Seuranta läsnäolo Excelissä on hyvin yleistä. Mutta täydellinen Excel läsnäolo tracker helpottaa työtäsi paljon. Joten, tässä artikkelissa, Olen jakamassa ilmainen Excel-malli osoitteeseen seurata läsnäoloa Voit ladata sen täältä. Voit käyttää ja muokata sitä helposti, koska se on perusmalli. Sen lisäksi tässä artikkelissa näytän myös, miten voit seurata läsnäoloa Excelissä helposti ja selkeästi.

Lataa ilmainen malli

Voit ladata Excel ilmaiseksi malli osoitteeseen Seuraa läsnäoloa seuraavasta painikkeesta.

Läsnäoloseurantajärjestelmän osat

Ennen kuin teet malleja Excelissä, sinun on tiedettävä, mitä asioita työtaulukkoon sisällytetään ja mitkä ovat niiden väliset suhteet. Voit siis tehdä mallin luonnossuunnitelman. Jotta voit tehdä läsnäoloseuranta osoitteessa Excel, tarvitset seuraavia asioita:

• Kuukausi
• Lomat
• Toimintatyypit : P= Läsnä , PL = Suunniteltu loma, A= Poissa
• Kuukauden päivät, Alku & Kuukauden päättymispäivä
• Osallistujan nimi & Id
• Yhteensä läsnä, Suunniteltu loma, Poissaolo & Työpäivät
• Läsnäoloprosentti & Poissaolo

Voit lisätä tai poistaa sarakkeita tarpeen mukaan. Tässä artikkelissa teen mallin, jossa on seuraavat elementit

Vaiheet läsnäolon seuraamiseksi Excelissä

Tässä kuvaan, miten seurata läsnäoloa in an Excel tiedosto, jonka avulla voit seurata läsnäoloa. Voit helposti seurata osallistuminen osallistujien Excelissä, jos noudatat alla mainittuja ohjeita. Vaiheet on selitetty selkeästi ja asianmukaisesti havainnollistettu. Käy siis läpi vaiheet, joiden avulla voit seurata läsnäoloa Excelissä.

Vaihe 1: Tee Excelissä "Tietoja"-taulukko.

Tee ensin työarkki nimeltä " Tiedot ". Lisää tähän laskentataulukkoon seuraavat luettelot. Kuukaudet , Lomat, ja Toiminnan tyyppi laitoksessa. Voit myös lisätä tiedot, jotka koskevat osallistujien nimet ja Tunnukset linkittääksesi päätaulukkoon.

Vaihe 2: Määritä kuukauden nimi -luettelo

Kun olet lisännyt tarvittavat tiedot, sinun on tehtävä seuraavat toimet määritellä nimet Nimen määrittelyn avulla voit käyttää nimeä nimellä Tietojen validointi työkalun avulla voit tehdä soluihin pudotusvalikon.

• Määritä ensin nimi kuukausiluettelolle.
• Valitse tätä varten kuukausien solut.
• Siirry sitten Kaava tab> Määritelty nimi vaihtoehto.
• Tämän jälkeen näet ikkunan nimeltä " Uusi nimi". Anna soluluettelolle sopiva nimi.
• Tyyppi "Kuukausi" kohtaan Nimi ja paina OK .

• Samoin valitse lomasolut ja siirry valikkoon Määritelty nimi vaihtoehto.
• Kirjoita sitten " Loma" nimeksi ja paina SELVÄ.

• Valitse lopuksi Tyyppi soluja ja siirry Määritelty nimi vaihtoehto.
• Kirjoita sitten " Tyyppi" nimeksi ja paina SELVÄ.

Vaihe 3: Tee mallirakenne läsnäolon seurantaa varten.

Tee nyt sarakkeet ja solut, joissa on edellä luetellut tarvittavat asiat. Ja aseta sarakkeen tiedot of osallistujien nimet ja tunnukset.

Lue lisää: QR-koodin läsnäoloseuranta Excelin avulla (helpoilla ohjeilla)

Vaihe 4: Lisää kaava kuukaudelle, alkamispäivämäärälle & päättymispäivämäärälle.

Haluamme tehdä malli osoitteessa läsnäolon seuranta jossa voit siirtyä yksi kuukausi osoitteeseen toinen helposti. Ja koko vuoden tiedot ovat koko vuoden sama laskentataulukko. Tätä varten sinun on tehtävä pudotusvalikko solussa valitsemalla kuukausi.

• Valitse ensin kuukauden solu.
• Siirry sitten Tiedot välilehteä ja napsauta Tietojen validointi vaihtoehto

• Tuloksena on ikkuna nimeltä " Tietojen validointi" ilmestyy.
• Pidä asetukset-välilehdellä.
• valitse sitten " Luettelo" vaihtoehto Salli valikko.
• Ja kirjoita "= Kuukausi" vuonna Lähde vaihtoehto ja paina SELVÄ.

• Jos nyt menet kuukauden soluun taulukossa työlehti, näet pudotusvalikko vaihtoehto avata.
• Klikkaa tätä avataksesi ja valitse a kuukausi.

• Kirjoita nyt tämä kaava kenttään Aloituspäivä solu.

Kaavan selitys :

• DATEVALUE-toiminto muuttaa päivämäärän, joka on Teksti muoto kelvolliseksi Excel-päivämääräksi
• Täällä M1 solu on kuukauden solu, joka antaa arvon " Tammikuu"
• "1"& "tammikuu" tarkoittaa päivämäärää " 1. tammikuuta"

• Kirjoita sitten tämä kaava kenttään Loppupäivä solun avulla saat kuukauden viimeisen päivämäärän.

Lue lisää: Kuinka tehdä päivittäinen läsnäololomake Excelissä (2 tehokasta tapaa)

Vaihe 5: Syötä päivämäärät

Nyt sinun on tehtävä sarakkeet kaikille kuukauden päivämäärille.

• Syötä ensin kuukauden ensimmäinen päivämäärä. Käytä tätä varten tätä kaavaa, jolla solu yhdistetään soluun, jossa on merkintä Aloituspäivä solu.

• Sitten teet sarakkeen jäljellä olevat päivämäärät. Kirjoita toiseen soluun tämä kaava saadaksesi arvon seuraava päivämäärä.

Kaavan selitys :

• C6<$L$3 : se tarkoittaa ehtoa, jonka mukaan solu C6 ( Edellinen päivämäärä ennen tätä solua) on pienempi kuin L3 ( Loppupäivä ). Sinun on käytettävä absoluuttinen viite koska solu Loppupäivä on sama myös seuraavissa soluissa.
• C6 + 1 : Se on komento, kun " Jos" ehto on tosi. Se pyytää lisäämään 1 edelliseen soluun.
• " " : Se tarkoittaa, että kun " Jos" ehto on Väärin, pidä solu tyhjänä.

• Sitten, kopioi kaava ja liitä se rivin jäljellä oleviin soluihin.

• Tämän jälkeen saat nimen arkisin Liitä tätä varten tämä kaava soluun seuraavasti C7.

Kaavan selitys:

• The TEXT-toiminto muuntaa Päivämäärä arvo C6 solu teksti.
• "ddd" tarkoittaa tekstin muotoa, joka antaa viikonpäivän nimen kolmena merkkijonona.

Lue lisää: Läsnäololomakkeet Excelissä ja kaava puoli päivää varten (3 esimerkkiä)

Vaihe 6: Lisää kaava lomien tunnistamiseksi

Vuonna läsnäoloseuranta, haluatte ehkä yksilöidä päivämäärät, jotka ovat seuraavat lomat. Saatat pitää sitä monimutkaisena, mutta tässä selitän ne helposti.

• Laita tämä kaava soluun C5 .

Kaavan selitys

• MATCH(C6,Holidays,0) : The MATCH funktio etsii arvon C6 vuonna Loma lista.
• IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0) : IF-funktio tarkoittaa, että jos solun C6 on tyhjä sitten insertti 1 muuten etsi, että vuonna Loma lista.
• IFERROR(IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0)),0) : Se tarkoittaa, että kun IF ehto ei voi antaa mitään arvoja, niin se antaa virhearvon ja IFERROR-toiminto antaa arvon 0 sen sijaan, että Virhe!

• Vihdoinkin, kopioi ja liitä arvot rivin jäljellä oleviin soluihin.
• Nyt malli on alla olevan kuvakaappauksen kaltainen.

Vaihe 7: Määritä Excelin läsnäolosolujen pudotusvalikko.

Nyt perustat pudotusvalikon, jossa on osallistuminen Kun siis haluat syöttää läsnäolotiedot, et voi lisätä muita arvoja kuin solun Tyyppi lista.

• Valitse tätä varten kaikki läsnäolosolut.
• Ja, mene osoitteeseen Tiedot tab> Tietojen validointi.

• Sitten Tietojen validointi ikkunassa, pysy edelleen Asetukset välilehti.
• Valitse nyt Luettelo alkaen Salli vaihtoehtoja.
• Ja kirjoita =Type vuonna Lähde laatikko.
• Paina lopuksi SELVÄ.

• Mene nyt mihin tahansa soluun lisätä läsnäolo. Löydät avattavat pudotusvalinnat.
• Sitten voit valita minkä tahansa lisättävän arvon. Ilman näitä vaihtoehtoja et voi lisätä muita arvoja.

Vaihe 8: Korosta lomasarakkeet

Lomasarakkeet on tarpeen korostaa, jotta voit helposti tunnistaa ne. Voit muotoilla ne manuaalisesti väreillä. Vaihtoehtoisesti voit automatisoida ne käyttämällä komentoa Loma luettelo ja Ehdollinen muotoilu.

• Valitse ensin kaikki läsnäolosarakkeen solut.
• Ja, mene Etusivu tab> Ehdollinen muotoilu > Uusi sääntö vaihtoehtoja.

• Nyt avautuu ikkuna nimeltä " Uusi muotoilusääntö" ja valitse vaihtoehto "Määritä muotoiltavat solut kaavan avulla" vuonna Sääntötyyppi.
• Liitä sitten tämä kaava Sääntö Kuvaus laatikko:

• Mene nyt osoitteeseen Muotoilu vaihtoehto. Valitse Punainen väri kuin Täytä
• Tämän seurauksena sarakkeen solut muuttuvat punaisiksi, kun sarakkeen 7. rivi arvo on " Sun ". Se tarkoittaa, että haluat tehdä sunnuntain sarakkeet punaisiksi.

• Nyt näet Sunnuntai sarakkeet ovat punaisella.

• Lisää nyt vielä yksi ehdollinen muotoilu tunnistamaan toimiston vapaapäivät luettelosta. Toimi samalla tavalla ja liitä tämä kaava laatikkoon:

• Siirry sitten Muotoilu vaihtoehto ja valitse Vihreä väri täytä laatikko.
• Ja, paina SELVÄ.
• Paina sitten Hae vuonna Ehdollinen muotoilu ikkuna, jotta voit soveltaa formaatteja.

• Tämän seurauksena näet, että satunnaiset vapaapäivät luettelosta ovat vihreällä värillä ja sunnuntait punaisella.

• Valitse nyt kuukausi Helmikuu tarkistaa, toimiiko muotoilu täydellisesti vai ei.

Vaihe 9: Tietojen lisääminen läsnäolosoluihin

Lisää nyt tietoja läsnäolosoluihin yhteenvetosarakkeiden laskemista varten. Voit lisätä tietoja kirjoittamalla näppäimistöltä tai käyttämällä pudotusvalikon ehdotuksia.

Lue lisää: Läsnäolon ja ylityön laskentataulukko Excelissä

Vaihe 10: Aseta kaavoja kokonaisosallistujamäärän laskemiseksi.

• Jos haluat laskea kuukauden tai viikon kokonaislukumäärän, lisää tämä kaava soluun:

Kaavan selitys

• Käyttämällä COUNTIFS-toiminto , lasket solut, jos ne täyttävät 3 ehtoa.
• C8:J8, "P" : Jos solu sisältää " P "
• $C$7:$J$7, "Sun"... : Jos solu ei sisällä "Sun"
• $C$5:$J$5,0 : Jos solujen arvo on 0, se tarkoittaa, että kyseessä ei ole loma.

• Kopioi sitten kaava ja liitä se sarakkeen muihin soluihin tai käytä näppäintä Täyttökahva kuvaketta kaavan raahaamiseksi.

• Lasketaan nyt kokonaissumma Suunniteltu loma kuukauden tai viikon osalta, lisää tämä kaava soluun:

• Kopioi sitten kaava ja liitä se sarakkeen muihin soluihin tai käytä komentoa Täyttökahva kuvaketta kaavan raahaamiseksi.

• Vastaavasti kokonaiskustannusten laskemiseksi Suunnittelematon poissaolo (A) kuukauden tai viikon, lisää tämä kaava soluun:

• Tämän jälkeen lasketaan kokonaismäärän Työpäivät kuukauden tai viikon, lisää tämä kaava soluun:

• Nyt lasketaan Nykyinen prosenttiosuus, ensin, tee solut Prosenttiosuus muodossa.
• Käytä sitten tätä kaavaa soluun:

• Tämän seurauksena se jakaa arvon Täydellinen läsnäolo arvolla Työpäivät yhteensä.

• Sitten lasketaan Poissaoloprosentti, tehdään ensin solut Prosenttiosuus muodossa.
• Ja käytä tätä kaavaa soluun:

• Se jakaa arvon Suunniteltu & Suunnittelemattomat poissaolot yhteensä arvolla Työpäivät yhteensä.

• Lopuksi, sinun kuukausittainen läsnäoloraportti Voit seurata jokaisen osallistujan läsnäolotietoja helposti.

Lue lisää: Opiskelijan edistymisen seuranta Excel-malli (ilmainen lataus)

Muistettavat asiat

• Tässä artikkelissa olen näyttänyt yhden viikon läsnäoloseurannan, voit helposti muuntaa sen kuukaudeksi lisäämällä päiviä.
• Jos hakijaluettelo on suuri, sarakkeiden otsikoiden näkeminen voi olla vaikeaa, kun niitä selataan. Tätä varten voit jäädyttää paneelit. Siirry tätä varten osoitteeseen Näytä Tab> Jäädyttää lasit valikko ja valitse Jäädyttää lasit vaihtoehto täällä.

• Vuonna Lomalista, voit lisätä tai poistaa päivämääriä laitoksesi kalenterin mukaisesti. Muokkauksen jälkeen tee seuraavat toimet Määritä nimi askel uudelleen.
• Tämä työkirja sisältää koko vuoden tiedot. Sinun on siis yksinkertaisesti kopioitava minkä tahansa kuukauden tiedot ja " liitä vain arvo" toiselle arkille luodaksesi eri työarkin eri kuukautta varten. Puhdista sitten läsnäolosolut seuraavan kuukauden läsnäoloseurantaa varten.

Päätelmä

Tässä artikkelissa olen yrittänyt näyttää, miten läsnäolojen seuranta Excelissä. Voit ladata ilmaisia malleja ja muokata niitä omaan käyttöösi. Voit myös luoda Excel-tiedoston läsnäolojen seurantaan vaiheiden mukaisesti. Toivottavasti tämä artikkeli oli hyödyllinen. Voit vierailla verkkosivustollamme osoitteessa ExcelWIKI Jos sinulla on kysyttävää tai palautetta, kerro minulle kommenttiosioon.