"Microsoft Excel" yra puikus įrankis, turintis skaičiavimo arba apskaičiavimo galimybių, grafinių įrankių, sukamųjų lentelių ir VBA. Programinė įranga daugiausia skirta santykinai mažiems duomenų rinkiniams tvarkyti ir su jais dirbti. Tačiau, esant dideliam duomenų rinkiniui ir dėl daugelio kitų priežasčių, failo dydis gerokai padidėja. O dideli "Excel" failai niekuo nepadeda, išskyrus tai, kad juose yra daug duomenų. Jie yrasunkiau bendrinti, o kiekvienas jų procesas trunka ilgiau nei reikia. Jei pastebėjote, kad jūsų "Excel" failas be jokios priežasties yra per didelis, vienas iš šių galimų sprendimų gali išspręsti jūsų problemą.

10 galimų sprendimų, jei jūsų "Excel" failas be priežasties yra per didelis

"Excel" failas gali būti didelis dėl daugelio priežasčių. Tai gali būti paprasčiausia, nes skaičiuoklėse gali būti per daug informacijos, taip pat gali būti nenaudojamos tuščios ląstelės. Kadangi su didesniais "Excel" failais nėra labai linksma dirbti, dažnai įmanoma juos paversti mažesniais. Jei pastebėjote, kad jūsų "Excel" failas yra per didelis be jokios priežasties, kurią, atrodo, galite rasti, išbandykite šiuos patarimus ir gudrybes, kurios padės sumažinti failo dydį . Dydžio sumažinimas priklauso nuo to, dėl ko failas pirmiausia yra didelis. Vis dėlto išbandykite kiekvieną iš jų ir raskite, kas jums tinka.

1. Patikrinkite, ar nėra paslėptų darbalapių

Kartais jūsų darbaknygėje gali būti jau esamų skaičiuoklės lapų, kurių nerasite matomoje vietoje. Kitaip tariant, "paslėptų darbalapių". Pavyzdžiui, pažvelkime į darbaknygę su paslėptu lapu. Žvelgiant į lapo skirtukus, esančius kairėje apatinėje skaičiuoklės dalyje, jie atrodys maždaug taip.

Kaip matome iš paveikslėlio, darbaknygėje yra trys skaičiuoklės. Tačiau eikite į Peržiūrėkite skirtuką ir pasirinkite Sąsiuvinio statistika iš Patikrinimas grupė pirmiausia.

Čia rasite tikrąjį darbo lapų informacijos skaičių.

Norėdami panaikinti darbalapių slėpimą, atlikite šiuos veiksmus.

Žingsniai:

• Pirmiausia dešiniuoju pelės klavišu spustelėkite bet kurį Lapo skirtukas skaičiuoklės apačioje kairėje pusėje.
• Tada pasirinkite Neslėpti iš kontekstinio meniu.

• Tada pasirinkite lapą, kurį norite paslėpti iš Neslėpti dialogo langas.

• Tada spustelėkite GERAI .

Po to pamatysite paslėptus lapus Lapo skirtukas dar kartą.

Dabar išnagrinėkite paslėptas skaičiuokles ir, jei jos nenaudingos, pašalinkite jas.

Skaityti daugiau: Kaip nustatyti, kas lemia didelį "Excel" failo dydį

2. Pašalinti nenaudojamus darbalapius

Turėtumėte pašalinti nebenaudojamas ne tik paslėptas, bet ir nepaslėptas skaičiuokles. Turėdami per daug skaičiuoklių, užimate per daug vietos, nes jose yra ir nereikšmingos informacijos, ir tuščių naudojamų langelių (daugiau informacijos rasite kitame skyriuje).

Taigi, jei jūsų "Excel" failas yra per didelis be pateisinamos priežasties, logiškiausias žingsnis būtų juos pašalinti.

Skaityti daugiau: Kaip suspausti "Excel" failą el. paštui (13 greitų metodų)

3. Patikrinkite, ar naudojamas diapazonas

Dar viena svarbi priežastis, dėl kurios galite nepastebėti, kad jūsų "Excel" failas yra per didelis, yra ta, kad jūsų darbaknygėje naudojama daugiau ląstelių, nei atrodo. Kai kurios naudojamos ląstelės, kurios dėl jose esančių informacijos vienetų užima vietos ir dėl to "Excel" failai tampa dideli.

Jei norite sužinoti, kur baigėsi jūsų naudotas ląstelių intervalas, pasirinkite bet kurią skaičiuoklės ląstelę ir paspauskite Ctrl+End klaviatūroje. Geriausia, jei ši padėtis būtų ten, kur baigiasi duomenų rinkinys.

Jei ląstelėje, nepriklausančioje duomenų rinkiniui, įvesime reikšmę, o paskui ją ištrinsime, ląstelė vis tiek bus naudojama, nors joje nėra turinio. Dėl to failas tampa didesnis, nei turėtų būti.

Norėdami iš skaičiuoklės pašalinti nenaudojamas ląsteles, galite atlikti šiuos greitus ir paprastus veiksmus.

Žingsniai:

• Pirmiausia spustelėdami stulpelio antraštę pasirinkite stulpelius, prasidedančius po duomenų rinkinio pabaigos.
• Tada paspauskite Ctrl+Shift+dešinioji rodyklė klaviatūra. Taip bus pasirinkti visi stulpeliai iki skaičiuoklės pabaigos.
• Dabar dešiniuoju pelės klavišu spustelėkite pasirinkimą.
• Po to pasirinkite Ištrinti iš kontekstinio meniu.
• Tada pasirinkite eilutę, po kurios baigiasi duomenų rinkinys.
• Tada paspauskite Ctrl+Shift+ rodyklė žemyn klaviatūra. Taip bus pažymėtos visos eilutės iki skaičiuoklės pabaigos.
• Dabar dešiniuoju pelės klavišu spustelėkite ir pasirinkite Ištrinti iš kontekstinio meniu.

Po to ląstelės nebebus naudojamos. Šiuo metu failo dydis turėtų sumažėti.

Atminkite, kad negalima tiesiog paspausti klaviatūroje esančio mygtuko Delete. Vietoj to pasirinkite jį iš kontekstinio meniu.

4. Pašalinkite nereikalingus formatavimo būdus

Formatavimo priemonės padeda mums pritaikyti duomenų rinkinius, kad jie būtų išvaizdesni. Tačiau dėl jų mūsų failai taip pat tampa dideli. Net ir nedideliuose duomenų rinkiniuose dėl formatavimo faile yra daugiau informacijos. Todėl padidėja failo dydis. Jūsų "Excel" failas gali būti per didelis dėl per daug formatavimo priemonių. Taigi pašalinkite nereikalingą formatavimą arba stenkitės, kad pradžioje jo nebūtų per daug. Arba paprasčiausiai pašalinkite visus priklausomai nuofailo dydį.

Jei norite pašalinti formatus, atlikite šiuos veiksmus.

Žingsniai:

• Pirmiausia pasirinkite ląstelę arba ląstelių intervalą, iš kurio norite pašalinti formatavimą.
• Tada eikite į Pagrindinis juostos skirtuką.
• Po to pasirinkite Skaidrus iš Redagavimas grupė.
• Dabar pasirinkite Aiškus formatavimas iš išskleidžiamojo meniu.

Skaityti daugiau: Kaip sumažinti "Excel" failo dydį naudojant makrokomandą (11 paprastų būdų)

5. Suspausti vaizdus skaičiuoklėse

Kartais įvairiais tikslais į skaičiuokles reikia pridėti paveikslėlių. Tačiau pridedant paveikslėlius į "Excel" failą taip pat pridedami paveikslėlio duomenys. Dėl to failas tampa didesnis. Jei paveikslėlių pridėjimas yra neišvengiamas, vienas iš būdų tai išspręsti - suspausti paveikslėlį, kad jis būtų mažesnis. Taip išsaugojus failą jis užims mažiau vietos.

Norėdami suspausti paveikslėlį "Excel" programoje, atlikite šiuos veiksmus.

Žingsniai:

• Pirmiausia pasirinkite paveikslėlį spustelėdami ant jo.
• Tada juostoje atsiras naujas skirtukas, pavadintas Paveikslėlio formatas . Pasirinkite jį.
• Po to spustelėkite Suspausti nuotraukas . Jį rasite Sureguliuokite skirtuko grupė.

• Tada pasirinkite pageidaujamą Suspaudimo parinktys ir Rezoliucija .

• Po to spustelėkite GERAI ir vaizdas bus suspaustas.

Skaityti daugiau: Kaip sumažinti "Excel" failo dydį paveikslėliais (2 paprasti būdai)

6. Optimizuokite formulės naudojimą

Kaip ir bet kurios kitos modifikacijos, formulės taip pat užima daugiau vietos nei įprasti teksto ar skaitiniai įrašai. Tačiau kai kuriais atvejais formulių naudojimas yra neišvengiamas. Nors tai gali būti teisinga, jos taip pat užima daugiau vietos. Taigi pasistenkite optimizuoti formulių naudojimą darbalapiuose.

Naudodami formules dideliame "Excel" faile atkreipkite dėmesį į šiuos dalykus.

• Stenkitės vengti nepastovių formulių, pvz. RAND , DABAR , DIENA , OFFSET , CELL , INDIREKTINIS , ir INFO .
• Naudokite sukamąsias lenteles arba "Excel" lenteles, jei galima išvengti formulių.
• Stenkitės nenaudoti ištisų eilučių ar stulpelių kaip nuorodų.
• Būtinai venkite formulių, kuriose skaičiavimai kartojasi.

7. Pašalinti nenaudojamus duomenis

Kiekvienas langelis, kuriame yra duomenų arba kuris yra naudojamas, užima vietos kietajame diske. Dėl to failas tampa didelis. Jei skaičiuoklėse turite nenaudojamų duomenų rinkinių, kurie jums nebereikalingi, pašalinkite juos.

Užuot pašalinę juos visam laikui, pabandykite juos išsaugoti kitame faile, nes konkrečiame faile jie jums nebereikalingi. Tokiu būdu, jei jų prireiks vėliau, galėsite juos susigrąžinti.

8. Nenaudojamų suvestinių lentelių ir diagramų ištrynimas

Išvestinės lentelės ir "Excel" diagramos taip pat užima vietos. Ir daugeliu atvejų daugiau nei įprastos ląstelės ar suformatuoti duomenų rinkiniai. Tai puikūs įrankiai, padedantys mums lengviau atlikti "Excel" operacijas. Tačiau jei jų nereikia, stenkitės jų visai nenaudoti, kad failas būtų mažesnis. Taip įprastos "Excel" operacijos, pavyzdžiui, atidarymas ir išsaugojimas, taip pat bus sklandesnės.

Skaityti daugiau: Kaip sumažinti "Excel" failo dydį naudojant "Pivot" lentelę

9. Išsaugokite failą kaip dvejetainį

Iki naujausios "Excel" versijos "Microsoft Excel" paprastai įrašo failus su plėtiniu xlsx. Darbaknygėse, kuriose yra makrokomandų, plėtinys yra xlsm. "Excel" turi dar vieną formatą, kuriuo failas įrašomas dvejetainiu formatu su plėtiniu xlsb. Tokio tipo failai užima mažiau vietos nei xlsx ar xlsm failas. Išbandykite tai, jei neturite kitų galimybių.

Norėdami išsaugoti failą kaip dvejetainį, atlikite šiuos veiksmus.

Žingsniai:

• Pirmiausia spustelėkite Failas juostos skirtuką.
• Tada pasirinkite Išsaugoti kaip iš užkulisių.
• Po to eikite į aplanką, kuriame norite išsaugoti failą, ir pasirinkite "Excel" dvejetainis sąsiuvinis į Išsaugoti kaip tipą išskleidžiamajame sąraše.

• Tada spustelėkite Išsaugoti .

Taip failas bus įrašytas į xlsb formatas, kuris turėtų būti mažesnis už xlsx formatas.

10. Patikrinkite, ar yra išorinis duomenų šaltinis

Jei nė vienas iš pirmiau išvardytų būdų nepadeda sumažinti "Excel" failo dydžio, jūsų darbaknygėje gali būti daugiau duomenų, nei turėtų būti. Tokiu atveju turėtumėte dar kartą pagalvoti prieš naudodami "Excel" tokiems duomenų rinkiniams išsaugoti. "Excel" nėra duomenų bazių įrankis. Vietoj to, jis naudojamas kaip analitinis įrankis. Didelėms duomenų bazėms kurti turėtumėte apsvarstyti galimybę naudoti duomenų bazių įrankius, pavyzdžiui, "Microsoft Access", "Microsoft SQL Server", CSV ir kt.

Išvada

Tai buvo visos pataisos, kurias galite naudoti, jei atsidūrėte situacijoje, kai jūsų "Excel" failas be jokios priežasties yra per didelis. Tikimės, kad viena iš šių pataisų ar jų derinys jums padėjo. Tikiuosi, kad šis vadovas jums buvo naudingas ir informatyvus. Jei turite klausimų ar pasiūlymų, praneškite mums toliau.

Jei norite gauti daugiau panašių pataisymų ir vadovų, apsilankykite Exceldemy.com .