Att spåra närvaro i Excel är mycket vanligt. Men en perfekt Excel-räknare för närvaro kommer att underlätta ditt arbete mycket. Så i den här artikeln delar jag med mig av en gratis Excel-mall till spåra närvaro Du kan ladda ner den härifrån. Du kan använda och ändra den enkelt eftersom det är en grundläggande mall. I den här artikeln kommer jag också att visa dig hur du spårar närvaro i Excel med enkla och tydliga steg.

Ladda ner gratis mall

Du kan ladda ner Excel gratis mall till Spåra närvaro från följande knapp.

Element i en spårare för närvaro

Innan du gör en mall i Excel måste du veta vilka saker som kommer att ingå i arbetsbladet och hur de förhåller sig till varandra. På så sätt kan du göra ett utkast till plan för mallen. För att göra en spårning av närvaro på Excel, Du behöver följande saker:

• Månad
• Semester
• Typer av verksamhet : P= närvarande , PL = Planerad ledighet, A= frånvarande
• Dagar i månaden, Start & Slutdatum för månaden
• Deltagarens namn & Id
• Antal närvarande, Planerad ledighet, Frånvaro & Arbetsdagar
• Procentuell andel av närvaro & Frånvaro

Du kan lägga till eller ta bort alla kolumner som du behöver. I den här artikeln kommer jag att göra en mall med de nämnda elementen.

Steg för att spåra närvaro i Excel

Här kommer jag att beskriva hur man spåra närvaro i en Excel fil som du kan använda för att spåra närvaro. Du kan enkelt spåra närvaro Du kan spåra deltagarnas närvaro i Excel om du följer de steg som nämns nedan. Stegen förklaras tydligt med lämpliga illustrationer. Så gå igenom stegen för att spåra närvaro i Excel.

Steg 1: Skapa ett arbetsblad för information i Excel

Först skapar du ett arbetsblad med namnet " Information ". I det här arbetsbladet lägger du till listorna över Månader , Semester, och Typ av verksamhet i institutionen. Du kan också lägga till information om Deltagarnas namn. och ID:er för att länka till huvudarbetsbladet.

Steg 2: Definiera listan med månadens namn

När du har lagt in den nödvändiga informationen måste du definiera namn för dem. Genom att definiera namnet kan du använda Validering av data för att skapa en rullgardinsmeny i cellerna.

• Först definierar du ett namn för listan över månaderna.
• För att göra detta markerar du cellerna med månader.
• Gå sedan till Formel flik> Definierat namn alternativ.
• Därefter visas ett fönster som heter " Nytt namn". Här anger du ett lämpligt namn för listan över celler.
• Typ "Månad" i namnet och tryck på OK .

• På samma sätt markerar du semestercellerna och går till Definierat namn alternativ.
• Skriv sedan " Semester" som namn och tryck på OKEJ.

• Slutligen väljer du den Typ celler och gå till Definierat namn alternativ.
• Skriv sedan " Typ" som namn och tryck på OKEJ.

Steg 3: Skapa en mallstruktur för att spåra närvaro

Nu skapar du kolumner och celler med de nödvändiga sakerna som anges ovan. Och infoga uppgifter på Deltagarnas namn. och ids.

Läs mer: Spårning av närvaro med QR-kod i Excel (med enkla steg)

Steg 4: Infoga formel för månad, startdatum & slutdatum

Vi vill göra en mall för Uppföljning av närvaro. där du kan växla från en månad till en annan lätt. Och uppgifterna för hela året kommer att finnas på samma arbetsblad. För detta måste du göra en drop-down i cellen för att välja en månad.

• Först markerar du månadscellen.
• Gå sedan till Uppgifter och klicka på fliken Validering av data alternativ

• Som ett resultat av detta öppnas ett fönster med namnet " Validering av data" kommer att visas.
• Behåll den på fliken Inställningar.
• Välj sedan " Lista" i alternativet i Tillåt meny.
• Skriv sedan "=". Månad" i den Källa och tryck på OKEJ.

• Om du nu går till månadscellen i arbetsblad, kommer du att se en drop-down att öppna.
• Klicka på detta för att öppna och Välj a månad.

• Skriv nu denna formel i Startdatum cell.

Formelförklaring :

• DATEVALUE-funktionen omvandlar ett datum som är i Text format till ett giltigt Excel-datum
• Här kan M1 cellen är månadscellen med värdet " Januari"
• "1"& "januari" betecknar ett datum " 1 januari"

• Skriv sedan denna formel i fältet Slutdatum för att få fram månadens sista datum.

Läs mer: Hur man gör ett dagligt närvaroformulär i Excel (2 effektiva sätt)

Steg 5: Ange datum

Nu måste du skapa kolumner för alla datum i månaden.

• Först anger du månadens första datum. Använd denna formel för att länka cellen till cellen med Startdatum cell.

• Därefter ska du skapa en kolumn för återstående datum. I den andra cellen skriver du den här formeln för att få fram nästa datum.

Formelförklaring :

• C6<$L$3 : betecknar det ett villkor som innebär att cellen C6 ( Föregående datum före denna cell) är mindre än L3 ( Slutdatum ). Du måste använda Absolut referens. eftersom cellen i Slutdatum kommer att vara densamma även för nästa celler.
• C6 + 1 : Det är ett kommando när " Om" Villkoret är sant. Den ber att lägga till 1 till den föregående cellen.
• " " : Den anger att när " Om" villkoret är Falskt, låta cellen vara tom.

• Då, kopiera formeln och pasta den i de återstående cellerna i raden.

• Därefter hämtar du namnet på vardagar för datumen. För detta, klistra in denna formel i cell C7.

Formel Förklaring:

• TEXT-funktionen omvandlar den Datum värdet av den C6 cell till text.
• "ddd" anger formatet för texten som ger namnet på veckodagen i tre strängar.

Läs mer: Närvaroformulär i Excel med formel för halvdag (3 exempel)

Steg 6: Infoga formel för att identifiera helgdagar

I spårning av närvaro, du kanske vill ha de datum som är identifierade som är semester. Du kanske tycker att det är komplicerat, men här ska jag förklara det enkelt.

• Lägg in denna formel i cellen C5 .

Förklaring av formeln

• MATCH(C6,Semester,0) : MATCH funktionen söker värdet av C6 i den Semester lista.
• IF(C6="",1,MATCH(C6,Holidays,0) : IF-funktion anger att om värdet i cellen C6 är tomt sedan infoga 1 annars söka i den i Semester lista.
• IFERROR(IF(C6="",1,MATCH(C6,Semester,0)),0) : Det innebär att när IF villkor inte kan ge några värden så kommer det att ge ett felvärde och IFERROR-funktionen fungerar för att ge värdet 0 i stället för Fel!.

• Slutligen, kopiera och pasta värdena till de återstående cellerna i raden.
• Nu har mall kommer att se ut som i skärmbilden nedan.

Steg 7: Ställ in en rullgardinsmeny för deltagarcellerna i Excel

Nu ska du skapa en rullgardinsmeny för närvaro celler. Så när du vill mata in närvarodata kan du inte infoga några andra värden förutom Typ lista.

• För detta markerar du alla celler för närvaro.
• Och gå till Uppgifter flik> Validering av data.

• Sedan i Validering av data fönster, och fortsätter att vara kvar i Inställningar fliken.
• Välj nu Lista från Tillåt alternativ.
• Och, skriv =Typ i den Källa box.
• Slutligen trycker du på OKEJ.

• Gå nu till valfri cell för att infoga närvaro. Du hittar rullgardinsalternativ som du kan öppna.
• Därefter kan du välja vilket som helst att infoga. Utan dessa alternativ kan du inte infoga några andra värden.

Steg 8: Markera semesterkolumnerna

Det är nödvändigt att markera semesterkolumnerna så att du lätt kan identifiera dem. Du kan formatera dem manuellt med färger. Alternativt kan du automatisera dem med hjälp av Semester listan och Villkorlig formatering.

• Markera först alla celler i kolumnen för närvaro.
• Och gå till Hem flik> Villkorlig formatering > Ny regel alternativ.

• Nu visas ett fönster med namnet " Ny formateringsregel" och välj alternativet "Använd en formel för att bestämma vilka celler som ska formateras" i den Typ av regel.
• Klistra sedan in denna formel i Regelbeskrivning box:

• Gå nu till Format alternativ. Välj Röd färg som den Fyll på
• Detta leder till att cellerna i kolumnen blir röda där 7:e raden värdet är " Sun ". Det betyder att du vill göra söndagskolumnerna röda.

• Nu kommer du att se Söndag kolumnerna är röda.

• Lägg nu in ytterligare en villkorlig formatering för att identifiera kontorshelgerna i listan. Följ samma väg och pasta denna formel i rutan:

• Gå sedan till Format och välj Grön färg till fylla lådan.
• Och tryck på OKEJ.
• Tryck sedan på Ansök på i den Villkorlig formatering för att tillämpa formaten.

• Du kommer att se att de tillfälliga helgdagarna i listan är gröna och söndagarna röda.

• Välj nu månaden Februari för att kontrollera om formateringen fungerar perfekt eller inte.

Steg 9: Infoga data i cellerna för närvaro

Infoga nu data i cellerna för närvaro för att beräkna sammanfattningskolumnerna. Du kan infoga data med hjälp av tangentbordet eller med hjälp av rullgardinsförslagen.

Läs mer: Kalkylblad för närvaro och övertid i Excel

Steg 10: Infoga formler för att beräkna den totala deltagarantalet

• Om du vill beräkna månadens eller veckans totala närvaro för en månad eller vecka, infogar du den här formeln i cellen:

Förklaring av formeln

• Användning av COUNTIFS-funktion Du räknar cellerna om de uppfyller tre villkor.
• C8:J8, "P" : Om cellen innehåller " P "
• $C$7:$J$7, "Sun" : Om cellen inte innehåller "Sun"
• $C$5:$J$5,0 : Om cellerna har värdet 0 betyder det att det inte är någon helgdag.

• Kopiera sedan formeln och klistra in den i de andra cellerna i kolumnen eller använd Handtag för fyllning ikonen för att dra formeln.

• För att beräkna den totala Planerad ledighet för månaden eller veckan, infoga den här formeln i cellen:

• Kopiera sedan formeln och klistra in den i de andra cellerna i kolumnen eller använd Handtag för fyllning ikonen för att dra formeln.

• På samma sätt kan man för att beräkna den totala Oplanerad frånvaro (A) i månaden eller veckan, infoga den här formeln i cellen:

• För att sedan beräkna den totala Arbetsdagar i månaden eller veckan, infoga den här formeln i cellen:

• För att beräkna Nuvarande procentandel, Först gör du cellerna i Procentuell andel format.
• Använd sedan den här formeln i cellen:

• Därför kommer den att dela värdet av Total närvaro med värdet av Totalt antal arbetsdagar.

• För att beräkna Frånvarande Procentandel, Först gör du cellerna i Procentuell andel format.
• Använd den här formeln i cellen:

• Den kommer att dela värdet av Totalt planerad & oplanerad frånvaro med värdet av Totalt antal arbetsdagar.

• Slutligen kan din månatlig rapport om närvaro Du kan enkelt spåra varje deltagares närvarodata.

Läs mer: Excel-mall för uppföljning av elevernas framsteg (gratis nedladdning)

Saker att komma ihåg

• I den här artikeln har jag visat närvarokontrollen för en vecka, men du kan enkelt omvandla den till en månad genom att lägga till dagar.
• Om listan över sökande är stor kan du få problem med att se kolumnrubriken när du bläddrar. Du kan frysa fönstren för detta, gå till Visa Fliken> Frysa rutor menyn och välj Frysa rutor alternativet här.

• I Semesterlista, kan du lägga till eller ta bort datum enligt din institutions kalender. När du har redigerat, gör du följande Definiera namn steg igen.
• Denna arbetsbok kommer att innehålla data för hela året. Du måste alltså helt enkelt kopiera data för varje månad och " endast klistra in värde" till ett annat ark för att skapa ett annat arbetsblad för en annan månad. Rensa sedan cellerna för närvaro för att spåra närvaron för nästa månad.

Slutsats

I den här artikeln har jag försökt visa hur du spårar närvaro i Excel. Du kan ladda ner gratis mallar och ändra dem för din användning. Du kan också skapa en Excel-fil för att spåra närvaro genom att följa stegen. Jag hoppas att du fann den här artikeln användbar. Du kan besöka vår webbplats ExcelWIKI för att få mer Excel-relaterat innehåll. Om du har några frågor eller kommentarer, hör av dig till mig i kommentarsfältet.