A Microsoft Excel egy kiváló eszköz, amely számítási vagy számítási képességekkel, grafikus eszközökkel, pivot táblázatokkal és VBA-val rendelkezik. A szoftvert elsősorban viszonylag kis adathalmazok kezelésére és feldolgozására tervezték. De a fájlméret hatalmas adathalmazzal és sok más okból is jóval nagyobb lesz. És a nagy Excel-fájloknál semmi sem hasznos, kivéve, hogy nagy mennyiségű adatot tartalmaznak. Ezek a következőknehezebb megosztani, és minden folyamatuk a szükségesnél hosszabb ideig tart. Ha úgy találja, hogy az Excel-fájlja ok nélkül túl nagy, az alábbi lehetséges megoldások egyike orvosolhatja a problémát.

10 lehetséges megoldás, ha az Excel-fájlja ok nélkül túl nagy

Egy Excel-fájl sok okból lehet nagy. Ez lehet olyan egyszerű, mint a túl sok információt tartalmazó táblázatok, vagy a még használatban lévő üres cellák. Mivel a nagyobb Excel-fájlokkal nem éppen szórakoztató dolgozni, gyakran lehetséges, hogy kisebbekké alakítsuk őket. Ha úgy találja, hogy az Excel-fájlja túl nagy, és látszólag semmilyen okból nem találja, próbálja ki ezeket a tippeket és trükköket, amelyek segítenek. csökkenti a fájl méretét A méretcsökkentés attól függ, hogy mi okozza a fájl nagy méretét. Mindazonáltal próbálja ki mindegyiket, hogy megtalálja, mi válik be Önnek.

1. Ellenőrizze a rejtett munkalapokat

Néha előfordulhat, hogy a munkafüzetben már léteznek olyan táblázatok, amelyeket nem találunk meg egyszerű nézetben. Más szóval "rejtett munkalapok". Nézzünk meg például egy olyan munkafüzetet, amelyben van egy rejtett lap. Ha megnézzük a táblázat bal alsó részén lévő lapfüleket, akkor ez valahogy így fog kinézni.

Amint az ábrán láthatjuk, a munkafüzetben három táblázatkezelő van. De menjünk a Felülvizsgálat lapot, és válassza a Munkafüzet statisztikák a Bizonyítás csoportot először.

Itt találja meg a valós számú munkalap információit.

A munkalapok elrejtésének megszüntetéséhez kövesse az alábbi lépéseket.

Lépések:

• Először kattintson a jobb gombbal bármelyik névre a Sheet Tab a táblázat bal alsó részén.
• Ezután válassza ki Unhide a kontextusmenüből.

• Ezután válassza ki azt a lapot, amelyet el akar rejteni a Unhide párbeszédpanel.

• Ezután kattintson a OK .

Ezután a rejtett lapok a következő lapokon lesznek láthatók Sheet Tab újra.

Most vizsgálja meg az elrejtett táblázatkezelőket, és ha nem hasznosak, távolítsa el őket.

Bővebben: Hogyan határozzuk meg, hogy mi okozza a nagy Excel-fájlméretet

2. A nem használt munkalapok eltávolítása

Nem csak a rejtett, hanem a nem rejtett táblázatok esetében is érdemes eltávolítani a már nem használt táblázatokat. A túl sok táblázat túl sok helyet foglal el mind a nem releváns információkat tartalmazó, mind az üresen használt cellatartományt tartalmazó táblázatok miatt (részletek a következő szakaszban).

Így ezek eltávolítása a leglogikusabb lépés, ha az Excel-fájlja túl nagy, és nincs rá érvényes oka.

Bővebben: Hogyan tömörítsük az Excel fájlt e-mailben (13 gyors módszer)

3. Ellenőrizze a használt tartományt

A másik fő ok, amiért nem találhat okot arra, hogy az Excel fájl túl nagy, az az, hogy a munkafüzetben nagyobb számú cella van használatban, mint amilyennek látszik. Néhány használt cella, amely a bennük lévő információdarabok miatt helyet foglal, és nagy méretűvé teszi az Excel fájlokat.

Ha látni szeretné, hogy a használt cellatartomány hol végződött, jelölje ki a táblázat bármelyik celláját, és nyomja meg a Ctrl+End Ideális esetben a pozíciónak ott kell lennie, ahol az adatkészlet véget ér.

Ha az adatkészleten kívüli cellába értéket írunk be, majd töröljük azt, a cella továbbra is használatban marad, annak ellenére, hogy nincs benne tartalom. Ezáltal a fájl nagyobb lesz, mint kellene.

Az alábbi gyors és egyszerű lépésekkel eltávolíthatja a nem használt cellákat a táblázatkezelőből.

Lépések:

• Először is jelölje ki az oszlopokat az oszlopfejlécre kattintva az adatállomány vége után kezdődő oszlopokat.
• Ezután nyomja meg a Ctrl+Shift+Jobbra nyíl Ez a táblázat végéig az összes oszlopot kijelöli.
• Most kattintson a jobb gombbal a kijelölésre.
• Ezután válassza a Törölje a címet. a kontextusmenüből.
• Ezután válassza ki azt a sort, amely után az adatállomány véget ér.
• Ezután nyomja meg a Ctrl+Shift+lefelé mutató nyíl Ez a táblázat végéig az összes sort kijelöli.
• Most kattintson a jobb gombbal, és válassza a Törölje a címet. a kontextusmenüből.

A cellák ezután már nem lesznek használatban. A fájl méretének ekkor le kell zsugorodnia.

Ne feledje, hogy ne csak a billentyűzet Delete gombját nyomja meg, hanem válassza ki a kontextusmenüből.

4. Távolítsa el a felesleges formázásokat

A formázás segít nekünk az adatállományok testreszabásában, hogy szalonképesebbé tegyük őket. De a fájljainkat is naggyá teszik. Még a kis adatállományok esetében is a formázás miatt a fájl több információt tartalmaz. És így növeli a fájl méretét. Az Excel fájlja túl nagy lehet a túl sok formázás miatt. Ezért távolítsa el a felesleges formázásokat, vagy próbáljon meg nem túl sokat használni az elején. Vagy egyszerűen távolítsa el az összes függő formázást.a fájl méretéről.

A formázások eltávolításához kövesse az alábbi lépéseket.

Lépések:

• Először jelölje ki azt a cellát vagy cellatartományt, amelyből a formázásokat el kívánja távolítani.
• Ezután menjen a Home lapot a szalagján.
• Ezután válassza a Tiszta a Szerkesztés csoport.
• Most válassza ki Egyértelmű formázás a legördülő menüből.

Bővebben: Hogyan lehet csökkenteni az Excel-fájl méretét makróval (11 egyszerű módja)

5. Képek tömörítése táblázatokban

Néha különböző célokból képeket kell hozzáadni a táblázatokhoz. A képek hozzáadása azonban a képadatokat is hozzáadja az Excel-fájlhoz. Ezáltal a fájl mérete megnő. Ha a képek hozzáadása elkerülhetetlen, ezt úgy lehet megkerülni, hogy a képet tömörítjük, hogy kisebb legyen a mérete. Így a mentés után a fájl kevesebb helyet foglal.

Ha képet szeretne tömöríteni az Excelben, kövesse az alábbi lépéseket.

Lépések:

• Először is, válassza ki a képet a képre kattintva.
• Ezután megjelenik egy új fül a szalagban, a neve Képformátum . Válassza ki.
• Ezután kattintson a Képek tömörítése Megtalálod a Állítsa be a csoportja a lapon.

• Ezután válassza ki a kívánt Tömörítési lehetőségek és Felbontás .

• Ezután kattintson a OK és a kép tömörítve lesz.

Bővebben: Hogyan csökkentheti az Excel-fájlok méretét képekkel (2 egyszerű módja)

6. A képlethasználat optimalizálása

Mint minden más módosítás, a képletek is több helyet foglalnak, mint a normál szöveges vagy numerikus bejegyzések. De bizonyos esetekben a képlethasználat elkerülhetetlen. Bár ez igaz lehet, de több helyet is foglal. Ezért próbálja meg optimalizálni a képlethasználatot a munkalapjain.

A képletek használata során egy nagy Excel-fájlban a következő dolgokra figyeljen.

• Próbálja meg elkerülni az olyan illékony formulák bevonását, mint a RAND , MOST , TODAY , OFFSET , CELL , INDIREKT , és INFO .
• Használjon pivot táblákat vagy Excel táblázatokat, ha a képleteket el lehet kerülni.
• Próbáljon meg nem egész sorokat vagy oszlopokat használni hivatkozásként.
• Ügyeljen arra, hogy elkerülje az ismétlődő számításokat tartalmazó képleteket.

7. Fel nem használt adatok eltávolítása

Minden egyes adatot tartalmazó vagy használatban lévő cella helyet foglal a merevlemezen. Ezáltal a fájl nagy lesz. Ha a táblázatokban olyan nem használt adatkészletek vannak, amelyekre már nincs szüksége, távolítsa el őket.

Ahelyett, hogy véglegesen eltávolítaná őket, próbálja meg egy másik fájlban tárolni őket, mivel az adott fájlban már nincs rájuk szüksége. Így, ha később szüksége lesz rájuk, visszakaphatja őket.

8. Fel nem használt Pivot táblázatok és diagramok törlése

A pivot táblázatok és az Excel-diagramok szintén helyet foglalnak. És a legtöbb esetben többet, mint a normál cellák vagy a formázott adatkészletek. Ezek kiváló eszközök, amelyek megkönnyítik az Excel műveleteinket. De ha nincs rájuk szükségünk, próbáljuk meg egyáltalán nem használni őket, hogy a fájl kisebb legyen. Ez a szokásos Excel-műveleteket, mint a megnyitást és a mentést is gördülékenyebbé teszi.

Bővebben: Hogyan csökkenthető az Excel-fájl mérete a Pivot táblázattal?

9. Fájl mentése bináris formában

Az Excel legújabb verziójáig a Microsoft Excel általában xlsx kiterjesztéssel menti a fájlokat. Makrókat tartalmazó munkafüzetek esetében a kiterjesztés xlsm. Az Excelnek van egy másik formátuma is a fájl bináris formátumban történő mentésére, amelynek kiterjesztése xlsb. Az ilyen típusú fájlok kisebb helyet foglalnak, mint az xlsx vagy xlsm fájl. Próbálja ki ezt, ha nincs más lehetősége.

A fájl bináris formában történő mentéséhez kövesse az alábbi lépéseket.

Lépések:

• Először kattintson a Fájl lapot a szalagján.
• Ezután válassza ki Mentés másként a színfalak mögül.
• Ezután navigáljon a mappába, ahová a fájlt menteni szeretné, és válassza a Excel bináris munkafüzet a Mentés másként legördülő.

• Ezután kattintson a Mentés .

Ez elmenti a fájlt a xlsb formátum, amelynek alacsonyabbnak kell lennie, mint a xlsx formátum.

10. Külső adatforrás ellenőrzése

Ha a fenti módszerek egyike sem csökkenti az Excel-fájl méretét, akkor a munkafüzet lehet, hogy több adatot tartalmaz a kelleténél. Ebben az esetben újra át kell gondolnia, mielőtt az Excel-t ilyen adathalmazok mentésére használja. Az Excel nem egy adatbázis-eszköz. Ehelyett inkább analitikai eszközként használják. Nagy adatbázisok esetén érdemes megfontolni az olyan adatbázis-eszközök használatát, mint a Microsoft Access, a Microsoft SQL Server, a CSV stb.

Következtetés

Ezek voltak azok a javítások, amelyeket akkor használhat, ha olyan helyzetben találja magát, amikor az Excel fájlja ok nélkül túl nagy. Remélhetőleg a javítások egyike vagy kombinációja segített Önnek. Remélem, hasznosnak és informatívnak találta ezt az útmutatót. Ha bármilyen kérdése vagy javaslata van, ossza meg velünk az alábbiakban.

További javításokért és útmutatókért látogasson el a következő weboldalra Exceldemy.com .