A jelenlét nyomon követése Excelben nagyon gyakori. De egy tökéletes Excel jelenléti nyomkövető megkönnyíti a munkáját sokat. Tehát, ebben a cikkben, megosztok egy ingyenes Excel sablon a címre. nyomon követni a jelenlétet Letöltheti innen. Könnyen használhatja és módosíthatja, mivel ez egy alapsablon. Ezzel együtt ebben a cikkben azt is megmutatom, hogyan követheti nyomon a jelenlétet Excelben egyszerű és világos lépésekkel.

Ingyenes sablon letöltése

Letöltheti a Excel ingyenes sablon a címre. Pálya jelenlét a következő gombra.

A jelenléti nyomkövető elemei

Mielőtt bármilyen sablont készítene az Excelben, tudnia kell, hogy milyen dolgok lesznek a munkalapon, és milyen kapcsolatok lesznek közöttük. Így elkészítheti a sablon tervezetét. A sablon elkészítéséhez egy attendance tracker a oldalon. Excel, a következő dolgokra lesz szüksége:

• Hónap
• Ünnepek
• Tevékenységtípusok : P= Jelen , PL = Tervezett szabadság, A= hiányzik
• A hónap napjai, Hónap kezdete & Hónap vége
• Résztvevő neve & Id
• Összesen jelenlévők, Tervezett szabadság, Távollét & Munkanapok
• A jelenlét százalékos aránya & Távollét

Szükség szerint bármelyik oszlopot hozzáadhatja vagy eltávolíthatja. Ebben a cikkben egy sablont készítek az említett elemekkel.

Lépések a jelenlét nyomon követéséhez Excelben

Itt leírom, hogyan kell nyomon követni a jelenlétet egy Excel fájl, amellyel nyomon követni a jelenlétet. Könnyen nyomon követheti a részvétel a résztvevők Excelben, ha követi az alább említett lépéseket. A lépéseket világosan elmagyarázzuk a megfelelő illusztrációkkal. Tehát, nézze végig a lépéseket a jelenlét nyomon követéséhez Excelben.

1. lépés: Készítsen egy "Információs" munkalapot Excelben

Először készítsen egy " Információ ". Ezen a munkalapon adja össze a következő listákat Hónapok , Ünnepek, és a Tevékenységek típusa az intézményben. Ön is hozzáadhatja az információkat a résztvevők neve és Azonosítók a fő munkalapra való hivatkozáshoz.

2. lépés: A hónap neve lista meghatározása

A szükséges információk beillesztése után a következőket kell tennie nevek meghatározása A név meghatározása lehetővé teszi, hogy a Adatérvényesítés eszközzel legördülő menüt készíthet a cellákban.

• Először is adjunk meg egy nevet a hónapok listájának.
• Ehhez válassza ki a hónapok celláit.
• Ezután menjen a Formula tab> Meghatározott név opció.
• Ezt követően megjelenik egy " Új név". Itt adjon megfelelő nevet a cellák listájának.
• Típus "Hónap" a névben, és nyomja meg a OK .

• Hasonlóképpen, jelölje ki az ünnepi cellákat, és lépjen a Meghatározott név opció.
• Ezután írja be a " Nyaralás" mint név, és nyomja meg a RENDBEN.

• Végül válassza ki a Típus cellák és menjen a Meghatározott név opció.
• Ezután írja be a " Típus" mint név, és nyomja meg a RENDBEN.

3. lépés: Készítsen sablonstruktúrát a jelenlét nyomon követéséhez

Most készítsen oszlopokat és cellákat az előzőekben felsorolt szükséges dolgokkal. És illessze be az adatok a résztvevők neve és azonosítók.

További információ: QR-kódos jelenlétkövetés Excel segítségével (egyszerű lépésekkel)

4. lépés: Formula beillesztése a hónaphoz, kezdő dátum & bélyeg; végdátumhoz

Szeretnénk egy sablon a oldalon. a jelenlét nyomon követése ahol át lehet váltani egy hónap a címre. egy másik Az egész évre vonatkozó adatok pedig a ugyanaz a munkalap. Ehhez el kell készítenie egy drop-down opciót a cellában a hónap kiválasztásához.

• Először válassza ki a hónap cellát.
• Ezután menjen a Adatok fülre, és kattintson a Adatérvényesítés opció

• Ennek eredményeképpen egy " Adatérvényesítés" megjelenik.
• Tartsa a beállítások lapon.
• majd válassza ki a " Lista" opciót a Engedélyezze a menü.
• És írja be, hogy "= Hónap" a Forrás opciót, és nyomja meg a RENDBEN.

• Most, ha a hónap cellára megyünk a munkalap, látni fog egy drop-down opció megnyitásához.
• Kattintson erre a megnyitáshoz és válassza ki a címet. a hónapban.

• Most írja be ezt a képletet a Kezdeti dátum cellát.

Képlet magyarázat :

• DATEVALUE funkció átalakítja a dátumot, amely a Szöveg formátum egy érvényes Excel dátumra
• Itt a M1 cella a hónap cellája, amely a " Január"
• "1"& "január" dátumot jelöl " Január 1."

• Ezután írja be ezt a képletet a Végdátum cellában a hónap utolsó dátumát kapja meg.

További információ: Hogyan készítsünk napi jelenléti ívet Excelben (2 hatékony módszer)

5. lépés: Adja meg a dátumokat

Most a hónap összes dátumához oszlopokat kell készítenie.

• Először adja meg a hónap első dátumát. Ehhez használja ezt a képletet, hogy összekapcsolja a cellát a Kezdeti dátum cellát.

• Ezután létrehoz egy oszlopot a fennmaradó időpontok. A második cellába írja be ezt a képletet, hogy megkapja a következő dátum.

Képlet magyarázat :

• C6<$L$3 : azt a feltételt jelöli, hogy a sejt C6 ( Előző dátum e cella előtt) kisebb, mint L3 ( Végdátum ). abszolút referencia mert a sejt a Végdátum ugyanez lesz a következő cellák esetében is.
• C6 + 1 : Ez egy parancs, amikor a " Ha" A feltétel igaz, és azt kéri, hogy adjunk hozzá 1-et az előző cellához.
• " " : Ez azt jelenti, hogy amikor a " Ha" feltétel Hamis, hagyja üresen a cellát.

• Akkor, másolat a képlet és paste a sor többi cellájába.

• Ezután kapja meg a nevét a hétköznapokon Ehhez illessze be ezt a képletet a következő cellába C7.

Képlet magyarázat:

• A TEXT funkció átalakítja a Dátum a C6 cellát a szöveg.
• "ddd" a szöveg formátumát jelöli, amely a hétköznap nevét 3 karakterláncban adja meg.

Read More: Jelenléti ív Excelben a félnapos képletekkel (3 példa)

6. lépés: Képlet beillesztése az ünnepnapok azonosításához

A jelenléti nyomkövető, érdemes azonosítani azokat a dátumokat, amelyek ünnepek. Lehet, hogy bonyolultnak találja, de itt könnyen elmagyarázom őket.

• Tegye ezt a képletet a cellába C5 .

Képlet magyarázat

• MATCH(C6,Holidays,0) : A MATCH függvény megkeresi a C6 a Nyaralás lista.
• IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0) : IF funkció azt jelenti, hogy ha a cella értéke C6 a üres majd 1. betét egyébként keresd meg, hogy a Nyaralás lista.
• IFERROR(IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0)),0) : Ez azt jelenti, hogy amikor a IF feltétel nem tud értéket adni, akkor hibaértéket ad, és a IFERROR funkció úgy működik, hogy 0 értéket ad a Hiba!

• Végre, másolat és paste az értékeket a sor többi cellájába.
• Most, a sablon olyan lesz, mint az alábbi képernyőképen.

7. lépés: Drop-down menü beállítása a jelenléti cellákhoz az Excelben

Most egy legördülő menüt állítunk be a részvétel Amikor tehát a jelenléti adatokat akarja beírni, nem tud más értékeket beilleszteni, csak a Típus lista.

• Ehhez jelölje ki az összes jelenléti cellát.
• És, menj a Adatok tab> Adatérvényesítés.

• Aztán a Adatérvényesítés ablakban, maradjon a Beállítások tab.
• Most válassza ki a Lista a Engedélyezze a lehetőségek.
• És, írja =Típus a Forrás doboz.
• Végül nyomja meg a RENDBEN.

• Most menj bármelyik cellára, hogy jelenléti ívek beillesztése. A megnyitáshoz legördülő lehetőségeket talál.
• Ezután kiválaszthatja bármelyik beszúrandó értéket. És ezen opciók nélkül nem tud más értékeket beszúrni.

8. lépés: Ünnepi oszlopok kiemelése

Szükséges kiemelni az ünnepi oszlopokat, hogy könnyen azonosítani lehessen őket. Kézzel is formázhatja őket színekkel. Alternatívaként automatizálhatja őket a Nyaralás lista és Feltételes formázás.

• Először jelölje ki a jelenléti oszlop összes celláját.
• És, menj a Home tab> Feltételes formázás > Új szabály lehetőségek.

• Most megjelenik egy " Új formázási szabály" és válassza ki a "Használjon képletet annak meghatározásához, hogy mely cellákat kell formázni" a Szabálytípus.
• Ezután illessze be ezt a képletet a Szabály Leírás doboz:

• Most menj a Formátum opció. Válassza ki Red szín, mint a Töltse ki a címet.
• Ennek eredményeképpen az oszlop azon cellái pirosak lesznek, amelyekben a 7. sor értéke " Sun ". Ez azt jelenti, hogy a vasárnapi oszlopokat pirosra akarja festeni.

• Most látni fogja a Vasárnap oszlopok piros színűek.

• Most illesszünk be még egy feltételes formázás hogy azonosítsa az irodai ünnepnapokat a listából. Kövesse ugyanezt az utat, és paste ezt a képletet a dobozba:

• Ezután menjen a Formátum opciót, és válassza ki a Zöld színt a töltse ki a doboz.
• És, nyomja meg RENDBEN.
• Ezután nyomja meg a Alkalmazás a Feltételes formázás ablakban a formátumok alkalmazásához.

• Ennek eredményeképpen a listából az alkalmi ünnepnapok zöld színűek, a vasárnapok pedig piros színűek.

• Most válassza ki a hónapot Február ellenőrizni, hogy a formázás tökéletesen működik-e vagy sem.

9. lépés: Adatok beillesztése a jelenléti cellákba

Most szúrjon be adatokat a jelenléti cellákba az összesítő oszlopok kiszámításához. Az adatok beszúrásához írhat a billentyűzetről, vagy használhatja a legördülő javaslatokat.

Bővebben: Jelenlét és túlóra számítási lap Excelben

10. lépés: Képletek beillesztése a teljes részvétel kiszámításához

• A hónap vagy a hét teljes jelenlétének kiszámításához illessze be ezt a képletet a cellába:

Képlet magyarázat

• A COUNTIFS funkció , akkor számolja meg a sejteket, ha azok 3 feltételnek megfelelnek.
• C8:J8, "P" : Ha a cella tartalmazza a " P "
• $C$7:$J$7, "Nap" : Ha a cella nem tartalmaz "Nap"
• $C$5:$J$5,0 : Ha a cellák értéke 0, az azt jelenti, hogy nem ünnepnap van.

• Ezután másolja ki a képletet, és illessze be az oszlop többi cellájába, vagy használja a Töltse ki a fogantyút ikon segítségével húzza a képletet.

• Most, hogy kiszámítsuk a teljes Tervezett szabadság a hónapra vagy a hétre, illessze be ezt a képletet a cellába:

• Ezután másolja ki a képletet, és illessze be az oszlop többi cellájába, vagy használja a Töltse ki a fogantyút ikon segítségével húzza a képletet.

• Hasonlóképpen, a teljes Nem tervezett távollét (A) a hónap vagy a hét, illessze be ezt a képletet a cellába:

• Ezt követően a teljes Munkanapok a hónap vagy a hét, illessze be ezt a képletet a cellába:

• Most, hogy kiszámítsuk a Jelenlegi százalékos arány, először, hogy a cellák a Százalékos arány formátum.
• Ezután használja ezt a képletet a cellában:

• Ennek eredményeképpen az alábbi értékeket osztja meg Teljes jelenlét a Összes munkanap.

• Ezután, hogy kiszámítsuk Hiányzók aránya, először, hogy a cellák a Százalékos arány formátum.
• És használja ezt a képletet a cellában:

• Ez osztja a következő értéket Összesen Tervezett & Nem tervezett távollét a Összes munkanap.

• Végül, az Ön havi jelenléti jelentés Könnyen nyomon követheti az egyes résztvevők jelenléti adatait.

Bővebben: A diákok előrehaladásának nyomon követése Excel sablon (ingyenes letöltés)

Emlékezetes dolgok

• Ebben a cikkben egy hétre mutattam meg a jelenlét-követőt, de könnyen átkonvertálhatod egy hónapra, ha napokat adsz hozzá.
• Ha a pályázók listája nagy, akkor előfordulhat, hogy görgetés közben gondot okoz az oszlopfejlécek megtekintése. Ehhez befagyaszthatja a paneket. Ehhez menjen a következő menüpontba A megtekintése Tab> Fagyasztási panelek menü és válassza ki a Fagyasztási panelek lehetőség itt.

• A Nyaralási lista, hozzáadhat vagy eltávolíthat dátumokat az intézménye naptárának megfelelően. Szerkesztés után végezze el a Név meghatározása lépés újra.
• Ez a munkafüzet az egész év adatait tartalmazza. Tehát egyszerűen másolja be bármelyik hónap adatait, és " csak az érték beillesztése" egy másik lapra, hogy egy másik munkalapot hozzon létre egy másik hónapra. Ezután tisztítsa meg a jelenléti cellákat, hogy nyomon követhesse a következő hónap jelenlétét.

Következtetés

Ebben a cikkben megpróbáltam megmutatni, hogyan lehet a jelenlétet Excelben nyomon követni. Letöltheti az ingyenes sablonokat, és módosíthatja őket a saját használatára. Emellett létrehozhat egy Excel fájlt a jelenlét nyomon követésére a lépéseket követve. Remélem, hasznosnak találta ezt a cikket. Látogasson el weboldalunkra. ExcelWIKI Ha bármilyen kérdése vagy visszajelzése van, kérjük, ossza meg velem a megjegyzés rovatban.