Microsoft Excel ist ein hervorragendes Werkzeug, das über Berechnungs- oder Kalkulationsfunktionen, grafische Werkzeuge, Pivot-Tabellen und VBA verfügt. Die Software ist hauptsächlich für die Verwaltung und Bearbeitung relativ kleiner Datensätze konzipiert. Aber die Dateigröße wird bei einem großen Datensatz und aus vielen anderen Gründen sehr viel größer. Und nichts an großen Excel-Dateien ist hilfreich, außer dass sie eine große Menge an Daten enthalten. Sie sindWenn Sie feststellen, dass Ihre Excel-Datei ohne Grund zu groß ist, könnte eine der folgenden Lösungen Ihr Problem lösen.

10 mögliche Lösungen, wenn Ihre Excel-Datei ohne Grund zu groß ist

Eine Excel-Datei kann aus vielen Gründen zu groß sein, z. B. weil sie zu viele Informationen enthält oder weil sie leere Zellen enthält, die noch verwendet werden. Da die Arbeit mit großen Excel-Dateien nicht gerade lustig ist, ist es oft möglich, sie zu verkleinern. Wenn Sie feststellen, dass Ihre Excel-Datei ohne ersichtlichen Grund zu groß ist, sollten Sie diese Tipps und Tricks ausprobieren die Dateigröße zu reduzieren Die Verringerung der Größe hängt davon ab, wodurch die Datei überhaupt erst groß geworden ist. Probieren Sie dennoch alle Möglichkeiten aus, um herauszufinden, was für Sie am besten geeignet ist.

1. nach versteckten Arbeitsblättern suchen

Manchmal gibt es in Ihrer Arbeitsmappe bereits vorhandene Arbeitsblätter, die Sie nicht in der normalen Ansicht finden. Mit anderen Worten, "versteckte Arbeitsblätter". Schauen wir uns zum Beispiel eine Arbeitsmappe mit einem versteckten Blatt an. Wenn Sie die Blattregisterkarten unten links in der Arbeitsmappe betrachten, sieht es ungefähr so aus.

Wie wir aus der Abbildung ersehen können, gibt es drei Arbeitsblätter in der Arbeitsmappe. Aber gehen Sie zum Überprüfung und wählen Sie Arbeitsmappe Statistik von der Proofing Gruppe zuerst.

Hier finden Sie die tatsächliche Anzahl der Arbeitsblätter.

Um die Arbeitsblätter wieder einzublenden, gehen Sie folgendermaßen vor.

Schritte:

• Klicken Sie zunächst mit der rechten Maustaste auf einen der Namen in der Liste Registerkarte "Blatt unten links auf dem Arbeitsblatt.
• Wählen Sie dann einblenden aus dem Kontextmenü.

• Wählen Sie dann das Blatt, das Sie einblenden möchten, aus der Liste einblenden Dialogfeld.

• Klicken Sie dann auf OK .

Danach sehen Sie die ausgeblendeten Blätter auf der Seite Registerkarte "Blatt wieder.

Untersuchen Sie nun die ausgeblendeten Arbeitsblätter, und entfernen Sie sie, wenn sie nicht von Nutzen sind.

Lesen Sie mehr: Wie Sie die Ursache für große Excel-Dateien ermitteln können

2. nicht verwendete Arbeitsblätter entfernen

Sie sollten nicht mehr verwendete Arbeitsblätter entfernen, und zwar nicht nur die ausgeblendeten, sondern auch die nicht ausgeblendeten. Zu viele Arbeitsblätter nehmen zu viel Platz ein, da sie sowohl irrelevante Informationen als auch leere Zellbereiche enthalten (Einzelheiten im nächsten Abschnitt).

Sie zu entfernen ist also der logischste Schritt, wenn Ihre Excel-Datei ohne triftigen Grund zu groß ist.

Lesen Sie mehr: Komprimieren von Excel-Dateien für E-Mails (13 schnelle Methoden)

3. auf verwendeten Bereich prüfen

Ein weiterer wichtiger Grund dafür, dass Ihre Excel-Datei zu groß ist, liegt darin, dass in Ihrer Arbeitsmappe eine größere Anzahl von Zellen verwendet wird, als es den Anschein hat. Einige der verwendeten Zellen nehmen aufgrund der darin enthaltenen Informationen viel Platz ein und machen Excel-Dateien groß.

Um zu sehen, wo der verwendete Zellbereich endet, markieren Sie eine beliebige Zelle im Arbeitsblatt und drücken Sie Strg+Ende Im Idealfall sollte die Position dort sein, wo der Datensatz endet.

Wenn wir einen Wert in eine Zelle außerhalb des Datensatzes eingeben und ihn dann löschen, wird die Zelle weiterhin verwendet, obwohl sie keinen Inhalt hat. Dadurch wird die Datei größer, als sie eigentlich sein sollte.

Sie können diese schnellen und einfachen Schritte befolgen, um ungenutzte Zellen aus dem Arbeitsblatt zu entfernen.

Schritte:

• Wählen Sie zunächst die Spalten aus, die nach dem Ende des Datensatzes beginnen, indem Sie auf die Spaltenüberschrift klicken.
• Dann drücken Sie Strg+Umschalt+Pfeil nach rechts Auf diese Weise werden alle Spalten bis zum Ende des Arbeitsblatts ausgewählt.
• Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf die Auswahl.
• Wählen Sie danach Löschen aus dem Kontextmenü.
• Wählen Sie anschließend die Zeile aus, nach der der Datensatz endet.
• Dann drücken Sie Strg+Umschalt+Pfeil nach unten Auf diese Weise werden alle Zeilen bis zum Ende des Arbeitsblatts ausgewählt.
• Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste und wählen Sie Löschen aus dem Kontextmenü.

Die Zellen werden danach nicht mehr verwendet, und die Dateigröße sollte jetzt schrumpfen.

Denken Sie daran, dass Sie nicht einfach die Löschtaste auf Ihrer Tastatur drücken, sondern sie aus dem Kontextmenü auswählen.

4) Unnötige Formatierungen entfernen

Formatierungen helfen uns, Datensätze anzupassen, um sie ansehnlicher zu machen. Aber sie machen unsere Dateien auch groß. Selbst bei kleinen Datensätzen führen Formatierungen dazu, dass eine Datei mehr Informationen enthält. Und das erhöht die Dateigröße. Ihre Excel-Datei kann durch zu viele Formatierungen zu groß werden. Entfernen Sie also unnötige Formatierungen oder versuchen Sie, anfangs nicht zu viele zu haben. Oder entfernen Sie einfach alle abhängigenauf die Dateigröße, die Sie haben.

Um Formatierungen zu entfernen, gehen Sie folgendermaßen vor.

Schritte:

• Markieren Sie zunächst die Zelle oder den Zellbereich, aus dem Sie Formatierungen entfernen möchten.
• Gehen Sie dann zum Startseite in der Multifunktionsleiste.
• Wählen Sie danach Klar von der Bearbeitung von Gruppe.
• Wählen Sie nun Klare Formatierung aus dem Dropdown-Menü.

Lesen Sie mehr: Wie man die Größe von Excel-Dateien mit Makros reduziert (11 einfache Möglichkeiten)

5. komprimieren Sie Bilder in Tabellenkalkulationen

Manchmal müssen wir unseren Tabellenkalkulationen zu verschiedenen Zwecken Bilder hinzufügen. Durch das Hinzufügen von Bildern werden jedoch auch die Bilddaten zur Excel-Datei hinzugefügt, wodurch die Datei größer wird. Wenn das Hinzufügen von Bildern unvermeidlich ist, besteht eine Möglichkeit darin, das Bild zu komprimieren, um es zu verkleinern. Auf diese Weise benötigt die Datei nach dem Speichern weniger Platz.

Um ein Bild in Excel zu komprimieren, gehen Sie folgendermaßen vor.

Schritte:

• Wählen Sie zunächst das Bild aus, indem Sie es anklicken.
• Dann erscheint in der Multifunktionsleiste eine neue Registerkarte mit der Bezeichnung Bildformat . wählen Sie es aus.
• Danach klicken Sie auf Bilder komprimieren Sie finden es in der Anpassen Gruppe der Registerkarte.

• Wählen Sie als nächstes Ihre bevorzugte Komprimierungsoptionen und Auflösung .

• Danach klicken Sie auf OK und Sie bekommen Ihr Bild komprimiert.

Lesen Sie mehr: Wie man die Größe von Excel-Dateien mit Bildern reduziert (2 einfache Wege)

6. die Verwendung von Formeln optimieren

Wie alle anderen Änderungen benötigen auch Formeln mehr Platz als normale Text- oder Zahleneingaben. In manchen Fällen ist die Verwendung von Formeln jedoch unvermeidlich. Dies mag zwar richtig sein, nimmt aber auch mehr Platz in Anspruch. Versuchen Sie daher, die Verwendung von Formeln in Ihren Arbeitsblättern zu optimieren.

Achten Sie bei der Verwendung von Formeln in einer großen Excel-Datei auf die folgenden Punkte.

• Versuchen Sie, flüchtige Formeln zu vermeiden wie RAND , JETZT , HEUTE , OFFSET , ZELLE , INDIRECT und INFO .
• Verwenden Sie Pivot-Tabellen oder Excel-Tabellen, wenn Formeln vermieden werden können.
• Versuchen Sie, nicht ganze Zeilen oder Spalten als Verweise zu verwenden.
• Achten Sie darauf, dass Sie Formeln mit wiederholten Berechnungen vermeiden.

7. nicht verwendete Daten entfernen

Jede Zelle, die Daten enthält oder verwendet wird, beansprucht Speicherplatz auf Ihrer Festplatte. Dadurch wird die Datei groß. Wenn Sie nicht mehr benötigte Datensätze in Tabellenkalkulationen haben, sollten Sie diese entfernen.

Anstatt sie endgültig zu entfernen, sollten Sie sie in einer anderen Datei speichern, da Sie sie in der betreffenden Datei nicht mehr benötigen. Auf diese Weise können Sie sie wiederherstellen, wenn Sie sie für spätere Zwecke benötigen.

8. nicht verwendete Pivot-Tabellen und Diagramme löschen

Pivot-Tabellen und Excel-Diagramme benötigen ebenfalls Platz, und zwar in den meisten Fällen mehr als normale Zellen oder formatierte Datensätze. Es handelt sich hierbei um hervorragende Tools, die die Arbeit mit Excel erleichtern. Wenn Sie sie jedoch nicht benötigen, sollten Sie versuchen, sie überhaupt nicht zu verwenden, um die Datei zu verkleinern. Dadurch werden auch die üblichen Excel-Vorgänge wie Öffnen und Speichern reibungsloser.

Lesen Sie mehr: Reduzierung der Excel-Dateigröße mit Pivot-Tabelle

9 Datei als Binärdatei speichern

Bis zur neuesten Version von Excel speichert Microsoft Excel die Dateien in der Regel mit der Erweiterung xlsx. Für Arbeitsmappen, die Makros enthalten, lautet die Erweiterung xlsm. Excel verfügt über ein weiteres Format zum Speichern der Datei im Binärformat mit der Erweiterung xlsb. Diese Dateitypen benötigen weniger Speicherplatz als eine xlsx- oder eine xlsm-Datei. Probieren Sie dies aus, wenn Sie keine anderen Optionen zur Verfügung haben.

Um die Datei als Binärdatei zu speichern, gehen Sie folgendermaßen vor.

Schritte:

• Klicken Sie zunächst auf das Feld Datei in der Multifunktionsleiste.
• Wählen Sie dann Speichern unter aus der Sicht hinter der Bühne.
• Navigieren Sie dann zu dem Ordner, in dem Sie Ihre Datei speichern möchten, und wählen Sie Excel-Arbeitsmappe Binär im Speichern als Typ Dropdown.

• Klicken Sie dann auf Speichern Sie .

Dadurch wird die Datei in xlsb Format, das niedriger sein sollte als das xlsx Format.

10. nach externer Datenquelle suchen

Wenn keine der oben genannten Methoden die Größe Ihrer Excel-Datei verringert, enthält Ihre Arbeitsmappe möglicherweise mehr Daten, als sie enthalten sollte. In diesem Fall sollten Sie noch einmal darüber nachdenken, bevor Sie Excel zum Speichern solcher Datensätze verwenden. Excel ist kein Datenbankwerkzeug, sondern wird als Analysewerkzeug verwendet. Für große Datenbanken sollten Sie Datenbankwerkzeuge wie Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV usw. verwenden.

Schlussfolgerung

Dies waren alle Lösungen, die Sie anwenden können, wenn Ihre Excel-Datei grundlos zu groß ist. Ich hoffe, dass eine oder eine Kombination dieser Lösungen Ihnen geholfen hat. Ich hoffe, Sie haben diesen Leitfaden hilfreich und informativ gefunden. Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, lassen Sie es uns wissen.

Weitere Korrekturen und Anleitungen wie diese finden Sie unter Exceldemy.com .