Microsoft Excel হল একটি চমৎকার টুল যা গণনা বা গণনার ক্ষমতা, গ্রাফিক টুল, পিভট টেবিল এবং VBA বৈশিষ্ট্যযুক্ত। সফ্টওয়্যারটি মূলত তুলনামূলকভাবে ছোট ডেটাসেট পরিচালনা এবং কাজ করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে। কিন্তু একটি বিশাল ডেটাসেট এবং অন্যান্য অনেক কারণে ফাইলের আকার অনেক বড় হয়ে যায়। এবং বৃহৎ এক্সেল ফাইলগুলি সম্পর্কে প্রচুর পরিমাণে ডেটা থাকা ছাড়া কিছুই সহায়ক নয়। এগুলি ভাগ করা কঠিন এবং তাদের প্রতিটি প্রক্রিয়া প্রয়োজনের চেয়ে বেশি সময় নেয়। আপনি যদি দেখেন যে আপনার এক্সেল ফাইলটি কোনো কারণ ছাড়াই খুব বড়, তাহলে এই সম্ভাব্য সমাধানগুলির মধ্যে একটি আপনার সমস্যার সমাধান করতে পারে।

10 সম্ভাব্য সমাধান যদি আপনার এক্সেল ফাইল কোনো কারণেই খুব বড় হয়

একটি এক্সেল ফাইল অনেক কারণে বড় হতে পারে। এটি এখনও ব্যবহার করা ফাঁকা কক্ষগুলিতে স্প্রেডশীটে অত্যধিক তথ্য ধারণ করার মতো সহজ হতে পারে। যেহেতু বড় এক্সেল ফাইলগুলির সাথে কাজ করা ঠিক মজাদার নয়, তাই প্রায়শই সেগুলিকে ছোট করা সম্ভব। যদি আপনি এটি খুঁজে পান, আপনার এক্সেল ফাইলটি খুব বড় কোন কারণে আপনি আপাতদৃষ্টিতে খুঁজে পাচ্ছেন না, এই টিপস এবং কৌশলগুলি ব্যবহার করে দেখুন যা আপনার ফাইলের আকার কমাতে সাহায্য করবে। ফাইলটি প্রথম স্থানে বড় হওয়ার কারণ কিসের উপর নির্ভর করে আকারের হ্রাস। তবুও, আপনার জন্য কী কাজ করে তা খুঁজে বের করার জন্য প্রত্যেকটি চেষ্টা করে দেখুন৷

1. লুকানো ওয়ার্কশীটগুলি পরীক্ষা করুন

কখনও কখনও আপনার ওয়ার্কবুকে ইতিমধ্যেই বিদ্যমান স্প্রেডশীট থাকতে পারে যা আপনি সাধারণ দৃশ্যে পাবেন না . অন্য কথায়,"লুকানো ওয়ার্কশীট"। উদাহরণস্বরূপ, আসুন একটি লুকানো শীট সহ একটি ওয়ার্কবুক দেখে নেওয়া যাক। স্প্রেডশীটের নীচে বাম দিকে শীট ট্যাবগুলি দেখলে এটি এরকম কিছু দেখাবে৷

আমরা চিত্র থেকে দেখতে পাচ্ছি, ওয়ার্কবুকে তিনটি স্প্রেডশীট রয়েছে৷ কিন্তু পর্যালোচনা ট্যাবে যান এবং প্রথমে প্রুফিং গ্রুপ থেকে ওয়ার্কবুক পরিসংখ্যান নির্বাচন করুন।

আপনি এখানে ওয়ার্কশীট তথ্যের প্রকৃত সংখ্যা পাবেন৷

ওয়ার্কশীটগুলি আনহাইড করতে, এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন৷

পদক্ষেপগুলি: <1

• প্রথমে, স্প্রেডশীটের নীচে-বাম দিকে শিট ট্যাব তে যে কোনও নামের উপর ডান-ক্লিক করুন।
• তারপর আনহাইড <5 নির্বাচন করুন>প্রসঙ্গ মেনু থেকে।

• এরপর, আনহাইড ডায়ালগ বক্স থেকে যে শীটটি আপনি আনহাইড করতে চান সেটি নির্বাচন করুন।

• তারপর ঠিক আছে এ ক্লিক করুন।

এর পর, আপনি লুকানো শীট দেখতে পাবেন শীট ট্যাব আবার।

এখন লুকানো স্প্রেডশীটগুলি অন্বেষণ করুন এবং যদি সেগুলি কোন কাজে না লাগে তবে সেগুলি সরিয়ে দিন৷

আরো পড়ুন: বড় এক্সেল ফাইলের আকারের কারণ কী তা কীভাবে নির্ধারণ করবেন

2. অব্যবহৃত ওয়ার্কশীটগুলি সরান

আপনার স্প্রেডশীটগুলি সরানো উচিত যা আর নেই শুধুমাত্র লুকানো জন্য ব্যবহার করা হয় কিন্তু অগোপন এক জন্য s খুব. অনেক বেশি স্প্রেডশীট থাকার ফলে অপ্রাসঙ্গিক তথ্য থাকা উভয়ের জন্যই খুব বেশি জায়গা নেওয়া হয়এবং ফাঁকা ব্যবহৃত সেল পরিসর রয়েছে (পরবর্তী বিভাগে বিশদ বিবরণ)।

সুতরাং, যদি আপনার এক্সেল ফাইলটি কোনও বৈধ কারণ ছাড়াই খুব বড় হয় তবে সেগুলি সরানো সবচেয়ে যৌক্তিক পদক্ষেপ।

আরও পড়ুন: ইমেলের জন্য কিভাবে এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করবেন (13 দ্রুত পদ্ধতি)

3. ব্যবহৃত পরিসরের জন্য চেক করুন

আরেকটি প্রধান কারণ আপনি কোনো কারণ খুঁজে পেতে পারেন না আপনার এক্সেল ফাইলটি খুব বড় হওয়ার কারণে আপনার ওয়ার্কবুকে এটি প্রদর্শিত হওয়ার চেয়ে বেশি সংখ্যক সেল ব্যবহার করা হচ্ছে। কিছু ব্যবহৃত কক্ষ যা তাদের মধ্যে তথ্যের টুকরোগুলির কারণে স্পেস নেয় এবং এক্সেল ফাইলগুলিকে বড় করে তোলে৷

আপনার ব্যবহৃত ঘরের পরিসর কোথায় শেষ হয়েছে তা দেখতে, স্প্রেডশীটের যেকোনো ঘর নির্বাচন করুন এবং Ctrl টিপুন আপনার কীবোর্ডে +শেষ আদর্শভাবে, ডেটাসেটটি যেখানে শেষ হয় সেই অবস্থানটি হওয়া উচিত।

যদি আমরা ডেটাসেটের বাইরে একটি কক্ষে একটি মান লিখি এবং তারপরে এটি মুছে ফেলি, তবে এটিতে কোনো সামগ্রী না থাকা সত্ত্বেও সেলটি ব্যবহার করা হবে৷ এটি ফাইলটিকে অনুমিত হওয়ার চেয়ে বড় করে তোলে৷

আপনি স্প্রেডশীট থেকে অব্যবহৃত কক্ষগুলি সরাতে এই দ্রুত এবং সহজ পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করতে পারেন৷

পদক্ষেপগুলি: <1

• প্রথমে, কলাম হেডারে ক্লিক করে যেখানে ডেটাসেট শেষ হবে সেখান থেকে শুরু হওয়া কলামগুলি নির্বাচন করুন৷
• তারপর আপনার কীবোর্ডে Ctrl+Shift+Right Arrow চাপুন। এটি স্প্রেডশীটের শেষ পর্যন্ত সমস্ত কলাম নির্বাচন করবে।
• এখন, নির্বাচনের উপর রাইট ক্লিক করুন।
• এর পর, প্রসঙ্গ থেকে মুছুন নির্বাচন করুন।মেনু।
• এরপর, ডেটাসেট শেষ হওয়ার পরে সারিটি নির্বাচন করুন।
• তারপর আপনার কীবোর্ডে Ctrl+Shift+Down Arrow চাপুন। এটি স্প্রেডশীটের শেষ পর্যন্ত সমস্ত সারি নির্বাচন করবে৷
• এখন, রাইট-ক্লিক করুন এবং প্রসঙ্গ মেনু থেকে মুছুন নির্বাচন করুন৷

কোষগুলি এর পরে আর ব্যবহার করা হবে না। এই মুহুর্তে ফাইলের আকার সঙ্কুচিত হওয়া উচিত।

মনে রাখবেন যে আপনার কীবোর্ডে কেবল মুছুন বোতাম টিপুন না। পরিবর্তে, প্রসঙ্গ মেনু থেকে এটি নির্বাচন করুন৷

4. অপ্রয়োজনীয় বিন্যাসগুলি সরান

ফরম্যাটিংগুলি আমাদের ডেটাসেটগুলিকে আরও উপস্থাপনযোগ্য করতে কাস্টমাইজ করতে সহায়তা করে৷ কিন্তু আরে আমাদের ফাইলগুলিও বড় করে তোলে। এমনকি ছোট ডেটাসেটের জন্য, ফরম্যাটিং একটি ফাইলকে আরও তথ্য দেয়। এবং এইভাবে, ফাইলের আকার বৃদ্ধি করে। আপনার এক্সেল ফাইল খুব বেশি ফরম্যাটিং এর কারণে অনেক বড় হতে পারে। সুতরাং, অপ্রয়োজনীয় বিন্যাস মুছে ফেলুন বা শুরুতে খুব বেশি না করার চেষ্টা করুন। অথবা সহজভাবে, আপনার কাছে থাকা ফাইলের আকারের উপর নির্ভর করে সবকিছু মুছে ফেলুন৷

ফরম্যাটিংগুলি সরাতে, এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন৷

পদক্ষেপগুলি:

• প্রথমে, সেল বা সেলের পরিসর নির্বাচন করুন যেখান থেকে আপনি ফরম্যাটিং মুছে ফেলতে চান।
• তারপর আপনার রিবনের হোম ট্যাবে যান।
• এর পর <নির্বাচন করুন 4> সম্পাদনা গ্রুপ থেকে সাফ করুন।
• এখন ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে ফরম্যাটিং সাফ করুন নির্বাচন করুন।

আরো পড়ুন: কিভাবে ম্যাক্রো দিয়ে এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে হয় (11)সহজ উপায়)

5. স্প্রেডশীটে ছবি কম্প্রেস করুন

কখনও কখনও আমাদের বিভিন্ন উদ্দেশ্যে আমাদের স্প্রেডশীটে ছবি যোগ করতে হয়। কিন্তু ছবি যোগ করা এক্সেল ফাইলে ইমেজ ডেটা যোগ করে। যা ফাইলটিকে আকারে বড় করে তোলে। যদি ছবি যোগ করা অনিবার্য হয়, তবে এটিকে ঘিরে কাজ করার একটি উপায় হল ছবিটিকে ছোট করে আকারে সংকুচিত করা। এইভাবে, ফাইলটি সেভ করার পরে কম জায়গা নেবে।

এক্সেল এ একটি ইমেজ কম্প্রেস করতে, এই ধাপগুলি অনুসরণ করুন।

পদক্ষেপ:

• প্রথমে ছবিটিতে ক্লিক করে নির্বাচন করুন।
• তারপর একটি নতুন ট্যাব প্রদর্শিত হবে রিবনে ছবির বিন্যাস । এটি নির্বাচন করুন।
• এর পর, ছবি কম্প্রেস করুন এ ক্লিক করুন। আপনি এটি ট্যাবের অ্যাডজাস্ট গ্রুপে পাবেন৷

• এরপর, আপনার পছন্দের কম্প্রেশন বিকল্পগুলি নির্বাচন করুন এবং রেজোলিউশন .

• এর পর, ঠিক আছে এ ক্লিক করুন এবং আপনার ছবি থাকবে সংকুচিত।

আরো পড়ুন: ছবি দিয়ে কিভাবে এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে হয় (২টি সহজ উপায়)

6. ফর্মুলা ব্যবহার অপ্টিমাইজ করুন

অন্যান্য পরিবর্তনের মতো, সূত্রগুলিও সাধারণ পাঠ্য বা সংখ্যাসূচক এন্ট্রির চেয়ে বেশি স্থান নেয়। কিন্তু কিছু ক্ষেত্রে, সূত্র ব্যবহার অনিবার্য। যদিও এটি সত্য হতে পারে, এটি আরও স্থান নেয়। তাই আপনার ওয়ার্কশীটে ফর্মুলা ব্যবহার অপ্টিমাইজ করার চেষ্টা করুন৷

একটি বড় এক্সেল ফাইলে সূত্রগুলি ব্যবহার করার সময় নিম্নলিখিতগুলি দেখুনজিনিস।

• RAND , NOW , TODAY , OFFSET , এর মত উদ্বায়ী সূত্রগুলিকে এড়িয়ে চলার চেষ্টা করুন। সেল , প্রত্যক্ষ , এবং তথ্য ।
• পিভট টেবিল বা এক্সেল টেবিল ব্যবহার করুন যদি সূত্রগুলি এড়ানো যায়।
• চেষ্টা করুন রেফারেন্স হিসাবে পুরো সারি বা কলাম ব্যবহার করবেন না।
• পুনরাবৃত্ত গণনার সাথে জড়িত সূত্রগুলি এড়াতে ভুলবেন না।

7. অব্যবহৃত ডেটা সরান

প্রতিটি কক্ষে ডেটা বা ব্যবহারে আপনার হার্ড ড্রাইভে স্থান নেয়। এটি ফাইলটিকে বড় করে তোলে। যদি আপনার স্প্রেডশীটে অব্যবহৃত ডেটাসেট থাকে যা আপনার আর প্রয়োজন নেই, সেগুলি সরিয়ে ফেলুন৷

সেগুলিকে স্থায়ীভাবে সরানোর পরিবর্তে, সেগুলিকে অন্য ফাইলে সংরক্ষণ করার চেষ্টা করুন কারণ আপনার নির্দিষ্ট ফাইলে সেগুলির আর প্রয়োজন নেই৷ এইভাবে, পরবর্তী উদ্দেশ্যে আপনার যদি সেগুলি প্রয়োজন হয়, আপনি সেগুলি ফেরত পেতে পারেন৷

8. অব্যবহৃত পিভট টেবিল এবং চার্টগুলি মুছুন

পিভট টেবিল এবং এক্সেল চার্টগুলিও স্থান নেয়৷ এবং বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, সাধারণ সেল বা ফরম্যাট করা ডেটাসেটের চেয়ে বেশি। এগুলি চমৎকার টুল যা আমাদের এক্সেল অপারেশনকে সহজে সাহায্য করে। কিন্তু যদি আপনার সেগুলি প্রয়োজন না হয় তবে ফাইলটিকে ছোট করতে এগুলি ব্যবহার করা এড়াতে চেষ্টা করুন৷ এটি স্বাভাবিক এক্সেল ক্রিয়াকলাপগুলিকেও মসৃণ করে খুলবে এবং সংরক্ষণ করবে৷

আরও পড়ুন: পিভট টেবিলের সাহায্যে কীভাবে এক্সেল ফাইলের আকার হ্রাস করবেন

9 বাইনারি হিসাবে ফাইল সংরক্ষণ করুন

এক্সেলের সর্বশেষ সংস্করণ পর্যন্ত, মাইক্রোসফ্ট এক্সেল সাধারণত একটি xlsx এক্সটেনশনের সাথে ফাইল সংরক্ষণ করে। ধারণ করে ওয়ার্কবুকের জন্যম্যাক্রো, এক্সটেনশন হল xlsm। এক্সেলের xlsb এর এক্সটেনশনের সাথে ফাইলটিকে বাইনারি ফর্ম্যাট হিসাবে সংরক্ষণ করার জন্য আরেকটি ফর্ম্যাট রয়েছে। এই ধরনের ফাইলগুলি একটি xlsx বা একটি xlsm ফাইলের চেয়ে কম জায়গা নেয়। আপনার কাছে অন্য কোনো বিকল্প না থাকলে এটি ব্যবহার করে দেখুন৷

ফাইলটিকে বাইনারি হিসাবে সংরক্ষণ করতে, এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন৷

পদক্ষেপগুলি:

• প্রথমে, আপনার রিবনের ফাইল ট্যাবে ক্লিক করুন।
• তারপর ব্যাকস্টেজ ভিউ থেকে সেভ এজ নির্বাচন করুন।
• এর পর, নেভিগেট করুন ফোল্ডার যেখানে আপনি আপনার ফাইল সংরক্ষণ করতে চান এবং এক্সেল বাইনারি ওয়ার্কবুক সেভ করুন টাইপ হিসাবে সংরক্ষণ করুন ড্রপ-ডাউন।

• তারপর সংরক্ষণ করুন এ ক্লিক করুন।

এটি ফাইলটিকে xlsb ফরম্যাটে সংরক্ষণ করবে যা xlsx এর চেয়ে কম হওয়া উচিত ফরম্যাট।

10. এক্সটার্নাল ডাটা সোর্স চেক করুন

উপরের কোনো পদ্ধতিই যদি আপনার এক্সেল ফাইলের সাইজ সঙ্কুচিত না করে, তাহলে আপনার ওয়ার্কবুকে এর চেয়ে বেশি ডেটা থাকতে পারে। সেক্ষেত্রে, এই ধরনের ডেটাসেট সংরক্ষণের জন্য এক্সেল ব্যবহার করার আগে আপনার আবার চিন্তা করা উচিত। এক্সেল একটি ডাটাবেস টুল নয়। পরিবর্তে, এটি একটি বিশ্লেষণাত্মক হিসাবে ব্যবহৃত হয়। বৃহৎ ডাটাবেসের জন্য, আপনার Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV, ইত্যাদির মতো ডেটাবেস টুলস ব্যবহার করার কথা বিবেচনা করা উচিত।

উপসংহার

আপনি যদি কোনো পরিস্থিতিতে নিজেকে খুঁজে পান তাহলে এইগুলিই আপনি ব্যবহার করতে পারেন যেখানে আপনার এক্সেল ফাইল অকারণে অনেক বড়। আশা করি, এই সংশোধনগুলির একটি বা একটি সংমিশ্রণ আপনাকে সাহায্য করেছে। আমি আশা করিআপনি এই গাইড সহায়ক এবং তথ্যপূর্ণ খুঁজে পেয়েছেন. আপনার যদি কোন প্রশ্ন বা পরামর্শ থাকে তাহলে নিচে আমাদের জানান।

এই ধরনের আরো সমাধান এবং গাইডের জন্য, Exceldemy.com এ যান।