Microsoft Excel е отличен инструмент, който разполага с възможности за изчисления или пресмятания, графични инструменти, въртящи се таблици и VBA. Софтуерът е предназначен главно за управление и работа със сравнително малки набори от данни. Но размерът на файла става много по-голям при огромен набор от данни и по много други причини. И нищо в големите файлове на Excel не е полезно, освен че съдържат голямо количество данни. Те сапо-трудно да се споделят и всеки процес от тях отнема повече време от необходимото. Ако установите, че вашият Excel файл е твърде голям без причина, едно от тези възможни решения може да реши проблема ви.

10 възможни решения, ако вашият файл в Excel е твърде голям без причина

Файлът на Excel може да бъде голям по много причини. Това може да бъде толкова просто, колкото да съдържа твърде много информация в таблиците до празни клетки, които все още се използват. Тъй като по-големите файлове на Excel не са точно забавни за работа, често е възможно да ги направите по-малки. Ако откриете, че вашият файл на Excel е твърде голям без причина, която можете да намерите, опитайте тези съвети и трикове, които ще ви помогнат. намаляване на размера на файла . Намаляването на размера зависи от това, какво е причинило, че файлът е голям. Въпреки това изпробвайте всеки един от тях, за да откриете това, което работи за вас.

1. Проверете за скрити работни листове

Понякога в работната ви книга може да има вече съществуващи електронни таблици, които няма да откриете в явен вид. С други думи, "скрити работни листове". Например, нека разгледаме работна книга със скрит лист. Ако погледнем разделите на листа в долния ляв ъгъл на таблицата, те ще изглеждат по следния начин.

Както можем да видим от фигурата, в работната книга има три електронни таблици. Но отидете в Преглед на и изберете Статистика на работната тетрадка от Проверка на първо групата.

Тук ще намерите реалния брой информация за работните листове.

За да премахнете скриването на работните листове, следвайте следните стъпки.

Стъпки:

• Първо, щракнете с десния бутон на мишката върху някое от имената в Лист Tab в долния ляв ъгъл на електронната таблица.
• След това изберете Разкриване на от контекстното меню.

• След това изберете листа, който искате да скриете, от Разкриване на диалогов прозорец.

• След това кликнете върху OK .

След това ще видите скритите листове в Лист Tab отново.

Сега разгледайте скритите електронни таблици и ако не са полезни, ги премахнете.

Прочетете още: Как да определим какво е причината за големия размер на файла на Excel

2. Премахване на неизползвани работни листове

Трябва да премахнете електронните таблици, които вече не се използват, не само за скритите, но и за нескритите. Наличието на твърде много електронни таблици води до заемане на твърде много място, както за съдържаща се несъществена информация, така и за съдържащ се празен използван диапазон от клетки (подробности в следващия раздел).

Затова премахването им е най-логичната стъпка, ако файлът ви в Excel е твърде голям без основателна причина.

Прочетете още: Как да компресирате Excel файл за имейл (13 бързи метода)

3. Проверете за използван обхват

Друга основна причина, поради която може да не откриете причина за твърде големия размер на вашия файл на Excel, е, че в работната ви книга се използват по-голям брой клетки, отколкото изглежда. Някои използвани клетки, които заемат място заради частите информация в тях, и правят файловете на Excel големи.

За да видите къде свършва използваният диапазон от клетки, изберете някоя от клетките в електронната таблица и натиснете Ctrl+End В идеалния случай позицията трябва да е там, където свършва наборът от данни.

Ако въведем стойност в клетка извън набора от данни и след това я изтрием, клетката ще продължи да се използва, въпреки че в нея няма съдържание. Това прави файла по-голям, отколкото се очаква да бъде.

Можете да следвате тези бързи и лесни стъпки, за да премахнете неизползваните клетки от електронната таблица.

Стъпки:

• Първо, изберете колоните, които започват след края на набора от данни, като щракнете върху заглавието на колоната.
• След това натиснете Ctrl+Shift+дясна стрелка Това ще избере всички колони до края на електронната таблица.
• Сега щракнете с десния бутон на мишката върху селекцията.
• След това изберете Изтриване на от контекстното меню.
• След това изберете реда, след който свършва наборът от данни.
• След това натиснете Ctrl+Shift+стрелка надолу Това ще избере всички редове до края на електронната таблица.
• Сега щракнете с десния бутон на мишката и изберете Изтриване на от контекстното меню.

След това клетките вече няма да се използват. Размерът на файла трябва да се свие в този момент.

Имайте предвид, че не трябва просто да натискате бутона Delete на клавиатурата. Вместо това го изберете от контекстното меню.

4. Премахване на ненужните форматирания

Форматиранията ни помагат да персонализираме наборите от данни, за да ги направим по-представителни. Но те също така правят файловете ни големи. Дори за малки набори от данни, форматирането кара файла да съдържа повече информация. И по този начин увеличава размера на файла. Вашият файл на Excel може да бъде твърде голям поради твърде много форматирания. Така че, премахнете ненужните форматирания или се опитайте да нямате твърде много в началото.за размера на файла, който имате.

За да премахнете форматите, следвайте следните стъпки.

Стъпки:

• Първо изберете клетката или обхвата от клетки, от които искате да премахнете форматите.
• След това отидете в Начало в лентата.
• След това изберете Clear от Редактиране на група.
• Сега изберете Ясно форматиране от падащото меню.

Прочетете още: Как да намалите размера на файла на Excel с макрос (11 лесни начина)

5. Компресиране на изображения в електронни таблици

Понякога се налага да добавяме снимки към нашите електронни таблици за различни цели. Но добавянето на снимки добавя и данни за изображението към файла на Excel. Това увеличава размера на файла. Ако добавянето на снимки е неизбежно, един от начините да се справим с това е да компресираме изображението, за да намалим размера му. По този начин файлът ще заема по-малко място след запазване.

За да компресирате изображение в Excel, следвайте следните стъпки.

Стъпки:

• Първо изберете снимката, като щракнете върху нея.
• След това в лентата ще се появи нов раздел, наречен Формат на картината . Изберете го.
• След това щракнете върху Компресиране на снимки Ще го намерите в Регулиране на група на раздела.

• След това изберете предпочитания от вас Опции за компресия и Резолюция .

• След това щракнете върху OK и снимката ви ще бъде компресирана.

Прочетете още: Как да намалим размера на файла на Excel с картинки (2 лесни начина)

6. Оптимизиране на използването на формулата

Подобно на всички други модификации, формулите също заемат повече място, отколкото обикновените текстови или цифрови записи. Но в някои случаи използването на формули е неизбежно. Въпреки че това може да е вярно, то също така заема повече място. Затова се опитайте да оптимизирате използването на формули в работните си листове.

Когато използвате формули в голям файл на Excel, внимавайте за следните неща.

• Опитайте се да избягвате използването на нестабилни формули като RAND , СЕГА , ДНЕС , OFFSET , КЛЕТКА , ИНДИРЕКТЕН , и ИНФО .
• Използвайте въртящи се таблици или таблици на Excel, ако формулите могат да бъдат избегнати.
• Опитайте се да не използвате цели редове или колони като препратки.
• Уверете се, че избягвате формули, включващи повтарящи се изчисления.

7. Премахване на неизползвани данни

Всяка клетка, съдържаща данни или използвана, заема място на твърдия ви диск. Това прави файла голям. Ако имате неизползвани набори от данни в електронни таблици, които вече не са ви необходими, премахнете ги.

Вместо да ги премахвате за постоянно, опитайте се да ги съхранявате в друг файл, тъй като вече не са ви необходими в конкретния файл. По този начин, ако ви трябват за по-късни цели, можете да ги върнете.

8. Изтриване на неизползвани таблици и диаграми Pivot

Таблиците на завъртане и диаграмите на Excel също заемат място. И в повечето случаи повече, отколкото обикновените клетки или форматираните набори от данни. Това са отлични инструменти, които помагат за по-лесните ни операции с Excel. Но ако не се нуждаете от тях, опитайте се изобщо да не ги използвате, за да направите файла по-малък. Това ще направи и обичайните операции с Excel, като отваряне и запазване, по-гладки.

Прочетете още: Как да намалите размера на файла на Excel с таблицата Pivot

9. Запазване на файла като двоичен файл

До последната версия на Excel Microsoft Excel обикновено записва файловете с разширение xlsx. За работни книги, които съдържат макроси, разширението е xlsm. Excel има друг формат за записване на файла като двоичен формат с разширение xlsb. Тези видове файлове заемат по-малко място от xlsx или xlsm файл. Опитайте това, ако нямате други налични възможности.

За да запишете файла като двоичен файл, следвайте следните стъпки.

Стъпки:

• Първо, щракнете върху Файл в лентата.
• След това изберете Запазване като от гледната точка на задкулисието.
• След това отидете в папката, в която искате да запазите файла, и изберете Двоична работна книга на Excel в Запазване като тип падащ списък.

• След това кликнете върху Запазете .

Това ще запази файла в xlsb формат, който трябва да бъде по-нисък от xlsx формат.

10. Проверка за външен източник на данни

Ако нито един от горепосочените методи не намалява размера на файла на Excel, работната ви книга може да съдържа повече данни, отколкото трябва. В такъв случай трябва да помислите отново, преди да използвате Excel за запазване на такива набори от данни. Excel не е инструмент за бази данни. Вместо това се използва като аналитичен инструмент. За големи бази данни трябва да помислите за използване на инструменти за бази данни като Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV и др.

Заключение

Това бяха всички поправки, които можете да използвате, ако се окажете в ситуация, в която вашият файл на Excel е твърде голям без причина. Надявам се, че една или комбинация от тези поправки ви е помогнала. Надявам се, че това ръководство ви е било полезно и информативно. Ако имате въпроси или предложения, споделете ги с нас по-долу.

За повече поправки и ръководства като това посетете Exceldemy.com .