Microsoft Excel är ett utmärkt verktyg med beräkningsmöjligheter, grafiska verktyg, pivottabeller och VBA. Programvaran är huvudsakligen utformad för att hantera och arbeta med relativt små datamängder. Men filstorleken blir mycket större med en stor datamängd och av många andra skäl. Och ingenting i stora Excel-filer är användbart förutom att de innehåller en stor mängd data. De ärDet är svårare att dela dem och varje process tar längre tid än nödvändigt. Om du upptäcker att din Excel-fil är för stor utan anledning kan en av dessa möjliga lösningar lösa problemet.

10 möjliga lösningar om din Excel-fil är för stor utan anledning

En Excel-fil kan vara stor av många anledningar. Det kan vara så enkelt som att den innehåller för mycket information i kalkylblad till tomma celler som fortfarande används. Eftersom större Excel-filer inte är särskilt roliga att arbeta med är det ofta möjligt att göra dem till mindre filer. Om du upptäcker att din Excel-fil är för stor utan att du kan hitta någon anledning, kan du prova dessa tips och tricks som hjälper dig. minska filstorleken Minskningen av storleken beror på vad som orsakar att filen är stor från början. Pröva ändå alla för att hitta vad som fungerar för dig.

1. Kontrollera om det finns dolda arbetsblad

Ibland kan det finnas redan existerande kalkylblad i din arbetsbok som du inte kan se i vanlig ordning. Med andra ord, "dolda kalkylblad". Låt oss till exempel titta på en arbetsbok med ett dolt kalkylblad. Om du tittar på flikarna längst ner till vänster i kalkylbladet ser det ut ungefär så här.

Som vi kan se i figuren finns det tre kalkylblad i arbetsboken. Men gå till Översyn av och välj Arbetsbok Statistik från Proofing gruppen först.

Här hittar du det riktiga antalet arbetsblad.

Följ de här stegen för att ta bort arbetsbladen.

Steg:

• Först högerklickar du på något av namnen i listan Fliken för ark längst ned till vänster i kalkylbladet.
• Välj sedan Öppna från kontextmenyn.

• Välj sedan det ark som du vill dölja från listan Öppna dialogrutan.

• Klicka sedan på OK .

Efter det ser du de dolda arken i Fliken för ark igen.

Undersök nu de kalkylblad som var dolda och ta bort dem om de inte är till någon nytta.

Läs mer: Hur man fastställer vad som orsakar stor Excel-filstorlek

2. Ta bort oanvända arbetsblad

Du bör ta bort kalkylblad som inte längre används, inte bara för de dolda utan även för de icke dolda. Om du har för många kalkylblad tar det upp för mycket utrymme, både när det gäller irrelevant information och när det gäller tomma cellintervall som används (mer information i nästa avsnitt).

Att ta bort dem är därför det mest logiska steget om din Excel-fil är för stor utan giltig anledning.

Läs mer: Hur man komprimerar Excel-filer för e-post (13 snabba metoder)

3. Kontrollera om det är ett använt intervall

En annan viktig orsak till att din Excel-fil inte är för stor är att ett större antal celler används i arbetsboken än vad det verkar. Vissa använda celler som tar upp utrymme på grund av de informationsbitar som finns i dem och gör Excel-filer stora.

Om du vill se var det använda cellintervallet slutade markerar du någon av cellerna i kalkylbladet och trycker på Ctrl+End I idealfallet ska positionen vara där datauppsättningen slutar.

Om vi anger ett värde i en cell utanför datasetet och sedan raderar den, kommer cellen fortfarande att användas även om den inte har något innehåll. Detta gör filen större än vad den borde vara.

Du kan följa de här snabba och enkla stegen för att ta bort oanvända celler från kalkylbladet.

Steg:

• Välj först de kolumner som börjar efter att datasetet slutar genom att klicka på kolumnrubriken.
• Tryck sedan på Ctrl+Shift+Högre pil på tangentbordet. Detta kommer att välja alla kolumner fram till slutet av kalkylbladet.
• Högerklicka nu på urvalet.
• Därefter väljer du Ta bort från kontextmenyn.
• Välj sedan raden efter vilken datauppsättningen slutar.
• Tryck sedan på Ctrl+Shift+Pil nedåt på ditt tangentbord. Detta kommer att välja alla rader fram till slutet av kalkylbladet.
• Högerklicka nu och välj Ta bort från kontextmenyn.

Cellerna kommer inte längre att användas efter det. Filstorleken bör minska vid denna tidpunkt.

Tänk på att du inte bara ska trycka på Delete-knappen på tangentbordet, utan välja den från kontextmenyn.

4. Ta bort onödiga formateringar

Formateringar hjälper oss att anpassa dataset för att göra dem mer presentabla. Men de gör också våra filer stora. Även för små dataset leder formateringen till att filen innehåller mer information. Och därmed ökar filens storlek. Din Excel-fil kan vara för stor på grund av för mycket formateringar. Ta bort onödig formatering eller försök att inte ha för mycket i början. Eller helt enkelt ta bort all beroende påpå den filstorlek du har.

Följ de här stegen för att ta bort formateringar.

Steg:

• Markera först cellen eller cellintervallet som du vill ta bort formatteringar från.
• Gå sedan till Hem i bandet.
• Därefter väljer du Klart från Redigering av grupp.
• Välj nu Tydlig formatering från rullgardinsmenyn.

Läs mer: Hur man minskar Excel-filstorleken med makro (11 enkla sätt)

5. Komprimera bilder i kalkylblad

Ibland behöver vi lägga till bilder i våra kalkylblad i olika syften. Men när vi lägger till bilder läggs bilddata till Excel-filen, vilket gör filen större. Om det är oundvikligt att lägga till bilder är ett sätt att komma runt detta att komprimera bilden så att den blir mindre. På så sätt tar filen mindre plats efter att den har sparats.

Följ de här stegen för att komprimera en bild i Excel.

Steg:

• Välj först bilden genom att klicka på den.
• Därefter visas en ny flik i bandet som heter Bildformat . Välj det.
• Klicka sedan på Komprimera bilder . Du hittar den i Justera grupp på fliken.

• Välj sedan det önskade alternativet Komprimeringsalternativ och Upplösning .

• Klicka sedan på OK och du får din bild komprimerad.

Läs mer: Hur man minskar Excel-filstorleken med bilder (2 enkla sätt)

6. Optimera användningen av formler

Precis som alla andra ändringar tar formler mer utrymme än vanlig text eller numeriska poster. Men i vissa fall är det oundvikligt att använda formler. Även om detta kan vara sant, tar det också mer utrymme i anspråk. Försök därför att optimera användningen av formler i dina kalkylblad.

När du använder formler i en stor Excel-fil ska du se upp för följande saker.

• Försök att undvika att använda flyktiga formler som RAND , NU , I DAG , OFFSET , CELL , INDIRECT , och INFO .
• Använd pivottabeller eller Excel-tabeller om du kan undvika formler.
• Försök att inte använda hela rader eller kolumner som referenser.
• Se till att undvika formler som innebär upprepade beräkningar.

7. Ta bort oanvända uppgifter

Varje cell som innehåller data eller används tar upp plats på din hårddisk. Detta gör filen stor. Om du har oanvända dataset i kalkylblad som du inte längre behöver, ta bort dem.

Istället för att ta bort dem permanent kan du försöka lagra dem i en annan fil när du inte längre behöver dem i den aktuella filen. Om du behöver dem senare kan du få tillbaka dem på detta sätt.

8. Ta bort oanvända pivottabeller och diagram

Pivottabeller och Excel-diagram tar också upp utrymme, och i de flesta fall mer än vanliga celler eller formaterade datamängder. Dessa är utmärkta verktyg som underlättar våra Excel-operationer. Men om du inte behöver dem, försök att undvika att använda dem alls för att göra filen mindre. Detta gör också att vanliga Excel-operationer som att öppna och spara blir smidigare.

Läs mer: Hur man minskar Excel-filstorleken med Pivot Table

9. Spara filen som binär fil

Fram till och med Excels senaste version sparar Microsoft Excel vanligtvis filerna med tillägget xlsx. För arbetsböcker som innehåller makron är tillägget xlsm. Excel har ett annat format för att spara filen som binärt format med tillägget xlsb. Dessa typer av filer tar mindre plats än en xlsx- eller xlsm-fil. Prova detta om du inte har några andra alternativ.

Om du vill spara filen som binärfil följer du de här stegen.

Steg:

• Först klickar du på Fil i bandet.
• Välj sedan Spara som från backstage-utsikten.
• Navigera sedan till den mapp där du vill spara filen och välj Excel binär arbetsbok i den Spara som typ rullgardinsmenyn.

• Klicka sedan på Spara .

Detta sparar filen i xlsb formatet som bör vara lägre än xlsx format.

10. Kontrollera om det finns en extern datakälla

Om ingen av ovanstående metoder minskar storleken på din Excel-fil kan din arbetsbok innehålla mer data än vad den borde. I så fall bör du tänka om innan du använder Excel för att spara sådana dataset. Excel är inte ett databasverktyg, utan används i stället som ett analysverktyg. För stora databaser bör du överväga att använda databasverktyg som Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV osv.

Slutsats

Detta var alla de lösningar du kan använda om du befinner dig i en situation där din Excel-fil är för stor utan anledning. Förhoppningsvis har en eller en kombination av dessa lösningar hjälpt dig. Jag hoppas att du fann den här guiden hjälpsam och informativ. Om du har några frågor eller förslag, låt oss veta nedan.

För fler korrigeringar och guider som denna, besök Exceldemy.com .