Praćenje posjećenosti u Excelu je vrlo uobičajeno. Ali savršeni Excel pratilac posjećenosti uvelike će vam olakšati posao. Dakle, u ovom članku dijelim besplatni Excel predložak za praćenje posjećenosti s vama. Možete ga preuzeti ovdje. Možete ga lako koristiti i modificirati jer je to osnovni predložak. Uz to, u ovom članku ću vam pokazati i kako pratiti pohađanje u Excelu jednostavnim i jasnim koracima.

Preuzmite besplatni predložak

Možete preuzeti Excel besplatno predložak do Prati posjećenost sa sljedećeg dugmeta.

Elementi alata za praćenje pohađanja

Prije pravljenja bilo kakvih predložaka u Excelu, morate znati stvari koje će biti uključene u radni list i odnose između njih. Dakle, možete napraviti nacrt plana za predložak. Da biste napravili praćenje pohađanja u Excelu, trebat će vam sljedeće stvari:

• Mjesec
• Praznici
• Vrste aktivnosti : P= sadašnjost , PL = planirani odmor, A= Odsutan
• Dani u mjesecu, Početak & Datum završetka mjeseca
• Ime učesnika & Id
• Ukupno prisutnih, Planirani dopust, Odsutnost & Radnim danima
• Procenat prisutnosti & Odsutnost

Možete dodati ili ukloniti bilo koju kolonu po potrebi. U ovom članku ću napraviti šablonovu formulu u ćeliju: =(L8+M8)/N8

• Ona će podijeliti vrijednost Ukupno planirano & Neplanirani izostanak prema vrijednosti Ukupno radnih dana.

• Konačno, vaš mjesečni izvještaj o prisustvu je završeno. Možete lako pratiti podatke o pohađanju svakog učesnika.

Pročitajte više: Praćenje napretka učenika Excel šablon (besplatno preuzimanje)

Stvari koje treba zapamtiti

• U ovom članku sam pokazao praćenje posjećenosti za jednu sedmicu, možete ga lako pretvoriti za mjesec dana dodavanjem dana.
• Ako je lista kandidata velika, možete se suočiti sa problemima da vidite zaglavlje kolone dok se krećete. Za to možete zamrznuti stakla. Za to idite na Prikaz Tab > Zamrzni okna i ovdje odaberite opciju Zamrzni okna .

• U listu praznika, možete dodati ili ukloniti datume prema kalendaru vaše ustanove. Nakon uređivanja, ponovite korak Definiraj ime .
• Ova radna knjiga će sadržavati podatke za cijelu godinu. Dakle, morate jednostavno kopirati podatke bilo kojeg mjeseca i “ zalijepiti samo vrijednost” na drugi list da kreirate drugi radni list za drugi mjesec. Zatim očistite ćelije za prisustvo da biste pratili prisustvo za sljedeći mjesec.

Zaključak

U ovom članku pokušao sam vam pokazati kako pratiti posjećenost u Excelu. Možete preuzeti besplatne šablonei modificirajte ih za svoju upotrebu. Također, možete kreirati Excel datoteku za praćenje pohađanja prateći korake. Nadam se da vam je ovaj članak bio od pomoći. Možete posjetiti našu web stranicu ExcelWIKI da saznate više sadržaja vezanih za Excel. Ako imate bilo kakvih pitanja ili povratnih informacija, javite mi u odjeljku za komentare.

Koraci za praćenje pohađanja u Excelu

Ovdje ću opisati kako pratiti posjećenost u Excel datoteka pomoću koje možete pratiti prisustvo. Možete lako pratiti posjećenost učesnika u Excelu ako slijedite dolje navedene korake. Koraci su jasno objašnjeni sa odgovarajućim ilustracijama. Dakle, prođite kroz korake za praćenje pohađanja u Excel-u.

Korak 1: Napravite radni list 'Informacije' u Excelu

Prvo, napravite radni list pod nazivom “ Informacije ” . U ovaj radni list dodajte liste Mjeseci , Praznici, i Vrsta aktivnosti u instituciji. Također možete dodati informacije o imenima učesnika i ID-ovima za vezu na glavni radni list.

Korak 2: Definirajte naziv mjesečne liste

Nakon umetanja potrebnih informacija, morate definirajte imena za njih. Definiranje imena će vam omogućiti da koristite Provjera valjanosti podataka alat da napravite padajući meni u ćelijama.

• Prvo, definirajte naziv za listu mjeseci.
• Da biste to učinili, odaberite ćelije mjeseci.
• Zatim, idite na karticu Formula > Definirano ime opcija.
• Nakon toga, vidjet ćete prozor pod nazivom“ Novo ime”. Ovdje dajte odgovarajuće ime za listu ćelija.
• Upišite “Mjesec” u naziv i pritisnite OK .

• Slično, odaberite praznične ćelije i idite na opciju Definirano ime .
• Zatim , upišite “ Holiday” kao ime i pritisnite OK.

• Na kraju, odaberite Upišite ćelije i idite na opciju Definirano ime .
• Zatim upišite “ Type” kao ime i pritisnite OK.

Korak 3: Napravite strukturu predloška za praćenje posjećenosti

Sada napravite stupce i ćelije s potrebnim stvarima navedenim prije. I umetnite podatke imena učesnika i idove.

Pročitajte više: Praćenje pohađanja QR koda u Excelu (sa jednostavnim koracima)

Korak 4: Umetnite formulu za mjesec, datum početka & Datum završetka

Želimo napraviti šablon za praćenje prisustva gdje možete preći sa jedan mjesec na drugi lako. A podaci za cijelu godinu će biti na istom radnom listu. Za ovo morate napraviti opciju padajući u ćeliji da odaberete mjesec.

• Prvo, odaberite ćeliju mjeseca.
• Zatim idite na karticu Podaci i kliknite na Provjera valjanosti podataka opciju

• Kao rezultat, pojavit će se prozor pod nazivom “ Provjera valjanosti podataka” .
• Zadržite na kartici postavki.
• zatim odaberite “ Lista” opcija u Dozvoli meniju.
• I, upišite “= Mjesec” u opciju Izvor i pritisnite OK .

• Sada, ako odete u ćeliju mjeseca u radnom listu, vidjet ćete padajući opcija za otvaranje.
• Kliknite na ovo da otvorite i odaberite mjesec.

• Sada upišite ovu formulu u ćeliju Datum početka .

Objašnjenje formule :

• funkcija DATEVALUE transformira datum koji je u formatu Text u važeći Excel datum
• Ovdje, M1 ćelija je ćelija mjeseca koja daje vrijednost “ januar”
• “1”& ; “Januar” označava datum “ 1. januar”

• Zatim upišite ovu formulu u ćeliju Datum završetka da biste dobili zadnji datum u mjesecu.

Pročitajte više: Kako napraviti dnevno Tablica o pohađanju u Excel-u (2 efikasna načina)

Korak 5: Unesite datume

Sada ćete morati napraviti kolone za sve datume u mjesecu.

• Prvo, unesite prvi datum u mjesecu. Za ovo koristite ovu formulu da povežete ćeliju sa Datum početka ćelijom.

• Zatim ćete napraviti kolonu za preostale datume. U drugu ćeliju upišite ovu formulu da dobijete sljedeći datum.

Objašnjenje formule :

• C6<$L$3 : itoznačava uslov da je ćelija C6 ( Prethodni datum prije ove ćelije) manja od L3 ( Završni datum ). Morate koristiti apsolutnu referencu jer će ćelija Završni datum biti ista i za sljedeće ćelije.
• C6 + 1 : To je naredba kada je uvjet “ If” istinit. Traži da se doda 1 sa prethodnom ćelijom.
• “ ” : Označava da kada je uslov “ If” False, zadrži ćelija prazna.

• Zatim, kopirajte formulu i zalijepite je u preostale ćelije u red.

• Nakon toga dobijte naziv radnih dana za datume. Za to zalijepite ovu formulu u ćeliju C7.

Objašnjenje formule:

• Funkcija TEXT će pretvoriti Datum vrijednost ćelije C6 u tekst.
• “ddd” označava format teksta koji će dati naziv radnog dana u 3 niza.

Pročitajte više: Tablica pohađanja u Excelu s formulom za pola dana (3 primjera)

Korak 6: Umetnite formulu za identifikaciju praznika

U tražeru posećenosti, možda ćete želeti da identifikujete datume koji su praznici. Možda će vam biti složeno, ali ovde ću objasniti njimajednostavno.

• Stavite ovu formulu u ćeliju C5 .

Objašnjenje formule

• MATCH(C6,Praznici,0) : Funkcija MATCH će pretraživati ​​vrijednost od C6 u listi Praznici .
• IF(C6=””,1,MATCH(C6,Praznici,0) : IF funkcija označava da ako je vrijednost ćelije C6 prazno onda ubaci 1 , inače to traži na listi Praznik .
• IFERROR(IF(C6=””,1,MATCH(C6,Praznici,0)),0) : Označava da kada IF uslov ne može dati nikakav vrijednosti onda će dati vrijednost greške i IFERROR funkcija radi da daje vrijednost 0 umjesto Greška!.

• Konačno, kopirajte i zalijepite vrijednosti u preostale ćelije reda.
• Sada će template biti kao na slici ispod.

Korak 7: Postavite padajući meni za ćelije za pohađanje u Excelu

Sada ćete postaviti gore padajući meni za ćelije prisustvo . Dakle, kada y ako želite da unesete podatke o prisutnosti, ne možete umetnuti nikakve druge vrijednosti osim liste Vrsta .

• Za ovo odaberite sve ćelije za prisustvovanje.
• I idite na Podaci karticu > Provjera valjanosti podataka.

• Zatim u <1 Prozor>Provjera valjanosti podataka , ostanite na kartici Postavke .
• Sada odaberite Lista iz opcija Dozvoli .
• I pišite =Upišite u polje Izvor .
• Na kraju pritisnite OK.

• Sada idite na bilo koju ćeliju da umetnete prisustvo. Naći ćete padajuće opcije za otvaranje.
• Zatim možete odabrati bilo koju za umetanje. I bez ovih opcija, ne možete umetnuti druge vrijednosti.

Korak 8: Istaknite kolone praznika

Potrebno je istaknuti praznične kolone tako da ih možete lako prepoznati. Možete ih ručno formatirati bojama. Alternativno, možete ih automatizirati korištenjem Praznika liste i Uvjetnog oblikovanja.

• Najprije odaberite sve ćelije u stupcu prisutnosti.
• I idite na karticu Početna kartica > Uvjetno oblikovanje > Opcije Novo pravilo .

• Sada će se pojaviti prozor pod nazivom " Novo pravilo oblikovanja" i odaberite opciju "Koristite formulu da odredite koje ćelije treba formatirati" u Vrsta pravila.
• Zatim, zalijepite ovu formulu u okvir Opis pravila :

• Sada idite na opciju Format . Odaberite Crvena boju kao Fill
• Kao rezultat, ovo će ćelije kolone učiniti crvenim u kojima je vrijednost 7th-row je  “ Ned ”. To znači da želite da nedjeljne kolone učinite crvenim.

• Sada ćete vidjeti da su kolone Nedjelja crvene.

• Sada umetnite još jedno uslovno oblikovanje da identifikujete kancelarijske praznike sa liste. Slijedite isti način i zalijepite ovu formulu u okvir:

• Zatim idite na opciju Format i odaberite Zelena boju da popunite okvir.
• I pritisnite OK.
• Zatim pritisnite Primijeni u prozoru Uvjetno oblikovanje da biste primijenili formate.

• Kao rezultat, vidjet ćete da su povremeni praznici sa liste u zelenoj boji, a nedjelje u crvenoj.

• Sada odaberite mjesec februar da provjerite funkcionira li formatiranje savršeno ili ne.

Korak 9: Umetnite podatke u ćelije za prisustvovanje

Sada umetnite podatke u ćelije za prisustvo da biste izračunali kolone sa sažetkom. Da biste umetnuli podatke, možete pisati s tastature ili koristiti padajuće prijedloge.

Pročitajte više: Tablica za obračun pohađanja i prekovremenog rada u Excel

Korak 10: Umetnite formule za izračunavanje ukupnog broja pohađanja

• Sada, da biste izračunali ukupno prisustvo mjeseca ili sedmice, umetnite ovu formulu u ćeliju :

Objašnjenje formule

• Koristeći COUNTIFS funkciju , brojat ćete ćelije ako slijede 3uslovi.
• C8:J8, “P” : Ako ćelija sadrži “ P ”
• $C$7:$J $7,”Sun” : Ako ćelija ne sadrži “Sunce”
• $C$5:$J$5,0 : Ako ćelije imaju vrijednost 0, to znači da nije praznik.

• Zatim, kopirajte formulu i zalijepite je u druge ćelije kolone ili koristite Fill Handle ikona za prevlačenje formule.

• Sada, da biste izračunali ukupan Planirani odmor za mjesec ili sedmicu, umetnite ovu formulu u ćeliju:

• Zatim kopirajte formulu i zalijepite je u druge ćelije stupac ili upotrijebite ikonu Ručica za popunjavanje da prevučete formulu.

• Slično, za izračunavanje ukupnog Neplanirano Odsutnost (A) mjeseca ili sedmice, umetnite ovu formulu u ćeliju:

• Nakon toga, da biste izračunali ukupan radni dani u mjesecu ili sedmici, umetnite ovu formulu u ćeliju:

• Sada, za izračun unesite Sadašnji postotak, prvo, napravite ćelije u formatu Percentage .
• Zatim koristite ovu formulu u ćeliju:

• Kao rezultat, podijelit će vrijednost Ukupne prisutnosti vrijednošću Ukupno radnih dana.

• Zatim, da biste izračunali postotak odsutnosti, prvo, napravite ćelije od postotak format.
• I, koristite