Датотеката на Excel е преголема без причина (10 можни решенија)

  • Споделете Го Ова
Hugh West

Microsoft Excel е одлична алатка која располага со пресметковни или пресметковни способности, графички алатки, стожерни табели и VBA. Софтверот е главно дизајниран за управување и работа со релативно мали збирки на податоци. Но, големината на датотеката станува многу поголема со огромна база на податоци и многу други причини. И ништо за големите датотеки на Excel не е корисно, освен што содржи голема количина на податоци. Потешки се за споделување и секој нивен процес трае подолго од потребното. Ако откриете дека вашата датотека Excel е преголема без причина, едно од овие можни решенија може да го реши вашиот проблем.

10 можни решенија ако вашата датотека Excel е премногу голема без причина

Excel датотеката може да биде голема поради многу причини. Може да биде едноставно како да содржи премногу информации во табеларни пресметки до празни ќелии што се уште се користат. Бидејќи поголемите датотеки на Excel не се баш забавни за работа, често е изводливо да се направат помали. Ако го откриете тоа, вашата датотека Excel е преголема без причина што навидум може да ја најдете, обидете се со овие совети и трикови кои ќе ви помогнат да ја намалите големината на вашата датотека . Намалувањето на големината зависи од тоа што на прво место предизвикува датотеката да биде голема. Како и да е, пробајте ја секоја од нив за да најдете што работи за вас.

1. Проверете за скриени работни листови

Понекогаш може да има веќе постоечки табели во вашата работна книга што нема да ги најдете на обичен преглед . Со други зборови,„скриени работни листови“. На пример, ајде да погледнеме во работна книга со скриен лист. Гледајќи ги картичките на листовите во долниот лев агол на табелата, ќе изгледа вака.

Како што можеме да видиме од сликата, има три табели во работната книга. Но, одете во картичката Преглед и изберете Статистика на работната книга од групата Доверка прво.

Вие ќе го најде вистинскиот број на информации за работниот лист овде.

За да ги откриете работните листови, следете ги овие чекори.

Чекори:

  • Прво, кликнете со десното копче на кое било од имињата на картичката лист на дното лево од табелата.
  • Потоа изберете Онкриј од контекстното мени.

  • Следно, изберете го листот што сакате да го сокриете од полето за дијалог Откриј .

  • Потоа кликнете на OK .

Потоа, ќе ги видите скриените листови на Повторно јазиче на листови .

Сега истражете ги табелите што беа скриени и ако не се од никаква корист, отстранете ги.

Прочитајте повеќе: Како да одредите што предизвикува голема големина на датотека во Excel

2. Отстранете ги неискористените работни листови

Треба да ги отстраните табелите што повеќе не се се користи не само за скриените туку и за нескриените и исто така. Имањето премногу табели резултира со зафаќање премногу простор и за двете што содржат неважни информациии содржи празен опсег на користени ќелии (детали во следниот дел).

Значи, нивното отстранување е најлогичен чекор ако вашата датотека Excel е преголема без валидна причина.

Прочитајте повеќе: Како да ја компресирате датотеката Excel за е-пошта (13 брзи методи)

3. Проверете дали има користен опсег

Друга главна причина за која можеби немате причина бидејќи вашата датотека Excel е преголема е затоа што во вашата работна книга се користат поголем број ќелии отколку што изгледа. Некои користени ќелии кои зафаќаат простор поради деловите од информации во нив и ги прават датотеките на Excel големи.

За да видите каде заврши опсегот на користените ќелии, изберете која било од ќелиите во табелата и притиснете Ctrl + Крај на тастатурата. Идеално, позицијата треба да биде местото каде што завршува збирката на податоци.

Ако внесеме вредност во ќелија надвор од сетот и потоа ја избришеме, ќелијата сè уште ќе се користи иако нема содржина во неа. Ова ја прави датотеката поголема отколку што треба да биде.

Можете да ги следите овие брзи и лесни чекори за да ги отстраните неискористените ќелии од табелата.

Чекори:

  • Прво, изберете ги колоните кои почнуваат после местото каде што завршува сетот со кликнување на заглавието на колоната.
  • Потоа притиснете Ctrl+Shift+Десна стрелка на вашата тастатура. Ова ќе ги избере сите колони до крајот на табелата.
  • Сега, кликнете со десното копче на изборот.
  • Потоа, изберете Избриши од контекстотмени.
  • Следно, изберете го редот после местото каде што завршува датата на податоци.
  • Потоа притиснете Ctrl+Shift+стрелка надолу на тастатурата. Ова ќе ги избере сите редови до крајот на табелата.
  • Сега, кликнете со десното копче и изберете Избриши од контекстното мени.

Клетките ќе повеќе не се користи после тоа. Големината на датотеката треба да се намали во овој момент.

Имајте на ум дека не само притискајте го копчето Избриши на тастатурата. Наместо тоа, изберете го од контекстното мени.

4. Отстранете ги непотребните форматирање

Форматирањата ни помагаат да ги приспособиме збирките на податоци за да ги направиме попристапни. Но, еј, исто така, ги направи нашите датотеки големи. Дури и за мали збирки на податоци, форматирањето предизвикува датотеката да има повеќе информации. И на тој начин, ја зголемува големината на датотеката. Вашата датотека Excel може да биде преголема поради премногу форматирање. Затоа, отстранете го непотребното форматирање или обидете се да немате премногу на почетокот. Или едноставно, отстранете ги сите во зависност од големината на датотеката што ја имате.

За да отстраните форматирање, следете ги овие чекори.

Чекори:

  • Прво, изберете ја ќелијата или опсегот на ќелии од кои сакате да ги отстраните форматирањето.
  • Потоа одете во картичката Дома на вашата лента.
  • Потоа изберете Исчисти од групата Уредување .
  • Сега изберете Избриши форматирање од паѓачкото мени.

<. 18>

Прочитајте повеќе: Како да ја намалите големината на датотеката Excel со макро (11Лесни начини)

5. Компресирајте слики во табеларни пресметки

Понекогаш треба да додаваме слики на нашите табели за различни намени. Но, додавањето слики, исто така, ги додава податоците за сликата во датотеката Excel. Што ја прави датотеката поголема во големина. Ако додавањето слики е неизбежно, еден начин да се реши ова е да се компресира сликата за да се направи помала во големина. На тој начин, датотеката ќе зазема помалку простор по зачувувањето.

За да компресирате слика во Excel, следете ги овие чекори.

Чекори:

  • Прво, изберете ја сликата со кликнување на неа.
  • Потоа ќе се појави ново јазиче на лентата наречено Формат на слика . Изберете го.
  • Потоа, кликнете на Компресирај слики . Ќе го најдете во групата Прилагоди на картичката.

  • Следно, изберете ги претпочитаните Опции за компресија и Резолуција .

  • Потоа, кликнете на OK и ќе ја добиете вашата слика компресирана.

Прочитајте повеќе: Како да ја намалите големината на датотеката Excel со слики (2 лесни начини)

6. Оптимизирајте ја употребата на формулата

Како и сите други модификации, и формулите заземаат повеќе простор од обичните текстуални или нумерички записи. Но, во некои случаи, употребата на формула е неизбежна. Иако ова може да биде вистина, исто така зазема повеќе простор. Затоа обидете се да ја оптимизирате употребата на формули во вашите работни листови.

Додека користите формули во голема датотека Excel, внимавајте на следновоработи.

  • Обидете се да избегнете вклучување на испарливи формули како RAND , NOW , DEDAY , OFFSET , CELL , INDIRECT и INFO .
  • Користете стожерни табели или Excel табели ако формулите може да се избегнат.
  • Обидете се да не се користат цели редови или колони како референци.
  • Погрижете се да избегнете формули кои вклучуваат повторени пресметки.

7. Отстранете ги неискористените податоци

Секоја ќелија што содржи податоци или во употреба зафаќа простор на вашиот хард диск. Ова ја прави датотеката голема. Ако имате неискористени збирки на податоци во табеларни пресметки што повеќе не ви се потребни, отстранете ги.

Наместо да ги отстраните трајно, обидете се да ги складирате во друга датотека бидејќи веќе не ви се потребни во конкретната датотека. На овој начин, доколку ви се потребни за подоцнежни цели, можете да ги вратите назад.

8. Избришете ги неискористените стожерни табели и графикони

Табелите на Pivot и табелите на Excel исто така зафаќаат простор. И во повеќето случаи, повеќе од нормални ќелии или форматирани збирки на податоци. Ова се одлични алатки кои им помагаат на нашите операции на Excel полесно. Но, ако не ви се потребни, обидете се да избегнете воопшто да ги користите за да ја направите датотеката помала. Ова, исто така, ќе ги направи вообичаените операции на Excel, како што се отворањето и зачувувањето, помазни.

Прочитајте повеќе: Како да ја намалите големината на датотеката Excel со Pivot Table

9 Зачувај ја датотеката како бинарна

До најновата верзија на Excel, Microsoft Excel обично ги зачувува датотеките со екстензија xlsx. За работните тетратки кои содржатмакроа, екстензијата е xlsm. Excel има друг формат за зачувување на датотеката како бинарен формат со екстензија на xlsb. Овие типови датотеки заземаат помал простор од датотеката xlsx или xlsm. Пробајте го ова ако немате други достапни опции.

За да ја зачувате датотеката како бинарна, следете ги овие чекори.

Чекори:

  • Прво, кликнете на картичката Датотека на вашата лента.
  • Потоа изберете Зачувај како од приказот зад сцената.
  • Потоа, одете до папката каде што сакате да ја зачувате вашата датотека и изберете Excel бинарна работна книга во паѓачкото мени Зачувај како тип .

  • Потоа кликнете на Зачувај .

Ова ќе ја зачува датотеката во формат xlsb кој треба да биде понизок од xlsx формат.

10. Проверете за надворешен извор на податоци

Ако ниту еден од горенаведените методи не ја намалува големината на вашата датотека Excel, вашата работна книга можеби содржи повеќе податоци отколку што треба. Во тој случај, треба да размислите повторно пред да го користите Excel за зачувување на такви збирки на податоци. Excel не е алатка за база на податоци. Наместо тоа, се користи како аналитички. За големи бази на податоци, треба да размислите за користење на алатки за база на податоци како Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV итн.

Заклучок

Ова беа сите поправки што можете да ги користите ако се најдете во ситуација каде што вашата датотека Excel е преголема без причина. Се надеваме дека една или комбинација од овие поправки ви помогнаа. се надевамго најдовте овој водич корисен и информативен. Ако имате какви било прашања или предлози, кажете ни подолу.

За повеќе поправки и водичи како ова, посетете ја Exceldemy.com .

Хју Вест е високо искусен тренер и аналитичар на Excel со повеќе од 10 години искуство во индустријата. Има диплома за сметководство и финансии и магистер по бизнис администрација. Хју има страст за предавање и има развиено уникатен пристап на наставата кој е лесен за следење и разбирање. Неговото стручно познавање на Excel им помогна на илјадници студенти и професионалци ширум светот да ги подобрат своите вештини и да се истакнат во нивните кариери. Преку својот блог, Хју го споделува своето знаење со светот, нудејќи бесплатни упатства за Excel и онлајн обука за да им помогне на поединците и бизнисите да го достигнат својот целосен потенцијал.