Mục lục
Theo dõi chấm công trong Excel rất phổ biến. Nhưng một Trình theo dõi điểm danh Excel hoàn hảo sẽ giúp bạn giảm bớt công việc rất nhiều. Vì vậy, trong bài viết này, tôi đang chia sẻ mẫu Excel miễn phí để theo dõi điểm danh với bạn. Bạn có thể tải về từ đây. Bạn có thể sử dụng và sửa đổi nó một cách dễ dàng vì nó là một mẫu cơ bản. Cùng với đó, Trong bài viết này, tôi cũng sẽ hướng dẫn bạn cách theo dõi điểm danh trong Excel với các bước dễ dàng và rõ ràng.
Tải xuống Mẫu miễn phí
Bạn có thể tải xuống Excel miễn phí mẫu thành Theo dõi chấm công từ nút sau.
Monthly Attendance Tracker.xlsx
Các thành phần của Trình theo dõi chấm công
Trước khi tạo bất kỳ mẫu nào trong Excel, bạn phải biết những thứ sẽ được đưa vào trang tính và mối quan hệ giữa chúng. Vì vậy, bạn có thể lập một kế hoạch nháp cho mẫu. Để tạo trình theo dõi chấm công trong Excel, , bạn sẽ cần những thứ sau:
- Tháng
- Ngày lễ
- Các loại hoạt động : P= Hiện tại , PL = Nghỉ phép theo kế hoạch, A= Vắng mặt
- Ngày trong tháng, Bắt đầu & Ngày cuối tháng
- Tên người tham gia & Id
- Tổng số có mặt, Nghỉ phép theo kế hoạch, Vắng mặt & Ngày làm việc
- Tỷ lệ hiện diện & Vắng mặt
Bạn có thể thêm hoặc xóa bất kỳ cột nào nếu cần. Trong bài viết này, tôi sẽ tạo một mẫucông thức này vào ô: =(L8+M8)/N8
- Nó sẽ chia giá trị của Tổng kế hoạch & Vắng mặt ngoài kế hoạch theo giá trị của Tổng số ngày làm việc.
- Cuối cùng, báo cáo chuyên cần hàng tháng của bạn đã hoàn tất. Bạn có thể dễ dàng theo dõi dữ liệu điểm danh của từng người tham gia.
Đọc thêm: Mẫu Excel theo dõi tiến độ của học sinh (Tải xuống miễn phí)
Những điều cần nhớ
- Trong bài viết này, tôi đã hiển thị công cụ theo dõi điểm danh trong một tuần, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi công cụ này thành một tháng bằng cách thêm ngày.
- Nếu danh sách người đăng ký nhiều thì bạn có thể gặp sự cố khi nhìn thấy tiêu đề cột trong khi cuộn. Đối với điều này, bạn có thể đóng băng các tấm. Đối với điều này, hãy chuyển đến menu Xem Tab > Ngăn đóng băng và chọn tùy chọn Ngăn đóng băng tại đây.
- Trong Danh sách ngày lễ, bạn có thể thêm hoặc xóa ngày theo lịch của tổ chức mình. Sau khi chỉnh sửa, hãy thực hiện lại bước Xác định tên .
- Sổ làm việc này sẽ chứa dữ liệu cho cả năm. Vì vậy, bạn chỉ cần sao chép dữ liệu của bất kỳ tháng nào và “ chỉ dán giá trị” vào một trang tính khác để tạo một trang tính khác cho một tháng khác. Sau đó xóa các ô chấm công để theo dõi điểm danh cho tháng tiếp theo.
Kết luận
Trong bài viết này, tôi đã cố gắng chỉ cho bạn cách theo dõi điểm danh trong Excel. Bạn có thể tải xuống các mẫu miễn phívà sửa đổi chúng để bạn sử dụng. Ngoài ra, bạn có thể tạo file Excel để theo dõi điểm danh theo các bước. Tôi hy vọng bạn tìm thấy bài viết này hữu ích. Bạn có thể truy cập trang web của chúng tôi ExcelWIKI để tìm hiểu thêm nội dung liên quan đến Excel. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc phản hồi nào, vui lòng cho tôi biết trong phần bình luận.
với các yếu tố được đề cập 
Các bước để theo dõi điểm danh trong Excel
Sau đây, tôi sẽ mô tả cách theo dõi điểm danh trong Tệp Excel mà bạn có thể theo dõi điểm danh. Bạn có thể dễ dàng theo dõi điểm danh của những người tham gia trong Excel nếu bạn làm theo các bước được đề cập bên dưới. Các bước được giải thích rõ ràng với hình ảnh minh họa phù hợp. Vì vậy, hãy thực hiện các bước để theo dõi điểm danh trong Excel.
Bước 1: Tạo Trang tính 'Thông tin' trong Excel
Đầu tiên, hãy tạo trang tính có tên “ Thông tin ” . Trong bảng tính này, hãy thêm danh sách Tháng , Ngày lễ, và Loại hoạt động trong tổ chức. Bạn cũng có thể thêm thông tin về tên người tham gia và ID để liên kết đến trang tính chính.
Bước 2: Xác định Tên của Danh sách Tháng
Sau khi nhập thông tin cần thiết, bạn phải xác định tên cho chúng. Việc xác định tên sẽ cho phép bạn sử dụng công cụ Xác thực dữ liệu để tạo menu thả xuống trong các ô.
- Trước tiên, hãy xác định tên cho danh sách các tháng.
- Để thực hiện việc này, hãy chọn các ô tháng.
- Sau đó, chuyển đến tab Công thức > Tùy chọn Tên xác định.
- Sau đó, bạn sẽ thấy một cửa sổ có tên“ Tên mới”. Tại đây, hãy đặt tên phù hợp cho danh sách các ô.
- Nhập “Tháng” vào Tên và nhấn OK .
- Tương tự, chọn các ô ngày lễ và chuyển đến tùy chọn Defined Name .
- Sau đó , nhập tên “ Holiday” và nhấn OK.
- Cuối cùng, chọn Nhập các ô và chuyển đến tùy chọn Tên được xác định .
- Sau đó, nhập “ Loại” làm tên và nhấn OK.
Bước 3: Tạo Cấu trúc Mẫu để Theo dõi Điểm danh
Bây giờ, hãy tạo các cột và ô với những thứ cần thiết được liệt kê trước đó. Và chèn dữ liệu của tên và id của người tham gia.
Đọc thêm: Theo dõi chấm công bằng mã QR bằng Excel (với các bước đơn giản)
Bước 4: Chèn công thức cho tháng, ngày bắt đầu & Ngày kết thúc
Chúng tôi muốn tạo một mẫu để theo dõi điểm danh nơi bạn có thể chuyển từ tháng này sang tháng khác một cách dễ dàng. Và dữ liệu cho cả năm sẽ có trên cùng một trang tính. Để làm điều này, bạn phải thực hiện tùy chọn thả xuống trong ô để chọn tháng.
- Đầu tiên, chọn ô tháng.
- Sau đó, chuyển đến tab Dữ liệu và nhấp vào tùy chọn Xác thực dữ liệu
- Kết quả là một cửa sổ có tên “ Xác thực dữ liệu” sẽ xuất hiện.
- Giữ trong tab cài đặt.
- sau đó, chọn “ Danh sách” trong menu Cho phép .
- Và, nhập “= Tháng” vào tùy chọn Nguồn và nhấn OK .
- Bây giờ, nếu bạn chuyển đến ô tháng trong trang tính, bạn sẽ thấy tùy chọn thả xuống để mở.
- Nhấp vào tùy chọn này để mở và chọn một tháng.
- Bây giờ, hãy nhập công thức này vào ô Ngày bắt đầu .
=DATEVALUE("1"&M1)
Giải thích công thức :
- Hàm DATEVALUE chuyển đổi ngày ở định dạng Văn bản thành một ngày hợp lệ trong Excel
- Ở đây, ô M1 là ô tháng cung cấp giá trị “ Tháng 1”
- “1”& ; “Tháng 1” biểu thị ngày “ Ngày 1 tháng 1”
- Sau đó, nhập công thức này vào ô Ngày kết thúc để nhận ngày cuối cùng của tháng.
=EOMONTH(D3,0) 
Đọc thêm: Cách kiếm tiền hàng ngày Bảng chấm công trong Excel (2 cách hiệu quả)
Bước 5: Nhập ngày
Bây giờ, bạn sẽ phải tạo các cột cho tất cả các ngày trong tháng.
- Đầu tiên, nhập ngày đầu tiên của tháng. Đối với điều này, hãy sử dụng công thức này để liên kết ô với ô Ngày bắt đầu .
=D3 
- Sau đó, bạn sẽ tạo một cột cho các ngày còn lại. Trong ô thứ hai, hãy nhập công thức này để lấy ngày tiếp theo .
=IF(C6<$L$3,C6+1,"")
Giải thích công thức :
- C6<$L$3 : nóbiểu thị một điều kiện là ô C6 ( Ngày trước trước ô này) nhỏ hơn L3 ( Ngày kết thúc ). Bạn phải sử dụng tham chiếu tuyệt đối vì ô của Ngày kết thúc cũng sẽ giống nhau cho các ô tiếp theo.
- C6 + 1 : Nó là một lệnh khi điều kiện “ If” là đúng. Nó yêu cầu cộng 1 với ô trước đó.
- “ ” : Nó biểu thị rằng khi Điều kiện “ Nếu” là Sai, giữ nguyên ô trống.
- Sau đó, sao chép công thức và dán vào các ô còn lại trong hàng.
- Sau đó, lấy tên của các ngày trong tuần cho các ngày. Để làm được điều đó, hãy dán công thức này vào ô C7.
=TEXT(C6, "ddd")
Giải thích công thức:
- Hàm TEXT sẽ chuyển đổi giá trị Ngày của ô C6 thành văn bản.
- “ddd” biểu thị định dạng của văn bản sẽ cung cấp tên của ngày trong tuần trong 3 chuỗi.
Đọc thêm: Bảng chấm công trong Excel với Công thức cho Nửa ngày (3 Ví dụ)
Bước 6: Chèn công thức để xác định ngày lễ
Trong trình theo dõi điểm danh, bạn có thể muốn xác định ngày là ngày lễ. Bạn có thể thấy việc này phức tạp nhưng ở đây tôi sẽ giải thích họdễ dàng.
- Điền công thức này vào ô C5 .
=IFERROR(IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0)),0)
Giải thích công thức
- MATCH(C6,Holidays,0) : Hàm MATCH sẽ tìm kiếm giá trị của C6 trong danh sách Holiday .
- IF(C6=””,1,MATCH(C6,Holidays,0) : Hàm IF biểu thị rằng nếu giá trị của ô C6 là trống thì chèn 1 nếu không hãy tìm giá trị đó trong danh sách Ngày lễ .
- IFERROR(IF(C6="”,1,MATCH(C6,Holidays,0)),0) : Nó biểu thị rằng khi điều kiện IF không thể đưa ra bất kỳ thì nó sẽ đưa ra giá trị lỗi và Hàm IFERROR hoạt động để đưa ra giá trị 0 thay vì Lỗi!.
- Cuối cùng, sao chép và dán các giá trị vào các ô còn lại của hàng.
- Bây giờ, mẫu sẽ giống như ảnh chụp màn hình bên dưới.
Bước 7: Thiết lập Menu thả xuống cho các ô chấm công trong Excel
Bây giờ, bạn sẽ thiết lập lên menu thả xuống cho các ô điểm danh . Vì vậy, khi y Nếu bạn muốn nhập dữ liệu điểm danh, bạn không thể chèn bất kỳ giá trị nào khác ngoại trừ danh sách Loại .
- Đối với điều này, hãy chọn tất cả các ô điểm danh.
- Và, chuyển đến tab Dữ liệu > Xác thực dữ liệu.
- Sau đó, trong Cửa sổ Xác thực dữ liệu, hãy tiếp tục trong tab Cài đặt .
- Bây giờ, hãy chọn Danh sách từ các tùy chọn Cho phép .
- Và, viết =Nhập vào hộp Nguồn .
- Cuối cùng, nhấn OK.
- Bây giờ, hãy chuyển đến bất kỳ ô nào để chèn điểm danh. Bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn thả xuống để mở.
- Sau đó, bạn có thể chọn bất kỳ ô nào để chèn. Và nếu không có các tùy chọn này, bạn không thể chèn bất kỳ giá trị nào khác.
Bước 8: Đánh dấu các cột Kỳ nghỉ
Cần đánh dấu các cột cột kỳ nghỉ để bạn có thể dễ dàng xác định chúng. Bạn có thể tự định dạng chúng bằng màu sắc. Ngoài ra, bạn có thể tự động hóa chúng bằng cách sử dụng danh sách Ngày lễ và Định dạng có điều kiện.
- Đầu tiên, hãy chọn tất cả các ô của cột tham dự.
- Và, chuyển đến các tùy chọn Trang chủ > Định dạng có điều kiện > Quy tắc mới .
- Bây giờ, một cửa sổ sẽ xuất hiện có tên “ Quy tắc định dạng mới” và chọn tùy chọn “Sử dụng công thức để xác định những ô cần định dạng” trong Loại quy tắc.
- Sau đó, dán công thức này vào hộp Mô tả quy tắc :
=OR(C$7= "SUN")
- Bây giờ, hãy chuyển đến tùy chọn Định dạng . Chọn màu Đỏ làm Điền
- Kết quả là điều này sẽ làm cho các ô của cột có màu đỏ trong đó giá trị 7th-row là “ Mặt trời ”. Điều đó có nghĩa là bạn muốn làm cho các cột Chủ nhật có màu đỏ.
- Bây giờ, bạn sẽ thấy các cột Chủ nhật có màu đỏ.
- Bây giờ, hãy chèn thêm một định dạng có điều kiện để xác định các ngày nghỉ lễ trong danh sách. Thực hiện theo cách tương tự và dán công thức này vào hộp:
=COUNTIF(Holidays,C$6)
- Sau đó, chuyển đến tùy chọn Định dạng và chọn màu Xanh lục để điền vào hộp.
- Và nhấn OK.
- Sau đó, nhấn Áp dụng trong cửa sổ Định dạng có điều kiện để áp dụng định dạng.
- Kết quả là bạn sẽ thấy các ngày lễ không thường xuyên trong danh sách có màu xanh lục và Chủ Nhật có màu đỏ.
- Bây giờ, hãy chọn tháng Tháng hai để kiểm tra xem định dạng có hoạt động hoàn hảo hay không.
Bước 9: Chèn dữ liệu vào các ô chấm công
Bây giờ, hãy chèn dữ liệu vào các ô tham dự để tính toán các cột tóm tắt. Để chèn dữ liệu, bạn có thể viết từ bàn phím hoặc sử dụng các đề xuất thả xuống.
Đọc thêm: Bảng tính chấm công và làm thêm giờ trong Excel
Bước 10: Chèn công thức để tính tổng số người có mặt
- Bây giờ, để tính tổng số người có mặt trong tháng hoặc tuần, hãy chèn công thức này vào ô :
=COUNTIFS(C8:J8, "P",$C$7:$J$7,"Sun",$C$5:$J$5,0)
Giải thích công thức
- Sử dụng hàm COUNTIFS , bạn sẽ đếm các ô nếu chúng theo sau 3điều kiện.
- C8:J8, “P” : Nếu ô chứa “ P ”
- $C$7:$J $7,”Sun” : Nếu ô không chứa “Sun”
- $C$5:$J$5,0 : Nếu các ô có giá trị 0, điều đó có nghĩa là đó không phải là ngày lễ.
- Sau đó, sao chép công thức và dán vào các ô khác của cột hoặc sử dụng Fill Handle biểu tượng để kéo công thức.
- Bây giờ, để tính tổng Nghỉ phép theo kế hoạch cho tháng hoặc tuần, hãy chèn công thức này vào ô:
=COUNTIFS(C8:J8, "PL",$C$7:$J$7,"Sun",$C$5:$J$5,0)
- Sau đó, sao chép công thức và dán vào các ô khác của cột hoặc sử dụng biểu tượng Fill Handle để kéo công thức.
- Tương tự, để tính tổng Không theo kế hoạch Vắng mặt (A) của tháng hoặc tuần, hãy chèn công thức này vào ô:
=COUNTIFS(C8:J8, "A",$C$7:$J$7,"Sun",$C$5:$J$5,0) 
- Sau đó, để tính tổng Số ngày làm việc của tháng hoặc tuần, hãy chèn công thức này vào ô:
=COUNTIFS($C$7:$J$7,"Sun",$C$5:$J$5,0) 
- Bây giờ, để tính toán mô phỏng Tỷ lệ phần trăm hiện tại, trước tiên, hãy tạo các ô có định dạng Tỷ lệ phần trăm .
- Sau đó, sử dụng công thức này vào ô:
=K8/N8
- Kết quả là nó sẽ chia giá trị của Tổng số hiện diện cho giá trị của Tổng số ngày làm việc.
- Sau đó, để tính Tỷ lệ phần trăm vắng mặt, trước tiên, hãy tạo các ô có Tỷ lệ phần trăm định dạng.
- Và, sử dụng
