Отслеживание посещаемости в Excel - очень распространенное явление. Но идеальный Отслеживание посещаемости в Excel значительно облегчит вашу работу. Итак, в этой статье я делюсь бесплатным Шаблон Excel на отслеживание посещаемости Вы можете скачать его отсюда. Вы можете использовать и изменять его легко, так как это базовый шаблон. Наряду с этим, В этой статье я также покажу вам, как отслеживать посещаемость в Excel с помощью простых и понятных шагов.

Скачать бесплатный шаблон

Вы можете скачать Excel бесплатно шаблон на Отслеживание посещаемости с помощью следующей кнопки.

Элементы системы контроля посещаемости

Прежде чем создавать шаблоны в Excel, необходимо знать, что будет включено в рабочий лист и какие связи между ними. Таким образом, можно составить черновой план шаблона. Чтобы составить регистратор посещаемости в Excel, вам понадобятся следующие вещи:

• Месяц
• Праздники
• Виды деятельности : П= Присутствие , PL = запланированный отпуск, A= Отсутствует
• Дни месяца, Начало & Конечная дата месяца
• Имя участника & Id
• Всего присутствующих, Запланированный отпуск, Отсутствие & Рабочие дни
• Процент присутствия & Отсутствие

Вы можете добавлять или удалять любые колонки по своему усмотрению. В этой статье я создам шаблон с указанными элементами

Шаги для отслеживания посещаемости в Excel

Здесь я опишу, как отслеживание посещаемости в Excel файл, с помощью которого вы можете отслеживать посещаемость. Вы можете легко отслеживать посещаемость участников в Excel, если вы выполните указанные ниже шаги. Шаги объяснены четко, с соответствующими иллюстрациями. Итак, выполните шаги для отслеживания посещаемости в Excel.

Шаг 1: Создайте рабочий лист "Информация" в Excel

Сначала создайте рабочий лист с именем " Информация ". В этом рабочем листе добавьте списки Месяцы , Праздники, и Вид деятельности в учреждении. Вы также можете добавить информацию о имена участников и Идентификаторы для ссылки на основной рабочий лист.

Шаг 2: Определите название списка месяца

После вставки необходимой информации, вы должны определить имена для них. Определение имени позволит вам использовать Валидация данных инструмент для создания выпадающего меню в ячейках.

• Сначала определите имя для списка месяцев.
• Для этого выделите ячейки месяцев.
• Затем перейдите к Формула вкладка> Определенное имя вариант.
• После этого вы увидите окно с именем " Новое имя". Здесь задайте подходящее имя для списка ячеек.
• Тип "Месяц" в Имя и нажмите OK .

• Аналогичным образом выделите ячейки отпуска и перейдите к пункту Определенное имя вариант.
• Затем введите " Праздник" в качестве имени и нажмите OK.

• Наконец, выберите Тип клетки и перейти к Определенное имя вариант.
• Затем введите " Тип" в качестве имени и нажмите OK.

Шаг 3: Создайте шаблонную структуру для отслеживания посещаемости

Теперь создайте столбцы и ячейки с необходимыми вещами, перечисленными ранее. И вставьте данные из имена участников и идентификаторы.

Подробнее: Отслеживание посещаемости по QR-коду с помощью Excel (с простыми шагами)

Шаг 4: Вставка формулы для месяца, начальной даты и конечной даты

Мы хотим сделать шаблон для отслеживание посещаемости где вы можете перейти от один месяц на еще легко. И данные за весь год будут на один и тот же рабочий лист. Для этого вам необходимо сделать выпадающий опцию в ячейке, чтобы выбрать месяц.

• Сначала выделите ячейку с месяцем.
• Затем перейдите к Данные вкладку и нажмите на Валидация данных вариант

• В результате в окне под названием " Валидация данных" появится.
• Сохраните на вкладке настроек.
• затем выберите " Список" опция в Разрешить меню.
• И введите "= Месяц" в Источник и нажмите кнопку OK.

• Теперь, если вы перейдете к ячейке месяца в рабочий лист, вы увидите выпадающий открыть.
• Нажмите на него, чтобы открыть и выберите a месяц.

• Теперь введите эту формулу в Дата начала клетка.

Объяснение формулы :

• Функция DATEVALUE преобразует дату, которая находится в Текст формат в действительную дату Excel
• Здесь M1 ячейка - это ячейка месяца, дающая значение " Январь"
• "1"& "Январь" обозначает дату " 1 января"

• Затем введите эту формулу в Дата окончания ячейку для получения последней даты месяца.

Подробнее: Как сделать ежедневный табель посещаемости в Excel (2 эффективных способа)

Шаг 5: Введите даты

Теперь вам нужно сделать колонки для всех дат месяца.

• Сначала введите первое число месяца. Для этого используйте эту формулу, чтобы связать ячейку с ячейкой Дата начала клетка.

• Затем вы сделаете колонку для оставшиеся даты. Во второй ячейке введите эту формулу, чтобы получить значение следующий дата.

Объяснение формулы :

• C6<$L$3 : обозначает условие, при котором клетка C6 ( Предыдущая дата до этой ячейки) меньше, чем L3 ( Дата окончания ). Вы должны использовать абсолютная ссылка потому что ячейка Дата окончания будет одинаковым и для следующих ячеек.
• C6 + 1 : Это команда, когда " Если" условие истинно. Оно просит добавить 1 к предыдущей ячейке.
• " " : Это означает, что когда " Если" состояние Ложь, оставить ячейку пустой.

• Тогда, копия формула и паста его в оставшиеся ячейки ряда.

• После этого получите имя будние дни для дат. Для этого вставьте эту формулу в ячейку C7.

Формула Объяснение:

• Сайт функция ТЕКСТ преобразует Дата значение C6 ячейка к текст.
• "ddd" обозначает формат текста, в котором имя дня недели будет представлено в виде 3 строк.

Подробнее: Табель посещаемости в Excel с формулой для половины дня (3 примера)

Шаг 6: Вставьте формулу для определения праздников

В трекер посещаемости, вы можете захотеть определить даты, которые являются праздники. Возможно, вам покажется это сложным, но здесь я объясню их просто.

• Вставьте эту формулу в ячейку C5 .

Объяснение формулы

• MATCH(C6,Праздники,0) : Сайт МАТЧ функция будет искать значение C6 в Праздник список.
• IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0) : Функция IF обозначает, что если значение ячейки C6 это пустой затем вставка 1 еще поискать, что в Праздник список.
• IFERROR(IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0)),0) : Это означает, что когда ЕСЛИ условие не может дать никаких значений, тогда оно выдаст значение ошибки и Функция IFERROR работает, чтобы дать значение 0 вместо Ошибка!

• Наконец-то, копия и паста значения в оставшиеся ячейки ряда.
• Теперь шаблон будет выглядеть так, как показано на скриншоте ниже.

Шаг 7: Настройка выпадающего меню для ячеек посещаемости в Excel

Теперь вы настроите выпадающее меню для посещаемость ячейки. Таким образом, когда вы хотите ввести данные о посещаемости, вы не можете вставить никакие другие значения, кроме Тип список.

• Для этого выделите все ячейки посещаемости.
• И отправляйтесь в Данные вкладка> Валидация данных.

• Затем в Валидация данных окно, продолжайте оставаться в Настройки вкладка.
• Теперь выберите Список из Разрешить варианты.
• И, пишите =Тип в Источник коробка.
• Наконец, нажмите OK.

• Теперь перейдите к любой ячейке, чтобы вставить присутствие. Вы найдете выпадающие опции для открытия.
• Затем вы можете выбрать любое значение для вставки. Без этих опций вы не сможете вставить никакие другие значения.

Шаг 8: Выделите праздничные колонки

Необходимо выделить праздничные столбцы, чтобы их можно было легко идентифицировать. Вы можете вручную отформатировать их с помощью цветов, а можете автоматизировать с помощью функции Праздник список и Условное форматирование.

• Сначала выделите все ячейки столбца посещаемости.
• И отправляйтесь в Главная вкладка> Условное форматирование > Новое правило варианты.

• Теперь появится окно с именем " Новое правило форматирования" и выберите опцию "Используйте формулу, чтобы определить, какие ячейки форматировать" в Тип правила.
• Затем вставьте эту формулу в Описание правил коробка:

• Теперь перейдите к Формат вариант. Выбрать Красный цвет как Заполнить
• В результате этого ячейки столбца станут красными, в которые 7-й ряд значение " Солнце ". Это означает, что вы хотите сделать воскресные столбцы красными.

• Теперь вы увидите Воскресенье столбцы выделены красным цветом.

• Теперь вставьте еще один условное форматирование чтобы определить офисные праздники из списка. Проделайте те же действия и паста эту формулу в ящик:

• Затем перейдите к Формат и выберите Зеленый цвет до заполнить ящик.
• И, нажмите OK.
• Затем нажмите Применить в Условное форматирование окно для применения форматов.

• В результате вы увидите, что периодические праздники из списка выделены зеленым цветом, а воскресенья - красным.

• Теперь выберите месяц Февраль чтобы проверить, работает ли форматирование идеально или нет.

Шаг 9: Вставка данных в ячейки присутствия

Теперь вставьте данные в ячейки посещаемости для расчета итоговых столбцов. Для вставки данных можно писать с клавиатуры или использовать выпадающие предложения.

Читать далее: Лист расчета посещаемости и сверхурочных работ в Excel

Шаг 10: Вставка формул для расчета общей посещаемости

• Теперь, чтобы рассчитать общее присутствие за месяц или неделю, вставьте в ячейку эту формулу:

Объяснение формулы

• Использование Функция COUNTIFS Вы будете считать клетки, если они соответствуют 3 условиям.
• C8:J8, "P" : Если ячейка содержит " P "
• $C$7:$J$7, "Солнце" : Если ячейка не содержит "Солнце"
• $C$5:$J$5,0 : Если ячейки имеют значение 0, это означает, что сегодня не праздник.

• Затем скопируйте формулу и вставьте ее в другие ячейки столбца или используйте кнопку Наполнительная рукоятка значок , чтобы перетащить формулу.

• Теперь, чтобы рассчитать общую сумму Запланированный отпуск для месяца или недели, вставьте эту формулу в ячейку:

• Затем скопируйте формулу и вставьте ее в другие ячейки столбца или используйте кнопку Наполнительная рукоятка значок , чтобы перетащить формулу.

• Аналогично, для расчета общего Незапланированное отсутствие (A) месяца или недели, вставьте в ячейку эту формулу:

• После этого, чтобы рассчитать общую Рабочие дни месяца или недели, вставьте в ячейку эту формулу:

• Теперь, чтобы рассчитать Настоящий процент, сначала сделайте ячейки Процент формат.
• Затем используйте эту формулу в ячейке:

• В результате она разделит значение Полное присутствие по значению Всего рабочих дней.

• Затем, чтобы рассчитать Процент отсутствующих, сначала сделайте ячейки Процент формат.
• И используйте эту формулу в ячейке:

• Он разделит значение Всего запланировано & незапланированное отсутствие по значению Всего рабочих дней.

• Наконец, ваш ежемесячный отчет о посещаемости Вы можете легко отслеживать данные о посещаемости каждого участника.

Читать далее: Шаблон Excel для отслеживания успеваемости учащихся (скачать бесплатно)

О чем следует помнить

• В этой статье я показал трекер посещаемости для одной недели, вы можете легко преобразовать его для месяца, добавив дни.
• Если список заявителей большой, вы можете столкнуться с проблемами при прокрутке заголовка колонки. Для этого вы можете заморозить панели. Для этого перейдите в раздел Посмотреть Tab> Морозильные панели меню и выберите Морозильные панели здесь.

• В Список праздников, вы можете добавлять или удалять даты в соответствии с календарем вашего учреждения. После редактирования выполните следующие действия Определить имя снова шаг.
• Эта рабочая книга будет содержать данные за весь год. Поэтому нужно просто скопировать данные любого месяца и " только значение пасты" на другой лист, чтобы создать другой рабочий лист для другого месяца. Затем очистите ячейки посещаемости, чтобы отслеживать посещаемость в следующем месяце.

Заключение

В этой статье я попытался показать вам, как отслеживать посещаемость в Excel. Вы можете скачать бесплатные шаблоны и изменить их для своего использования. Также вы можете создать файл Excel для отслеживания посещаемости, следуя шагам. Надеюсь, эта статья была вам полезна. Вы можете посетить наш сайт ExcelWIKI чтобы узнать больше материалов, связанных с Excel. Если у вас есть вопросы или отзывы, пожалуйста, дайте мне знать в разделе комментариев.