Microsoft Excel is in poerbêst ark dat berekkenings- of berekkeningsmooglikheden, grafyske ark, draaitabellen en VBA hat. De software is benammen ûntworpen foar it behearen en wurkjen mei relatyf lytse datasets. Mar de triemgrutte wurdt folle grutter mei in enoarme dataset en in protte oare redenen. En neat oer grutte Excel-bestannen is nuttich, útsein foar it befetsjen fan in grutte hoemannichte gegevens. Se binne dreger te dielen en elk proses fan har duorret langer dan nedich. As jo ​​fine dat jo Excel-bestân sûnder reden te grut is, kin ien fan dizze mooglike oplossingen jo probleem oplosse.

10 mooglike oplossingen as jo Excel-bestân om gjin reden te grut is

An Excel-bestân kin om in protte redenen grut wêze. It kin sa ienfâldich wêze as tefolle ynformaasje te befetsjen yn spreadsheets oant lege sellen dy't noch yn gebrûk binne. Om't gruttere Excel-bestannen net krekt amusant binne om mei te wurkjen, is it faaks mooglik om se yn lytsere te meitsjen. As jo ​​​​dat fine, is jo Excel-bestân te grut sûnder reden dy't jo skynber fine kinne, besykje dizze tips en trúkjes dy't sille helpe jo triemgrutte te ferminderjen . De reduksje yn grutte hinget ôf fan wat feroarsaket dat de triem yn it foarste plak grut is. Besykje lykwols elk ien om te finen wat foar jo wurket.

1. Kontrolearje op ferburgen wurkblêden

Soms kinne der al besteande wurkblêden yn jo wurkboek stean dy't jo net yn gewoane werjefte fine . Mei oare wurden,"ferburgen wurkblêden". Litte wy bygelyks in wurkboek sjen mei in ferburgen blêd. Sjoch nei de blêdljeppers linksûnder op it rekkenblêd dan sjocht it der sa út.

Sa't wy út de figuer sjen kinne, steane der trije spreadsheets yn it wurkboek. Mar gean nei it ljepblêd Review en selektearje Wurkbook Statistics fan de Proofing groep earst.

Jo sil hjir it echte oantal wurkblêdynformaasje fine.

Folgje dizze stappen om de wurkblêden wer te sjen.

Stappen:

• Klik earst mei rjochts op ien fan 'e nammen op 'e blêdljepper linksûnder op it rekkenblêd.
• Selektearje dan Werjaan fan it kontekstmenu.

• Selektearje dêrnei it blêd dat jo werjaan wolle út it dialoochfinster Unhide .

• Klikje dan op OK .

Dêrnei sille jo de ferburgen blêden sjen op de Ljepblêd opnij.

Ferkenne no de spreadsheets dy't ferburgen wiene en as se net fan nut binne, fuortsmite.

Lês mear: Hoe kinne jo bepale wat de grutte Excel-bestânsgrutte feroarsaket

2. Net brûkte wurkblêden fuortsmite

Jo moatte spreadsheets fuortsmite dy't net mear binne brûkt net allinich foar de ferburgen, mar ek foar de ûnferburgen s ek. It hawwen fan tefolle spreadsheets resultearret yn tefolle romte ynnimme foar beide irrelevante stikken ynformaasjeen befettet lege brûkte selberik (details yn 'e folgjende paragraaf).

Dus, it fuortheljen fan se is de meast logyske stap as jo Excel-bestân te grut is foar gjin jildige reden.

Lês mear: Hoe kinne jo Excel-bestân komprimearje foar e-post (13 rappe metoaden)

3. Kontrolearje op brûkte berik

In oare wichtige reden dat jo miskien gjin reden fine om't jo Excel-bestân te grut is, is om't in grutter oantal sellen yn jo wurkboek brûkt wurde dan it liket. Guon brûkte sellen dy't romte ynnimme fanwegen de stikken ynformaasje dêryn en meitsje Excel-bestannen grut.

Om te sjen wêr't jo brûkte selberik einige, selektearje ien fan 'e sellen yn it rekkenblêd en druk op Ctrl +End op jo toetseboerd. Idealiter soe de posysje wêze moatte wêr't de dataset einiget.

As wy in wearde ynfiere yn in sel bûten de dataset en dan wiskje, sil de sel noch yn gebrûk wêze, ek al is der gjin ynhâld yn. Dit makket it bestân grutter dan it moat wêze.

Jo kinne dizze flugge en maklike stappen folgje om net brûkte sellen út it rekkenblêd te ferwiderjen.

Stappen:

• Selektearje earst de kolommen dy't begjinne nei wêr't de dataset einiget troch te klikken op de kolomkop.
• Druk dan op Ctrl+Shift+Rjochtspylk op jo toetseboerd. Dit sil alle kolommen selektearje oant it ein fan it rekkenblêd.
• No, rjochtsklikke op de seleksje.
• Dêrnei selektearje Wiskje út de kontekstmenu.
• Selektearje dêrnei de rige wêrnei't de dataset einiget.
• Druk dan op Ctrl+Shift+Pylk omleech op jo toetseboerd. Dit sil alle rigen selektearje oant it ein fan it rekkenblêd.
• No, rjochtsklikje en selektearje Wiskje út it kontekstmenu.

De sellen sille dêrnei net mear yn gebrûk wêze. De triemgrutte moat op dit punt minder wurde.

Hâld der rekken mei dat jo net allinich op de Wiskje knop op jo toetseboerd drukke. Selektearje it ynstee út it kontekstmenu.

4. Unnedige opmaak fuortsmite

Opmaak helpe ús datasetten oan te passen om se presentabeler te meitsjen. Mar hey ek meitsje ús triemmen grut. Sels foar lytse datasets feroarsaket opmaak dat in bestân mear ynformaasje hat. En sa fergruttet de grutte fan it bestân. Jo Excel-bestân kin te grut wêze fanwege tefolle opmaak. Dus, ferwiderje ûnnedige opmaak of besykje net te folle yn it begjin te hawwen. Of gewoan alles fuortsmite ôfhinklik fan de triemgrutte dy't jo hawwe.

Folgje dizze stappen om opmaak te ferwiderjen.

Stappen:

• Selektearje earst de sel of it berik fan sellen wêrfan jo opmaak fuortsmite wolle.
• Gean dan nei de Thús ljepper op jo lint.
• Selektearje dêrnei Wis út de groep Bewurkje .
• Selektearje no Opmaak wiskje út it útklapmenu.

Lês mear: Hoe kinne jo Excel-bestângrutte ferminderje mei makro (11)Easy Ways)

5. Komprimearje ôfbyldings yn Spreadsheets

Soms moatte wy foar ferskate doelen ôfbyldings tafoegje oan ús spreadsheets. Mar it tafoegjen fan foto's foeget ek de ôfbyldingsgegevens ta oan it Excel-bestân. Wat makket de triem grutter yn grutte. As it tafoegjen fan ôfbyldings net te ûntkommen is, is ien manier om dit om te wurkjen troch de ôfbylding te komprimearjen om it lytser te meitsjen. Op dy manier nimt it bestân nei it opslaan minder romte yn.

Om in ôfbylding yn Excel te komprimearjen, folgje dizze stappen.

Stappen:

• Selektearje earst de foto troch derop te klikken.
• Dan sil der in nij ljepblêd ferskine op it lint mei de namme Picture Format . Selektearje it.
• Dan dan klikke op Ofbyldings komprimearje . Jo sille it fine yn 'e groep Aanpassen fan 'e ljepper.

• Selektearje dêrnei jo foarkar Kompresjeopsjes en Resolúsje .

• Dêrnei klikje jo op OK en jo sille jo foto hawwe komprimearre.

Lês mear: How to Reduce Excel File Size with Pictures (2 Easy Ways)

6. Formulegebrûk optimalisearje

Lykas alle oare wizigingen nimme formules ek mear romte yn as normale tekst of numerike yngongen. Mar yn guon gefallen binne formulegebrûk net te ûntkommen. Hoewol dit miskien wier is, nimt it ek mear romte yn. Besykje dus formulegebrûk yn jo wurkblêden te optimalisearjen.

Wylst formules yn in grut Excel-bestân brûke, sjoch út nei it folgjendedingen.

• Besykje foar te kommen dat it belûken fan flechtige formules lykas RAND , NO , HJOED , OFFSET , SEL , YNDIREKTE , en INFO .
• Brûk pivottabellen of Excel-tabellen as formules foarkommen wurde kinne.
• Probearje gjin folsleine rigen of kolommen as referinsjes te brûken.
• Soargje om formules te foarkommen mei werhelle berekkeningen.

7. Net brûkte gegevens fuortsmite

Elke sel mei gegevens of yn gebrûk nimt romte yn op jo hurde skiif. Dit makket it bestân grut. As jo ​​net brûkte datasets hawwe yn spreadsheets dy't jo net mear nedich hawwe, ferwiderje se dan.

Ynstee fan se permanint te ferwiderjen, besykje se yn in oar bestân op te slaan, om't jo se net mear nedich hawwe yn it bepaalde bestân. Op dizze manier, as jo se nedich hawwe foar lettere doelen, kinne jo se werom hawwe.

8. Net brûkte draaitabellen en diagrammen wiskje

Draaitabellen en Excel-kaarten nimme ek romte yn. En yn 'e measte gefallen, mear dan normale sellen of opmakke datasets. Dit binne poerbêste ark dy't ús Excel-operaasjes makliker helpe. Mar as jo se net nedich binne, besykje se dan hielendal net te brûken om it bestân lytser te meitsjen. Dit sil ek gewoane Excel-operaasjes lykas iepenjen en bewarjen soepeler meitsje.

Lês Mear: How to Reduce Excel File Size with Pivot Table

9 Bewarje Triem as Binary

Oant de lêste ferzje fan Excel bewarret Microsoft Excel de bestannen normaal mei in xlsx-útwreiding. Foar wurkboeken dy't befetsjemakro's, de tafoeging is xlsm. Excel hat in oar formaat foar it bewarjen fan it bestân as binêre formaat mei in útwreiding fan xlsb. Dizze soarten bestannen nimme legere romte yn as in xlsx- of in xlsm-bestân. Besykje dit út as jo gjin oare opsjes beskikber hawwe.

Om it bestân as binêr op te slaan, folgje dizze stappen.

Stappen:

• Klik earst op it ljepblêd Triem op jo lint.
• Selektearje dan Bewarje as fanút de backstagewerjefte.
• Dan navigearje nei de map wêr't jo jo bestân bewarje wolle en selektearje Excel Binary Workbook yn de Bewarje as type útklapmenu.

• Klikje dan op Bewarje .

Dit sil it bestân bewarje yn xlsb -formaat dat leger wêze moat as de xlsx formaat.

10. Kontrolearje op eksterne gegevensboarne

As gjin fan 'e boppesteande metoaden jo Excel-bestângrutte ferminderet, dan kin jo wurkboek mear gegevens befetsje dan it moat. Yn dat gefal moatte jo nochris tinke foardat jo Excel brûke foar it bewarjen fan sokke datasets. Excel is gjin databankark. Ynstee wurdt it brûkt as analytysk. Foar grutte databases moatte jo beskôgje it brûken fan database-ark as Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV, ensfh.

Konklúzje

Dit wiene alle reparaasjes dy't jo brûke kinne as jo josels yn in situaasje fine wêr't jo Excel-bestân sûnder reden te grut is. Hooplik hat ien as in kombinaasje fan dizze reparaasjes jo holpen. ik hoopjejo fûnen dizze gids nuttich en ynformatyf. As jo ​​fragen of suggestjes hawwe, lit it ús hjirûnder witte.

Foar mear reparaasjes en gidsen lykas dizze, besykje Exceldemy.com .