એક્સેલમાં ટ્રૅક હાજરી ખૂબ જ સામાન્ય છે. પરંતુ એક સંપૂર્ણ એક્સેલ હાજરી ટ્રેકર તમારા કામને ઘણું સરળ બનાવશે. તેથી, આ લેખમાં, હું તમારી સાથે હાજરીને ટ્રૅક કરવા મફત એક્સેલ નમૂનો શેર કરી રહ્યો છું. તમે તેને અહીંથી ડાઉનલોડ કરી શકો છો. તમે તેનો ઉપયોગ કરી શકો છો અને તેને સરળતાથી સુધારી શકો છો કારણ કે તે મૂળભૂત ટેમ્પલેટ છે. તેની સાથે, આ લેખમાં, હું તમને એ પણ બતાવીશ કે એક્સેલમાં હાજરી કેવી રીતે ટ્રૅક કરવી સરળ અને સ્પષ્ટ પગલાંઓ સાથે.

ફ્રી ટેમ્પલેટ ડાઉનલોડ કરો

તમે એક્સેલ ફ્રી<ડાઉનલોડ કરી શકો છો 2> ટેમ્પલેટ થી હાજરી ટ્રૅક કરો નીચેના બટનથી.

તત્વો એટેન્ડન્સ ટ્રેકરનું

એક્સેલમાં કોઈપણ નમૂનાઓ બનાવતા પહેલા, તમારે વર્કશીટમાં સમાવિષ્ટ વસ્તુઓ અને તેમની વચ્ચેના સંબંધોને જાણવું પડશે. તેથી, તમે નમૂના માટે ડ્રાફ્ટ પ્લાન બનાવી શકો છો. Excel, માં હાજરી ટ્રેકર બનાવવા માટે તમારે નીચેની વસ્તુઓની જરૂર પડશે:

• મહિનો
• રજાઓ
• પ્રવૃતિના પ્રકાર : P= હાજર , PL = આયોજિત રજા, A= ગેરહાજર
• મહિનાના દિવસો, પ્રારંભ કરો & મહિનાની અંતિમ તારીખ
• સહભાગીનું નામ & આઈડી
• કુલ વર્તમાન, આયોજિત રજા, ગેરહાજરી અને કામકાજના દિવસો
• હાજરીની ટકાવારી & ગેરહાજરી

તમે જરૂર મુજબ કોઈપણ કૉલમ ઉમેરી અથવા દૂર કરી શકો છો. આ લેખમાં, હું એક નમૂનો બનાવીશઆ સૂત્રને કોષમાં: =(L8+M8)/N8

• તે કુલ આયોજિત & બિનઆયોજિત ગેરહાજરી કુલ કાર્ય-દિવસોના મૂલ્ય દ્વારા.

• છેવટે, તમારી માસિક હાજરી અહેવાલ પૂર્ણ છે. તમે દરેક સહભાગીના હાજરી ડેટાને સરળતાથી ટ્રૅક કરી શકો છો.

વધુ વાંચો: ટ્રેકિંગ સ્ટુડન્ટ પ્રોગ્રેસ એક્સેલ ટેમ્પલેટ (મફત ડાઉનલોડ)<2

યાદ રાખવા જેવી બાબતો

• આ લેખમાં, મેં એક અઠવાડિયા માટે હાજરી ટ્રેકર બતાવ્યું છે, તમે તેને દિવસો ઉમેરીને એક મહિના માટે સરળતાથી કન્વર્ટ કરી શકો છો.
• જો અરજદાર યાદી મોટી હોય તો તમને સ્ક્રોલ કરતી વખતે કૉલમ હેડર જોવામાં સમસ્યાનો સામનો કરવો પડી શકે છે. આ માટે, તમે ફલકોને સ્થિર કરી શકો છો. આ માટે, જુઓ ટેબ > ફ્રીઝ પેન્સ મેનુ પર જાઓ અને અહીં ફ્રીઝ પેન્સ વિકલ્પ પસંદ કરો.

• રજાની સૂચિમાં, તમે તમારા સંસ્થાના કેલેન્ડર મુજબ તારીખો ઉમેરી અથવા કાઢી શકો છો. સંપાદન કર્યા પછી, નામ વ્યાખ્યાયિત કરો પગલું ફરી કરો.
• આ વર્કબુકમાં આખા વર્ષનો ડેટા હશે. તેથી, તમારે કોઈ પણ મહિનાના ડેટાની નકલ કરવી પડશે અને " માત્ર મૂલ્ય પેસ્ટ કરો" એક અલગ મહિના માટે અલગ વર્કશીટ બનાવવા માટે બીજી શીટમાં. પછી આવતા મહિના માટે હાજરીને ટ્રૅક કરવા માટે હાજરી કોષોને સાફ કરો.

નિષ્કર્ષ

આ લેખમાં, મેં તમને Excel માં હાજરી કેવી રીતે ટ્રૅક કરવી તે બતાવવાનો પ્રયાસ કર્યો છે. તમે મફત નમૂનાઓ ડાઉનલોડ કરી શકો છોઅને તમારા ઉપયોગ માટે તેમને સંશોધિત કરો. ઉપરાંત, તમે સ્ટેપ્સને અનુસરીને હાજરીને ટ્રૅક કરવા માટે એક્સેલ ફાઇલ બનાવી શકો છો. હું આશા રાખું છું કે તમને આ લેખ મદદરૂપ લાગ્યો. એક્સેલ સંબંધિત વધુ સામગ્રી જાણવા માટે તમે અમારી વેબસાઇટ ExcelWIKI ની મુલાકાત લઈ શકો છો. જો તમારી પાસે કોઈ પ્રશ્નો અથવા પ્રતિસાદ હોય, તો કૃપા કરીને મને ટિપ્પણી વિભાગમાં જણાવો.

એક્સેલમાં હાજરીને ટ્રૅક કરવાનાં પગલાં

અહીં, હું <1 માં હાજરીને કેવી રીતે ટ્રૅક કરવી તેનું વર્ણન કરીશ>Excel ફાઈલ જેના દ્વારા તમે હાજરી ટ્રૅક કરી શકો છો. તમે એક્સેલમાં સહભાગીઓની હાજરી ને સરળતાથી ટ્રૅક કરી શકો છો જો તમે નીચે જણાવેલ પગલાંને અનુસરો છો. પગલાંઓ યોગ્ય ચિત્રો સાથે સ્પષ્ટ રીતે સમજાવવામાં આવ્યા છે. તેથી, એક્સેલમાં હાજરીને ટ્રૅક કરવા માટેના પગલાંઓમાંથી પસાર થાઓ.

પગલું 1: એક્સેલમાં 'માહિતી' વર્કશીટ બનાવો

પ્રથમ, “ માહિતી ” નામની વર્કશીટ બનાવો. . આ કાર્યપત્રકમાં, સંસ્થામાં મહિનાઓ , રજાઓ, અને પ્રવૃત્તિઓના પ્રકાર ની સૂચિ ઉમેરો. તમે મુખ્ય કાર્યપત્રક સાથે લિંક કરવા માટે સહભાગીઓના નામ અને IDs ની માહિતી પણ ઉમેરી શકો છો.

પગલું 2: મહિનાની સૂચિનું નામ વ્યાખ્યાયિત કરો

જરૂરી માહિતી દાખલ કર્યા પછી, તમારે તેમના માટે નામ વ્યાખ્યાયિત કરો. નામ વ્યાખ્યાયિત કરવાથી તમે સેલમાં ડ્રોપ-ડાઉન મેનૂ બનાવવા માટે ડેટા વેલિડેશન ટૂલનો ઉપયોગ કરી શકશો.

• પ્રથમ, મહિનાઓની સૂચિ માટે નામ વ્યાખ્યાયિત કરો.
• આ કરવા માટે, મહિનાના કોષો પસંદ કરો.
• પછી, ફોર્મ્યુલા ટેબ > વ્યાખ્યાયિત નામ વિકલ્પ પર જાઓ.
• તે પછી, તમે નામની વિન્ડો જોશો“ નવું નામ”. અહીં, કોષોની સૂચિ માટે યોગ્ય નામ આપો.
• નામમાં “મહિનો” ટાઈપ કરો અને ઓકે<2 દબાવો>.

• તેમજ, રજાના કોષો પસંદ કરો અને વ્યાખ્યાયિત નામ વિકલ્પ પર જાઓ.
• પછી , નામ તરીકે “ હોલિડે” ટાઈપ કરો અને ઓકે દબાવો.

• છેલ્લે, <પસંદ કરો 1>ટાઈપ કરો સેલ અને વ્યાખ્યાયિત નામ વિકલ્પ પર જાઓ.
• પછી, નામ તરીકે “ ટાઈપ કરો” ટાઈપ કરો અને ઓકે દબાવો.

પગલું 3: હાજરીને ટ્રૅક કરવા માટે ટેમ્પલેટ સ્ટ્રક્ચર બનાવો

હવે, પહેલાં સૂચિબદ્ધ જરૂરી વસ્તુઓ સાથે કૉલમ અને કોષો બનાવો. અને સહભાગીઓના નામ અને idsનો ડેટા દાખલ કરો.

વધુ વાંચો: એક્સેલ સાથે QR કોડ એટેન્ડન્સ ટ્રેકિંગ (સરળ પગલાંઓ સાથે)

પગલું 4: મહિના માટે ફોર્મ્યુલા દાખલ કરો, તારીખ શરૂ કરો & સમાપ્તિ તારીખ

અમે ટ્રેકિંગ હાજરી માટે એક નમૂનો બનાવવા માંગીએ છીએ જ્યાં તમે એક મહિના થી બીજા માં શિફ્ટ કરી શકો છો. સરળતાથી અને આખા વર્ષનો ડેટા સમાન વર્કશીટ પર હશે. આ માટે, તમારે એક મહિનો પસંદ કરવા માટે સેલમાં ડ્રોપ-ડાઉન વિકલ્પ બનાવવો પડશે.

• પ્રથમ, મહિનાનો સેલ પસંદ કરો.
• પછી, ડેટા ટેબ પર જાઓ અને ડેટા વેલિડેશન વિકલ્પ

• પરિણામ તરીકે, “ ડેટા વેલિડેશન” નામની વિન્ડો દેખાશે.
• સેટિંગ ટેબમાં રાખો.
• પછી, “ સૂચિ” પસંદ કરો મંજૂરી આપો મેનૂમાં વિકલ્પ.
• અને, સ્રોત વિકલ્પમાં “= મહિનો” ટાઈપ કરો અને ઓકે દબાવો .

• હવે, જો તમે વર્કશીટ માં મહિનાના કોષમાં જશો, તો તમને દેખાશે. ખોલવા માટે ડ્રોપ-ડાઉન વિકલ્પ.
• ખોલવા માટે આના પર ક્લિક કરો અને પસંદ કરો એક મહિનો.

• હવે, આ ફોર્મ્યુલાને પ્રારંભ તારીખ સેલમાં ટાઈપ કરો.

ફોર્મ્યુલા સમજૂતી :

• DATEVALUE ફંક્શન એ તારીખને રૂપાંતરિત કરે છે જે ટેક્સ્ટ ફોર્મેટમાં છે માન્ય એક્સેલ તારીખમાં
• અહીં, M1 સેલ એ " જાન્યુઆરી"
• "1"& મૂલ્ય આપતો મહિનો સેલ છે ; “જાન્યુઆરી” એક તારીખ સૂચવે છે “ 1લી જાન્યુઆરી”

• પછી, આ ફોર્મ્યુલાને અંતિમ તારીખ સેલમાં ટાઈપ કરો મહિનાની છેલ્લી તારીખ.

વધુ વાંચો: રોજ કેવી રીતે બનાવવી એક્સેલમાં હાજરીપત્રક (2 અસરકારક રીતો)

પગલું 5: તારીખો દાખલ કરો

હવે, તમારે મહિનાની બધી તારીખો માટે કૉલમ બનાવવાની રહેશે.

• પ્રથમ, મહિનાની પ્રથમ તારીખ દાખલ કરો. આ માટે સેલને પ્રારંભ તારીખ સેલ સાથે લિંક કરવા માટે આ ફોર્મ્યુલાનો ઉપયોગ કરો.

• તે પછી, તમે બાકીની તારીખો માટે એક કૉલમ બનાવશો. બીજા સેલમાં આગલી તારીખ મેળવવા માટે આ ફોર્મ્યુલા ટાઈપ કરો.

ફોર્મ્યુલા સમજૂતી :

• C6<$L$3 : તેશરત દર્શાવે છે કે સેલ C6 ( આ કોષ પહેલાની તારીખ ) L3 ( સમાપ્તિ તારીખ ) કરતાં ઓછી છે. તમારે સંપૂર્ણ સંદર્ભ નો ઉપયોગ કરવો આવશ્યક છે કારણ કે અંતિમ તારીખ નો કોષ આગામી કોષો માટે પણ સમાન હશે.
• C6 + 1 : તે જ્યારે “ જો” શરત સાચી હોય ત્યારે આદેશ છે. તે પાછલા કોષ સાથે 1 ઉમેરવાનું કહે છે.
• “ ” : તે સૂચવે છે કે જ્યારે “ જો” સ્થિતિ ખોટી હોય, રાખો કોષ ખાલી કરો.

• પછી, ફોર્મ્યુલા કોપી કરો અને તેને બાકીના કોષોમાં પેસ્ટ કરો પંક્તિ.

• તે પછી, તારીખો માટે અઠવાડિયાના દિવસો નું નામ મેળવો. તેના માટે, આ ફોર્મ્યુલા સેલ C7.

માં પેસ્ટ કરો ફોર્મ્યુલા સમજૂતી:

• TEXT ફંક્શન તારીખ સેલના મૂલ્યને C6 સેલમાં રૂપાંતરિત કરશે 1>ટેક્સ્ટ.
• “ddd” ટેક્સ્ટના ફોર્મેટને સૂચવે છે જે અઠવાડિયાના દિવસનું નામ 3 સ્ટ્રીંગમાં આપશે.

<3 💬 નોંધો: સેલ્સને તારીખ ફોર્મેટમાં બનાવો. આ કર્યા વિના, તે અજાણ્યા મૂલ્યો આપી શકે છે.

વધુ વાંચો: હાફ ડે માટે ફોર્મ્યુલા સાથે એક્સેલમાં હાજરીપત્રક (3 ઉદાહરણો)

પગલું 6: રજાઓ ઓળખવા માટે ફોર્મ્યુલા દાખલ કરો

હાજરી ટ્રેકરમાં, તમે તારીખો ઓળખી શકો છો જે રજાઓ છે. તમને તે જટિલ લાગશે પણ અહીં હું સમજાવીશ તેમનેસરળતાથી.

• આ ફોર્મ્યુલાને કોષમાં મૂકો C5 .

ફોર્મ્યુલા સમજૂતી

• MATCH(C6,Holidays,0) : MATCH ફંક્શન મૂલ્ય શોધશે હોલિડે સૂચિમાં C6 માંથી> સૂચવે છે કે જો સેલ C6 ખાલી હોય તો ઇનસર્ટ 1 અન્યથા તેને હોલિડે સૂચિમાં શોધો.
• IFERROR(IF(C6=””,1,MATCH(C6,Holidays,0)),0) : તે સૂચવે છે કે જ્યારે IF શરત કંઈ આપી શકતી નથી મૂલ્યો પછી તે ભૂલ મૂલ્ય આપશે અને IFERROR કાર્ય ભૂલ! ને બદલે 0 મૂલ્ય આપવાનું કામ કરે છે.

• આખરે, પંક્તિના બાકીના કોષોમાં મૂલ્યોને કૉપિ અને પેસ્ટ કરો.
• હવે, ટેમ્પલેટ કરશે નીચેના સ્ક્રીનશૉટની જેમ બનો.

પગલું 7: એક્સેલમાં એટેન્ડન્સ સેલ માટે ડ્રોપ-ડાઉન મેનૂ સેટ કરો

હવે, તમે સેટ કરશો હાજરી કોષો માટે ડ્રોપ-ડાઉન મેનુ ઉપર. તેથી, જ્યારે y તમે હાજરીનો ડેટા ઇનપુટ કરવા માંગો છો, તમે ટાઈપ સૂચિ સિવાય કોઈપણ અન્ય મૂલ્યો દાખલ કરી શકતા નથી.

• આ માટે, બધા હાજરી કોષો પસંદ કરો.
• અને, ડેટા ટેબ > ડેટા વેલિડેશન પર જાઓ.

• પછી <1 માં>ડેટા વેલિડેશન વિંડો, સેટિંગ્સ ટેબમાં બાકી રાખો.
• હવે, મંજૂરી આપો વિકલ્પોમાંથી સૂચિ પસંદ કરો.<10
• અને, લખો સ્રોત બોક્સમાં =ટાઈપ કરો .
• છેવટે, ઓકે દબાવો.

<3

• હવે, હાજરી દાખલ કરવા માટે કોઈપણ કોષો પર જાઓ. તમને ખોલવા માટે ડ્રોપ-ડાઉન વિકલ્પો મળશે.
• પછી, તમે દાખલ કરવા માટે કોઈપણ પસંદ કરી શકો છો. અને આ વિકલ્પો વિના, તમે કોઈપણ અન્ય મૂલ્યો દાખલ કરી શકતા નથી.

પગલું 8: હોલીડે કૉલમ્સને હાઇલાઇટ કરો

તેને હાઇલાઇટ કરવું જરૂરી છે રજાના કૉલમ જેથી તમે તેમને સરળતાથી ઓળખી શકો. તમે તેમને રંગો સાથે જાતે ફોર્મેટ કરી શકો છો. વૈકલ્પિક રીતે, તમે હોલિડે સૂચિ અને શરતી ફોર્મેટિંગનો ઉપયોગ કરીને તેમને સ્વચાલિત કરી શકો છો.

• પ્રથમ તો, હાજરી કૉલમના તમામ કોષો પસંદ કરો.
• અને, હોમ ટેબ > શરતી ફોર્મેટિંગ > નવો નિયમ વિકલ્પો પર જાઓ.

<32

• હવે, “ નવા ફોર્મેટિંગ નિયમ” નામની વિન્ડો દેખાશે અને વિકલ્પ પસંદ કરો “કયા કોષોને ફોર્મેટ કરવા તે નક્કી કરવા માટે ફોર્મ્યુલાનો ઉપયોગ કરો” માં નિયમનો પ્રકાર.
• પછી, આ ફોર્મ્યુલાને નિયમ વર્ણન બોક્સમાં પેસ્ટ કરો:

• હવે, ફોર્મેટ વિકલ્પ પર જાઓ. ભરો
• તરીકે લાલ રંગ પસંદ કરો પરિણામે, આ કૉલમના કોષોને લાલ બનાવશે જેમાં 7મી-પંક્તિ મૂલ્ય છે  “ સૂર્ય ”. તેનો અર્થ એ કે તમે રવિવારની કૉલમને લાલ બનાવવા માંગો છો.

• હવે, તમે જોશો કે રવિવાર કૉલમ લાલ રંગમાં છે.

• હવે, સૂચિમાંથી ઑફિસ રજાઓ ઓળખવા માટે વધુ એક શરતી ફોર્મેટિંગ દાખલ કરો. તે જ રીતે અનુસરો અને બોક્સમાં આ સૂત્ર પેસ્ટ કરો :

• પછી, પર જાઓ ફોર્મેટ વિકલ્પ અને બોક્સને ભરવા માટે લીલો રંગ પસંદ કરો.
• અને, ઓકે દબાવો.
• પછી, ફોર્મેટ્સ લાગુ કરવા માટે શરતી ફોર્મેટિંગ વિન્ડોમાં લાગુ કરો દબાવો.

• પરિણામે, તમે જોશો કે સૂચિમાંથી પ્રસંગોપાત રજાઓ લીલા રંગમાં છે અને રવિવાર લાલ રંગમાં છે.

• હવે, મહિનો પસંદ કરો ફેબ્રુઆરી એ તપાસવા માટે કે ફોર્મેટિંગ સંપૂર્ણ રીતે કામ કરી રહ્યું છે કે નહીં.

પગલું 9: એટેન્ડન્સ સેલમાં ડેટા દાખલ કરો

હવે, સારાંશ કૉલમ્સની ગણતરી કરવા માટે હાજરી કોષોમાં ડેટા દાખલ કરો. ડેટા દાખલ કરવા માટે, તમે કીબોર્ડ પરથી લખી શકો છો અથવા ડ્રોપ-ડાઉન સૂચનોનો ઉપયોગ કરી શકો છો.

વધુ વાંચો: હાજરી અને ઓવરટાઇમ ગણતરી શીટ Excel માં

પગલું 10: કુલ હાજરીની ગણતરી કરવા માટે ફોર્મ્યુલા દાખલ કરો

• હવે, મહિના અથવા અઠવાડિયાની કુલ હાજરીની ગણતરી કરવા માટે, આ ફોર્મ્યુલાને સેલમાં દાખલ કરો :

ફોર્મ્યુલા સમજૂતી

• COUNTIFS ફંક્શન નો ઉપયોગ કરીને, તમે કોષોની ગણતરી કરશો જો તેઓ 3 ને અનુસરે છેશરતો.
• C8:J8, “P” : જો કોષમાં “ P ”
• $C$7:$J હોય $7,"સૂર્ય" : જો કોષમાં "સૂર્ય"
• $C$5:$J$5,0 ન હોય તો: જો કોષો 0 નું મૂલ્ય છે, તેનો અર્થ એ કે તે રજા નથી.

• પછી, ફોર્મ્યુલાની નકલ કરો અને તેને કૉલમના અન્ય કોષોમાં પેસ્ટ કરો અથવા ફિલ હેન્ડલ <2 નો ઉપયોગ કરો ફોર્મ્યુલાને ખેંચવા માટે>આયકન.

• હવે, મહિના અથવા અઠવાડિયા માટે કુલ આયોજિત રજા ની ગણતરી કરવા માટે, દાખલ કરો આ સૂત્રને કોષમાં:

• પછી, સૂત્રની નકલ કરો અને તેને અન્ય કોષોમાં પેસ્ટ કરો ફોર્મ્યુલાને ખેંચવા માટે કૉલમ અથવા ફિલ હેન્ડલ આયકનનો ઉપયોગ કરો.

• તે જ રીતે, કુલ અનઆયોજિતની ગણતરી કરવા માટે મહિના અથવા અઠવાડિયાની ગેરહાજરી (A) કોષમાં આ ફોર્મ્યુલા દાખલ કરો:

• તે પછી, મહિના અથવા અઠવાડિયાના કુલ કામના દિવસો ની ગણતરી કરવા માટે, આ ફોર્મ્યુલા સેલમાં દાખલ કરો:

• હવે, ગણતરી કરવા માટે હાલની ટકાવારીનો ઉપયોગ કરો, પ્રથમ, ટકાવારી ફોર્મેટના કોષો બનાવો.
• પછી, કોષમાં આ સૂત્રનો ઉપયોગ કરો:

• પરિણામે, તે કુલ હાજરી ના મૂલ્યને કુલ કામકાજના દિવસોના મૂલ્યથી વિભાજિત કરશે.

• પછી, ગેરહાજર ટકાવારીની ગણતરી કરવા માટે, પહેલા, ટકાવારી ના કોષો બનાવો ફોર્મેટ.
• અને, ઉપયોગ કરો