Microsoft Excel нь тооцоолох эсвэл тооцоолох чадвар, график хэрэгсэл, пивот хүснэгт, VBA зэргийг багтаасан маш сайн хэрэгсэл юм. Програм хангамж нь ихэвчлэн харьцангуй жижиг өгөгдлийн багцыг удирдах, ажиллахад зориулагдсан. Гэхдээ файлын хэмжээ асар том өгөгдлийн багц болон бусад олон шалтгааны улмаас илүү том болдог. Их хэмжээний өгөгдөл агуулахаас өөр том Excel файлуудын талаар юу ч тус болохгүй. Тэдгээрийг хуваалцахад илүү хэцүү бөгөөд тэдгээрийн үйл явц бүр шаардагдахаас илүү урт хугацаа шаарддаг. Хэрэв таны Excel файл ямар ч шалтгаангүйгээр хэтэрхий том байвал эдгээр боломжит шийдлүүдийн аль нэг нь таны асуудлыг шийдэж магадгүй юм.

Хэрэв таны Excel файл шалтгаангүйгээр хэтэрхий том бол 10 боломжит шийдэл

An Excel файл нь олон шалтгааны улмаас том хэмжээтэй байж болно. Хүснэгтэнд ашиглагдаж байгаа хоосон нүдэнд хэт их мэдээлэл оруулахтай адил энгийн байж болно. Том Excel файлуудтай ажиллахад тийм ч таатай биш байдаг тул тэдгээрийг жижиг болгох нь ихэвчлэн боломжтой байдаг. Хэрэв та Excel файл тань ямар ч шалтгаангүйгээр хэтэрхий том байгааг олж мэдвэл файлын хэмжээг багасгах -д туслах эдгээр зөвлөмж, аргачлалуудыг туршаад үзээрэй. Хэмжээг багасгах нь юуны түрүүнд файлыг том болгоход юу нөлөөлж байгаагаас хамаарна. Гэсэн хэдий ч өөрт тохирох зүйлийг олохын тулд тус бүрийг туршиж үзээрэй.

1. Нуугдсан ажлын хуудас байгаа эсэхийг шалгаарай

Заримдаа таны ажлын дэвтэрт аль хэдийн байгаа хүснэгтүүд байж болох бөгөөд тэдгээрийг энгийн харагдахаар олж чадахгүй. . Өөрөөр хэлбэл,"далд ажлын хуудас". Жишээлбэл, далд хуудас бүхий ажлын номыг харцгаая. Хүснэгтийн зүүн доод талд байгаа хуудасны табуудыг харахад энэ нь иймэрхүү харагдах болно.

Бид зурагнаас харж байгаагаар ажлын дэвтэрт гурван хүснэгт байна. Гэхдээ Шалгах таб руу ороод эхлээд Баталгаажуулах бүлгээс Ажлын дэвтрийн статистик -г сонго.

Та Ажлын хуудасны бодит тоог эндээс олох болно.

Ажлын хуудсыг ил гаргахын тулд дараах алхмуудыг дагана уу.

Алхам:

• Эхлээд хүснэгтийн зүүн доод талд байгаа Хүснэгт таб нуудын аль нэг дээр хулганы баруун товчийг дарна уу.
• Дараа нь Нуух <5-г харуулахыг сонгоно уу>контекст цэснээс.

• Дараа нь Илгэх харилцах цонхноос нуухыг хүсэж буй хуудсыг сонгоно уу.

• Дараа нь OK дээр дарна уу.

Үүний дараа та дэлгэцэн дээрх далд хуудаснуудыг харах болно. Хуудасны таб дахин.

Одоо нуусан хүснэгтүүдийг судалж, ашиггүй бол устгана уу.

Дэлгэрэнгүй унших: Том Excel файлын хэмжээ юу болж байгааг хэрхэн тодорхойлох вэ

2. Ашиглагдаагүй ажлын хуудсыг устгах

Та байхаа больсон хүснэгтүүдийг устгах хэрэгтэй. зөвхөн нуугдмал зүйлд төдийгүй нуугдмал зүйлд ашигладаг бас. Хэт олон хүснэгттэй байх нь хоёуланд нь хамааралгүй мэдээллийг агуулсан хэт их зай эзэлдэгболон хоосон ашигласан нүдний мужийг (дараагийн хэсэгт дэлгэрэнгүй) агуулсан байна.

Тиймээс таны Excel файл ямар ч шалтгаангүйгээр хэт том бол тэдгээрийг устгах нь хамгийн логик алхам болно.

Дэлгэрэнгүйг уншина уу: Эмэйлээр Excel файлыг хэрхэн шахах вэ (13 хурдан арга)

3. Ашигласан мужийг шалгана уу

Шалтгааныг олохгүй байж болох өөр нэг гол шалтгаан. Таны Excel файл хэтэрхий том байгаа нь таны ажлын дэвтэрт гарч ирэхээс илүү олон нүд ашиглагдаж байгаатай холбоотой. Зарим нүднүүд доторх мэдээллийн хэсгүүдээс болж зай эзэлдэг бөгөөд Excel файлуудыг том болгодог.

Ашигласан нүдний хүрээ хаана дууссаныг харахын тулд хүснэгтийн аль нэг нүдийг сонгоод Ctrl товчийг дарна уу. + Гар дээрээ -г дуусга. Байрлал нь өгөгдлийн багц дууссан газар байх нь хамгийн тохиромжтой.

Хэрэв бид өгөгдлийн багцаас гадуурх нүдэнд утгыг оруулаад дараа нь устгавал нүд нь ямар ч агуулгагүй байсан ч ашиглагдаж байх болно. Энэ нь файлыг байх ёстой хэмжээнээсээ том болгодог.

Та эдгээр хурдан бөгөөд хялбар алхмуудыг дагаж хүснэгтээс ашиглагдаагүй нүднүүдийг устгах боломжтой.

Алхам:

• Эхлээд баганын толгой дээр дарж өгөгдлийн багц дууссан газраас эхэлж буй багануудыг сонгоно уу.
• Дараа нь гар дээрх Ctrl+Shift+Баруун сум -г дарна уу. Энэ нь хүснэгтийн төгсгөл хүртэлх бүх баганыг сонгоно.
• Одоо сонголт дээр хулганы баруун товчийг дарна уу.
• Үүний дараа контекстээс Устгах -г сонгоно уу.цэс.
• Дараа нь өгөгдлийн багц дууссаны дараах мөрийг сонгоно уу.
• Дараа нь гар дээрх Ctrl+Shift+Доош сум г дарна уу. Энэ нь хүснэгтийн төгсгөл хүртэлх бүх мөрийг сонгоно.
• Одоо хулганы баруун товчийг дараад контекст цэснээс Устгах -г сонгоно.

Нүднүүд дараа нь ашиглахаа больсон. Энэ үед файлын хэмжээ багасах ёстой.

Зөвхөн гар дээрх Устгах товчийг дарж болохгүй гэдгийг санаарай. Харин контекст цэснээс үүнийг сонгоно уу.

4. Шаардлагагүй форматыг устгана уу

Форматжуулалт нь өгөгдлийн багцыг илүү харагдахуйц болгоход бидэнд тусалдаг. Гэхдээ манай файлуудыг бас том болго. Жижиг өгөгдлийн багцын хувьд ч форматлах нь файлыг илүү их мэдээлэлтэй болгоход хүргэдэг. Тиймээс файлын хэмжээг нэмэгдүүлнэ. Хэт их форматын улмаас таны Excel файл хэтэрхий том байж болно. Тиймээс, шаардлагагүй форматыг арилгах эсвэл эхэндээ хэт их байлгахгүй байхыг хичээгээрэй. Эсвэл зүгээр л байгаа файлын хэмжээнээс хамаарч бүгдийг устгана уу.

Форматыг устгахын тулд дараах алхмуудыг дагана уу.

Алхам:

• Эхлээд форматыг устгахыг хүссэн нүд эсвэл хүрээг сонгоно уу.
• Дараа нь туузан дээрх Нүүр хуудас таб руу очно уу.
• Дараа нь <-г сонгоно уу. 4> Засварлах бүлгээс -г устгана уу.
• Одоо унадаг цэснээс Форматыг арилгах -г сонгоно уу.

Дэлгэрэнгүй унших: Макро ашиглан Excel файлын хэмжээг хэрхэн багасгах вэ (11).Хялбар аргууд)

5. Хүснэгтэнд зураг шахах

Заримдаа бид янз бүрийн зорилгоор хүснэгтэндээ зураг нэмэх хэрэгтэй болдог. Гэхдээ зураг нэмэх нь зургийн өгөгдлийг Excel файлд нэмнэ. Энэ нь файлын хэмжээг томруулдаг. Хэрэв зураг нэмэхээс зайлсхийх боломжгүй бол үүнийг арилгах нэг арга бол зургийг жижигрүүлэхийн тулд шахах явдал юм. Ингэснээр файл хадгалсны дараа бага зай эзэлнэ.

Excel дээр зургийг шахахын тулд дараах алхмуудыг дагана уу.

Алхам:

• Эхлээд зураг дээр дарж сонго.
• Дараа нь туузан дээр Зургийн формат нэртэй шинэ таб гарч ирнэ. Үүнийг сонго.
• Үүний дараа Зургийг шахах дээр дарна уу. Та үүнийг табын Тохируулга бүлэгт олох болно.

• Дараа нь өөрийн дуртай Шахалтын сонголтуудыг болон Тодорхойлолт .

• Үүний дараа OK ​​дээр дарвал таны зураг гарч ирнэ. шахсан.

Дэлгэрэнгүй унших: Excel файлын хэмжээг зургаар хэрхэн багасгах вэ (2 хялбар арга)

6. Томъёоны ашиглалтыг оновчтой болгох

Бусад өөрчлөлтийн нэгэн адил томьёо нь ердийн текст эсвэл тоон оруулгуудаас илүү их зай эзэлдэг. Гэхдээ зарим тохиолдолд томъёоны хэрэглээг үгүйсгэх аргагүй байдаг. Хэдийгээр энэ нь үнэн байж болох ч илүү их зай эзэлнэ. Тиймээс ажлын хуудсууддаа томьёоны хэрэглээг оновчтой болгохыг хичээгээрэй.

Том Excel файлд томьёо ашиглахдаа дараах зүйлсийг анхаарна уу.зүйлс.

• RAND , ОДОО , ӨНӨӨДӨР , OFFSET гэх мэт тогтворгүй томьёог оруулахгүй байхыг хичээгээрэй. CELL , ШУУД БУС болон МЭДЭЭЛЭЛ .
• Хэрэв томьёо хийхээс зайлсхийх боломжтой бол пивот хүснэгт эсвэл Excel хүснэгтийг ашиглана уу.
• Оролдоод үзээрэй. бүх мөр, баганыг лавлагаа болгон ашиглахгүй байх.
• Дахин давтагдах тооцоолол бүхий томьёог ашиглахаас зайлсхий.

7. Ашиглагдаагүй өгөгдлийг устгах

Өгөгдөл агуулсан нүд бүрийг эсвэл ашиглаж байгаа нь таны хатуу дискэнд зай эзэлнэ. Энэ нь файлыг том болгодог. Хэрэв танд хэрэггүй болсон хүснэгтэнд ашиглагдаагүй өгөгдлийн багц байгаа бол тэдгээрийг устгана уу.

Тэдгээрийг бүрмөсөн устгахын оронд тухайн файлд хэрэггүй болсон тул өөр файлд хадгалахыг оролдоно уу. Ингэснээр, хэрэв танд хожим хэрэгцээтэй бол тэдгээрийг буцааж авах боломжтой.

8. Ашиглагдаагүй пивот хүснэгт болон диаграмыг устгана уу

Пивот хүснэгт болон Excel диаграммууд мөн зай эзэлнэ. Мөн ихэнх тохиолдолд ердийн нүд эсвэл форматлагдсан өгөгдлийн багцаас илүү байдаг. Эдгээр нь Excel-ийн үйл ажиллагааг хөнгөвчлөх маш сайн хэрэгсэл юм. Гэхдээ хэрэв танд хэрэггүй бол файлыг жижиг болгохын тулд тэдгээрийг ашиглахгүй байхыг хичээгээрэй. Энэ нь мөн нээх, хадгалах зэрэг Excel-ийн ердийн үйлдлүүдийг илүү жигд болгоно.

Дэлгэрэнгүй унших: Пивот хүснэгтээр Excel файлын хэмжээг хэрхэн багасгах вэ

9 Файлыг хоёртын файлаар хадгалах

Excel-ийн хамгийн сүүлийн хувилбар хүртэл Microsoft Excel нь ихэвчлэн xlsx өргөтгөлтэй файлуудыг хадгалдаг. агуулсан ажлын номны хувьдмакро, өргөтгөл нь xlsm. Excel нь xlsb өргөтгөлтэй хоёртын форматаар файлыг хадгалах өөр форматтай. Эдгээр төрлийн файлууд нь xlsx эсвэл xlsm файлуудаас бага зай эзэлдэг. Хэрэв танд өөр сонголт байхгүй бол үүнийг туршаад үзээрэй.

Файлыг хоёртын файлаар хадгалахын тулд дараах алхмуудыг дагана уу.

Алхам:

• Эхлээд туузан дээрх Файл таб дээр товшино уу.
• Дараа нь тайзны арын харагдацаас Хадгалах -г сонго.
• Үүний дараа руу шилжинэ үү. файлаа хадгалахыг хүссэн хавтсаа сонгоод Хадгалах төрлөөр унтраах цэснээс Excel Binary Workbook -г сонгоно уу.

• Дараа нь Хадгалах дээр дарна уу.

Энэ нь файлыг xlsb форматаар хадгалах бөгөөд энэ нь xlsx-ээс бага байх ёстой. формат.

10. Гадаад өгөгдлийн эх үүсвэр байгаа эсэхийг шалгаарай

Хэрэв дээрх аргуудын аль нь ч таны Excel файлын хэмжээг багасгахгүй бол таны ажлын дэвтэр байх ёстой хэмжээнээс илүү мэдээлэл агуулж байж магадгүй. Ийм тохиолдолд та Excel програмыг ашиглан ийм өгөгдлийн багцыг хадгалахын өмнө дахин бодох хэрэгтэй. Excel бол мэдээллийн сангийн хэрэгсэл биш юм. Үүний оронд үүнийг аналитик болгон ашигладаг. Том өгөгдлийн сангийн хувьд та Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV гэх мэт мэдээллийн баазын хэрэгслүүдийг ашиглах талаар бодож үзэх хэрэгтэй.

Дүгнэлт

Эдгээр нь танд ямар нэг нөхцөл байдалд орсон тохиолдолд ашиглаж болох бүх засварууд байсан. Таны Excel файл ямар ч шалтгаангүйгээр хэтэрхий том байна. Эдгээр засваруудын нэг буюу хослол нь танд тусалсан гэж найдаж байна. Би найдаж байнаТа энэ гарын авлагыг хэрэгтэй бөгөөд мэдээлэлтэй гэж үзсэн. Хэрэв танд асуулт эсвэл санал байвал доороос бидэнд мэдэгдэнэ үү.

Иймэрхүү засвар, зааварчилгааг авах бол Exceldemy.com руу зочилно уу.