Microsoft Excel ایک بہترین ٹول ہے جس میں کمپیوٹیشن یا کیلکولیشن کی صلاحیتیں، گرافک ٹولز، پیوٹ ٹیبلز، اور VBA شامل ہیں۔ سافٹ ویئر بنیادی طور پر نسبتاً چھوٹے ڈیٹاسیٹس کے ساتھ انتظام کرنے اور کام کرنے کے لیے ڈیزائن کیا گیا ہے۔ لیکن فائل کا سائز ایک بہت بڑا ڈیٹاسیٹ اور بہت سی دوسری وجوہات کے ساتھ بہت بڑا ہو جاتا ہے۔ اور بڑی ایکسل فائلوں کے بارے میں کچھ بھی مددگار نہیں ہے سوائے اس کے کہ ڈیٹا کی ایک بڑی مقدار موجود ہو۔ ان کا اشتراک کرنا مشکل ہے اور ان کے ہر عمل میں ضرورت سے زیادہ وقت لگتا ہے۔ اگر آپ کو معلوم ہوتا ہے کہ آپ کی ایکسل فائل بغیر کسی وجہ کے بہت بڑی ہے، تو ان میں سے ایک ممکنہ حل آپ کے مسئلے کو حل کر سکتا ہے۔

10 ممکنہ حل اگر آپ کی ایکسل فائل بغیر کسی وجہ کے بہت بڑی ہے

ایکسل فائل بہت سی وجوہات کی بنا پر بڑی ہو سکتی ہے۔ یہ اتنا ہی آسان ہوسکتا ہے جتنا کہ اسپریڈشیٹ میں بہت زیادہ معلومات پر مشتمل خالی سیلوں کے لیے جو اب بھی استعمال میں ہیں۔ چونکہ بڑی ایکسل فائلوں کے ساتھ کام کرنا بالکل دل لگی نہیں ہے، اس لیے انہیں چھوٹی فائلوں میں بنانا اکثر ممکن ہوتا ہے۔ اگر آپ کو معلوم ہوتا ہے کہ، آپ کی ایکسل فائل بہت بڑی ہے بغیر کسی وجہ کے آپ بظاہر تلاش نہیں کر سکتے، ان تجاویز اور چالوں کو آزمائیں جو آپ کی فائل کا سائز کم کرنے میں مدد کریں گے ۔ سائز میں کمی اس بات پر منحصر ہے کہ فائل کو پہلی جگہ بڑی ہونے کی وجہ کیا ہے۔ اس کے باوجود، ہر ایک کو آزما کر یہ معلوم کریں کہ آپ کے لیے کیا کام کرتا ہے۔

1. پوشیدہ ورک شیٹس کی جانچ کریں

بعض اوقات آپ کی ورک بک میں پہلے سے موجود اسپریڈ شیٹس ہوسکتی ہیں جو آپ کو سادہ منظر میں نہیں مل پائیں گی۔ . دوسرے الفاظ میں،"چھپی ہوئی ورک شیٹس"۔ مثال کے طور پر، آئیے چھپی ہوئی شیٹ والی ورک بک پر ایک نظر ڈالیں۔ اسپریڈشیٹ کے نیچے بائیں جانب شیٹ ٹیبز کو دیکھنے سے یہ کچھ اس طرح نظر آئے گا۔

جیسا کہ ہم تصویر سے دیکھ سکتے ہیں، ورک بک میں تین اسپریڈ شیٹس ہیں۔ لیکن جائزہ ٹیب پر جائیں اور پہلے پروفنگ گروپ سے ورک بک کے اعدادوشمار منتخب کریں۔

آپ ورک شیٹ کی معلومات کی اصل تعداد یہاں ملے گی۔

ورک شیٹس کو چھپانے کے لیے، ان مراحل پر عمل کریں۔

اسٹیپس: <1

• سب سے پہلے، اسپریڈشیٹ کے نیچے بائیں جانب شیٹ ٹیب پر کسی بھی نام پر دائیں کلک کریں۔
• پھر منتخب کریں انھائیڈ کریں <5 سیاق و سباق کے مینو سے۔

• اس کے بعد، وہ شیٹ منتخب کریں جسے آپ اُنھائیڈ کریں ڈائیلاگ باکس سے چھپانا چاہتے ہیں۔

• پھر OK پر کلک کریں۔

اس کے بعد، آپ کو چھپی ہوئی شیٹس نظر آئیں گی۔ 4 4 نہ صرف پوشیدہ لوگوں کے لیے استعمال کیا جاتا ہے بلکہ غیر پوشیدہ کے لیے بھی استعمال کیا جاتا ہے۔ s بھی بہت زیادہ اسپریڈشیٹ رکھنے کے نتیجے میں معلومات کے غیر متعلقہ ٹکڑوں پر مشتمل دونوں کے لیے بہت زیادہ جگہ لگ جاتی ہے۔اور خالی استعمال شدہ سیل رینج پر مشتمل ہے (تفصیل اگلے حصے میں)۔

لہذا، اگر آپ کی ایکسل فائل بغیر کسی معقول وجہ کے بہت بڑی ہے تو ان کو ہٹانا سب سے زیادہ منطقی مرحلہ ہے۔

مزید پڑھیں: ای میل کے لیے ایکسل فائل کو کیسے کمپریس کریں (13 فوری طریقے)

3. استعمال شدہ رینج کی جانچ کریں

ایک اور بڑی وجہ جو آپ کو کوئی وجہ نہیں مل سکتی ہے۔ آپ کی ایکسل فائل بہت بڑی ہونے کی وجہ یہ ہے کہ آپ کی ورک بک میں ظاہر ہونے سے کہیں زیادہ سیلز استعمال میں ہیں۔ کچھ استعمال شدہ سیل جو ان میں موجود معلومات کے ٹکڑوں کی وجہ سے خالی جگہیں لیتے ہیں اور ایکسل فائلوں کو بڑا بناتے ہیں۔

یہ دیکھنے کے لیے کہ آپ کے استعمال شدہ سیل کی حد کہاں ختم ہوتی ہے، اسپریڈ شیٹ میں سے کسی بھی سیل کو منتخب کریں اور Ctrl دبائیں اپنے کی بورڈ پر +End ۔ مثالی طور پر، پوزیشن وہیں ہونی چاہیے جہاں ڈیٹاسیٹ ختم ہوتا ہے۔

اگر ہم ڈیٹاسیٹ سے باہر کسی سیل میں کوئی قدر درج کرتے ہیں اور پھر اسے حذف کر دیتے ہیں تو سیل اب بھی استعمال میں رہے گا حالانکہ اس میں کوئی مواد نہیں ہے۔ یہ فائل کو اس سے زیادہ بڑا بنا دیتا ہے جتنا اسے سمجھا جاتا ہے۔

آپ سپریڈ شیٹ سے غیر استعمال شدہ سیلز کو ہٹانے کے لیے ان تیز اور آسان اقدامات پر عمل کر سکتے ہیں۔

• سب سے پہلے، کالم ہیڈر پر کلک کرکے ڈیٹاسیٹ کے ختم ہونے کے بعد شروع ہونے والے کالموں کو منتخب کریں۔
• پھر اپنے کی بورڈ پر Ctrl+Shift+Right Arrow دبائیں۔ یہ اسپریڈشیٹ کے اختتام تک تمام کالموں کو منتخب کرے گا۔
• اب، انتخاب پر دائیں کلک کریں۔
• اس کے بعد، سیاق و سباق سے حذف کریں کو منتخب کریں۔مینو۔
• اس کے بعد، ڈیٹاسیٹ کے ختم ہونے کے بعد قطار کو منتخب کریں۔
• پھر اپنے کی بورڈ پر Ctrl+Shift+Down Arrow دبائیں۔ یہ اسپریڈشیٹ کے اختتام تک تمام قطاروں کو منتخب کرے گا۔
• اب، دائیں کلک کریں اور سیاق و سباق کے مینو سے حذف کریں کو منتخب کریں۔

خلیات اس کے بعد استعمال میں نہیں رہیں گے۔ اس مقام پر فائل کا سائز سکڑ جانا چاہیے۔

ذہن میں رکھیں کہ اپنے کی بورڈ پر صرف ڈیلیٹ بٹن کو دبائیں نہیں۔ اس کے بجائے، اسے سیاق و سباق کے مینو سے منتخب کریں۔

4. غیر ضروری فارمیٹنگز کو ہٹائیں

فارمیٹنگز ڈیٹا سیٹس کو مزید پیش کرنے کے قابل بنانے کے لیے ہماری مدد کرتی ہیں۔ لیکن ارے ہماری فائلیں بھی بڑی کر دیں۔ یہاں تک کہ چھوٹے ڈیٹا سیٹس کے لیے بھی، فارمیٹنگ فائل کو مزید معلومات فراہم کرنے کا سبب بنتی ہے۔ اور اس طرح فائل کا سائز بڑھاتا ہے۔ آپ کی ایکسل فائل بہت زیادہ فارمیٹنگ کی وجہ سے بہت بڑی ہو سکتی ہے۔ لہذا، غیر ضروری فارمیٹنگ کو ہٹا دیں یا شروع میں بہت زیادہ نہ کرنے کی کوشش کریں۔ یا بس، آپ کے پاس موجود فائل سائز کے لحاظ سے سبھی کو ہٹا دیں۔

فارمیٹنگ کو ہٹانے کے لیے، ان مراحل پر عمل کریں۔

مرحلہ:

• سب سے پہلے، سیل یا سیل کی وہ رینج منتخب کریں جس سے آپ فارمیٹنگز ہٹانا چاہتے ہیں۔
• پھر اپنے ربن پر ہوم ٹیب پر جائیں۔
• اس کے بعد <کو منتخب کریں۔ 4> ترمیم کرنے گروپ سے صاف کریں۔
• اب منتخب کریں فارمیٹنگ صاف کریں ڈراپ ڈاؤن مینو سے۔

مزید پڑھیں: میکرو کے ساتھ ایکسل فائل کا سائز کیسے کم کیا جائے (11آسان طریقے)

5. اسپریڈ شیٹس میں امیجز کو کمپریس کریں

بعض اوقات ہمیں مختلف مقاصد کے لیے اپنی اسپریڈ شیٹس میں تصویریں شامل کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ لیکن تصویریں شامل کرنے سے تصویر کا ڈیٹا بھی Excel فائل میں شامل ہو جاتا ہے۔ جو فائل کو سائز میں بڑا بناتا ہے۔ اگر تصویریں شامل کرنا ناگزیر ہے، تو اس کے ارد گرد کام کرنے کا ایک طریقہ یہ ہے کہ تصویر کو کمپریس کیا جائے تاکہ اس کا سائز چھوٹا ہو۔ اس طرح، فائل محفوظ کرنے کے بعد کم جگہ لے گی۔

ایکسل میں کسی تصویر کو کمپریس کرنے کے لیے، ان مراحل پر عمل کریں۔

اسٹیپس:

• سب سے پہلے اس پر کلک کرکے تصویر کو منتخب کریں۔
• پھر ربن پر ایک نیا ٹیب ظاہر ہوگا جسے تصویر کی شکل کہا جاتا ہے۔ اسے منتخب کریں۔
• اس کے بعد، تصاویر کمپریس پر کلک کریں۔ آپ اسے ٹیب کے ایڈجسٹ گروپ میں پائیں گے۔

• اس کے بعد، اپنی ترجیحی کمپریشن آپشنز <کو منتخب کریں۔ 5>اور ریزولوشن ۔

• اس کے بعد، ٹھیک ہے پر کلک کریں اور آپ کے پاس اپنی تصویر ہوگی۔ کمپریسڈ۔

مزید پڑھیں:

کسی دوسری ترمیم کی طرح، فارمولے بھی عام متن یا عددی اندراجات سے زیادہ جگہ لیتے ہیں۔ لیکن بعض صورتوں میں، فارمولہ کا استعمال ناگزیر ہے۔ اگرچہ یہ سچ ہو سکتا ہے، یہ بھی زیادہ جگہ لیتا ہے. اس لیے اپنی ورک شیٹس میں فارمولے کے استعمال کو بہتر بنانے کی کوشش کریں۔

ایک بڑی ایکسل فائل میں فارمولے استعمال کرتے وقت درج ذیل کو دیکھیںچیزیں۔

• RAND ، NOW ، TODAY ، OFFSET ، جیسے غیر مستحکم فارمولوں کو شامل کرنے سے بچنے کی کوشش کریں۔ سیل ، غیر مستقیم ، اور معلومات ۔
• اگر فارمولوں سے بچا جا سکتا ہے تو پیوٹ ٹیبلز یا ایکسل ٹیبلز استعمال کریں۔
• آزمائیں۔ پوری قطاروں یا کالموں کو حوالہ جات کے طور پر استعمال نہ کریں۔
• بار بار کیلکولیشن والے فارمولوں سے بچنا یقینی بنائیں۔

7. غیر استعمال شدہ ڈیٹا کو ہٹا دیں

ہر سیل جس میں ڈیٹا یا استعمال میں آپ کی ہارڈ ڈرائیو میں جگہ لیتا ہے. اس سے فائل بڑی ہوجاتی ہے۔ اگر آپ کے پاس اسپریڈ شیٹس میں غیر استعمال شدہ ڈیٹا سیٹس ہیں جن کی آپ کو مزید ضرورت نہیں ہے، تو انہیں ہٹا دیں۔

انہیں مستقل طور پر ہٹانے کے بجائے، انہیں کسی دوسری فائل میں اسٹور کرنے کی کوشش کریں کیونکہ اب آپ کو مخصوص فائل میں ان کی ضرورت نہیں ہے۔ اس طرح، اگر آپ کو بعد کے مقاصد کے لیے ان کی ضرورت ہو، تو آپ انہیں واپس لے سکتے ہیں۔

8. غیر استعمال شدہ پیوٹ ٹیبلز اور چارٹس کو حذف کریں

پیوٹ ٹیبلز اور ایکسل چارٹس بھی جگہ لے لیتے ہیں۔ اور زیادہ تر معاملات میں، عام سیلز یا فارمیٹ شدہ ڈیٹاسیٹس سے زیادہ۔ یہ بہترین ٹولز ہیں جو ہمارے ایکسل آپریشن کو آسان بنانے میں مدد کرتے ہیں۔ لیکن اگر آپ کو ان کی ضرورت نہیں ہے تو کوشش کریں کہ فائل کو چھوٹا کرنے کے لیے ان کے استعمال سے بالکل گریز کریں۔ یہ ایکسل کے معمول کے کاموں کو بھی آسان بنا دے گا جیسے کھولنا اور محفوظ کرنا۔

مزید پڑھیں: پیوٹ ٹیبل کے ساتھ ایکسل فائل کا سائز کیسے کم کیا جائے

فائل کو بائنری کے طور پر محفوظ کریں

ایکسل کے تازہ ترین ورژن تک، مائیکروسافٹ ایکسل عام طور پر فائلوں کو xlsx ایکسٹینشن کے ساتھ محفوظ کرتا ہے۔ کام کی کتابوں کے لیے جن میں شامل ہے۔میکروز، ایکسٹینشن xlsm ہے۔ ایکسل میں xlsb کی توسیع کے ساتھ فائل کو بائنری فارمیٹ کے طور پر محفوظ کرنے کے لیے ایک اور فارمیٹ ہے۔ اس قسم کی فائلیں xlsx یا xlsm فائل سے کم جگہ لیتی ہیں۔ اگر آپ کے پاس کوئی اور آپشن دستیاب نہیں ہے تو اسے آزمائیں۔

فائل کو بائنری کے طور پر محفوظ کرنے کے لیے، ان مراحل پر عمل کریں۔

اسٹیپس:

<12 سب سے پہلے، اپنے ربن پر موجود فائل ٹیب پر کلک کریں۔
• پھر بیک اسٹیج ویو سے محفوظ کریں منتخب کریں۔
• اس کے بعد، پر جائیں وہ فولڈر جہاں آپ اپنی فائل کو محفوظ کرنا چاہتے ہیں اور Save as type ڈراپ ڈاؤن میں Excel Binary Workbook کو منتخب کریں۔

• پھر محفوظ کریں پر کلک کریں۔

یہ فائل کو xlsb فارمیٹ میں محفوظ کرے گا جو xlsx سے کم ہونا چاہیے۔ فارمیٹ۔

10. بیرونی ڈیٹا ماخذ کی جانچ کریں

اگر اوپر کا کوئی بھی طریقہ آپ کے ایکسل فائل کے سائز کو سکڑ نہیں رہا ہے، تو آپ کی ورک بک میں اس سے زیادہ ڈیٹا ہو سکتا ہے۔ اس صورت میں، آپ کو ایسے ڈیٹاسیٹس کو محفوظ کرنے کے لیے ایکسل استعمال کرنے سے پہلے دوبارہ سوچنا چاہیے۔ ایکسل ڈیٹا بیس ٹول نہیں ہے۔ اس کے بجائے، یہ ایک تجزیاتی ایک کے طور پر استعمال کیا جاتا ہے. بڑے ڈیٹا بیسز کے لیے، آپ کو مائیکروسافٹ ایکسیس، مائیکروسافٹ ایس کیو ایل سرور، CSV، وغیرہ جیسے ڈیٹا بیس ٹولز کے استعمال پر غور کرنا چاہیے۔

نتیجہ

یہ وہ تمام اصلاحات ہیں جو آپ استعمال کر سکتے ہیں اگر آپ خود کو کسی صورت حال میں پاتے ہیں۔ جہاں آپ کی ایکسل فائل بغیر کسی وجہ کے بہت بڑی ہے۔ امید ہے کہ، ان اصلاحات کے ایک یا مجموعہ نے آپ کی مدد کی ہے۔ مجھے امید ہےآپ نے یہ گائیڈ مفید اور معلوماتی پایا۔ اگر آپ کے کوئی سوالات یا مشورے ہیں تو ہمیں ذیل میں بتائیں۔

اس طرح کی مزید اصلاحات اور رہنمائی کے لیے، Exceldemy.com ملاحظہ کریں۔