Ang Microsoft Excel ay isang mahusay na tool na nagtatampok ng mga kakayahan sa pag-compute o pagkalkula, mga graphic na tool, pivot table, at VBA. Ang software ay pangunahing idinisenyo para sa pamamahala at pagtatrabaho sa medyo maliit na mga dataset. Ngunit ang laki ng file ay nagiging mas malaki sa malaking dataset at marami pang ibang dahilan. At wala tungkol sa malalaking Excel file ang nakakatulong maliban sa naglalaman ng malaking halaga ng data. Ang mga ito ay mas mahirap ibahagi at ang bawat proseso ng mga ito ay mas matagal kaysa kinakailangan. Kung makita mong napakalaki ng iyong Excel file nang walang dahilan, maaaring ayusin ng isa sa mga posibleng solusyong ito ang iyong problema.

10 Posibleng Solusyon Kung Masyadong Malaki ang Iyong Excel File nang Walang Dahilan

Isang Maaaring malaki ang Excel file para sa maraming dahilan. Maaari itong maging kasing simple ng naglalaman ng masyadong maraming impormasyon sa mga spreadsheet hanggang sa mga blangkong cell na ginagamit pa rin. Dahil ang malalaking Excel file ay hindi eksaktong nakakatuwang gamitin, kadalasan ay magagawa ang mga ito na gawing mas maliit. Kung nalaman mo iyon, ang iyong Excel file ay masyadong malaki nang walang dahilan na tila mahahanap mo, subukan ang mga tip at trick na ito na makakatulong sa bawasan ang laki ng iyong file . Ang pagbawas sa laki ay nakasalalay sa kung ano ang nagiging sanhi ng pagiging malaki ng file sa unang lugar. Gayunpaman, subukan ang bawat isa upang mahanap kung ano ang gumagana para sa iyo.

1. Suriin ang Mga Nakatagong Worksheet

Minsan maaaring mayroon nang mga spreadsheet sa iyong workbook na hindi mo makikita sa plain view . Sa ibang salita,"mga nakatagong worksheet". Halimbawa, tingnan natin ang isang workbook na may nakatagong sheet. Sa pagtingin sa mga tab ng sheet sa kaliwang ibaba ng spreadsheet, magiging ganito ang hitsura nito.

Gaya ng nakikita natin mula sa figure, mayroong tatlong spreadsheet sa workbook. Ngunit pumunta sa tab na Review at piliin ang Mga Istatistika ng Workbook mula sa Proofing grupo muna.

Ikaw ay makikita ang totoong bilang ng impormasyon ng worksheet dito.

Upang i-unhide ang worksheet, sundin ang mga hakbang na ito.

Mga Hakbang:

• Una, i-right-click ang alinman sa mga pangalan sa Tab ng Sheet sa kaliwang ibaba ng spreadsheet.
• Pagkatapos ay piliin ang I-unhide mula sa menu ng konteksto.

• Susunod, piliin ang sheet na gusto mong i-unhide mula sa I-unhide dialog box.

• Pagkatapos ay mag-click sa OK .

Pagkatapos nito, makikita mo ang mga nakatagong sheet sa Sheet Tab muli.

Ngayon galugarin ang mga spreadsheet na nakatago at kung wala silang anumang pakinabang, alisin ang mga ito.

Magbasa Nang Higit Pa: Paano Matukoy Kung Ano ang Nagdudulot ng Malaking Laki ng File ng Excel

2. Alisin ang Mga Hindi Nagamit na Worksheet

Dapat mong alisin ang mga spreadsheet na wala na ginagamit hindi lamang para sa mga nakatago kundi para din sa hindi nakatago s din. Ang pagkakaroon ng masyadong maraming mga spreadsheet ay nagreresulta sa pagkuha ng masyadong maraming espasyo para sa parehong naglalaman ng mga hindi nauugnay na piraso ng impormasyonat naglalaman ng blangkong ginamit na hanay ng cell (mga detalye sa susunod na seksyon).

Kaya, ang pag-alis sa mga ito ay ang pinakalohikal na hakbang kung ang iyong Excel file ay masyadong malaki nang walang wastong dahilan.

Magbasa Nang Higit Pa: Paano I-compress ang Excel File para sa Email (13 Mabilis na Paraan)

3. Suriin ang Ginamit na Saklaw

Isa pang pangunahing dahilan na maaaring wala kang makitang dahilan para sa iyong Excel file na masyadong malaki ay dahil mas malaking bilang ng mga cell ang ginagamit sa iyong workbook kaysa sa lumalabas. Ang ilang mga ginamit na cell na kumukuha ng mga puwang dahil sa mga piraso ng impormasyon sa mga ito at ginagawang malaki ang mga Excel file.

Upang makita kung saan natapos ang iyong ginamit na hanay ng cell, piliin ang alinman sa mga cell sa spreadsheet at pindutin ang Ctrl +End sa iyong keyboard. Sa isip, ang posisyon ay dapat kung saan nagtatapos ang dataset.

Kung maglalagay tayo ng value sa isang cell sa labas ng dataset at pagkatapos ay ide-delete ito, gagamitin pa rin ang cell kahit na walang nilalaman dito. Ginagawa nitong mas malaki ang file kaysa sa dapat.

Maaari mong sundin ang mga mabilis at madaling hakbang na ito upang alisin ang mga hindi nagamit na cell mula sa spreadsheet.

Mga Hakbang:

• Una, piliin ang mga column na nagsisimula pagkatapos kung saan nagtatapos ang dataset sa pamamagitan ng pag-click sa header ng column.
• Pagkatapos ay pindutin ang Ctrl+Shift+Right Arrow sa iyong keyboard. Pipiliin nito ang lahat ng column hanggang sa dulo ng spreadsheet.
• Ngayon, i-right-click ang pinili.
• Pagkatapos noon, piliin ang Tanggalin ang mula sa kontekstomenu.
• Susunod, piliin ang row pagkatapos kung saan nagtatapos ang dataset.
• Pagkatapos ay pindutin ang Ctrl+Shift+Down Arrow sa iyong keyboard. Pipiliin nito ang lahat ng row hanggang sa dulo ng spreadsheet.
• Ngayon, i-right-click at piliin ang Tanggalin mula sa menu ng konteksto.

Ang mga cell ay hindi na magagamit pagkatapos nito. Ang laki ng file ay dapat lumiit sa puntong ito.

Tandaan na huwag lamang pindutin ang Delete button sa iyong keyboard. Sa halip, piliin ito mula sa menu ng konteksto.

4. Alisin ang Mga Hindi Kinakailangang Pag-format

Tumutulong ang mga pag-format sa pag-customize ng mga dataset upang gawing mas presentable ang mga ito. Ngunit hey, palakihin din ang aming mga file. Kahit na para sa maliliit na dataset, ang pag-format ay nagiging sanhi ng isang file na magkaroon ng higit pang impormasyon. At sa gayon, pinapataas ang laki ng file. Maaaring masyadong malaki ang iyong Excel file dahil sa napakaraming pag-format. Kaya, alisin ang hindi kinakailangang pag-format o subukang huwag magkaroon ng labis sa simula. O kaya, alisin ang lahat depende sa laki ng file na mayroon ka.

Upang alisin ang mga pag-format, sundin ang mga hakbang na ito.

Mga Hakbang:

• Una, piliin ang cell o ang hanay ng mga cell kung saan mo gustong alisin ang mga pag-format.
• Pagkatapos ay pumunta sa tab na Home sa iyong ribbon.
• Pagkatapos ay piliin ang I-clear ang mula sa Pag-edit grupo.
• Ngayon piliin ang I-clear ang Formatting mula sa drop-down na menu.

Magbasa Nang Higit Pa: Paano Bawasan ang Laki ng Excel File gamit ang Macro (11Mga Madaling Paraan)

5. I-compress ang Mga Larawan sa Spreadsheet

Minsan kailangan nating magdagdag ng mga larawan sa ating mga spreadsheet para sa iba't ibang layunin. Ngunit ang pagdaragdag ng mga larawan ay nagdaragdag din ng data ng imahe sa Excel file. Na ginagawang mas malaki ang laki ng file. Kung hindi maiiwasan ang pagdaragdag ng mga larawan, isang paraan upang malutas ito ay ang pag-compress ng larawan upang gawin itong mas maliit sa laki. Sa ganoong paraan, ang file ay kukuha ng mas kaunting espasyo pagkatapos mag-save.

Upang i-compress ang isang larawan sa Excel, sundin ang mga hakbang na ito.

Mga Hakbang:

• Una, piliin ang larawan sa pamamagitan ng pag-click dito.
• Pagkatapos ay may lalabas na bagong tab sa ribbon na tinatawag na Format ng Larawan . Piliin ito.
• Pagkatapos nito, mag-click sa Compress Pictures . Makikita mo ito sa Adjust grupo ng tab.

• Susunod, piliin ang iyong ginustong Mga opsyon sa compression at Resolution .

• Pagkatapos nito, mag-click sa OK at makukuha mo ang iyong larawan naka-compress.

Magbasa Nang Higit Pa: Paano Bawasan ang Laki ng Excel File gamit ang Mga Larawan (2 Madaling Paraan)

6. I-optimize ang Paggamit ng Formula

Tulad ng anumang iba pang mga pagbabago, ang mga formula ay tumatagal din ng mas maraming espasyo kaysa sa normal na text o numeric na mga entry. Ngunit sa ilang mga kaso, ang paggamit ng formula ay hindi maiiwasan. Bagama't maaaring totoo ito, tumatagal din ito ng mas maraming espasyo. Kaya subukang i-optimize ang paggamit ng formula sa iyong mga worksheet.

Habang gumagamit ng mga formula sa isang malaking Excel file, tingnan ang sumusunodbagay.

• Subukang iwasan ang pagsangkot ng mga pabagu-bagong formula tulad ng RAND , NOW , TODAY , OFFSET , CELL , INDIRECT , at INFO .
• Gumamit ng mga pivot table o Excel table kung maiiwasan ang mga formula.
• Subukan huwag gumamit ng mga buong row o column bilang mga sanggunian.
• Tiyaking iwasan ang mga formula na kinasasangkutan ng mga paulit-ulit na kalkulasyon.

7. Alisin ang Hindi Nagamit na Data

Ang bawat cell na naglalaman ng data o ang ginagamit ay tumatagal ng espasyo sa iyong hard drive. Ginagawa nitong malaki ang file. Kung mayroon kang mga hindi nagamit na dataset sa mga spreadsheet na hindi mo na kailangan, alisin ang mga ito.

Sa halip na permanenteng alisin ang mga ito, subukang iimbak ang mga ito sa isa pang file dahil hindi mo na kailangan ang mga ito sa partikular na file. Sa ganitong paraan, kung kailangan mo ang mga ito para sa mga layunin sa ibang pagkakataon, maaari mong ibalik ang mga ito.

8. Tanggalin ang Mga Hindi Nagamit na Pivot Table at Chart

Ang mga pivot table at Excel chart ay gumagamit din ng espasyo. At sa karamihan ng mga kaso, higit sa normal na mga cell o mga naka-format na dataset. Ito ay mahusay na mga tool na tumutulong sa aming mga pagpapatakbo ng Excel na mas madali. Ngunit kung hindi mo kailangan ang mga ito, subukang iwasang gamitin ang mga ito upang gawing mas maliit ang file. Gagawin din nito ang mga karaniwang operasyon ng Excel tulad ng pagbubukas at pag-save.

Magbasa Nang Higit Pa: Paano Bawasan ang Laki ng File ng Excel gamit ang Pivot Table

9 . I-save ang File bilang Binary

Hanggang sa pinakabagong bersyon ng Excel, karaniwang sine-save ng Microsoft Excel ang mga file na may xlsx extension. Para sa mga workbook na naglalaman ngmacros, ang extension ay xlsm. Ang Excel ay may isa pang format para sa pag-save ng file bilang binary na format na may extension na xlsb. Ang mga uri ng file na ito ay tumatagal ng mas mababang espasyo kaysa sa isang xlsx o isang xlsm file. Subukan ito kung wala kang ibang opsyon na magagamit.

Upang i-save ang file bilang binary, sundin ang mga hakbang na ito.

Mga Hakbang:

• Una, mag-click sa tab na File sa iyong ribbon.
• Pagkatapos ay piliin ang Save As mula sa backstage view.
• Pagkatapos nito, mag-navigate sa ang folder kung saan mo gustong i-save ang iyong file at piliin ang Excel Binary Workbook sa I-save bilang uri drop-down.

• Pagkatapos ay mag-click sa I-save .

Ise-save nito ang file sa xlsb na format na dapat ay mas mababa kaysa sa xlsx na format.

10. Suriin ang External Data Source

Kung wala sa mga pamamaraan sa itaas ang nagpapaliit sa laki ng iyong Excel file, maaaring naglalaman ang iyong workbook ng mas maraming data kaysa dapat. Sa kasong iyon, dapat kang mag-isip muli bago gamitin ang Excel para sa pag-save ng mga naturang dataset. Ang Excel ay hindi isang tool sa database. Sa halip, ginagamit ito bilang isang analitikal. Para sa malalaking database, dapat mong isaalang-alang ang paggamit ng mga tool sa database tulad ng Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV, atbp.

Konklusyon

Ito ang lahat ng mga pag-aayos na magagamit mo kung makikita mo ang iyong sarili sa isang sitwasyon kung saan ang iyong Excel file ay masyadong malaki nang walang dahilan. Sana, nakatulong sa iyo ang isa o kumbinasyon ng mga pag-aayos na ito. sananakita mong nakakatulong at nagbibigay-kaalaman ang gabay na ito. Kung mayroon kang anumang mga tanong o mungkahi, ipaalam sa amin sa ibaba.

Para sa higit pang mga pag-aayos at gabay na tulad nito, bisitahin ang Exceldemy.com .