Microsoft Excel เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมที่มีความสามารถในการคำนวณหรือการคำนวณ เครื่องมือกราฟิก ตาราง Pivot และ VBA ซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่ได้รับการออกแบบมาสำหรับการจัดการและทำงานกับชุดข้อมูลที่มีขนาดค่อนข้างเล็ก แต่ขนาดไฟล์จะใหญ่ขึ้นด้วยชุดข้อมูลขนาดใหญ่และเหตุผลอื่นๆ อีกมากมาย และไม่มีสิ่งใดเกี่ยวกับไฟล์ Excel ขนาดใหญ่ที่เป็นประโยชน์ ยกเว้นการมีข้อมูลจำนวนมาก ยากต่อการแบ่งปันและทุกขั้นตอนใช้เวลานานกว่าที่กำหนด หากคุณพบว่าไฟล์ Excel ของคุณใหญ่เกินไปโดยไม่ทราบสาเหตุ หนึ่งในวิธีแก้ไขที่เป็นไปได้เหล่านี้อาจช่วยแก้ปัญหาของคุณได้

10 วิธีแก้ไขที่เป็นไปได้ หากไฟล์ Excel ของคุณใหญ่เกินไปโดยไม่ทราบสาเหตุ

An ไฟล์ Excel อาจมีขนาดใหญ่ได้จากหลายสาเหตุ สามารถทำได้ง่ายๆ เพียงใส่ข้อมูลมากเกินไปในสเปรดชีตไปยังเซลล์ว่างที่ยังใช้งานอยู่ เนื่องจากไฟล์ Excel ที่ใหญ่ขึ้นนั้นไม่สนุกที่จะใช้งาน จึงมักเป็นไปได้ที่จะทำให้เป็นไฟล์ที่เล็กลง หากคุณพบว่าไฟล์ Excel ของคุณมีขนาดใหญ่เกินไปโดยไม่ทราบสาเหตุ ให้ลองใช้เคล็ดลับและกลเม็ดเหล่านี้ซึ่งจะช่วย ลดขนาดไฟล์ของคุณ การลดขนาดขึ้นอยู่กับสิ่งที่ทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่ในตอนแรก อย่างไรก็ตาม ลองใช้แต่ละอันเพื่อหาสิ่งที่เหมาะกับคุณ

1. ตรวจหาแผ่นงานที่ซ่อนอยู่

บางครั้งอาจมีสเปรดชีตที่มีอยู่แล้วในสมุดงานของคุณ ซึ่งคุณจะไม่พบในมุมมองธรรมดา . กล่าวอีกนัยหนึ่ง"แผ่นงานที่ซ่อนอยู่". ตัวอย่างเช่น ลองดูสมุดงานที่มีแผ่นงานที่ซ่อนอยู่ เมื่อดูที่แท็บแผ่นงานที่ด้านล่างซ้ายของสเปรดชีต จะมีลักษณะดังนี้

ดังที่เราเห็นจากรูปภาพ มีสเปรดชีตสามแผ่นในสมุดงาน แต่ไปที่แท็บ ตรวจทาน และเลือก สถิติสมุดงาน จากกลุ่ม การพิสูจน์อักษร ก่อน

คุณ จะพบข้อมูลเวิร์กชีตจำนวนจริงที่นี่

หากต้องการเลิกซ่อนเวิร์กชีต ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก ให้คลิกขวาที่ชื่อใดก็ได้บน แท็บแผ่นงาน ที่ด้านล่างซ้ายของสเปรดชีต
• จากนั้นเลือก เลิกซ่อน จากเมนูบริบท

• ถัดไป เลือกแผ่นงานที่คุณต้องการยกเลิกการซ่อนจากกล่องโต้ตอบ ยกเลิกการซ่อน กล่องโต้ตอบ<13

• จากนั้นคลิกที่ ตกลง .

หลังจากนั้น คุณจะเห็นแผ่นงานที่ซ่อนอยู่ใน แท็บแผ่นงาน อีกครั้ง

ตอนนี้สำรวจสเปรดชีตที่ถูกซ่อนไว้และหากไม่มีประโยชน์ใดๆ ให้ลบออก

อ่านเพิ่มเติม: วิธีระบุสาเหตุที่ทำให้ไฟล์ Excel มีขนาดใหญ่

2. ลบเวิร์กชีตที่ไม่ได้ใช้

คุณควรลบสเปรดชีตที่ไม่ใช้แล้ว ใช้ไม่เพียง แต่สำหรับสิ่งที่ซ่อนอยู่เท่านั้น แต่ยังรวมถึงสิ่งที่ไม่ได้ซ่อนด้วย เช่นกัน การมีสเปรดชีตมากเกินไปทำให้ใช้พื้นที่มากเกินไปสำหรับทั้งสองส่วนที่มีข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องและมีช่วงเซลล์ว่างที่ใช้ (รายละเอียดในส่วนถัดไป)

ดังนั้น การลบออกจึงเป็นขั้นตอนที่เหมาะสมที่สุดหากไฟล์ Excel ของคุณใหญ่เกินไปโดยไม่มีเหตุผลที่ถูกต้อง

อ่านเพิ่มเติม: วิธีบีบอัดไฟล์ Excel สำหรับอีเมล (13 วิธีด่วน)

3. ตรวจสอบ Use Range

อีกสาเหตุหลักที่คุณอาจพบว่าไม่มีเหตุผล การที่ไฟล์ Excel ของคุณมีขนาดใหญ่เกินไปนั้นเป็นเพราะมีการใช้เซลล์ในสมุดงานของคุณเป็นจำนวนมากกว่าที่ปรากฏ เซลล์ที่ใช้แล้วบางเซลล์ซึ่งกินพื้นที่เนื่องจากข้อมูลในเซลล์เหล่านั้นและทำให้ไฟล์ Excel มีขนาดใหญ่

หากต้องการดูว่าช่วงเซลล์ที่คุณใช้สิ้นสุดที่ใด ให้เลือกเซลล์ใดก็ได้ในสเปรดชีตแล้วกด Ctrl +สิ้นสุด บนแป้นพิมพ์ของคุณ ตามหลักการแล้ว ตำแหน่งควรเป็นตำแหน่งสิ้นสุดของชุดข้อมูล

หากเราป้อนค่าในเซลล์นอกชุดข้อมูลแล้วลบออก เซลล์จะยังคงใช้งานอยู่แม้ว่าจะไม่มีเนื้อหาอยู่ในนั้นก็ตาม ซึ่งจะทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่กว่าที่ควรจะเป็น

คุณสามารถทำตามขั้นตอนที่ง่ายและรวดเร็วเหล่านี้เพื่อลบเซลล์ที่ไม่ได้ใช้ออกจากสเปรดชีต

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เลือกคอลัมน์ที่เริ่มต้นหลังจากที่ชุดข้อมูลสิ้นสุดโดยคลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์
• จากนั้นกด Ctrl+Shift+ลูกศรขวา บนแป้นพิมพ์ จะเป็นการเลือกคอลัมน์ทั้งหมดจนถึงจุดสิ้นสุดของสเปรดชีต
• ตอนนี้ คลิกขวาบนส่วนที่เลือก
• หลังจากนั้น เลือก ลบ จากบริบทเมนู
• ถัดไป เลือกแถวหลังจากสิ้นสุดชุดข้อมูล
• จากนั้นกด Ctrl+Shift+ลูกศรลง บนแป้นพิมพ์ การดำเนินการนี้จะเลือกแถวทั้งหมดจนถึงจุดสิ้นสุดของสเปรดชีต
• ตอนนี้ ให้คลิกขวาและเลือก ลบ จากเมนูบริบท

เซลล์จะ ไม่ได้ใช้งานหลังจากนั้น ขนาดไฟล์ควรย่อลง ณ จุดนี้

โปรดทราบว่าอย่ากดปุ่ม Delete บนแป้นพิมพ์เท่านั้น ให้เลือกจากเมนูบริบทแทน

4. ลบการจัดรูปแบบที่ไม่จำเป็น

การจัดรูปแบบช่วยให้เราปรับแต่งชุดข้อมูลเพื่อให้แสดงได้ง่ายขึ้น แต่เฮ้ยังทำให้ไฟล์ของเราใหญ่ แม้แต่ชุดข้อมูลขนาดเล็ก การจัดรูปแบบทำให้ไฟล์มีข้อมูลเพิ่มเติม และทำให้ขนาดของไฟล์เพิ่มขึ้น ไฟล์ Excel ของคุณอาจมีขนาดใหญ่เกินไปเนื่องจากมีการจัดรูปแบบมากเกินไป ดังนั้น ให้ลบการจัดรูปแบบที่ไม่จำเป็นออกหรือพยายามอย่าให้มากเกินไปในตอนเริ่มต้น หรือเพียงแค่ลบทั้งหมดขึ้นอยู่กับขนาดไฟล์ที่คุณมี

หากต้องการนำการจัดรูปแบบออก ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เลือกเซลล์หรือช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการนำการจัดรูปแบบออก
• จากนั้นไปที่แท็บ หน้าแรก บน Ribbon ของคุณ
• หลังจากนั้นเลือก ล้าง จากกลุ่ม แก้ไข
• ตอนนี้เลือก ล้างการจัดรูปแบบ จากเมนูแบบเลื่อนลง

อ่านเพิ่มเติม: วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยมาโคร (11วิธีง่ายๆ)

5. บีบอัดรูปภาพในสเปรดชีต

บางครั้ง เราจำเป็นต้องเพิ่มรูปภาพลงในสเปรดชีตเพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ แต่การเพิ่มรูปภาพยังเป็นการเพิ่มข้อมูลรูปภาพลงในไฟล์ Excel ซึ่งทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่ขึ้น หากไม่สามารถหลีกเลี่ยงการเพิ่มรูปภาพได้ วิธีหนึ่งในการแก้ปัญหานี้คือการบีบอัดรูปภาพให้มีขนาดเล็กลง ด้วยวิธีนี้ ไฟล์จะใช้พื้นที่น้อยลงหลังจากบันทึก

หากต้องการบีบอัดรูปภาพใน Excel ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

ขั้นตอน:

• ก่อนอื่น เลือกรูปภาพโดยคลิกที่รูปภาพ
• จากนั้นแท็บใหม่จะปรากฏบนริบบิ้นชื่อ รูปแบบรูปภาพ เลือกมัน
• หลังจากนั้น คลิกที่ บีบอัดรูปภาพ คุณจะพบได้ในกลุ่ม ปรับ ของแท็บ

• ถัดไป เลือก ตัวเลือกการบีบอัด และ ความละเอียด .

• หลังจากนั้น คลิกที่ ตกลง และคุณจะมีรูปภาพของคุณ บีบอัด

อ่านเพิ่มเติม: วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยรูปภาพ (2 วิธีง่ายๆ)

6. ปรับการใช้สูตรให้เหมาะสม

เช่นเดียวกับการแก้ไขอื่นๆ สูตรยังใช้พื้นที่มากกว่าข้อความปกติหรือรายการตัวเลข แต่ในบางกรณี การใช้สูตรเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ แม้ว่าสิ่งนี้อาจเป็นจริง แต่ก็ใช้พื้นที่มากขึ้นเช่นกัน ดังนั้น พยายามเพิ่มประสิทธิภาพการใช้สูตรในเวิร์กชีตของคุณ

ในขณะที่ใช้สูตรในไฟล์ Excel ขนาดใหญ่ ให้ระวังสิ่งต่อไปนี้สิ่งต่างๆ

• พยายามหลีกเลี่ยงการเกี่ยวข้องกับสูตรที่ผันผวน เช่น RAND , NOW , TODAY , OFFSET , CELL , INDIRECT และ INFO .
• ใช้ตาราง Pivot หรือตาราง Excel ถ้าสามารถหลีกเลี่ยงสูตรได้
• ลองใช้ ไม่ใช้ทั้งแถวหรือทั้งคอลัมน์ในการอ้างอิง
• โปรดหลีกเลี่ยงสูตรที่เกี่ยวข้องกับการคำนวณซ้ำๆ

7. ลบข้อมูลที่ไม่ได้ใช้

แต่ละเซลล์ที่มีข้อมูลหรือ ใช้งานอยู่กินพื้นที่ในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ ทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่ หากคุณมีชุดข้อมูลที่ไม่ได้ใช้ในสเปรดชีตที่คุณไม่ต้องการแล้ว ให้ลบออก

แทนที่จะลบอย่างถาวร ให้ลองจัดเก็บไว้ในไฟล์อื่น เนื่องจากคุณไม่จำเป็นต้องใช้ในไฟล์นั้นอีกต่อไป ด้วยวิธีนี้ หากคุณต้องการใช้ในภายหลัง คุณสามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้

8. ลบตารางและแผนภูมิ Pivot ที่ไม่ได้ใช้

ตาราง Pivot และแผนภูมิ Excel ยังกินพื้นที่อีกด้วย และในกรณีส่วนใหญ่ มากกว่าเซลล์ปกติหรือชุดข้อมูลที่จัดรูปแบบ เครื่องมือเหล่านี้เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมที่ช่วยให้การทำงาน Excel ของเราง่ายขึ้น แต่ถ้าคุณไม่ต้องการ ให้พยายามหลีกเลี่ยงการใช้เลยเพื่อทำให้ไฟล์มีขนาดเล็กลง ซึ่งจะทำให้การทำงานของ Excel ตามปกติ เช่น การเปิดและการบันทึกราบรื่นขึ้น

อ่านเพิ่มเติม: วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ด้วย Pivot Table

9 บันทึกไฟล์เป็นไบนารี

จนถึงเวอร์ชันล่าสุดของ Excel โดยปกติแล้ว Microsoft Excel จะบันทึกไฟล์ด้วยนามสกุล xlsx สำหรับสมุดงานที่มีมาโคร นามสกุลคือ xlsm Excel มีรูปแบบอื่นสำหรับบันทึกไฟล์เป็นรูปแบบไบนารีที่มีนามสกุลเป็น xlsb ไฟล์ประเภทนี้ใช้พื้นที่น้อยกว่าไฟล์ xlsx หรือ xlsm ลองใช้วิธีนี้หากคุณไม่มีตัวเลือกอื่น

หากต้องการบันทึกไฟล์เป็นไบนารี ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก คลิกที่แท็บ ไฟล์ บน Ribbon ของคุณ
• จากนั้นเลือก บันทึกเป็น จากมุมมองด้านหลังเวที
• หลังจากนั้น ให้ไปที่ โฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึกไฟล์ของคุณ และเลือก สมุดงานไบนารีของ Excel ในเมนูแบบเลื่อนลง บันทึกเป็นประเภท

• จากนั้นคลิกที่ บันทึก .

การดำเนินการนี้จะบันทึกไฟล์ในรูปแบบ xlsb ซึ่งควรจะต่ำกว่า xlsx รูปแบบ

10. ตรวจสอบแหล่งข้อมูลภายนอก

หากไม่มีวิธีการข้างต้นที่ลดขนาดไฟล์ Excel ของคุณ สมุดงานของคุณอาจมีข้อมูลมากกว่าที่ควร ในกรณีนี้ คุณควรคิดใหม่อีกครั้งก่อนที่จะใช้ Excel ในการบันทึกชุดข้อมูลดังกล่าว Excel ไม่ใช่เครื่องมือฐานข้อมูล แต่จะใช้เป็นข้อมูลเชิงวิเคราะห์แทน สำหรับฐานข้อมูลขนาดใหญ่ คุณควรพิจารณาใช้เครื่องมือฐานข้อมูล เช่น Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV เป็นต้น

บทสรุป

นี่คือการแก้ไขทั้งหมดที่คุณสามารถใช้ได้หากคุณพบว่าตัวเองอยู่ในสถานการณ์ โดยที่ไฟล์ Excel ของคุณมีขนาดใหญ่เกินไปโดยไม่มีเหตุผล หวังว่าการแก้ไขเหล่านี้อย่างใดอย่างหนึ่งหรือหลายอย่างรวมกันจะช่วยคุณได้ ฉันหวังว่าคุณพบว่าคู่มือนี้มีประโยชน์และให้ข้อมูล หากคุณมีคำถามหรือข้อเสนอแนะ โปรดแจ้งให้เราทราบด้านล่าง

สำหรับการแก้ไขเพิ่มเติมและคำแนะนำเช่นนี้ โปรดไปที่ Exceldemy.com .