Microsoft Excel on erinomainen työkalu, jossa on laskenta- tai laskentatoimintoja, graafisia työkaluja, pivot-taulukoita ja VBA:ta. Ohjelmisto on suunniteltu pääasiassa suhteellisen pienten tietokokonaisuuksien hallintaan ja käsittelyyn. Mutta tiedostokoko kasvaa huomattavasti suuremmaksi valtavan tietokokonaisuuden ja monien muiden syiden vuoksi. Eikä suurista Excel-tiedostoista ole mitään muuta hyötyä kuin se, että ne sisältävät suuren määrän tietoa. Ne ovat seuraavatvaikeampi jakaa, ja jokainen prosessi kestää pidempään kuin on tarpeen. Jos huomaat, että Excel-tiedostosi on liian suuri ilman syytä, jokin näistä ratkaisuista saattaa korjata ongelman.

10 Mahdollista ratkaisua, jos Excel-tiedostosi on liian suuri ilman syytä

Excel-tiedosto voi olla suuri monesta syystä. Se voi olla niinkin yksinkertainen kuin se, että taulukkolaskenta sisältää liikaa tietoa, tai tyhjiä soluja, jotka ovat edelleen käytössä. Koska suurempien Excel-tiedostojen kanssa työskentely ei ole varsinaisesti huvittavaa, on usein mahdollista tehdä niistä pienempiä. Jos huomaat, että Excel-tiedostosi on liian suuri ilman syytä, jota et näytä löytävän, kokeile näitä vinkkejä ja temppuja, jotka auttavat. pienentää tiedostokokoa Koon pienentäminen riippuu siitä, mikä aiheuttaa tiedoston suuren koon. Kokeile kuitenkin jokaista näistä vaihtoehdoista, jotta löydät itsellesi sopivan.

1. Tarkista piilotetut työarkit

Joskus työkirjassasi voi olla jo olemassa olevia laskentataulukoita, joita et löydä tavallisesta näkymästä. Toisin sanoen "piilotettuja laskentataulukoita". Tarkastellaan esimerkiksi työkirjaa, jossa on piilotettu arkki. Kun tarkastellaan laskentataulukon vasemmassa alareunassa olevia arkki-välilehtiä, se näyttää jotakuinkin tältä.

Kuten kuvasta näkyy, työkirjassa on kolme laskentataulukkoa. Mutta siirry kohtaan Arvostelu välilehti ja valitse Työkirja Tilastot alkaen Proofing ryhmä ensin.

Löydät todellisen määrän työarkkitehtuuritietoja täältä.

Voit poistaa työarkkien piilotuksen seuraavasti.

Vaiheet:

• Napsauta ensin hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa nimeä luettelossa Arkki-välilehti laskentataulukon vasemmassa alareunassa.
• Valitse sitten Poista kontekstivalikosta.

• Valitse seuraavaksi arkki, jonka haluat poistaa piilosta, valikosta Poista valintaikkuna.

• Napsauta sitten OK .

Tämän jälkeen näet piilotetut arkit ikkunassa osoitteessa Arkki-välilehti jälleen.

Tutki nyt piilotetut laskentataulukot ja poista ne, jos niistä ei ole hyötyä.

Lue lisää: Miten määritetään, mikä aiheuttaa suuren Excel-tiedoston koon?

2. Poista käyttämättömät työarkit

Kannattaa poistaa taulukkolaskentataulukot, joita ei enää käytetä, ei vain piilotettujen vaan myös piilottamattomien taulukkolaskentataulukoiden osalta. Liian monet taulukkolaskentataulukot johtavat siihen, että ne vievät liikaa tilaa, koska ne sisältävät sekä epäolennaisia tietoja että tyhjiä käytettyjä solualueita (lisätietoja seuraavassa jaksossa).

Niiden poistaminen on siis loogisin askel, jos Excel-tiedostosi on liian suuri ilman pätevää syytä.

Lue lisää: Kuinka pakata Excel-tiedosto sähköpostiin (13 nopeaa menetelmää)

3. Tarkista käytetty alue

Toinen merkittävä syy, miksi Excel-tiedostosi on liian suuri, on se, että työkirjassasi on käytössä suurempi määrä soluja kuin miltä näyttää. Jotkut käytetyt solut, jotka vievät tilaa niissä olevien tietojen vuoksi, tekevät Excel-tiedostoista suuria.

Jos haluat nähdä, mihin käytetty solualueesi päättyi, valitse jokin laskentataulukon soluista ja paina näppäintä Ctrl+End Ihannetapauksessa sijainnin pitäisi olla siinä kohdassa, jossa tietokokonaisuus päättyy.

Jos kirjoitamme arvon tietokokonaisuuden ulkopuoliseen soluun ja poistamme sen, solu on edelleen käytössä, vaikka siinä ei ole sisältöä. Tämä tekee tiedostosta suuremman kuin sen pitäisi olla.

Voit poistaa käyttämättömät solut laskentataulukosta näiden nopeiden ja helppojen ohjeiden avulla.

Vaiheet:

• Valitse ensin sarakkeet, jotka alkavat sen jälkeen, mihin tietokokonaisuus päättyy, napsauttamalla sarakeotsikkoa.
• Paina sitten Ctrl+Shift+oikea nuoli Tämä valitsee kaikki sarakkeet laskentataulukon loppuun asti.
• Napsauta nyt valintaa hiiren kakkospainikkeella.
• Valitse sen jälkeen Poista kontekstivalikosta.
• Valitse seuraavaksi rivi, jonka jälkeen tietokokonaisuus päättyy.
• Paina sitten Ctrl+Shift+Alasnuoli Tämä valitsee kaikki rivit laskentataulukon loppuun asti.
• Napsauta nyt hiiren kakkospainikkeella ja valitse Poista kontekstivalikosta.

Tämän jälkeen soluja ei enää käytetä. Tiedoston koon pitäisi pienentyä tässä vaiheessa.

Muista, että älä vain paina näppäimistön Delete-painiketta, vaan valitse se kontekstivalikosta.

4. Poista tarpeettomat muotoilut

Muotoilut auttavat meitä muokkaamaan tietokokonaisuuksia, jotta niistä tulisi edustavampia. Mutta ne myös tekevät tiedostoistamme suuria. Jopa pienissä tietokokonaisuuksissa muotoilut aiheuttavat sen, että tiedostossa on enemmän tietoa. Ja siten kasvattavat tiedoston kokoa. Excel-tiedostosi voi olla liian suuri, koska siinä on liikaa muotoiluja. Joten poista tarpeettomat muotoilut tai yritä olla tekemättä niitä liikaa aluksi. Tai yksinkertaisesti poista kaikki riippuentiedostokoon mukaan.

Voit poistaa muotoiluja seuraavasti.

Vaiheet:

• Valitse ensin solu tai solualue, josta haluat poistaa muotoilut.
• Siirry sitten Etusivu välilehti nauhassa.
• Valitse sen jälkeen Kirkas alkaen Muokkaaminen ryhmä.
• Valitse nyt Selkeä muotoilu avattavasta valikosta.

Lue lisää: Kuinka vähentää Excel-tiedoston kokoa makroilla (11 helppoa tapaa)

5. Kuvien pakkaaminen laskentataulukoissa

Joskus meidän on lisättävä kuvia laskentataulukoihin eri tarkoituksia varten. Kuvien lisääminen lisää kuitenkin myös kuvatiedot Excel-tiedostoon, mikä kasvattaa tiedoston kokoa. Jos kuvien lisääminen on väistämätöntä, yksi tapa kiertää tämä on pakata kuva pienemmäksi. Näin tiedosto vie vähemmän tilaa tallennuksen jälkeen.

Voit pakata kuvan Excelissä seuraavasti.

Vaiheet:

• Valitse ensin kuva klikkaamalla sitä.
• Tämän jälkeen nauhaan ilmestyy uusi välilehti nimeltä Kuvaformaatti . Valitse se.
• Napsauta sen jälkeen Pakkaa kuvat . Löydät sen Säädä välilehden ryhmä.

• Valitse seuraavaksi haluamasi Pakkausvaihtoehdot ja Päätöslauselma .

• Napsauta sen jälkeen OK ja saat kuvasi pakattua.

Lue lisää: Kuinka vähentää Excel-tiedoston kokoa kuvien avulla (2 helppoa tapaa)

6. Kaavan käytön optimointi

Kuten kaikki muutkin muutokset, myös kaavat vievät enemmän tilaa kuin tavalliset teksti- tai numeromerkinnät. Joissakin tapauksissa kaavojen käyttö on kuitenkin väistämätöntä. Vaikka tämä voi olla totta, se vie myös enemmän tilaa. Yritä siis optimoida kaavojen käyttö työarkissasi.

Kun käytät kaavoja suuressa Excel-tiedostossa, huomioi seuraavat asiat.

• Yritä välttää haihtuvia kaavoja, kuten RAND , NYT , TÄNÄÄN , OFFSET , CELL , INDIRECT ja INFO .
• Käytä pivot- tai Excel-taulukoita, jos kaavoja voidaan välttää.
• Yritä olla käyttämättä kokonaisia rivejä tai sarakkeita viittauksina.
• Vältä toistuvia laskutoimituksia sisältäviä kaavoja.

7. Poista käyttämättömät tiedot

Jokainen tietoja sisältävä tai käytössä oleva solu vie tilaa kiintolevyltäsi. Tämä tekee tiedostosta suuren. Jos sinulla on laskentataulukoissa käyttämättömiä tietokokonaisuuksia, joita et enää tarvitse, poista ne.

Sen sijaan, että poistat ne pysyvästi, yritä tallentaa ne toiseen tiedostoon, koska et enää tarvitse niitä kyseisessä tiedostossa. Näin saat ne takaisin, jos tarvitset niitä myöhemmin.

8. Poista käyttämättömät Pivot-taulukot ja -kaaviot.

Pivot-taulukot ja Excel-kaaviot vievät myös tilaa. Ja useimmissa tapauksissa enemmän kuin tavalliset solut tai muotoillut tietokokonaisuudet. Nämä ovat erinomaisia työkaluja, jotka helpottavat Excel-toimintojamme. Mutta jos et tarvitse niitä, yritä välttää niiden käyttöä kokonaan, jotta tiedosto olisi pienempi. Näin myös tavalliset Excel-toiminnot, kuten avaaminen ja tallentaminen, ovat sujuvampia.

Lue lisää: Kuinka vähentää Excel-tiedoston kokoa Pivot-taulukon avulla

9. Tallenna tiedosto binääritiedostona

Excelin uusimpaan versioon asti Microsoft Excel tallentaa tiedostot yleensä tiedostopäätteellä xlsx. Makroja sisältävien työkirjojen tiedostopääte on xlsm. Excelillä on toinenkin tiedostomuoto, jossa tiedosto tallennetaan binäärimuodossa, jonka tiedostopääte on xlsb. Tämäntyyppiset tiedostot vievät vähemmän tilaa kuin xlsx- tai xlsm-tiedosto. Kokeile tätä, jos sinulla ei ole muita vaihtoehtoja.

Voit tallentaa tiedoston binääritiedostona seuraavasti.

Vaiheet:

• Napsauta ensin Tiedosto välilehti nauhassa.
• Valitse sitten Tallenna nimellä kulissien takaa.
• Siirry sen jälkeen kansioon, johon haluat tallentaa tiedostosi, ja valitse sitten Excelin binäärinen työkirja vuonna Tallenna tyypiksi pudotusvalikko.

• Napsauta sitten Tallenna .

Tämä tallentaa tiedoston xlsb muodossa, jonka pitäisi olla pienempi kuin xlsx muodossa.

10. Ulkoisen tietolähteen tarkistaminen

Jos mikään edellä mainituista menetelmistä ei pienennä Excel-tiedoston kokoa, työkirjasi saattaa sisältää enemmän tietoja kuin sen pitäisi. Siinä tapauksessa sinun pitäisi miettiä uudelleen, ennen kuin käytät Exceliä tällaisten tietokokonaisuuksien tallentamiseen. Excel ei ole tietokantatyökalu. Sen sijaan sitä käytetään analyyttisenä työkaluna. Suuria tietokantoja varten sinun pitäisi harkita tietokantatyökalujen, kuten Microsoft Accessin, Microsoft SQL Serverin, CSV:n jne. käyttöä.

Päätelmä

Nämä olivat kaikki korjaukset, joita voit käyttää, jos joudut tilanteeseen, jossa Excel-tiedostosi on liian suuri ilman syytä. Toivottavasti yksi tai yhdistelmä näistä korjauksista auttoi sinua. Toivottavasti tämä opas oli hyödyllinen ja informatiivinen. Jos sinulla on kysyttävää tai ehdotuksia, kerro meille alla.

Lisää tämän kaltaisia korjauksia ja oppaita löydät osoitteesta Exceldemy.com .