فہرست کا خانہ
ایکسل میں حاضری کو ٹریک کرنا بہت عام ہے۔ لیکن ایک بہترین ایکسل حاضری ٹریکر آپ کے کام کو بہت آسان کر دے گا۔ لہذا، اس مضمون میں، میں آپ کے ساتھ ایک مفت ایکسل ٹیمپلیٹ حاضری کو ٹریک کرنے کا اشتراک کر رہا ہوں۔ آپ اسے یہاں سے ڈاؤن لوڈ کر سکتے ہیں۔ آپ اسے آسانی سے استعمال اور ترمیم کر سکتے ہیں کیونکہ یہ ایک بنیادی ٹیمپلیٹ ہے۔ اس کے ساتھ ساتھ، اس مضمون میں، میں آپ کو یہ بھی دکھاؤں گا کہ کس طرح ایکسل میں حاضری کو آسان اور واضح اقدامات کے ساتھ ٹریک کیا جائے۔
مفت ٹیمپلیٹ ڈاؤن لوڈ کریں
آپ ایکسل مفت<ڈاؤن لوڈ کرسکتے ہیں۔ 2> ٹیمپلیٹ سے ٹریک حاضری درج ذیل بٹن سے۔
ماہانہ حاضری ٹریکر.xlsx
عناصر حاضری ٹریکر کا
ایکسل میں کوئی بھی ٹیمپلیٹس بنانے سے پہلے، آپ کو ان چیزوں کو جاننا ہوگا جو ورک شیٹ میں شامل ہوں گی اور ان کے درمیان تعلقات۔ لہذا، آپ ٹیمپلیٹ کے لیے ایک ڈرافٹ پلان بنا سکتے ہیں۔ Excel, میں حاضری ٹریکر بنانے کے لیے آپ کو درج ذیل چیزوں کی ضرورت ہوگی:
- مہینہ
- چھٹیاں
- سرگرمی کی اقسام : P= موجودہ ، PL = منصوبہ بند چھٹی، A= غیر حاضر
- مہینے کے دن، شروع کریں & مہینے کی آخری تاریخ
- شرکا کا نام & ID
- کل موجودہ، منصوبہ بند چھٹی، غیر حاضری اور کام کے دن
- موجودگی کا فیصد & غیر موجودگی
آپ اپنی ضرورت کے مطابق کوئی بھی کالم شامل یا ہٹا سکتے ہیں۔ اس مضمون میں، میں ایک ٹیمپلیٹ بناؤں گا۔اس فارمولے کو سیل میں: =(L8+M8)/N8
- یہ کل منصوبہ بند اور کی قدر کو تقسیم کرے گا۔ غیر منصوبہ بند غصہ کل کام کے دنوں کی قدر سے۔
- آخر میں، آپ کی ماہانہ حاضری کی رپورٹ مکمل ہے۔ آپ ہر شریک کی حاضری کے ڈیٹا کو آسانی سے ٹریک کر سکتے ہیں۔
مزید پڑھیں: طالب علم کی پیشرفت کا سراغ لگانا ایکسل ٹیمپلیٹ (مفت ڈاؤن لوڈ)<2
یاد رکھنے کی چیزیں
- اس مضمون میں، میں نے ایک ہفتے کے لیے حاضری کا ٹریکر دکھایا ہے، آپ اسے دنوں کا اضافہ کرکے ایک مہینے کے لیے آسانی سے تبدیل کر سکتے ہیں۔
- اگر درخواست دہندگان کی فہرست بڑی ہے تو آپ کو اسکرول کرتے وقت کالم ہیڈر دیکھنے میں پریشانی کا سامنا کرنا پڑ سکتا ہے۔ اس کے لیے آپ پین کو منجمد کر سکتے ہیں۔ اس کے لیے، View Tab > فریز پینز مینو پر جائیں اور یہاں فریز پینز آپشن منتخب کریں۔
- چھٹیوں کی فہرست میں، آپ اپنے ادارے کے کیلنڈر کے مطابق تاریخیں شامل یا ہٹا سکتے ہیں۔ ترمیم کرنے کے بعد، نام کی وضاحت کریں مرحلہ دوبارہ کریں۔
- اس ورک بک میں پورے سال کا ڈیٹا ہوگا۔ لہذا، آپ کو کسی بھی مہینے کا ڈیٹا کاپی کرنا ہوگا اور " صرف ویلیو" کو کسی دوسرے شیٹ میں کاپی کرنا ہوگا تاکہ کسی دوسرے مہینے کے لیے ایک مختلف ورک شیٹ بنائی جاسکے۔ پھر اگلے مہینے کے لیے حاضری کو ٹریک کرنے کے لیے حاضری سیلز کو صاف کریں۔
نتیجہ
اس مضمون میں، میں نے آپ کو یہ دکھانے کی کوشش کی ہے کہ ایکسل میں حاضری کو کیسے ٹریک کیا جائے۔ آپ مفت ٹیمپلیٹس ڈاؤن لوڈ کرسکتے ہیں۔اور اپنے استعمال کے لیے ان میں ترمیم کریں۔ اس کے علاوہ، آپ اقدامات کے بعد حاضری کو ٹریک کرنے کے لیے ایکسل فائل بنا سکتے ہیں۔ مجھے امید ہے کہ آپ کو یہ مضمون مفید لگا۔ ایکسل سے متعلق مزید مواد جاننے کے لیے آپ ہماری ویب سائٹ ExcelWIKI ملاحظہ کر سکتے ہیں۔ اگر آپ کے کوئی سوالات یا تاثرات ہیں، تو براہ کرم مجھے تبصرے کے سیکشن میں بتائیں۔
متذکرہ عناصر کے ساتھ 
ایکسل میں حاضری کو ٹریک کرنے کے اقدامات
یہاں، میں وضاحت کروں گا کہ <1 میں حاضری کو کیسے ٹریک کیا جائے >Excel فائل جس کے ذریعے آپ حاضری کا پتہ لگاسکتے ہیں۔ آپ آسانی سے ایکسل میں شرکاء کی حاضری کو ٹریک کرسکتے ہیں اگر آپ نیچے بتائے گئے اقدامات پر عمل کرتے ہیں۔ مناسب عکاسیوں کے ساتھ اقدامات کو واضح طور پر بیان کیا گیا ہے۔ لہذا، ایکسل میں حاضری کو ٹریک کرنے کے لیے مراحل سے گزریں۔
مرحلہ 1: ایکسل میں ایک 'انفارمیشن' ورک شیٹ بنائیں
سب سے پہلے، " معلومات " کے نام سے ایک ورک شیٹ بنائیں۔ . اس ورک شیٹ میں، ادارے میں مہینوں ، چھٹیوں، اور سرگرمیوں کی قسم کی فہرستیں شامل کریں۔ آپ مرکزی ورک شیٹ سے لنک کرنے کے لیے شرکاء کے نام اور IDs کی معلومات بھی شامل کر سکتے ہیں۔
مرحلہ 2: مہینے کی فہرست کے نام کی وضاحت کریں
ضروری معلومات داخل کرنے کے بعد، آپ کو ناموں کی وضاحت کریں ان کے لیے۔ نام کی وضاحت آپ کو سیلز میں ڈراپ ڈاؤن مینو بنانے کے لیے ڈیٹا کی توثیق ٹول استعمال کرنے کی اجازت دے گی۔
- سب سے پہلے، مہینوں کی فہرست کے لیے ایک نام کی وضاحت کریں۔
- ایسا کرنے کے لیے، مہینوں کے سیلز کو منتخب کریں۔
- پھر، فارمولہ ٹیب > ڈیفائنڈ نام اختیار پر جائیں۔
- اس کے بعد، آپ کو ایک ونڈو نظر آئے گی جس کا نام ہے۔" نیا نام"۔ یہاں، سیلز کی فہرست کے لیے ایک مناسب نام دیں۔
- نام میں "مہینہ" ٹائپ کریں اور ٹھیک ہے<2 کو دبائیں۔>.
- اسی طرح، چھٹی والے سیلز کو منتخب کریں اور Defined Name آپشن پر جائیں۔
- پھر ، نام کے طور پر " چھٹی" ٹائپ کریں اور ٹھیک ہے۔
- آخر میں <کو منتخب کریں۔ 1>ٹائپ کریں سیلز اور Defined Name آپشن پر جائیں۔
- پھر، " Type" نام کے طور پر ٹائپ کریں اور OK کو دبائیں<۔ 2>
مرحلہ 3: حاضری کو ٹریک کرنے کے لیے ٹیمپلیٹ کا ڈھانچہ بنائیں
اب، پہلے درج ضروری چیزوں کے ساتھ کالم اور سیل بنائیں۔ اور شرکاء کے ناموں اور ids کا ڈیٹا داخل کریں۔
مزید پڑھیں: ایکسل کے ساتھ QR کوڈ حاضری کا پتہ لگانا (آسان مراحل کے ساتھ)
مرحلہ 4: ماہ کے لیے فارمولہ داخل کریں، تاریخ شروع کریں اور اختتامی تاریخ
ہم ٹریکنگ حاضری کے لیے ایک ٹیمپلیٹ بنانا چاہتے ہیں جہاں آپ ایک ماہ سے دوسرے میں شفٹ ہو سکتے ہیں۔ آسانی سے اور پورے سال کا ڈیٹا اسی ورک شیٹ پر ہوگا۔ اس کے لیے، آپ کو سیل میں ایک ڈراپ ڈاؤن آپشن بنانا ہوگا تاکہ ایک مہینہ منتخب کیا جاسکے۔
- سب سے پہلے مہینے کا سیل منتخب کریں۔
- پھر، ڈیٹا ٹیب پر جائیں اور ڈیٹا کی توثیق آپشن
- نتیجے کے طور پر، " ڈیٹا کی توثیق" نام کی ونڈو ظاہر ہوگی۔
- سیٹنگز کے ٹیب میں رکھیں۔
- پھر، " فہرست" کو منتخب کریں اجازت دیں مینو میں آپشن۔
- اور، ماخذ آپشن میں "= مہینہ" ٹائپ کریں اور ٹھیک دبائیں .
- اب، اگر آپ ورک شیٹ میں مہینے کے سیل پر جائیں گے تو آپ کو ایک نظر آئے گا۔ کھولنے کے لیے ڈراپ ڈاؤن آپشن۔
- کھولنے کے لیے اس پر کلک کریں اور منتخب کریں ایک مہینہ۔
- اب، اس فارمولے کو تاریخ آغاز سیل میں ٹائپ کریں۔
=DATEVALUE("1"&M1)
فارمولہ کی وضاحت :
- DATEVALUE فنکشن ایک تاریخ کو تبدیل کرتا ہے جو ٹیکسٹ فارمیٹ میں ہوتی ہے۔ ایک درست ایکسل تاریخ میں
- یہاں، M1 سیل ماہانہ سیل ہے جس کی قیمت " جنوری"
- "1"& ; "جنوری" ایک تاریخ کو ظاہر کرتا ہے " 1st جنوری"
- پھر، اس فارمولے کو تاریخ ختم ہونے سیل میں ٹائپ کریں۔ مہینے کی آخری تاریخ۔
=EOMONTH(D3,0) 23>
مزید پڑھیں: روزانہ کیسے بنائیں ایکسل میں حاضری کی شیٹ (2 مؤثر طریقے)
مرحلہ 5: تاریخیں درج کریں
اب، آپ کو مہینے کی تمام تاریخوں کے لیے کالم بنانے ہوں گے۔
<8 =D3 
- پھر، آپ بقیہ تاریخوں کے لیے ایک کالم بنائیں گے۔ دوسرے سیل میں اگلی تاریخ حاصل کرنے کے لیے اس فارمولے کو ٹائپ کریں۔
=IF(C6<$L$3,C6+1,"")
فارمولہ کی وضاحت :
- C6<$L$3 : یہاس شرط کی نشاندہی کرتا ہے کہ سیل C6 ( پچھلی تاریخ اس سیل سے پہلے) L3 ( اختتام کی تاریخ ) سے کم ہے۔ آپ کو مطلق حوالہ استعمال کرنا چاہیے کیونکہ اختتام کی تاریخ کا سیل اگلے سیلز کے لیے بھی ایک جیسا ہوگا۔
- C6 + 1 : یہ ایک کمانڈ ہے جب " اگر" کی حالت درست ہے۔ یہ پچھلے سیل کے ساتھ 1 کا اضافہ کرنے کو کہتا ہے۔
- “ ” : اس سے ظاہر ہوتا ہے کہ جب " اگر" کی حالت غلط، رکھے سیل خالی۔
- پھر، فارمولہ کو کاپی اور اسے باقی سیلز میں پیسٹ کریں قطار۔
- اس کے بعد، تاریخوں کے لیے ہفتے کے دنوں کا نام حاصل کریں۔ اس کے لیے، اس فارمولے کو سیل C7.
=TEXT(C6, "ddd")
میں چسپاں کریں۔ فارمولہ کی وضاحت:
- TEXT فنکشن تاریخ کی قیمت کو C6 سیل میں تبدیل کردے گا 1> متن۔
- "ddd" متن کے فارمیٹ کو ظاہر کرتا ہے جو 3 تاروں میں ہفتے کے دن کا نام دے گا۔
<3 💬 نوٹس: خلیوں کو تاریخ کی شکل میں بنائیں۔ ایسا کیے بغیر، یہ نامعلوم اقدار دے سکتا ہے۔
مزید پڑھیں: آدھے دن کے فارمولے کے ساتھ ایکسل میں حاضری شیٹ (3 مثالیں)
مرحلہ 6: تعطیلات کی شناخت کے لیے فارمولہ داخل کریں
حاضری ٹریکر میں، آپ ان تاریخوں کی نشاندہی کرنا چاہیں گے جو کہ چھٹیاں ہیں۔ آپ کو یہ پیچیدہ لگ سکتا ہے لیکن یہاں میں اس کی وضاحت کروں گا۔ انہیںآسانی سے۔
- اس فارمولے کو سیل میں رکھیں C5 ۔
=IFERROR(IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0)),0)
فارمولہ کی وضاحت
- MATCH(C6,Holidays,0) : MATCH فنکشن قیمت کو تلاش کرے گا میں سے C6 چھٹیوں کی لسٹ میں۔
- IF(C6=””,1,MATCH(C6,Holidays,0): IF فنکشن یہ بتاتا ہے کہ اگر سیل کی قیمت C6 خالی ہے تو داخل کریں 1 ورنہ اسے چھٹیوں لسٹ میں تلاش کریں۔
- IFERROR(IF(C6=””,1,MATCH(C6,Holidays,0)),0): اس سے ظاہر ہوتا ہے کہ جب IF حالت کچھ نہیں دے سکتی اقدار تو یہ ایک ایرر ویلیو دے گا اور IFERROR فنکشن Error! کی بجائے 0 ویلیو دینے کے لیے کام کرتا ہے۔
- آخر میں، کاپی کریں اور پیسٹ کریں قدروں کو قطار کے باقی سیلز میں۔
- اب، ٹیمپلیٹ ذیل کے اسکرین شاٹ کی طرح بنیں۔
مرحلہ 7: ایکسل میں حاضری سیلز کے لیے ڈراپ ڈاؤن مینو ترتیب دیں
اب، آپ سیٹ کریں گے۔ حاضری سیلز کے لیے ایک ڈراپ ڈاؤن مینو اوپر کریں۔ لہذا، جب y آپ حاضری کا ڈیٹا داخل کرنا چاہتے ہیں، آپ ٹائپ فہرست کے علاوہ کوئی دوسری قدریں داخل نہیں کر سکتے۔
- اس کے لیے، تمام حاضری سیل منتخب کریں۔
- اور، ڈیٹا ٹیب > ڈیٹا کی توثیق پر جائیں۔
- پھر <1 میں>ڈیٹا کی توثیق ونڈو، سیٹنگز ٹیب میں باقی رہیں۔
- اب، اجازت دیں اختیارات سے فہرست منتخب کریں۔<10
- اور، لکھیں۔ =ٹائپ کریں ماخذ باکس میں۔
- آخر میں، دبائیں ٹھیک ہے۔
<3
- اب، حاضری داخل کرنے کے لیے کسی بھی سیل پر جائیں۔ آپ کو کھولنے کے لیے ڈراپ ڈاؤن اختیارات ملیں گے۔
- پھر، آپ داخل کرنے کے لیے کسی کو بھی منتخب کر سکتے ہیں۔ اور ان اختیارات کے بغیر، آپ کوئی دوسری قدریں داخل نہیں کر سکتے۔
مرحلہ 8: چھٹیوں کے کالموں کو نمایاں کریں
ہائی لائٹ کرنا ضروری ہے۔ چھٹی والے کالم تاکہ آپ آسانی سے ان کی شناخت کر سکیں۔ آپ انہیں دستی طور پر رنگوں کے ساتھ فارمیٹ کر سکتے ہیں۔ متبادل کے طور پر، آپ انہیں چھٹیوں کی فہرست اور مشروط فارمیٹنگ کا استعمال کرکے خودکار کر سکتے ہیں۔
- سب سے پہلے، حاضری کے کالم کے تمام سیل منتخب کریں۔<10
- اور، ہوم ٹیب > مشروط فارمیٹنگ > نیا اصول اختیارات پر جائیں۔
- اب، ایک ونڈو نمودار ہوگی جس کا نام ہے " فارمیٹنگ کا نیا اصول" اور آپشن منتخب کریں "کون سے سیلز کو فارمیٹ کرنا ہے اس کا تعین کرنے کے لیے فارمولہ استعمال کریں" میں اصول کی قسم۔
- پھر، اس فارمولے کو قاعدہ کی تفصیل باکس:
=OR(C$7= "SUN") <0 میں چسپاں کریں> - اب، فارمیٹ آپشن پر جائیں۔ سرخ رنگ کو بطور Fill
- منتخب کریں، نتیجتاً، یہ کالم کے سیلز کو سرخ کردے گا جس میں 7ویں قطار قدر ہے " سورج "۔ اس کا مطلب ہے کہ آپ اتوار کے کالموں کو سرخ کرنا چاہتے ہیں۔
- اب، آپ دیکھیں گے کہ اتوار کالم سرخ رنگ میں ہیں۔
- اب، فہرست سے دفتری تعطیلات کی شناخت کے لیے ایک اور مشروط فارمیٹنگ داخل کریں۔ اسی طریقے پر عمل کریں اور اس فارمولے کو باکس میں پیسٹ کریں :
=COUNTIF(Holidays,C$6)
- پھر، پر جائیں۔ فارمیٹ آپشن اور باکس کو پُر کرنے کے لیے سبز رنگ کو منتخب کریں۔
- اور، دبائیں ٹھیک ہے۔
- پھر، فارمیٹس کو لاگو کرنے کے لیے مشروط فارمیٹنگ ونڈو میں Apply دبائیں۔
- نتیجتاً، آپ دیکھیں گے کہ فہرست میں سے کبھی کبھار تعطیلات سبز رنگ میں ہیں اور اتوار سرخ رنگ میں ہیں۔
- اب، مہینہ منتخب کریں۔ فروری یہ چیک کرنے کے لیے کہ آیا فارمیٹنگ بالکل کام کر رہی ہے یا نہیں۔
مرحلہ 9: حاضری سیلز میں ڈیٹا داخل کریں
اب، خلاصہ کالموں کا حساب لگانے کے لیے حاضری کے خلیوں میں ڈیٹا داخل کریں۔ ڈیٹا داخل کرنے کے لیے، آپ کی بورڈ سے لکھ سکتے ہیں یا ڈراپ ڈاؤن تجاویز استعمال کر سکتے ہیں۔
مزید پڑھیں: حاضری اور اوور ٹائم کیلکولیشن شیٹ ایکسل میں
مرحلہ 10: کل حاضری کا حساب لگانے کے لیے فارمولے داخل کریں
- اب، مہینے یا ہفتے کی کل موجودگی کا حساب لگانے کے لیے، اس فارمولے کو سیل میں داخل کریں۔ :
=COUNTIFS(C8:J8, "P",$C$7:$J$7,"Sun",$C$5:$J$5,0)
فارمولہ کی وضاحت
- COUNTIFS فنکشن کا استعمال کرتے ہوئے، آپ سیلز کو شمار کریں گے اگر وہ 3 کی پیروی کرتے ہیں۔شرائط۔
- C8:J8, "P" : اگر سیل میں " P "
- $C$7:$J $7,"Sun" : اگر سیل میں "Sun"
- $C$5:$J$5,0 : اگر سیلز 0 کی قیمت ہے، اس کا مطلب ہے کہ یہ چھٹی نہیں ہے۔
- پھر، فارمولہ کاپی کریں اور اسے کالم کے دوسرے سیلز میں چسپاں کریں یا فل ہینڈل <2 کا استعمال کریں۔ فارمولے کو گھسیٹنے کے لیے>آئیکن۔
- اب، مہینے یا ہفتے کے لیے کل منصوبہ بند چھٹی کا حساب لگانے کے لیے، داخل کریں اس فارمولے کو سیل میں:
=COUNTIFS(C8:J8, "PL",$C$7:$J$7,"Sun",$C$5:$J$5,0)
- پھر، فارمولے کو کاپی کریں اور اسے دوسرے سیلز میں چسپاں کریں کالم یا فارمولے کو گھسیٹنے کے لیے Fill Handle آئیکن کا استعمال کریں۔
- اسی طرح، کل غیر منصوبہ بند غیر موجودگی (A) مہینے یا ہفتے کی، اس فارمولے کو سیل میں داخل کریں:
=COUNTIFS(C8:J8, "A",$C$7:$J$7,"Sun",$C$5:$J$5,0) 
- اس کے بعد، مہینے یا ہفتے کے کل کام کے دنوں کا حساب لگانے کے لیے، اس فارمولے کو سیل میں داخل کریں:
=COUNTIFS($C$7:$J$7,"Sun",$C$5:$J$5,0) 
- اب، حساب کرنے کے لیے موجودہ فیصد، پہلے، سیلز کو فی صد فارمیٹ بنائیں۔
- پھر، اس فارمولے کو سیل میں استعمال کریں:
=K8/N8
- نتیجتاً، یہ کل موجودگی کی قدر کو کل کام کے دنوں کی قدر سے تقسیم کرے گا۔
- پھر، غیر حاضر فیصد کا حساب لگانے کے لیے، سب سے پہلے، فی صد کے سیل بنائیں فارمیٹ۔
- اور، استعمال کریں۔
