Suivre les présences dans Excel est très courant, mais une parfaite Suivi des présences en Excel facilitera grandement votre travail. Ainsi, dans cet article, je partage avec vous un outil gratuit Modèle Excel à suivre les présences Vous pouvez le télécharger à partir d'ici. Vous pouvez l'utiliser et le modifier facilement car il s'agit d'un modèle de base. En outre, dans cet article, je vais également vous montrer comment suivre les présences dans Excel avec des étapes simples et claires.

Télécharger le modèle gratuit

Vous pouvez télécharger le Excel gratuit modèle à Suivi des présences à partir du bouton suivant.

Éléments d'un système de suivi des présences

Avant de créer un modèle en Excel, vous devez connaître les éléments qui seront inclus dans la feuille de calcul et les relations entre eux. Vous pouvez ainsi établir un plan préliminaire pour le modèle. Pour créer un modèle gestionnaire des présences sur Excel, vous aurez besoin des éléments suivants :

• Mois
• Vacances
• Types d'activité : P= Présent , PL = Congé planifié, A= Absent
• Jours du mois, Date de début et date de fin du mois
• Nom du participant & ; Id
• Total des présents, Congé planifié, Absence & ; Jours ouvrables
• Pourcentage de présence & ; Absence

Vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes selon vos besoins. Dans cet article, je vais créer un modèle avec les éléments suivants

Étapes pour suivre les présences dans Excel

Ici, je vais décrire comment suivre les présences dans un Excel par lequel vous pouvez suivre les présences. Vous pouvez facilement suivre les présence des participants dans Excel si vous suivez les étapes mentionnées ci-dessous. Les étapes sont expliquées clairement avec des illustrations appropriées. Alors, suivez les étapes pour suivre les présences dans Excel.

Étape 1 : Créez une feuille de calcul "Informations" dans Excel.

Tout d'abord, créez une feuille de calcul nommée " Information "Dans cette feuille de calcul, ajoutez les listes de Mois , Les vacances, et le Type d'activités dans l'institution. Vous pouvez également ajouter les informations de noms des participants et IDs pour établir un lien avec la feuille de calcul principale.

Étape 2 : Définir la liste des noms du mois

Après avoir inséré les informations nécessaires, vous devez définir les noms La définition d'un nom vous permettra d'utiliser l'outil d'évaluation de la qualité de l'eau. Validation des données pour créer un menu déroulant dans les cellules.

• Tout d'abord, définissez un nom pour la liste des mois.
• Pour ce faire, sélectionnez les cellules des mois.
• Ensuite, allez dans le Formule tab> ; Nom défini option.
• Après cela, vous verrez une fenêtre nommée " Nouveau nom". Ici, donnez un nom approprié à la liste de cellules.
• Type "Mois" dans le nom et appuyez sur OK .

• De la même manière, sélectionnez les cellules de vacances et allez dans la section Nom défini option.
• Ensuite, tapez " Holiday" comme nom et appuyez sur OK.

• Enfin, sélectionnez le Type cellules et aller à la Nom défini option.
• Ensuite, tapez " Type" comme nom et appuyez sur OK.

Étape 3 : Créez un modèle de structure pour le suivi des présences

Maintenant, créez des colonnes et des cellules avec les éléments nécessaires énumérés précédemment. Et insérez l'icône de l'ordinateur. données de noms des participants et ids.

Lire la suite : Suivi des présences par code QR avec Excel (avec des étapes faciles)

Étape 4 : Insérer une formule pour le mois, la date de début et la date de fin.

Nous voulons faire un modèle pour suivi des présences où vous pouvez passer de un mois à un autre facilement. Et les données pour l'année entière seront sur le même feuille de calcul. Pour cela, vous devez faire un liste déroulante dans la cellule pour sélectionner un mois.

• Tout d'abord, sélectionnez la cellule du mois.
• Ensuite, allez dans le Données et cliquez sur l'onglet Validation des données option

• En conséquence, une fenêtre nommée " Validation des données " apparaîtra.
• Restez dans l'onglet "Paramètres".
• puis, sélectionnez l'option " Liste" dans l'option Autoriser menu.
• Et, tapez "= Mois" dans le Source : OK.

• Maintenant, si vous allez dans la cellule du mois dans le fichier feuille de travail, vous verrez un liste déroulante à ouvrir.
• Cliquez dessus pour l'ouvrir et sélectionnez a mois.

• Maintenant, tapez cette formule dans le Date de début cellule.

Explication de la formule :

• Fonction DATEVALUE transforme une date qui est en Texte en une date Excel valide
• Ici, le M1 la cellule est la cellule du mois donnant la valeur " Janvier"
• "1"& ; "Janvier" indique une date " 1er janvier"

• Ensuite, tapez cette formule dans le champ Date de fin pour obtenir la dernière date du mois.

Lire la suite : Comment créer une feuille de présence quotidienne dans Excel (2 méthodes efficaces)

Étape 5 : Saisir les dates

Maintenant, vous devrez créer des colonnes pour toutes les dates du mois.

• Tout d'abord, saisissez la première date du mois. Pour cela, utilisez cette formule afin de lier la cellule avec le fichier Date de début cellule.

• Ensuite, vous ferez une colonne pour le les dates restantes. Dans la deuxième cellule, tapez cette formule pour obtenir la valeur suivant date.

Explication de la formule :

• C6<$L$3 : il désigne une condition selon laquelle la cellule C6 ( Date précédente avant cette cellule) est inférieure à L3 ( Date de fin Vous devez utiliser référence absolue car la cellule de Date de fin sera la même pour les cellules suivantes également.
• C6 + 1 : C'est un commandement lorsque le " Si" La condition est vraie, elle demande d'ajouter 1 à la cellule précédente.
• " " : Il indique que lorsque le " Si" La condition est Faux, garder la cellule vide.

• Ensuite, copie la formule et pâte dans les cellules restantes de la rangée.

• Après cela, obtenez le nom du jours de la semaine pour les dates. Pour cela, collez cette formule dans la cellule C7.

Explication de la formule :

• Le site Fonction TEXT convertira le Date valeur de la C6 cellule à texte.
• "ddd" indique le format du texte qui donnera le nom du jour de la semaine en 3 chaînes de caractères.

Lire la suite : Feuille de présence dans Excel avec formule pour une demi-journée (3 exemples)

Étape 6 : Insérer une formule pour identifier les jours fériés

Dans le suivi des présences, vous voudrez peut-être faire identifier les dates qui sont vacances. Vous pouvez trouver cela complexe mais je vais vous les expliquer facilement.

• Mettez cette formule dans la cellule C5 .

Explication de la formule

• MATCH(C6,Vacances,0) : Le site MATCH recherchera la valeur de C6 dans le Vacances liste.
• IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0) : Fonction IF indique que si la valeur de la cellule C6 est vierge puis insérer 1 autre recherche que dans le Vacances liste.
• IFERROR(IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0)),0) : Cela signifie que lorsque le SI ne peut pas donner de valeurs, alors il donnera une valeur d'erreur et la condition Fonction IFERROR fonctionne pour donner la valeur 0 au lieu de Erreur !

• Enfin, copie et pâte les valeurs dans les cellules restantes de la ligne.
• Maintenant, le modèle sera comme la capture d'écran ci-dessous.

Étape 7 : Configurer un menu déroulant pour les cellules de présence dans Excel

Maintenant, vous allez mettre en place un menu déroulant pour la rubrique présence Ainsi, lorsque vous souhaitez saisir les données relatives aux présences, vous ne pouvez pas insérer d'autres valeurs que les cellules Type liste.

• Pour cela, sélectionnez toutes les cellules de présence.
• Et, allez à Données tab> ; Validation des données.

• Ensuite, dans le Validation des données en restant dans la fenêtre Paramètres onglet.
• Maintenant, sélectionnez Liste de la Autoriser options.
• Et, écrivez =Type dans le Source : boîte.
• Enfin, appuyez sur OK.

• Maintenant, allez dans n'importe quelle cellule pour insérer les présences. Vous trouverez des options déroulantes à ouvrir.
• Ensuite, vous pouvez sélectionner n'importe quelle valeur à insérer. Et sans ces options, vous ne pouvez pas insérer d'autres valeurs.

Étape 8 : mettre en évidence les colonnes de vacances

Il est nécessaire de mettre en évidence les colonnes de vacances afin de pouvoir les identifier facilement. Vous pouvez les mettre en forme manuellement à l'aide de couleurs, mais vous pouvez aussi les automatiser à l'aide de la commande Vacances et Mise en forme conditionnelle.

• Dans un premier temps, sélectionnez toutes les cellules de la colonne des présences.
• Et, allez à la Accueil tab> ; Mise en forme conditionnelle > ; Nouvelle règle options.

• Maintenant, une fenêtre apparaîtra, nommée " Nouvelle règle de formatage " et sélectionnez l'option "Utiliser une formule pour déterminer les cellules à mettre en forme" dans le Type de règle.
• Ensuite, collez cette formule dans le Description de la règle boîte :

• Maintenant, allez dans le Format Sélectionnez Rouge comme la Remplir
• Par conséquent, cela rendra les cellules de la colonne rouge dans laquelle l'élément 7ème rang est " Soleil ". Cela signifie que vous voulez rendre les colonnes du dimanche rouges.

• Maintenant, vous verrez le Dimanche sont en rouge.

• Maintenant, insérez un autre formatage conditionnel pour identifier les vacances du bureau dans la liste. Suivez la même procédure et pâte cette formule dans la boîte :

• Ensuite, allez dans le Format et sélectionnez l'option Vert couleur pour remplir la boîte.
• Et, appuyez OK.
• Ensuite, appuyez sur Appliquer dans le Mise en forme conditionnelle pour appliquer les formats.

• En conséquence, vous verrez que les jours fériés occasionnels de la liste sont en vert et que les dimanches sont en rouge.

• Maintenant, sélectionnez le mois Février pour vérifier si le formatage fonctionne parfaitement ou non.

Étape 9 : Insertion de données dans les cellules de présence

Maintenant, insérez des données dans les cellules de présence pour calculer les colonnes de résumé. Pour insérer des données, vous pouvez écrire à partir du clavier ou utiliser les suggestions du menu déroulant.

Lire la suite : Feuille de calcul des présences et des heures supplémentaires en Excel

Étape 10 : Insérer des formules pour calculer le total des présences

• Maintenant, pour calculer la présence totale du mois ou de la semaine, insérez cette formule dans la cellule :

Explication de la formule

• Utilisation de la Fonction COUNTIFS vous compterez les cellules si elles répondent à 3 conditions.
• C8:J8, "P" : Si la cellule contient " P "
• $C$7:$J$7, "Soleil" : Si la cellule ne contient pas "Soleil"
• $C$5:$J$5,0 : Si les cellules sont de valeur 0, cela signifie que ce n'est pas un jour férié.

• Ensuite, copiez la formule et collez-la dans les autres cellules de la colonne ou utilisez la fonction Poignée de remplissage pour faire glisser la formule.

• Maintenant, pour calculer le total Congé planifié pour le mois ou la semaine, insérez cette formule dans la cellule :

• Ensuite, copiez la formule et collez-la dans les autres cellules de la colonne ou utilisez la fonction Poignée de remplissage pour faire glisser la formule.

• De même, pour calculer le total Absence non planifiée (A) du mois ou de la semaine, insérez cette formule dans la cellule :

• Ensuite, pour calculer le total Jours ouvrables du mois ou de la semaine, insérez cette formule dans la cellule :

• Maintenant, pour calculer le Pourcentage actuel, d'abord, faire les cellules de la Pourcentage format.
• Ensuite, utilisez cette formule dans la cellule :

• En conséquence, il divisera la valeur de Présence totale par la valeur de Total des jours de travail.

• Ensuite, pour calculer Pourcentage d'absents, d'abord, faites les cellules de Pourcentage format.
• Et, utilisez cette formule dans la cellule :

• Il divisera la valeur de Total des absences planifiées et non planifiées par la valeur de Total des jours de travail.

• Enfin, votre rapport mensuel de présence Vous pouvez facilement suivre les données de présence de chaque participant.

Lire la suite : Modèle Excel de suivi des progrès des élèves (téléchargement gratuit)

Les choses à retenir

• Dans cet article, j'ai montré le tableau de suivi des présences pour une semaine, vous pouvez facilement le convertir pour un mois en ajoutant des jours.
• Si la liste des candidats est grande, vous pouvez rencontrer des problèmes pour voir l'en-tête de la colonne lors du défilement. Pour cela, vous pouvez geler les volets. Pour cela, allez à Voir Tab> ; Panneaux de congélation et sélectionner le menu Panneaux de congélation ici.

• Dans le Liste de vacances, vous pouvez ajouter ou supprimer des dates selon le calendrier de votre institution. Après l'édition, faites le Définir le nom pas encore.
• Ce classeur contiendra les données de toute l'année. Il suffit donc de copier les données de n'importe quel mois et " coller la valeur uniquement" dans une autre feuille pour créer une feuille de calcul différente pour un mois différent. Nettoyez ensuite les cellules de présence pour suivre les présences du mois suivant.

Conclusion

Dans cet article, j'ai essayé de vous montrer comment suivre les présences dans Excel. Vous pouvez télécharger les modèles gratuits et les modifier pour les adapter à vos besoins. Vous pouvez également créer un fichier Excel pour suivre les présences en suivant les étapes indiquées. J'espère que cet article vous a été utile. Vous pouvez visiter notre site web. ExcelWIKI Si vous avez des questions ou des commentaires, n'hésitez pas à m'en faire part dans la section des commentaires.