Microsoft Excel은 계산 또는 계산 기능, 그래픽 도구, 피벗 테이블 및 VBA를 제공하는 탁월한 도구입니다. 이 소프트웨어는 주로 상대적으로 작은 데이터 세트를 관리하고 작업하도록 설계되었습니다. 그러나 파일 크기는 거대한 데이터 세트 및 기타 여러 가지 이유로 훨씬 더 커집니다. 큰 Excel 파일은 많은 양의 데이터를 포함하는 것 외에는 도움이 되지 않습니다. 공유하기가 더 어렵고 모든 프로세스가 필요한 것보다 오래 걸립니다. 아무 이유 없이 Excel 파일이 너무 큰 경우 다음 가능한 솔루션 중 하나를 사용하여 문제를 해결할 수 있습니다.

이유 없이 Excel 파일이 너무 큰 경우 가능한 10가지 솔루션

An 여러 가지 이유로 Excel 파일이 클 수 있습니다. 여전히 사용 중인 빈 셀에 너무 많은 정보를 스프레드시트에 포함하는 것처럼 간단할 수 있습니다. 더 큰 Excel 파일은 작업하기에 정확하지 않기 때문에 더 작은 파일로 만드는 것이 가능한 경우가 많습니다. 아무 이유 없이 Excel 파일이 너무 큰 경우 파일 크기를 줄이는 데 도움이 되는 다음 팁과 요령을 시도해 보십시오. 크기 감소는 처음에 파일이 커지는 원인에 따라 달라집니다. 그럼에도 불구하고 각 스프레드시트를 시도하여 자신에게 맞는 것을 찾으십시오.

1. 숨겨진 워크시트 확인

일반 보기에서는 찾을 수 없는 통합 문서에 이미 존재하는 스프레드시트가 있는 경우가 있습니다. . 다시 말해,"숨겨진 워크시트". 예를 들어 숨겨진 시트가 있는 통합 문서를 살펴보겠습니다. 스프레드시트 왼쪽 하단의 시트 탭을 보면 다음과 같습니다.

그림에서 볼 수 있듯이 통합 문서에는 3개의 스프레드시트가 있습니다. 그러나 검토 탭으로 이동하여 먼저 교정 그룹에서 통합 문서 통계 를 선택합니다.

여기에서 실제 워크시트 정보 수를 찾을 수 있습니다.

워크시트 숨기기를 해제하려면 다음 단계를 따르세요.

단계:

• 먼저 스프레드시트의 왼쪽 하단에 있는 시트 탭 에 있는 이름 중 하나를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다.
• 그런 다음 숨기기 해제 <5를 선택합니다>컨텍스트 메뉴에서.

• 다음으로 숨기기 취소 대화 상자에서 숨김을 취소할 시트를 선택합니다.

• 그런 다음 확인 을 클릭합니다.

다음에 숨겨진 시트가 표시됩니다. 시트 탭 다시.

이제 숨겨진 스프레드시트를 탐색하고 사용하지 않는 경우 제거합니다.

자세히 알아보기: 큰 Excel 파일 크기의 원인을 파악하는 방법

2. 사용하지 않는 워크시트 제거

더 이상 필요하지 않은 스프레드시트는 제거해야 합니다. 숨겨진 것뿐만 아니라 숨겨진 것에도 사용됩니다. 너무. 스프레드시트가 너무 많으면 관련 없는 정보를 포함하는 스프레드시트에 너무 많은 공간을 차지하게 됩니다.사용된 빈 셀 범위를 포함합니다(자세한 내용은 다음 섹션 참조).

따라서 유효한 이유 없이 Excel 파일이 너무 큰 경우 이를 제거하는 것이 가장 논리적인 단계입니다.

자세히 보기: 이메일용 Excel 파일 압축 방법(13가지 빠른 방법)

3. 사용 범위 확인

이유를 찾을 수 없는 또 다른 주요 이유 Excel 파일이 너무 큰 이유는 통합 문서에서 사용 중인 셀 수가 보이는 것보다 많기 때문입니다. 일부 사용된 셀은 정보 조각으로 인해 공간을 차지하고 Excel 파일이 커집니다.

사용된 셀 범위가 끝나는 위치를 보려면 스프레드시트에서 셀을 선택하고 Ctrl을 누르십시오. +키보드에서 를 종료합니다. 이상적으로 위치는 데이터셋이 끝나는 위치여야 합니다.

데이터셋 외부의 셀에 값을 입력한 다음 삭제하면 셀에 내용이 없어도 셀이 계속 사용됩니다. 이렇게 하면 파일이 예상보다 커집니다.

이 빠르고 쉬운 단계에 따라 스프레드시트에서 사용하지 않는 셀을 제거할 수 있습니다.

단계:

• 먼저 열 머리글을 클릭하여 데이터세트가 끝나는 위치 이후에 시작하는 열을 선택합니다.
• 그런 다음 키보드에서 Ctrl+Shift+오른쪽 화살표 를 누릅니다. 이렇게 하면 스프레드시트 끝까지 모든 열이 선택됩니다.
• 이제 선택 항목을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다.
• 그런 다음 컨텍스트에서 삭제 를 선택합니다.메뉴.
• 다음으로 데이터세트가 끝나는 행을 선택합니다.
• 그런 다음 키보드에서 Ctrl+Shift+아래쪽 화살표 를 누릅니다. 이렇게 하면 스프레드시트 끝까지 모든 행이 선택됩니다.
• 이제 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 컨텍스트 메뉴에서 삭제 를 선택합니다.

셀이 이후에는 더 이상 사용하지 않습니다. 이 시점에서 파일 크기가 줄어들어야 합니다.

키보드의 삭제 버튼만 누르지 마십시오. 대신 상황에 맞는 메뉴에서 선택합니다.

4. 불필요한 서식 제거

형식을 사용하면 데이터 세트를 사용자 지정하여 보기 쉽게 만들 수 있습니다. 하지만 파일을 크게 만들 수도 있습니다. 작은 데이터 세트의 경우에도 형식을 지정하면 파일에 더 많은 정보가 포함됩니다. 따라서 파일 크기가 증가합니다. 너무 많은 서식으로 인해 Excel 파일이 너무 클 수 있습니다. 따라서 불필요한 서식을 제거하거나 처음부터 너무 많이 넣지 마십시오. 또는 보유하고 있는 파일 크기에 따라 모두 제거하십시오.

포맷을 제거하려면 다음 단계를 따르십시오.

단계:

• 먼저 서식을 제거할 셀 또는 셀 범위를 선택합니다.
• 그런 다음 리본의 홈 탭으로 이동합니다.
• 그런 다음 편집 그룹에서 지우십시오.
• 이제 드롭다운 메뉴에서 서식 지우기 를 선택하십시오.

자세히 보기: 매크로를 사용하여 Excel 파일 크기를 줄이는 방법(11쉬운 방법)

5. 스프레드시트의 이미지 압축

가끔 다양한 목적으로 스프레드시트에 그림을 추가해야 할 때가 있습니다. 그러나 그림을 추가하면 이미지 데이터도 Excel 파일에 추가됩니다. 파일 크기가 더 커집니다. 불가피하게 사진을 추가해야 하는 경우 이 문제를 해결하는 한 가지 방법은 이미지를 압축하여 크기를 줄이는 것입니다. 이렇게 하면 저장 후 파일 공간을 덜 차지합니다.

Excel에서 이미지를 압축하려면 다음 단계를 따르세요.

단계:

• 먼저 그림을 클릭하여 선택합니다.
• 그러면 리본에 그림 형식 이라는 새 탭이 나타납니다. 그것을 선택하십시오.
• 그 후에 사진 압축 을 클릭하십시오. 탭의 조정 그룹에서 찾을 수 있습니다.

• 다음으로 원하는 압축 옵션을 선택합니다. 및 해상도 .

• 그 다음 확인 을 클릭하면 사진이 나타납니다. 6. 수식 사용 최적화

  다른 수정과 마찬가지로 수식도 일반 텍스트나 숫자 항목보다 더 많은 공간을 차지합니다. 그러나 어떤 경우에는 수식 사용이 불가피합니다. 이것이 사실일 수도 있지만 더 많은 공간을 차지하기도 합니다. 따라서 워크시트에서 수식 사용을 최적화하십시오.

  대용량 Excel 파일에서 수식을 사용하는 동안 다음 사항에 주의하십시오.

  • RAND , NOW , TODAY , OFFSET , CELL , INDIRECT 및 INFO .
  • 수식을 피할 수 있는 경우 피벗 테이블 또는 Excel 테이블을 사용하십시오.
  • 시도 전체 행이나 열을 참조로 사용하지 않습니다.
  • 반복 계산이 포함된 수식을 사용하지 않도록 합니다.

  7. 사용하지 않는 데이터 제거

  데이터가 포함된 각 셀 또는 사용 중 하드 드라이브의 공간을 차지합니다. 이렇게 하면 파일이 커집니다. 더 이상 필요하지 않은 사용되지 않은 데이터세트가 스프레드시트에 있는 경우 제거하세요.

  이를 영구적으로 제거하는 대신 특정 파일에서 더 이상 필요하지 않으므로 다른 파일에 저장해 보세요. 이렇게 하면 나중에 필요할 때 다시 가져올 수 있습니다.

  8. 사용하지 않는 피벗 테이블 및 차트 삭제

  피벗 테이블과 Excel 차트도 공간을 차지합니다. 그리고 대부분의 경우 일반 셀이나 형식이 지정된 데이터 세트 이상입니다. Excel 작업을 더 쉽게 도와주는 훌륭한 도구입니다. 그러나 필요하지 않은 경우 파일을 더 작게 만들기 위해 사용하지 마십시오. 이렇게 하면 열기 및 저장과 같은 일반적인 Excel 작업도 원활해집니다.

  자세히 알아보기: 피벗 테이블로 Excel 파일 크기를 줄이는 방법

  9 .파일을 바이너리로 저장

  엑셀 최신 버전까지는 마이크로소프트 엑셀에서 보통 xlsx 확장자로 파일을 저장합니다. 다음을 포함하는 통합 문서의 경우매크로의 경우 확장자는 xlsm입니다. Excel에는 확장자가 xlsb인 이진 형식으로 파일을 저장하는 다른 형식이 있습니다. 이러한 유형의 파일은 xlsx 또는 xlsm 파일보다 적은 공간을 차지합니다. 사용 가능한 다른 옵션이 없는 경우 이 방법을 시도해 보십시오.

  파일을 바이너리로 저장하려면 다음 단계를 따르십시오.

  단계:

  • 먼저 리본에서 파일 탭을 클릭합니다.
  • 그런 다음 백스테이지 보기에서 다른 이름으로 저장 을 선택합니다.
  • 그 다음으로 이동합니다. 파일을 저장할 폴더를 선택하고 파일 형식 드롭다운에서 Excel 바이너리 통합 문서 를 선택합니다.

  

  • 그런 다음 저장 을 클릭합니다.

  이렇게 하면 파일이 xlsb 형식으로 저장되며 xlsx보다 낮아야 합니다. 형식.

  10. 외부 데이터 원본 확인

  위 방법 중 어떤 방법으로도 Excel 파일 크기가 줄어들지 않는다면 통합 문서에 필요한 것보다 더 많은 데이터가 포함되어 있을 수 있습니다. 이 경우 이러한 데이터 세트를 저장하기 위해 Excel을 사용하기 전에 다시 생각해야 합니다. Excel은 데이터베이스 도구가 아닙니다. 대신 분석용으로 사용됩니다. 대규모 데이터베이스의 경우 Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV 등과 같은 데이터베이스 도구를 사용하는 것을 고려해야 합니다.

  결론

  다음은 상황에 처했을 때 사용할 수 있는 모든 수정 사항이었습니다. 아무 이유 없이 Excel 파일이 너무 큰 경우. 이러한 수정 사항 중 하나 또는 조합이 도움이 되었기를 바랍니다. 나는 희망이 가이드가 유용하고 유익하다는 것을 알았습니다. 질문이나 제안 사항이 있으면 아래에 알려주십시오.

  이와 같은 추가 수정 사항 및 가이드를 보려면 Exceldemy.com 을 방문하세요.