Det er meget almindeligt at spore fremmøde i Excel. Men en perfekt Excel-værtstælling af fremmøde vil lette dit arbejde meget. Så i denne artikel deler jeg en gratis Excel-skabelon til spore fremmøde Du kan downloade den herfra. Du kan nemt bruge og ændre den, da det er en grundlæggende skabelon. Sammen med det vil jeg i denne artikel også vise dig, hvordan du kan spore fremmøde i Excel med nemme og klare trin.

Download gratis skabelon

Du kan downloade Excel gratis skabelon til Sporing af fremmøde fra følgende knap.

Elementer i en overvågning af fremmøde

Før du laver en skabelon i Excel, skal du vide, hvilke ting der skal indgå i regnearket, og hvilke relationer der skal være mellem dem. Så kan du lave et udkast til en plan for skabelonen. For at lave en overvågning af tilstedeværelse på Excel, skal du bruge følgende ting:

• Måned
• Ferie
• Typer af aktiviteter : P= nuværende , PL = Planlagt orlov, A= er ikke til stede
• Dage i måneden, Start & Slutdato i måneden
• Deltagerens navn & Id
• I alt til stede, Planlagt orlov, Fravær & Arbejdsdage
• Procentdel af tilstedeværelse & Fravær

Du kan tilføje eller fjerne alle kolonner efter behov. I denne artikel vil jeg lave en skabelon med de nævnte elementer

Trin til at spore fremmøde i Excel

Her vil jeg beskrive, hvordan man spore fremmøde i en Excel fil, hvormed du kan spore fremmøde. Du kan nemt spore de fremmøde af deltagerne i Excel, hvis du følger nedenstående trin. Trinene er forklaret klart og tydeligt med gode illustrationer. Så gennemgå trinene for at spore fremmøde i Excel.

Trin 1: Lav et regneark med "information" i Excel

Først skal du oprette et regneark med navnet " Oplysninger ". I dette regneark tilføjes listerne over Måneder , Ferie, og Type af aktiviteter i institutionen. Du kan også tilføje oplysninger om deltagernes navne og ID'er for at linke til det primære regneark.

Trin 2: Definer listen over månedens navn

Når du har indsat de nødvendige oplysninger, skal du definere navne Hvis du definerer navnet, kan du bruge Validering af data for at lave en drop-down menu i cellerne.

• Først skal du definere et navn til listen over månederne.
• Du kan gøre dette ved at vælge cellerne med måneder.
• Derefter skal du gå til Formel faneblad> Defineret navn mulighed.
• Herefter vises et vindue med navnet " Nyt navn". Angiv her et passende navn til listen over celler.
• Type "måned" i navnet og tryk på OK .

• På samme måde skal du vælge feriecellerne og gå til Defineret navn mulighed.
• Derefter skal du skrive " Ferie" som navn og tryk på OK.

• Til sidst skal du vælge den Type celler og gå til den Defineret navn mulighed.
• Derefter skal du skrive " Type" som navn og tryk på OK.

Trin 3: Lav en skabelonstruktur til at spore fremmøde

Nu skal du lave kolonner og celler med de nødvendige ting, der er nævnt før. Og indsæt den data på deltagernes navne og id'er.

Læs mere: Sporing af QR-kodetilstedeværelse med Excel (med nemme trin)

Trin 4: Indsæt formel for måned, startdato & slutdato

Vi ønsker at gøre en skabelon til registrering af tilstedeværelse hvor du kan skifte fra en måned til en anden let. Og dataene for hele året vil være på den samme regneark. Til dette formål skal du lave en drop-down i cellen for at vælge en måned.

• Først skal du vælge månedscellen.
• Derefter skal du gå til Data og klik på fanen Validering af data mulighed

• Som et resultat heraf vil et vindue ved navn " Validering af data" vil blive vist.
• Hold dig under fanen Indstillinger.
• Vælg derefter " Liste" i Tillad menu.
• Og skriv "=". måned" i den Kilde og tryk på OK.

• Hvis du nu går til månedscellen i regneark, vil du se en drop-down mulighed for at åbne.
• Klik på dette for at åbne og Vælg a måned.

• Skriv nu denne formel i Startdato celle.

Formelforklaring :

• DATEVALUE-funktion omdanner en dato, der er i Tekst format til en gyldig Excel-dato
• Her er det M1 cellen er månedscellen, der har værdien " januar"
• "1"& "januar" angiver en dato " 1. januar"

• Skriv derefter denne formel i Slutdato celle for at få den sidste dato i måneden.

Læs mere: Sådan laver du et dagligt tilstedeværelsesark i Excel (2 effektive måder at lave det på)

Trin 5: Indtast datoerne

Nu skal du lave kolonner for alle månedens datoer.

• Indtast først den første dato i måneden. Brug denne formel til at forbinde cellen med Startdato celle.

• Derefter skal du lave en kolonne til den resterende datoer. I den anden celle indtastes denne formel for at få den næste dato.

Formelforklaring :

• C6<$L$3 : det betegner en betingelse, at celle C6 ( Forrige dato før denne celle) er mindre end L3 ( Slutdato ). Du skal bruge absolut reference fordi cellen i Slutdato vil også være den samme for de næste celler.
• C6 + 1 : Det er en kommando, når " Hvis" betingelsen er sand. Den beder om at tilføje 1 til den foregående celle.
• " " : Den angiver, at når " Hvis" betingelse er Falsk, lade cellen være tom.

• Derefter, kopi formlen og indsætte det i de resterende celler i rækken.

• Herefter skal du få navnet på den hverdage til datoerne. Indsæt derfor denne formel i celle C7.

Formel Forklaring:

• TEXT-funktion vil konvertere den Dato værdien af den C6 celle til tekst.
• "ddd" angiver tekstens format, som angiver navnet på ugedagen i tre strenge.

Læs mere: Deltagerliste i Excel med formel for halvdag (3 eksempler)

Trin 6: Indsæt formel til at identificere helligdage

I den overvågning af tilstedeværelse, du ønsker måske at få identificeret de datoer, som er ferier. Du vil måske finde det kompliceret, men her vil jeg forklare det let.

• Indsæt denne formel i celle C5 .

Forklaring af formel

• MATCH(C6,Helligdage,0) : MATCH funktionen vil søge værdien af C6 i den Ferie liste.
• IF(C6="",1,MATCH(C6,Helligdage,0) : IF-funktion angiver, at hvis værdien af celle C6 er blank derefter Indsæt 1 ellers søge at i den Ferie liste.
• IFERROR(IF(C6="",1,MATCH(C6,Helligdage,0)),0) : Det angiver, at når den IF betingelse ikke kan give nogen værdier, vil den give en fejlværdi, og den IFERROR-funktion fungerer til at give værdien 0 i stedet for Fejl!.

• Endelig, kopi og indsætte værdierne til de resterende celler i rækken.
• Nu, den skabelon vil se ud som i skærmbilledet nedenfor.

Trin 7: Opsætning af drop-down menu til deltagercellerne i Excel

Nu skal du oprette en drop-down menu for fremmøde celler. Så når du ønsker at indtaste fremmødeoplysninger, kan du ikke indsætte andre værdier end den Type liste.

• Vælg alle tilstedeværelsescellerne.
• Og, gå til Data faneblad> Validering af data.

• Så i den Validering af data vinduet, skal du forblive i Indstillinger fanebladet.
• Vælg nu Liste fra den Tillad muligheder.
• Og skriv =Type i den Kilde boks.
• Til sidst skal du trykke på OK.

• Gå nu til en hvilken som helst celle for at indsæt tilstedeværelse. Du finder rullemenuer, som du kan åbne.
• Derefter kan du vælge hvilken som helst at indsætte. Og uden disse muligheder kan du ikke indsætte andre værdier.

Trin 8: Fremhæv feriekolonner

Det er nødvendigt at fremhæve feriekolonnerne, så du nemt kan identificere dem. Du kan manuelt formatere dem med farver. Alternativt kan du automatisere dem ved at bruge Ferie liste og Betinget formatering.

• Vælg først alle cellerne i kolonnen fremmøde.
• Og, gå til den Hjem faneblad> Betinget formatering > Ny regel muligheder.

• Nu vises et vindue med navnet " Ny formateringsregel" og vælg indstillingen "Brug en formel til at bestemme, hvilke celler der skal formateres" i den Regeltype.
• Indsæt derefter denne formel i Regel Beskrivelse boks:

• Gå nu til Format mulighed. Vælg Rød farve som den Fyld
• Som følge heraf vil dette gøre cellerne i den kolonne røde, hvor 7. række værdien er " Sun ". Det betyder, at du vil gøre søndagsspalterne røde.

• Nu vil du se den Søndag kolonnerne er rødt markeret.

• Indsæt nu endnu en betinget formatering for at identificere kontorferien fra listen. Følg samme fremgangsmåde og indsætte denne formel i feltet:

• Derefter skal du gå til Format og vælg den Grøn farve til fyld kassen.
• Og, tryk på OK.
• Derefter skal du trykke på Ansøg i den Betinget formatering vinduet for at anvende formaterne.

• Du vil derfor se, at de lejlighedsvise helligdage fra listen er i grøn farve og søndagene er i rød farve.

• Vælg nu måneden Februar for at kontrollere, om formateringen fungerer perfekt eller ej.

Trin 9: Indsæt data i cellerne for fremmøde

Indsæt nu data i cellerne for fremmøde for at beregne oversigtskolonnerne. Du kan indsætte data ved at skrive fra tastaturet eller bruge drop-down forslagene.

Læs mere: Beregningsark til beregning af fremmøde og overarbejde i Excel

Trin 10: Indsæt formler til beregning af det samlede antal deltagere

• Hvis du vil beregne månedens eller ugens samlede tilstedeværelse, skal du indsætte denne formel i cellen for at beregne den samlede tilstedeværelse i måneden eller ugen:

Forklaring af formel

• Brug af den COUNTIFS-funktion , tæller du cellerne, hvis de opfylder 3 betingelser.
• C8:J8, "P" : Hvis cellen indeholder " P "
• $C$7:$J$7, "Sun" : Hvis cellen ikke indeholder "Sun"
• $C$5:$J$5,0 : Hvis cellerne har værdien 0, betyder det, at det ikke er en ferie.

• Kopier derefter formlen og indsæt den i de andre celler i kolonnen, eller brug Håndtag til påfyldning ikonet for at trække formlen.

• For at beregne den samlede Planlagt orlov for måneden eller ugen ved at indsætte denne formel i cellen:

• Kopier derefter formlen og indsæt den i de andre celler i kolonnen, eller brug Håndtag til påfyldning ikonet for at trække formlen.

• På samme måde kan man for at beregne den samlede Uplanlagt fravær (A) i måneden eller ugen, skal du indsætte denne formel i cellen:

• For at beregne den samlede Arbejdsdage i måneden eller ugen, skal du indsætte denne formel i cellen:

• For at beregne den Nuværende procentdel, Først skal du gøre cellerne i Procentdel format.
• Brug derefter denne formel i cellen:

• Som følge heraf vil den dividere værdien af Samlet tilstedeværelse med værdien af Antal arbejdsdage i alt.

• For at beregne Fraværende Procentdel, Først skal du lave cellerne i Procentdel format.
• Og brug denne formel i cellen:

• Den vil dividere værdien af I alt Planlagt & Uplanlagt fravær med værdien af Antal arbejdsdage i alt.

• Endelig kan din månedlig tilstedeværelsesrapport Du kan nemt spore hver enkelt deltagers fremmødeoplysninger.

Læs mere: Excel-skabelon til sporing af elevernes fremskridt (gratis download)

Ting at huske

• I denne artikel har jeg vist en overvågning af fremmøde for en uge, men du kan nemt konvertere den til en måned ved at tilføje dage.
• Hvis ansøgerlisten er stor, kan du få problemer med at se kolonneoverskriften, mens du scroller. Du kan derfor fryse ruderne. Gå til Se Tab> Fryse ruder menuen, og vælg den Fryse ruder mulighed her.

• I den Ferieliste, kan du tilføje eller fjerne datoer i henhold til din institutions kalender. Når du har redigeret, skal du gøre følgende Definer navn trin igen.
• Denne projektmappe vil indeholde data for hele året. Du skal altså blot kopiere dataene for en måned og " kun indsætte værdi" til et andet ark for at oprette et andet regneark for en anden måned. Rens derefter cellerne for tilstedeværelse for at spore tilstedeværelsen for den næste måned.

Konklusion

I denne artikel har jeg forsøgt at vise dig, hvordan du kan spore fremmøde i Excel. Du kan downloade de gratis skabeloner og ændre dem til dit brug. Du kan også oprette en Excel-fil til at spore fremmøde ved at følge trinene. Jeg håber, at du fandt denne artikel nyttig. Du kan besøge vores hjemmeside ExcelWIKI for at få mere Excel-relateret indhold. Hvis du har spørgsmål eller feedback, så lad mig vide det i kommentarfeltet.