Sledenje prisotnosti v Excelu je zelo pogosto. Toda popoln Excelov sledilnik prisotnosti vam bo zelo olajšalo delo. Torej, v tem članku delim brezplačno Excelova predloga na . spremljanje prisotnosti z vami. prenesete jo lahko od tu. lahko jo enostavno uporabite in spremenite, saj je osnovna predloga. poleg tega vam bom v tem članku pokazal tudi, kako spremljati prisotnost v Excelu z enostavnimi in jasnimi koraki.

Prenos brezplačne predloge

Prenesete lahko Excel brezplačno predloga na . Spremljanje prisotnosti z naslednjim gumbom.

Elementi sledilnika prisotnosti

Pred izdelavo predlog v Excelu morate poznati stvari, ki bodo vključene v delovni list, in razmerja med njimi. Tako lahko pripravite osnutek načrta za predlogo. sledilnik prisotnosti na spletnem mestu Excel, potrebujete naslednje stvari:

• Mesec
• Počitnice
• Vrste dejavnosti : P= Sedanjost , PL = načrtovani dopust, A= odsoten
• Dnevi v mesecu, Začetek & Končni datum meseca
• Ime in priimek udeleženca; Id
• Skupaj Prisotni, Načrtovani dopust, Odsotnost & Delovni dnevi
• Odstotek prisotnosti & Odsotnost

Po potrebi lahko dodate ali odstranite poljubne stolpce. V tem članku bom izdelal predlogo z omenjenimi elementi.

Koraki za sledenje prisotnosti v Excelu

Opisal bom, kako spremljanje prisotnosti v Excel datoteko, s katero lahko spremljanje prisotnosti. Enostavno lahko spremljate prisotnost udeležencev v Excelu, če sledite spodaj navedenim korakom. Koraki so jasno razloženi z ustreznimi ponazoritvami. Zato preberite korake za sledenje prisotnosti v Excelu.

Korak 1: Ustvarite delovni list "Informacije" v Excelu

Najprej ustvarite delovni list z imenom " Informacije ". V tem delovnem listu dodajte sezname Meseci , Počitnice, in Vrsta dejavnosti v instituciji. Dodate lahko tudi podatke o imena udeležencev in . ID-ji za povezavo z glavnim delovnim listom.

Korak 2: Opredelitev seznama imen meseca

Ko vstavite potrebne podatke, morate opredelitev imen Opredelitev imena vam bo omogočila uporabo Potrjevanje podatkov orodje za izdelavo spustnega menija v celicah.

• Najprej določite ime za seznam mesecev.
• To storite tako, da izberete celice mesecev.
• Nato pojdite v Formula zavihek> Opredeljeno ime možnost.
• Nato se prikaže okno z imenom " Novo ime". Tu navedite ustrezno ime za seznam celic.
• Tip "Mesec" v Ime in pritisnite V REDU .

• Podobno izberite počitniške celice in pojdite v Opredeljeno ime možnost.
• Nato vnesite " Počitnice" kot ime in pritisnite V REDU.

• Na koncu izberite Tip celice in pojdite v Opredeljeno ime možnost.
• Nato vnesite " Tip" kot ime in pritisnite V REDU.

Korak 3: Ustvarite strukturo predloge za spremljanje prisotnosti

Zdaj naredite stolpce in celice s prej naštetimi potrebnimi stvarmi. In vstavite podatki na spletnem mestu imena udeležencev in . ids.

Preberite več: Sledenje prisotnosti s kodo QR z Excelom (z enostavnimi koraki)

Korak 4: Vstavite formulo za mesec, začetni datum & končni datum

Želimo ustvariti predloga za sledenje prisotnosti kjer se lahko premaknete iz en mesec na . drugo enostavno. In podatki za celotno leto bodo na isti delovni list. V ta namen morate izdelati spustni seznam v celici, da izberete mesec.

• Najprej izberite celico mesec.
• Nato pojdite v Podatki in kliknite na zavihek Potrjevanje podatkov možnost

• Tako se odpre okno z imenom " Potrjevanje podatkov" se prikaže.
• Ohranite v zavihku Nastavitve.
• nato izberite " Seznam" možnost v Omogočite meni.
• Nato vnesite "= Mesec" v Vir: in pritisnite V REDU.

• Če zdaj odprete celico mesec v delovni list, videli boste spustni seznam možnost za odprtje.
• Kliknite na to, da odprete in izberite a mesec.

• To formulo vnesite v Datum začetka celica.

Razlaga formule :

• Funkcija DATEVALUE pretvori datum, ki je v Besedilo format v veljavni Excelov datum
• Tu je M1 celica je celica meseca, ki daje vrednost " januar"
• "1"& "januar" označuje datum " 1. januar"

• Nato vnesite to formulo v polje Končni datum celica za pridobitev zadnjega datuma v mesecu.

Preberite več: Kako narediti dnevni list prisotnosti v Excelu (2 učinkovita načina)

Korak 5: Vnesite datume

Zdaj boste morali pripraviti stolpce za vse datume v mesecu.

• Najprej vnesite prvi datum v mesecu. Za to uporabite to formulo za povezavo celice z Datum začetka celica.

• Nato ustvarite stolpec za preostali datumi. V drugo celico vnesite to formulo, da dobite naslednji datum.

Razlaga formule :

• C6<$L$3 : označuje pogoj, da je celica C6 ( Prejšnji datum pred to celico) je manjša od L3 ( Končni datum ). Uporabiti morate absolutna referenca ker je celica Končni datum bodo enake tudi za naslednje celice.
• C6 + 1 : To je ukaz, ko " Če" Pogoj je resničen. Zahteva, da se prejšnji celici doda 1.
• " " : To pomeni, da ko " Če" stanje je Napačno, celica ostane prazna.

• Nato, kopiranje formulo in prilepite v preostale celice v vrstici.

• Nato pridobite ime ob delavnikih za datume. V ta namen prilepite to formulo v celico C7.

Razlaga formule:

• Spletna stran Funkcija TEXT bo pretvoril Datum vrednost C6 celice v besedilo.
• "ddd" označuje obliko besedila, ki bo podala ime dneva v tednu v treh nizih.

Preberite več: List prisotnosti v Excelu s formulo za pol dneva (3 primeri)

Korak 6: Vstavite formulo za prepoznavanje praznikov

V sledenje prisotnosti, morda boste želeli določiti datume, ki so počitnice. Morda se vam bo zdelo zapleteno, vendar vam jih bom tukaj preprosto razložil.

• To formulo vstavite v celico C5 .

Razlaga formule

• MATCH(C6,Holidays,0) : Spletna stran MATCH funkcija bo poiskala vrednost C6 v Počitnice seznam.
• IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0): Funkcija IF pomeni, da če je vrednost celice C6 je . prazno nato vstaviti 1 iskanje v Počitnice seznam.
• IFERROR(IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0)),0) : To pomeni, da ko IF ne more podati nobene vrednosti, potem bo prikazal vrednost napake in Funkcija IFERROR deluje tako, da namesto vrednosti 0 Napaka!.

• Končno, kopiranje in . prilepite vrednosti v preostale celice vrstice.
• Zdaj je predloga bo kot na spodnji sliki zaslona.

Korak 7: Nastavitev spustnega menija za celice prisotnosti v Excelu

Zdaj boste nastavili spustni meni za prisotnost Ko želite vnesti podatke o prisotnosti, ne morete vstaviti nobenih drugih vrednosti, razen Tip seznam.

• Pri tem izberite vse celice prisotnosti.
• In pojdite na Podatki zavihek> Potrjevanje podatkov.

• Nato v Potrjevanje podatkov okno, ostanite v oknu Nastavitve zavihek.
• Zdaj izberite Seznam iz Omogočite možnosti.
• In pišite =Tip v Vir: škatla.
• Na koncu pritisnite V REDU.

• Zdaj pojdite v vse celice in vstavite prisotnost. Na voljo so spustne možnosti, ki jih lahko odprete.
• Nato lahko izberete katero koli, ki jo želite vstaviti. Brez teh možnosti pa ne morete vstaviti nobene druge vrednosti.

Korak 8: Poudarite počitniške stolpce

Stolpce za praznike je treba označiti, da jih boste zlahka prepoznali. Ročno jih lahko oblikujete z barvami. Lahko pa jih tudi avtomatizirate z uporabo Počitnice seznam in Pogojno oblikovanje.

• Najprej izberite vse celice v stolpcu prisotnosti.
• In pojdite v Domov zavihek> Pogojno oblikovanje > Novo pravilo možnosti.

• Pojavi se okno z imenom " Novo pravilo za oblikovanje" in izberite možnost "S formulo določite, katere celice je treba oblikovati" v Vrsta pravila.
• Nato to formulo prilepite v Opis pravila škatla:

• Zdaj pojdite v Format možnost. Izberite Rdeča barvo kot Napolnite
• Tako bodo celice stolpca, v katerih je 7. vrsta vrednost je " Sun ". To pomeni, da želite, da so nedeljski stolpci rdeči.

• Zdaj boste videli Nedelja stolpci so označeni z rdečo barvo.

• Zdaj vstavite še eno pogojno oblikovanje da s seznama določite praznike v pisarni. Sledite istemu načinu in prilepite to formulo vnesite v polje:

• Nato pojdite v Format in izberite možnost Zelena barvo na napolnite škatla.
• In pritisnite V REDU.
• Nato pritisnite Uporabi v Pogojno oblikovanje za uporabo formatov.

• Tako bodo občasni prazniki s seznama označeni z zeleno barvo, nedelje pa z rdečo.

• Zdaj izberite mesec Februar preverite, ali oblikovanje deluje brezhibno ali ne.

Korak 9: Vstavljanje podatkov v celice za udeležbo

Sedaj vstavite podatke v celice za prisotnost, da izračunate zbirne stolpce. Za vstavljanje podatkov lahko pišete s tipkovnice ali uporabite spustne predloge.

Preberite več: List za izračun prisotnosti in nadur v Excelu

Korak 10: Vstavite formule za izračun skupne prisotnosti

• Če želite izračunati skupno prisotnost v mesecu ali tednu, v celico vstavite to formulo:

Razlaga formule

• Uporaba Funkcija COUNTIFS , boste prešteli celice, če bodo izpolnjevale 3 pogoje.
• C8:J8, "P" : Če celica vsebuje " P "
• $C$7:$J$7, "Sun" : Če celica ne vsebuje "Sonce"
• $C$5:$J$5,0 : Če imajo celice vrednost 0, to pomeni, da ne gre za počitnice.

• Nato kopirajte formulo in jo prilepite v druge celice stolpca ali uporabite Ročaj za polnjenje in povlecite formulo.

• Za izračun skupnega zneska Načrtovani dopust za mesec ali teden, vstavite to formulo v celico:

• Nato kopirajte formulo in jo prilepite v druge celice stolpca ali uporabite Ročaj za polnjenje in povlecite formulo.

• Podobno se za izračun skupnega Nenačrtovana odsotnost (A) meseca ali tedna, vstavite to formulo v celico:

• Nato za izračun skupnega Delovni dnevi meseca ali tedna, vstavite to formulo v celico:

• Za izračun vrednosti Sedanji odstotek, najprej naredite celice Odstotek format.
• Nato v celici uporabite to formulo:

• Posledično bo delil vrednost Skupna prisotnost z vrednostjo Skupno število delovnih dni.

• Nato za izračun Odstotek odsotnih, najprej naredite celice Odstotek format.
• V celici uporabite to formulo:

• Vrednost se deli z vrednostjo Skupaj načrtovani & nenačrtovana odsotnost z vrednostjo Skupno število delovnih dni.

• Končno, vaš mesečno poročilo o prisotnosti lahko preprosto spremljate podatke o prisotnosti vsakega udeleženca.

Preberite več: Sledenje napredku učencev Excelova predloga (brezplačen prenos)

Stvari, ki si jih je treba zapomniti

• V tem članku sem prikazal sledilnik prisotnosti za en teden, z dodajanjem dni pa ga lahko preprosto pretvorite v mesec.
• Če je seznam prosilcev velik, lahko med pomikanjem naletite na težave z videnjem glave stolpca. V ta namen lahko zamrznete podokna. V ta namen pojdite na Oglejte si Zavihek> Plošče za zamrzovanje v meniju in izberite Plošče za zamrzovanje možnost tukaj.

• V Seznam počitnic, lahko dodate ali odstranite datume v skladu s koledarjem vaše ustanove. Po urejanju Opredelitev imena korak znova.
• Ta delovni zvezek bo vseboval podatke za celotno leto. prilepi samo vrednost" na drug list, da ustvarite drug delovni list za drug mesec. Nato očistite celice za spremljanje prisotnosti, da boste spremljali prisotnost za naslednji mesec.

Zaključek

V tem članku sem vam poskušal pokazati, kako spremljati prisotnost v programu Excel. Prenesete lahko brezplačne predloge in jih spremenite za svojo uporabo. Prav tako lahko po korakih ustvarite datoteko Excel za spremljanje prisotnosti. Upam, da vam je bil ta članek v pomoč. Obiščete lahko našo spletno stran ExcelWIKI Če imate kakršna koli vprašanja ali povratne informacije, mi to sporočite v razdelku s komentarji.