Microsoft Excel è uno strumento eccellente che offre funzionalità di calcolo, strumenti grafici, tabelle pivot e VBA. Il software è stato progettato principalmente per gestire e lavorare con insiemi di dati relativamente piccoli, ma le dimensioni del file diventano molto più grandi con un insieme di dati enorme e per molti altri motivi. I file di Excel di grandi dimensioni non sono utili se non per il fatto di contenere una grande quantità di dati. Essi sonoSe vi accorgete che il vostro file Excel è troppo grande senza motivo, una di queste possibili soluzioni potrebbe risolvere il problema.

10 possibili soluzioni se il vostro file Excel è troppo grande senza motivo

Un file Excel può essere grande per molti motivi, come ad esempio la presenza di troppe informazioni nei fogli di calcolo o di celle vuote ancora in uso. Poiché i file Excel di grandi dimensioni non sono esattamente divertenti da lavorare, è spesso possibile trasformarli in file più piccoli. Se vi accorgete che il vostro file Excel è troppo grande senza alcun motivo, provate a seguire i seguenti suggerimenti e trucchi che vi aiuteranno ridurre le dimensioni del file La riduzione delle dimensioni dipende dalla causa principale delle dimensioni del file. Tuttavia, provate ciascuno di essi per trovare quello che fa al caso vostro.

1. Controllare i fogli di lavoro nascosti

A volte, nella cartella di lavoro possono essere presenti fogli di calcolo già esistenti che non si trovano a vista. In altre parole, si tratta di "fogli di lavoro nascosti". Per esempio, diamo un'occhiata a una cartella di lavoro con un foglio nascosto. Guardando le schede dei fogli in basso a sinistra del foglio di lavoro, l'aspetto sarà simile a questo.

Come si può vedere dalla figura, ci sono tre fogli di lavoro nella cartella di lavoro. Ma andiamo alla voce Recensione e selezionare Statistiche della cartella di lavoro dal Prove di stampa gruppo per primo.

Qui troverete il numero reale di informazioni sui fogli di lavoro.

Per nascondere i fogli di lavoro, procedere come segue.

Passi:

• Per prima cosa, fate clic con il tasto destro del mouse su uno qualsiasi dei nomi presenti nella finestra di dialogo Scheda foglio in basso a sinistra del foglio di calcolo.
• Quindi selezionare Nascondere dal menu contestuale.

• Quindi, selezionare il foglio che si desidera nascondere dalla finestra di dialogo Nascondere finestra di dialogo.

• Quindi fare clic su OK .

Dopo di che, si vedranno i fogli nascosti nella finestra di dialogo Scheda foglio di nuovo.

Ora esplorate i fogli di calcolo che sono stati nascosti e, se non sono di alcuna utilità, rimuoveteli.

Per saperne di più: Come determinare la causa delle grandi dimensioni dei file Excel

2. Rimuovere i fogli di lavoro non utilizzati

È necessario rimuovere i fogli di calcolo non più utilizzati, non solo per quelli nascosti, ma anche per quelli non nascosti. Avere troppi fogli di calcolo significa occupare troppo spazio sia per le informazioni irrilevanti che per gli intervalli di celle vuote utilizzate (dettagli nella prossima sezione).

Pertanto, rimuoverli è il passo più logico se il vostro file Excel è troppo grande senza un motivo valido.

Per saperne di più: Come comprimere un file Excel per l'e-mail (13 metodi rapidi)

3. Verificare la presenza di una gamma usata

Un altro motivo importante per cui il vostro file Excel è troppo grande è che nella cartella di lavoro è in uso un numero di celle maggiore di quello che sembra. Alcune celle usate occupano spazio a causa delle informazioni in esse contenute e rendono i file Excel grandi.

Per vedere dove termina l'intervallo di celle utilizzato, selezionare una qualsiasi cella del foglio di calcolo e premere Ctrl+Fine Idealmente, la posizione dovrebbe essere quella in cui termina il set di dati.

Se si inserisce un valore in una cella al di fuori del dataset e poi la si cancella, la cella continuerà a essere utilizzata anche se non contiene alcun contenuto, rendendo il file più grande del previsto.

Per rimuovere le celle inutilizzate dal foglio di calcolo, potete seguire questi semplici e rapidi passaggi.

Passi:

• Per prima cosa, selezionare le colonne che iniziano dopo la fine del set di dati facendo clic sull'intestazione della colonna.
• Quindi premere Ctrl+Maiusc+Freccia destra In questo modo verranno selezionate tutte le colonne fino alla fine del foglio di calcolo.
• A questo punto, fate clic con il tasto destro del mouse sulla selezione.
• Successivamente, selezionare Cancellare dal menu contestuale.
• Quindi, selezionare la riga successiva a quella in cui termina il set di dati.
• Quindi premere Ctrl+Maiusc+Freccia giù Questo selezionerà tutte le righe fino alla fine del foglio di calcolo.
• A questo punto, fare clic con il tasto destro del mouse e selezionare Cancellare dal menu contestuale.

A questo punto le celle non saranno più utilizzate e le dimensioni del file dovrebbero ridursi.

Tenete presente che non basta premere il pulsante Elimina sulla tastiera, ma occorre selezionarlo dal menu contestuale.

4. Rimuovere le formattazioni non necessarie

Le formattazioni ci aiutano a personalizzare i set di dati per renderli più presentabili, ma rendono anche i nostri file più grandi. Anche per i set di dati di piccole dimensioni, la formattazione fa sì che un file contenga più informazioni e quindi aumenta le dimensioni del file. Il vostro file Excel può essere troppo grande a causa di troppe formattazioni. Quindi, rimuovete le formattazioni non necessarie o cercate di non averne troppe all'inizio. O semplicemente, rimuovetele tutte a seconda delle vostre esigenze.sulle dimensioni del file.

Per rimuovere le formattazioni, procedere come segue.

Passi:

• Per prima cosa, selezionare la cella o l'intervallo di celle da cui si desidera rimuovere le formattazioni.
• Poi andare alla sezione Casa sulla barra multifunzione.
• Quindi selezionare Libero dal Editing gruppo.
• Ora selezionare Formattazione chiara dal menu a discesa.

Per saperne di più: Come ridurre le dimensioni dei file di Excel con le macro (11 modi semplici)

5. Comprimere le immagini nei fogli di calcolo

A volte abbiamo bisogno di aggiungere immagini ai nostri fogli di calcolo per vari scopi. Ma l'aggiunta di immagini aggiunge anche i dati dell'immagine al file di Excel, il che fa aumentare le dimensioni del file. Se l'aggiunta di immagini è inevitabile, un modo per ovviare a questo problema è comprimere l'immagine per ridurne le dimensioni. In questo modo, il file occuperà meno spazio dopo il salvataggio.

Per comprimere un'immagine in Excel, procedere come segue.

Passi:

• Per prima cosa, selezionare l'immagine facendo clic su di essa.
• A questo punto, sulla barra multifunzione apparirà una nuova scheda denominata Formato dell'immagine . selezionarlo.
• Successivamente, fare clic su Comprimere le immagini Lo troverete nel Regolare della scheda.

• Quindi, selezionare la voce preferita Opzioni di compressione e Risoluzione .

• Successivamente, fare clic su OK e la vostra immagine sarà compressa.

Per saperne di più: Come ridurre le dimensioni dei file di Excel con le immagini (2 modi semplici)

6. Ottimizzare l'uso della formula

Come qualsiasi altra modifica, anche le formule occupano più spazio delle normali voci di testo o numeriche. In alcuni casi, però, l'uso delle formule è inevitabile. Sebbene sia vero, occupa anche più spazio. Cercate quindi di ottimizzare l'uso delle formule nei vostri fogli di lavoro.

Quando si utilizzano le formule in un file Excel di grandi dimensioni, occorre prestare attenzione ai seguenti aspetti.

• Cercate di evitare di coinvolgere formule volatili come RAND , ORA , OGGI , OFFSET , CELLULA , INDIRETTO , e INFO .
• Utilizzare tabelle pivot o tabelle Excel se è possibile evitare le formule.
• Cercate di non utilizzare intere righe o colonne come riferimenti.
• Assicuratevi di evitare formule che comportino calcoli ripetuti.

7. Rimuovere i dati non utilizzati

Ogni cella contenente dati o in uso occupa spazio sul disco rigido, rendendo il file di grandi dimensioni. Se nei fogli di calcolo sono presenti set di dati inutilizzati che non servono più, eliminarli.

Invece di rimuoverli definitivamente, provate a memorizzarli in un altro file se non vi servono più. In questo modo, se vi servono per scopi successivi, potrete riaverli.

8. Eliminare tabelle e grafici pivot non utilizzati

Anche le tabelle pivot e i grafici di Excel occupano spazio e, nella maggior parte dei casi, più delle celle normali o degli insiemi di dati formattati. Si tratta di strumenti eccellenti che facilitano le operazioni di Excel, ma se non ne avete bisogno, cercate di evitarne l'uso per rimpicciolire il file. In questo modo, anche le operazioni abituali di Excel, come l'apertura e il salvataggio, saranno più fluide.

Per saperne di più: Come ridurre le dimensioni dei file di Excel con la tabella pivot

9. Salvare il file in formato binario

Fino all'ultima versione di Excel, Microsoft Excel di solito salva i file con un'estensione xlsx. Per le cartelle di lavoro che contengono macro, l'estensione è xlsm. Excel ha un altro formato per salvare il file in formato binario con un'estensione di xlsb. Questi tipi di file occupano meno spazio di un file xlsx o xlsm. Provate questo se non avete altre opzioni disponibili.

Per salvare il file in formato binario, procedere come segue.

Passi:

• Per prima cosa, fare clic sul pulsante File sulla barra multifunzione.
• Quindi selezionare Salva con nome dalla vista del backstage.
• Successivamente, spostarsi nella cartella in cui si desidera salvare il file e selezionare Cartella di lavoro binaria di Excel nel Salva come tipo a discesa.

• Quindi fare clic su Risparmiare .

Questo salverà il file in xlsb che dovrebbe essere inferiore al formato xlsx formato.

10. Controllo dell'origine dati esterna

Se nessuno dei metodi sopra descritti riduce le dimensioni del file di Excel, è possibile che la cartella di lavoro contenga più dati del dovuto. In tal caso, è opportuno ripensarci prima di utilizzare Excel per salvare tali insiemi di dati. Excel non è uno strumento di database, ma viene utilizzato come strumento analitico. Per i database di grandi dimensioni, è necessario considerare l'utilizzo di strumenti di database come Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV, ecc.

Conclusione

Queste sono tutte le soluzioni che potete utilizzare se vi trovate in una situazione in cui il vostro file Excel è troppo grande senza motivo. Spero che una o una combinazione di queste soluzioni vi sia stata utile. Spero che questa guida vi sia stata utile e informativa. Se avete domande o suggerimenti, fatecelo sapere qui sotto.

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