Microsoft Excel izvrstan je alat koji ima mogućnosti računanja ili izračuna, grafičke alate, zaokretne tablice i VBA. Softver je uglavnom dizajniran za upravljanje i rad s relativno malim skupovima podataka. Ali veličina datoteke postaje znatno veća s ogromnim skupom podataka i mnogim drugim razlozima. I ništa o velikim Excel datotekama nije od pomoći osim što sadrže veliku količinu podataka. Teže ih je dijeliti i svaki njihov proces traje dulje nego što je potrebno. Ako ustanovite da je vaša Excel datoteka prevelika bez razloga, jedno od ovih mogućih rješenja moglo bi riješiti vaš problem.

10 mogućih rješenja ako je vaša Excel datoteka prevelika bez razloga

An Excel datoteka može biti velika iz mnogo razloga. To može biti jednostavno poput sadržavanja previše informacija u proračunskim tablicama u praznim ćelijama koje se još uvijek koriste. Budući da veće Excel datoteke nisu baš zabavne za rad, često ih je moguće pretvoriti u manje. Ako ustanovite da je vaša Excel datoteka prevelika bez razloga koji naizgled možete pronaći, isprobajte ove savjete i trikove koji će vam pomoći smanjiti veličinu datoteke . Smanjenje veličine ovisi o tome što je uopće uzrokovalo veliku datoteku. Usprkos tome, isprobajte svaku kako biste pronašli što vam odgovara.

1. Provjerite skrivene radne listove

Ponekad u vašoj radnoj knjizi mogu postojati proračunske tablice koje nećete pronaći u jednostavnom prikazu . Drugim riječima,“skrivene radne listove”. Na primjer, pogledajmo radnu bilježnicu sa skrivenim listom. Gledajući kartice listova u donjem lijevom kutu proračunske tablice, izgledat će otprilike ovako.

Kao što možemo vidjeti na slici, u radnoj knjizi postoje tri proračunske tablice. Ali idite na karticu Pregled i prvo odaberite Statistika radne bilježnice iz grupe Provjera .

Vi ovdje će pronaći pravi broj informacija o radnom listu.

Da biste otkrili radne listove, slijedite ove korake.

Koraci:

• Prvo desnom tipkom miša kliknite bilo koje ime na Kartici lista u donjem lijevom kutu proračunske tablice.
• Zatim odaberite Otkrij iz kontekstnog izbornika.

• Zatim odaberite list koji želite otkriti iz dijaloškog okvira Otkrij .

• Zatim kliknite na OK .

Nakon toga vidjet ćete skrivene listove na Kartica lista ponovno.

Sada istražite proračunske tablice koje su bile skrivene i ako nisu od koristi, uklonite ih.

Pročitajte više: Kako odrediti što uzrokuje veliku veličinu Excel datoteke

2. Uklonite neiskorištene radne listove

Trebali biste ukloniti proračunske tablice koje više nisu koristi ne samo za one skrivene nego i za one neskrivene također. Previše proračunskih tablica rezultira zauzimanjem previše prostora za obje koje sadrže nevažne dijelove informacijai sadrže prazan korišteni raspon ćelija (pojedinosti u sljedećem odjeljku).

Dakle, njihovo uklanjanje je najlogičniji korak ako je vaša Excel datoteka prevelika bez valjanog razloga.

Pročitajte više: Kako komprimirati Excel datoteku za e-poštu (13 brzih metoda)

3. Provjerite korišteni raspon

Još jedan veliki razlog zašto možda ne pronađete razlog jer je vaša Excel datoteka prevelika jer se u vašoj radnoj knjizi koristi veći broj ćelija nego što se čini. Neke korištene ćelije koje zauzimaju prostor zbog informacija u njima i čine Excel datoteke velikima.

Da biste vidjeli gdje je završio vaš korišteni raspon ćelija, odaberite bilo koju ćeliju u proračunskoj tablici i pritisnite Ctrl +End na vašoj tipkovnici. U idealnom slučaju, pozicija bi trebala biti mjesto gdje skup podataka završava.

Ako unesemo vrijednost u ćeliju izvan skupa podataka i zatim je izbrišemo, ćelija će i dalje biti u upotrebi iako u njoj nema sadržaja. To čini datoteku većom nego što bi trebala biti.

Možete slijediti ove brze i jednostavne korake za uklanjanje neiskorištenih ćelija iz proračunske tablice.

Koraci:

• Prvo odaberite stupce koji počinju nakon završetka skupa podataka klikom na zaglavlje stupca.
• Zatim pritisnite Ctrl+Shift+strelica desno na tipkovnici. Ovo će odabrati sve stupce do kraja proračunske tablice.
• Sada desnom tipkom miša kliknite odabir.
• Nakon toga odaberite Izbriši iz kontekstaizbornik.
• Zatim odaberite redak nakon završetka skupa podataka.
• Zatim pritisnite Ctrl+Shift+strelica prema dolje na tipkovnici. Ovo će odabrati sve retke do kraja proračunske tablice.
• Sada kliknite desnom tipkom miša i odaberite Izbriši iz kontekstnog izbornika.

Ćelije će nakon toga više neće biti u upotrebi. Veličina datoteke trebala bi se smanjiti u ovom trenutku.

Imajte na umu da nemojte samo pritisnuti gumb Izbriši na tipkovnici. Umjesto toga, odaberite ga iz kontekstnog izbornika.

4. Uklonite nepotrebna oblikovanja

Oblikovanje nam pomaže prilagoditi skupove podataka kako bi bili vidljiviji. Ali također učinite naše datoteke velikima. Čak i za male skupove podataka, formatiranje uzrokuje da datoteka ima više informacija. I na taj način povećava veličinu datoteke. Vaša Excel datoteka može biti prevelika zbog previše oblikovanja. Dakle, uklonite nepotrebno oblikovanje ili pokušajte da ga nema previše na početku. Ili jednostavno uklonite sve ovisno o veličini datoteke koju imate.

Za uklanjanje oblikovanja, slijedite ove korake.

Koraci:

• Prvo odaberite ćeliju ili raspon ćelija iz kojih želite ukloniti formatiranja.
• Zatim idite na karticu Početna na vrpci.
• Nakon toga odaberite Izbrišite iz grupe Uređivanje .
• Sada odaberite Izbriši oblikovanje s padajućeg izbornika.

Pročitajte više: Kako smanjiti veličinu Excel datoteke pomoću makronaredbe (11Easy Ways)

5. Komprimirajte slike u proračunskim tablicama

Ponekad moramo dodati slike u naše proračunske tablice za razne svrhe. Ali dodavanje slika također dodaje slikovne podatke u Excel datoteku. Što datoteku čini većom. Ako je dodavanje slika neizbježno, jedan od načina da to zaobiđete je komprimirati sliku kako bi bila manja. Na taj će način datoteka zauzimati manje prostora nakon spremanja.

Da biste komprimirali sliku u Excelu, slijedite ove korake.

Koraci:

• Prvo odaberite sliku klikom na nju.
• Tada će se na vrpci pojaviti nova kartica pod nazivom Format slike . Odaberite ga.
• Nakon toga kliknite na Komprimiraj slike . Pronaći ćete ga u grupi Podešavanje na kartici.

• Zatim odaberite željene opcije kompresije i Rezolucija .

• Nakon toga kliknite na OK i imat ćete svoju sliku komprimirano.

Pročitajte više: Kako smanjiti veličinu Excel datoteke sa slikama (2 jednostavna načina)

6. Optimizirajte korištenje formule

Kao i sve druge izmjene, formule također zauzimaju više prostora od uobičajenog teksta ili numeričkih unosa. Ali u nekim je slučajevima uporaba formule neizbježna. Iako bi to moglo biti točno, također zauzima više prostora. Stoga pokušajte optimizirati korištenje formula u svojim radnim listovima.

Dok koristite formule u velikoj Excel datoteci, pripazite na sljedećestvari.

• Pokušajte izbjeći uključivanje nestabilnih formula kao što su RAND , SADA , DANAS , POMAK , CELL , INDIRECT i INFO .
• Koristite zaokretne tablice ili Excel tablice ako se mogu izbjeći formule.
• Pokušajte ne koristiti cijele retke ili stupce kao reference.
• Pazite da izbjegavate formule koje uključuju ponovljene izračune.

7. Uklonite neiskorištene podatke

Svaka ćelija koja sadrži podatke ili u upotrebi zauzima prostor na vašem tvrdom disku. Ovo čini datoteku velikom. Ako imate neiskorištene skupove podataka u proračunskim tablicama koje više ne trebate, uklonite ih.

Umjesto da ih trajno uklonite, pokušajte ih pohraniti u drugu datoteku jer vam više ne trebaju u određenoj datoteci. Na ovaj način, ako ih trebate za kasnije potrebe, možete ih vratiti.

8. Izbrišite neiskorištene zaokretne tablice i grafikone

Zaokretne tablice i Excel grafikoni također zauzimaju prostor. I u većini slučajeva, više od normalnih ćelija ili formatiranih skupova podataka. Ovo su izvrsni alati koji olakšavaju naše Excel operacije. Ali ako ih ne trebate, pokušajte ih uopće izbjegavati kako biste smanjili datoteku. Ovo će također učiniti uobičajene Excel operacije poput otvaranja i spremanja lakšim.

Pročitajte više: Kako smanjiti veličinu Excel datoteke pomoću zaokretne tablice

9 Spremi datoteku kao binarnu datoteku

Do najnovije verzije programa Excel, Microsoft Excel obično sprema datoteke s ekstenzijom xlsx. Za radne bilježnice koje sadržemakronaredbe, ekstenzija je xlsm. Excel ima još jedan format za spremanje datoteke kao binarnog formata s ekstenzijom xlsb. Ove vrste datoteka zauzimaju manje prostora od xlsx ili xlsm datoteka. Isprobajte ovo ako nemate druge dostupne mogućnosti.

Da biste spremili datoteku kao binarnu, slijedite ove korake.

Koraci:

• Prvo kliknite karticu Datoteka na vrpci.
• Zatim odaberite Spremi kao iz prikaza iza scene.
• Nakon toga idite na mapu u koju želite spremiti svoju datoteku i odaberite Excel Binarna radna knjiga u Spremi kao vrstu padajućem izborniku.

• Zatim kliknite na Spremi .

Ovo će spremiti datoteku u xlsb formatu koji bi trebao biti niži od xlsx format.

10. Provjerite vanjski izvor podataka

Ako nijedna od gore navedenih metoda ne smanjuje veličinu vaše Excel datoteke, vaša radna knjiga možda sadrži više podataka nego što bi trebala. U tom slučaju trebali biste ponovno razmisliti prije nego što upotrijebite Excel za spremanje takvih skupova podataka. Excel nije alat za baze podataka. Umjesto toga, koristi se kao analitički. Za velike baze podataka trebali biste razmotriti korištenje alata za baze podataka kao što su Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV itd.

Zaključak

Ovo su svi popravci koje možete koristiti ako se nađete u situaciji gdje je vaša Excel datoteka prevelika bez razloga. Nadamo se da vam je jedno ili kombinacija ovih popravaka pomoglo. nadam sesmatrate da je ovaj vodič koristan i informativan. Ako imate bilo kakvih pitanja ili prijedloga, javite nam ispod.

Za više popravaka i ovakvih vodiča posjetite Exceldemy.com .