Urmărirea prezenței în Excel este foarte frecventă. Dar un sistem perfect Excel tracker de urmărire a prezenței vă va ușura foarte mult munca. Așadar, în acest articol, vă împărtășesc o aplicație gratuită de Șablon Excel la urmăriți prezența Puteți să-l descărcați de aici. Îl puteți utiliza și modifica cu ușurință, deoarece este un șablon de bază. În plus, în acest articol, vă voi arăta, de asemenea, cum să urmăriți prezența în Excel cu pași simpli și clari.

Descărcați șablonul gratuit

Puteți descărca Excel gratuit șablon la Urmăriți prezența de la următorul buton.

Elementele unui sistem de urmărire a prezenței

Înainte de a realiza orice șablon în Excel, trebuie să cunoașteți lucrurile care vor fi incluse în foaia de lucru și relațiile dintre ele. Astfel, puteți face un plan preliminar pentru șablon. Pentru a realiza un tracker de prezență în Excel, veți avea nevoie de următoarele lucruri:

• Luna
• Sărbători
• Tipuri de activități : P= Prezent , PL = concediu planificat, A= Absent
• Zilele lunii, Data de început & Data de sfârșit a lunii
• Numele participantului & Id
• Total prezenți, Concediu planificat, Absență & Zile de lucru
• Procentul de prezență & Absență

Puteți adăuga sau elimina orice coloană după cum doriți. În acest articol, voi realiza un șablon cu elementele menționate

Pași pentru urmărirea prezenței în Excel

Aici, voi descrie cum să urmăriți prezența într-un Excel fișier prin care puteți urmărirea prezenței. Puteți urmări cu ușurință prezență a participanților în Excel dacă urmați pașii menționați mai jos. Pașii sunt explicați clar, cu ilustrații adecvate. Așadar, parcurgeți pașii pentru a urmări prezența în Excel.

Pasul 1: Creați o foaie de lucru "Informații" în Excel

În primul rând, creați o foaie de lucru numită " Informații ". În această foaie de lucru, adăugați listele de Luni , Sărbători, și Tipul de activități în cadrul instituției. De asemenea, puteți adăuga informații despre numele participanților și ID-uri pentru a face legătura cu foaia de lucru principală.

Pasul 2: Definirea listei cu numele lunii

După ce ați introdus informațiile necesare, trebuie să definește denumirile pentru acestea. Definirea numelui vă va permite să folosiți Validarea datelor pentru a crea un meniu derulant în celule.

• În primul rând, definiți un nume pentru lista lunilor.
• În acest scop, selectați celulele de luni.
• Apoi, mergeți la Formula tab> Nume definit opțiune.
• După aceea, veți vedea o fereastră numită " Nume nou". Aici, dați un nume adecvat pentru lista de celule.
• Tip "Luna" în Nume și apăsați OK .

• În mod similar, selectați celulele de vacanță și mergeți la fereastra Nume definit opțiune.
• Apoi, tastați " Vacanță" ca nume și apăsați BINE.

• În cele din urmă, selectați Tip celule și mergeți la Nume definit opțiune.
• Apoi, tastați " Tip" ca nume și apăsați BINE.

Pasul 3: Creați o structură de șablon pentru a urmări prezența

Acum, creați coloane și celule cu lucrurile necesare enumerate anterior. Și introduceți date de numele participanților și ids.

Citiți mai mult: Urmărirea prezenței cu codul QR cu Excel (cu pași simpli)

Pasul 4: Introduceți o formulă pentru luna, data de începere & data de sfârșit

Vrem să facem o șablon pentru urmărirea prezenței unde puteți trece de la o lună la un alt cu ușurință. Și datele pentru întregul an vor fi pe aceeași foaie de lucru. Pentru aceasta, trebuie să faceți un drop-down în celulă pentru a selecta o lună.

• Mai întâi, selectați celula lunii.
• Apoi, mergeți la Date și faceți clic pe butonul Validarea datelor opțiunea

• Ca rezultat, o fereastră numită " Validarea datelor" va apărea.
• Păstrați în fila Setări.
• apoi, selectați " Lista" din cadrul opțiunii Permiteți meniu.
• Și, tastați "= Luna" în Sursa și apăsați BINE.

• Acum, dacă vă duceți la celula lunii din tabelul fișă de lucru, veți vedea un drop-down opțiunea de deschidere.
• Faceți clic pe acesta pentru a deschide și selectați a lună.

• Acum, introduceți această formulă în fereastra Data de începere celulă.

Formula Explicație :

• Funcția DATEVALUE transformă o dată care se află în Text într-un format de dată Excel valid
• În acest caz, se va utiliza M1 celula este celula lunii care dă valoarea " Ianuarie"
• "1"& "ianuarie" reprezintă o dată " 1 ianuarie"

• Apoi, introduceți această formulă în fereastra Data de încheiere pentru a obține ultima dată a lunii.

Citește mai mult: Cum să faci o foaie de prezență zilnică în Excel (2 moduri eficiente)

Pasul 5: Introduceți datele

Acum, va trebui să creați coloane pentru toate datele lunii.

• În primul rând, introduceți prima dată a lunii. Pentru aceasta, utilizați această formulă pentru a lega celula cu Data de începere celulă.

• Apoi, veți crea o coloană pentru datele rămase. În cea de-a doua celulă, introduceți această formulă pentru a obține valoarea următorul data.

Formula Explicație :

• C6<$L$3 : denotă o condiție ca celula C6 ( Data anterioară înainte de această celulă) este mai mică decât L3 ( Data de încheiere ). trebuie să utilizați referință absolută deoarece celula de Data de încheiere va fi la fel și pentru următoarele celule.
• C6 + 1 : Este o comandă atunci când " Dacă" Condiția este adevărată. Se cere să se adauge 1 la celula anterioară.
• " " : Aceasta denotă că atunci când " Dacă" condiție este Fals, păstrați celula goală.

• Apoi, copie formula și pastă în celulele rămase pe rând.

• După aceea, obțineți numele fișierului în timpul săptămânii pentru date. Pentru aceasta, introduceți această formulă în celula C7.

Explicația formulei:

• The Funcția TEXT va converti Data valoarea C6 celulă la text.
• "ddd" indică formatul textului care va da numele zilei săptămânii în 3 șiruri.

Citește mai mult: Fișa de prezență în Excel cu formula pentru jumătate de zi (3 exemple)

Pasul 6: Introduceți o formulă pentru a identifica sărbătorile

În urmărire a prezenței, este posibil să doriți să fie identificate datele care sunt sărbători. S-ar putea să vi se pară complex, dar aici le voi explica cu ușurință.

• Puneți această formulă în celulă C5 .

Formula Explicație

• MATCH(C6,Holidays,0) : The MATCH va căuta valoarea din C6 în Vacanță lista.
• IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0) : Funcția IF denotă că, dacă valoarea celulei C6 este gol apoi introduceți 1 altceva căutați că în Vacanță lista.
• IFERROR(IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0)),0) : Aceasta denotă că atunci când IF condiție nu poate da nicio valoare, atunci va da o valoare de eroare și se va afișa valoarea Funcția IFERROR funcționează pentru a da valoarea 0 în loc de Eroare!.

• În cele din urmă, copie și pastă valorile în celelalte celule ale rândului.
• Acum, în șablon va fi ca în imaginea de mai jos.

Pasul 7: Configurați meniul derulant pentru celulele de prezență în Excel

Acum, veți configura un meniu derulant pentru prezență Astfel, atunci când doriți să introduceți datele de prezență, nu puteți insera alte valori în afară de cele de tip Tip lista.

• Pentru aceasta, selectați toate celulele de prezență.
• Și, mergeți la Date tab> Validarea datelor.

• Apoi, în Validarea datelor fereastră, rămâneți în continuare în Setări tab.
• Acum, selectați Lista de la Permiteți opțiuni.
• Și, scrie =Tip în Sursa cutie.
• În cele din urmă, apăsați BINE.

• Acum, mergeți la orice celulă pentru a introduceți prezența. Veți găsi opțiuni derulante pentru a deschide.
• Apoi, puteți selecta oricare dintre ele pentru a le insera. Și fără aceste opțiuni, nu puteți insera alte valori.

Pasul 8: Evidențiați coloanele de vacanță

Este necesar să evidențiați coloanele de sărbători pentru a le putea identifica cu ușurință. Le puteți formata manual cu ajutorul culorilor. Alternativ, le puteți automatiza folosind funcția Vacanță lista și Formatarea condiționată.

• La început, selectați toate celulele din coloana de prezență.
• Și, mergeți la Acasă tab> Formatarea condiționată > Regula nouă opțiuni.

• Acum, va apărea o fereastră numită " Noua regulă de formatare" și selectați opțiunea "Utilizați o formulă pentru a determina ce celule să formatați" în Tipul de regulă.
• Apoi, inserați această formulă în fișierul Regula Descriere cutie:

• Acum, mergeți la Format opțiune. Selectați Roșu ca și culoarea Umpleți
• Ca urmare, acest lucru va face ca celulele coloanei să fie roșii, în care se află Al șaptelea rând valoarea este " Sun ". Asta înseamnă că doriți să faceți coloanele de duminică roșii.

• Acum, veți vedea Duminică coloanele sunt în roșu.

• Acum, mai introduceți încă unul formatare condiționată pentru a identifica sărbătorile de la birou din listă. Urmați același procedeu și pastă această formulă în cutie:

• Apoi, mergeți la Format și selectați opțiunea Verde culoare la umpleți cutie.
• Și, apăsați BINE.
• Apoi, apăsați Aplicați în Formatarea condiționată pentru a aplica formatele.

• Ca urmare, veți vedea că sărbătorile ocazionale din listă sunt de culoare verde, iar duminicile sunt de culoare roșie.

• Acum, selectați luna Februarie pentru a verifica dacă formatarea funcționează perfect sau nu.

Pasul 9: Introduceți date în celulele de prezență

Acum, inserați date în celulele de prezență pentru a calcula coloanele de sinteză. Pentru a insera date, puteți scrie de la tastatură sau puteți utiliza sugestiile din meniul derulant.

Citește mai mult: Fișa de calcul a prezenței și a orelor suplimentare în Excel

Pasul 10: Introduceți formulele pentru a calcula prezența totală

• Acum, pentru a calcula prezența totală a lunii sau a săptămânii, introduceți această formulă în celulă:

Formula Explicație

• Utilizarea Funcția COUNTIFS , veți număra celulele dacă acestea respectă 3 condiții.
• C8:J8, "P" : Dacă celula conține " P "
• $C$7:$J$7, "Sun" : Dacă celula nu conține "Sun"
• $C$5:$J$5,0 : În cazul în care celulele au valoarea 0, înseamnă că nu este o zi de sărbătoare.

• Apoi, copiați formula și lipiți-o în celelalte celule ale coloanei sau folosiți butonul Mâner de umplere pentru a trage formula.

• Acum, pentru a calcula totalul Concediu planificat pentru lună sau săptămână, introduceți această formulă în celulă:

• Apoi, copiați formula și lipiți-o în celelalte celule ale coloanei sau folosiți butonul Mâner de umplere pentru a trage formula.

• În mod similar, pentru a calcula valoarea totală Absență neplanificată (A) a lunii sau a săptămânii, introduceți această formulă în celulă:

• După aceea, pentru a calcula valoarea totală Zile de lucru a lunii sau a săptămânii, introduceți această formulă în celulă:

• Acum, pentru a calcula Procentul actual, în primul rând, faceți celulele din Procentul format.
• Apoi, utilizați această formulă în celulă:

• Ca urmare, se va împărți valoarea lui Prezență totală cu valoarea Total zile de lucru.

• Apoi, pentru a calcula Procentul de absenți, în primul rând, faceți celulele de Procentul format.
• Și, utilizați această formulă în celulă:

• Se va împărți valoarea Total absențe planificate & absențe neplanificate cu valoarea Total zile de lucru.

• În cele din urmă, dvs. raport lunar de prezență este completă. Puteți urmări cu ușurință datele de prezență ale fiecărui participant.

Citește mai mult: Urmărirea progresului elevilor Șablon Excel (Descărcare gratuită)

Lucruri de reținut

• În acest articol, am arătat trackerul de urmărire a prezenței pentru o săptămână, îl puteți converti cu ușurință pentru o lună prin adăugarea de zile.
• Dacă lista de candidați este mare, este posibil să întâmpinați probleme în a vedea antetul coloanei în timpul derulării. Pentru aceasta, puteți îngheța panourile. Pentru aceasta, accesați Vezi Tab> Panouri de îngheț și selectați meniul Panouri de îngheț opțiune aici.

• În Lista de vacanță, puteți adăuga sau elimina date în funcție de calendarul instituției dvs. După editare, efectuați următoarea operațiune Definiți numele pas din nou.
• Acest registru de lucru va conține date pentru întregul an. Prin urmare, trebuie să copiați pur și simplu datele din orice lună și " doar valoare de lipire" pe o altă foaie pentru a crea o foaie de lucru diferită pentru o lună diferită. Apoi, curățați celulele de prezență pentru a urmări prezența pentru luna următoare.

Concluzie

În acest articol, am încercat să vă arăt cum să urmăriți prezența în Excel. Puteți descărca șabloanele gratuite și le puteți modifica pentru uzul dvs. De asemenea, puteți crea un fișier Excel pentru a urmări prezența urmând pașii. Sper că ați găsit acest articol util. Puteți vizita site-ul nostru web ExcelWIKI pentru a afla mai multe conținuturi legate de Excel. Dacă aveți întrebări sau feedback, vă rog să mă anunțați în secțiunea de comentarii.