota C6 bunky na text.
• "ddd" označuje formát textu, ktorý uvedie názov dňa v týždni v 3 reťazcoch.

Čítajte viac: Dochádzkový list v programe Excel so vzorcom pre poldeň (3 príklady)

Krok 6: Vloženie vzorca na identifikáciu sviatkov

V sledovanie dochádzky, možno budete chcieť mať určené dátumy, ktoré sú dovolenky. Možno sa vám to bude zdať zložité, ale tu vám ich jednoducho vysvetlím.

• Vložte tento vzorec do bunky C5 .

Vysvetlenie vzorca

• MATCH(C6,Holidays,0) : Stránka MATCH funkcia vyhľadá hodnotu C6 v Dovolenka zoznam.
• IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0) : Funkcia IF znamená, že ak je hodnota bunky C6 je . prázdne stránky potom vložiť 1 inak vyhľadajte, že v Dovolenka zoznam.
• IFERROR(IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0)),0) : Znamená to, že keď IF nemôže poskytnúť žiadne hodnoty, potom poskytne chybovú hodnotu a Funkcia IFERROR funguje tak, že namiesto hodnoty 0 dáva hodnotu Chyba!.

• Nakoniec, kopírovať a vložte hodnoty do zostávajúcich buniek riadku.
• Teraz sa šablóna bude vyzerať ako na obrázku nižšie.

Krok 7: Nastavenie rozbaľovacieho menu pre bunky dochádzky v programe Excel

Teraz nastavíte rozbaľovacie menu pre dochádzka Keď teda chcete vložiť údaje o dochádzke, nemôžete vložiť žiadne iné hodnoty okrem Typ zoznam.

• Na tento účel vyberte všetky bunky dochádzky.
• A prejdite na stránku Údaje karta> Overovanie údajov.

• Potom v Overovanie údajov zostať v okne Nastavenia tab.
• Teraz vyberte Zoznam z Povoľte možnosti.
• A napíšte =Typ v Zdroj box.
• Nakoniec stlačte V PORIADKU.

• Teraz prejdite do ľubovoľnej bunky a vložiť dochádzku. Nájdete tu rozbaľovacie možnosti, ktoré môžete otvoriť.
• Potom môžete vybrať ľubovoľnú na vloženie. A bez týchto možností nemôžete vložiť žiadne iné hodnoty.

Krok 8: Zvýraznite stĺpce sviatkov

Je potrebné zvýrazniť stĺpce sviatkov, aby ste ich mohli ľahko identifikovať. Môžete ich manuálne formátovať pomocou farieb. Prípadne ich môžete automatizovať pomocou príkazu Dovolenka zoznam a Podmienené formátovanie.

• Najprv vyberte všetky bunky stĺpca dochádzky.
• A prejdite na Domov karta> Podmienené formátovanie > Nové pravidlo možnosti.

• Teraz sa zobrazí okno s názvom " Nové pravidlo formátovania" a vyberte možnosť "Použite vzorec na určenie buniek, ktoré sa majú formátovať" v Typ pravidla.
• Potom vložte tento vzorec do Popis pravidla box:

• Teraz prejdite na Formát možnosť. Vyberte Červená farba ako Naplňte stránku
• Výsledkom bude, že bunky stĺpca, v ktorých je 7. rad hodnota je " Sun ". To znamená, že chcete, aby nedeľné stĺpce boli červené.

• Teraz uvidíte Nedeľa stĺpce sú označené červenou farbou.

• Teraz vložte ešte jeden podmienené formátovanie identifikovať úradné sviatky zo zoznamu. Postupujte rovnakým spôsobom a vložte tento vzorec do poľa:

• Potom prejdite na Formát a vyberte možnosť Zelená farbu na vyplniť krabice.
• A stlačte V PORIADKU.
• Potom stlačte tlačidlo Aplikovať v Podmienené formátovanie použiť formáty.

• Výsledkom je, že príležitostné sviatky zo zoznamu sú označené zelenou farbou a nedele červenou.

• Teraz vyberte mesiac Február skontrolovať, či formátovanie funguje bezchybne alebo nie.

Krok 9: Vloženie údajov do buniek dochádzky

Teraz vložte údaje do buniek dochádzky, aby ste vypočítali súhrnné stĺpce. Údaje môžete vkladať písaním z klávesnice alebo pomocou rozbaľovacích ponúk.

Prečítajte si viac: Výpočtový hárok dochádzky a nadčasov v programe Excel

Krok 10: Vloženie vzorcov na výpočet celkovej návštevnosti

• Ak chcete vypočítať celkovú prítomnosť v mesiaci alebo týždni, vložte do bunky tento vzorec:

Vysvetlenie vzorca

• Použitie Funkcia COUNTIFS , budete počítať bunky, ak spĺňajú 3 podmienky.
• C8:J8, "P" : Ak bunka obsahuje " P "
• $C$7:$J$7, "Sun" : Ak bunka neobsahuje "Slnko"
• $C$5:$J$5,0 : Ak majú bunky hodnotu 0, znamená to, že nejde o sviatok.

• Potom vzorec skopírujte a vložte do ostatných buniek stĺpca alebo použite Rukoväť náplne ikonu a potiahnite vzorec.

• Na výpočet celkovej hodnoty Plánovaná dovolenka pre mesiac alebo týždeň vložte do bunky tento vzorec:

• Potom vzorec skopírujte a vložte do ostatných buniek stĺpca alebo použite Rukoväť náplne ikonu a potiahnite vzorec.

• Podobne sa na výpočet celkového Neplánovaná absencia (A) mesiaca alebo týždňa, vložte do bunky tento vzorec:

• Potom na výpočet celkového Pracovné dni mesiaca alebo týždňa, vložte do bunky tento vzorec:

• Teraz, na výpočet Súčasné percento, najprv vytvorte bunky Percento formát.
• Potom použite tento vzorec do bunky:

• V dôsledku toho sa rozdelí hodnota Celková prítomnosť hodnotou Celkový počet pracovných dní.

• Potom na výpočet Percento neprítomných, najprv vytvorte bunky Percento formát.
• A do bunky zadajte tento vzorec:

• Rozdelí hodnotu Plánovaná & Neplánovaná absencia spolu hodnotou Celkový počet pracovných dní.

• Nakoniec, vaše mesačná správa o dochádzke môžete ľahko sledovať údaje o dochádzke každého účastníka.

Prečítajte si viac: Šablóna Excel na sledovanie pokroku žiakov (na stiahnutie zadarmo)

Čo si treba zapamätať

• V tomto článku som ukázal sledovanie dochádzky za jeden týždeň, pridaním dní ho môžete ľahko previesť na mesiac.
• Ak je zoznam žiadateľov veľký, môžete mať problémy s videním záhlavia stĺpca pri posúvaní. V takom prípade môžete panely zmraziť. Na tento účel prejdite na Zobraziť Karta> Zmrazovacie panely a vyberte Zmrazovacie panely možnosť tu.

• V Zoznam dovoleniek, môžete pridať alebo odstrániť dátumy podľa kalendára vašej inštitúcie. Po úprave vykonajte Definovať názov krok znova.
• Tento zošit bude obsahovať údaje za celý rok. Takže musíte jednoducho skopírovať údaje ktoréhokoľvek mesiaca a " iba vložte hodnotu" na iný hárok, aby ste vytvorili iný pracovný hárok pre iný mesiac. Potom vyčistite bunky dochádzky, aby ste mohli sledovať dochádzku v ďalšom mesiaci.

Záver

V tomto článku som sa vám snažil ukázať, ako sledovať dochádzku v programe Excel. Môžete si stiahnuť bezplatné šablóny a upraviť ich pre svoje potreby. Taktiež môžete vytvoriť súbor programu Excel na sledovanie dochádzky podľa uvedených krokov. Dúfam, že vám tento článok pomohol. Môžete navštíviť našu webovú stránku ExcelWIKI Ak máte nejaké otázky alebo pripomienky, dajte mi vedieť v sekcii komentárov.