يعد Microsoft Excel أداة ممتازة تتميز بقدرات الحساب أو الحساب وأدوات الرسوم والجداول المحورية و VBA. تم تصميم البرنامج بشكل أساسي لإدارة مجموعات البيانات الصغيرة نسبيًا والعمل معها. لكن حجم الملف يصبح أكبر بكثير مع مجموعة بيانات ضخمة والعديد من الأسباب الأخرى. ولا يوجد شيء مفيد بخصوص ملفات Excel الكبيرة باستثناء احتوائها على كمية كبيرة من البيانات. من الصعب مشاركتها وتستغرق كل عملية منها وقتًا أطول من المطلوب. إذا وجدت أن ملف Excel الخاص بك كبير جدًا دون سبب ، فقد يؤدي أحد هذه الحلول الممكنة إلى حل مشكلتك.

10 حلول ممكنة إذا كان ملف Excel الخاص بك كبير جدًا بدون سبب

يمكن أن يكون ملف Excel كبيرًا لأسباب عديدة. يمكن أن يكون الأمر بسيطًا مثل احتواء الكثير من المعلومات في جداول البيانات على الخلايا الفارغة التي لا تزال قيد الاستخدام. نظرًا لأن ملفات Excel الكبيرة ليست ممتعة تمامًا للعمل معها ، فمن الممكن غالبًا تحويلها إلى ملفات أصغر. إذا وجدت ذلك ، فإن ملف Excel الخاص بك كبير جدًا دون سبب يمكنك العثور عليه على ما يبدو ، فجرّب هذه النصائح والحيل التي ستساعد في تقليل حجم الملف . يعتمد تقليل الحجم على السبب الذي يجعل الملف كبيرًا في المقام الأول. ومع ذلك ، جرب كل منها لتجد ما يناسبك.

1. تحقق من أوراق العمل المخفية

في بعض الأحيان قد تكون هناك جداول بيانات موجودة بالفعل في المصنف الخاص بك والتي لن تجدها في العرض العادي . بعبارات أخرى،"أوراق العمل المخفية". على سبيل المثال ، دعنا نلقي نظرة على مصنف يحتوي على ورقة مخفية. بالنظر إلى علامات تبويب الأوراق في الجزء السفلي الأيسر من جدول البيانات ، سيبدو مثل هذا.

كما نرى من الشكل ، هناك ثلاثة جداول بيانات في المصنف. ولكن انتقل إلى علامة التبويب مراجعة وحدد إحصائيات المصنف من مجموعة التدقيق أولاً.

أنت سيجد العدد الحقيقي لمعلومات ورقة العمل هنا.

لإظهار أوراق العمل ، اتبع هذه الخطوات.

الخطوات:

• أولاً ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق أي من الأسماء الموجودة في علامة تبويب الورقة في الجزء السفلي الأيسر من جدول البيانات.
• ثم حدد إظهار من قائمة السياق.

• بعد ذلك ، حدد الورقة التي تريد إظهارها من مربع الحوار إظهار .

• ثم انقر فوق موافق .

بعد ذلك ، سترى الأوراق المخفية على علامة تبويب الورقة مرة أخرى.

الآن استكشف جداول البيانات التي كانت مخفية وإذا لم تكن ذات فائدة ، فقم بإزالتها.

قراءة المزيد: كيفية تحديد ما الذي يسبب حجم ملف Excel كبير

2. قم بإزالة أوراق العمل غير المستخدمة

يجب عليك إزالة جداول البيانات التي لم تعد يستخدم ليس فقط للمخفيين ولكن أيضًا للغير مخفي ق أيضا. يؤدي وجود عدد كبير جدًا من جداول البيانات إلى شغل مساحة كبيرة جدًا لاحتواء كلاهما على أجزاء غير ذات صلة من المعلوماتوتحتوي على نطاق خلايا مستخدم فارغ (التفاصيل في القسم التالي).

لذا ، فإن إزالتها هي الخطوة الأكثر منطقية إذا كان ملف Excel الخاص بك كبيرًا جدًا دون سبب وجيه.

قراءة المزيد: كيفية ضغط ملف Excel للبريد الإلكتروني (13 طريقة سريعة)

3. تحقق من النطاق المستخدم

سبب رئيسي آخر قد لا تجد أي سبب لأن حجم ملف Excel الخاص بك كبير جدًا بسبب وجود عدد أكبر من الخلايا قيد الاستخدام في المصنف الخاص بك مما يبدو. بعض الخلايا المستخدمة تشغل مسافات بسبب أجزاء المعلومات الموجودة فيها وتجعل ملفات Excel كبيرة.

لمعرفة أين انتهى نطاق الخلايا المستخدم ، حدد أيًا من الخلايا في جدول البيانات واضغط على Ctrl + End على لوحة المفاتيح. من الناحية المثالية ، يجب أن يكون الموضع هو المكان الذي تنتهي فيه مجموعة البيانات.

إذا أدخلنا قيمة في خلية خارج مجموعة البيانات ثم حذفها ، فستظل الخلية قيد الاستخدام على الرغم من عدم وجود محتوى فيها. هذا يجعل الملف أكبر مما يفترض أن يكون.

يمكنك اتباع هذه الخطوات السريعة والسهلة لإزالة الخلايا غير المستخدمة من جدول البيانات.

الخطوات:

• أولاً ، حدد الأعمدة التي تبدأ بعد حيث تنتهي مجموعة البيانات بالنقر فوق رأس العمود.
• ثم اضغط على Ctrl + Shift + السهم الأيمن على لوحة المفاتيح. سيؤدي هذا إلى تحديد جميع الأعمدة حتى نهاية جدول البيانات.
• الآن ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق التحديد.
• بعد ذلك ، حدد حذف من السياقالقائمة.
• بعد ذلك ، حدد الصف بعد انتهاء مجموعة البيانات.
• ثم اضغط على Ctrl + Shift + سهم لأسفل على لوحة المفاتيح. سيؤدي هذا إلى تحديد جميع الصفوف حتى نهاية جدول البيانات.
• الآن ، انقر بزر الماوس الأيمن وحدد حذف من قائمة السياق.

ستعمل الخلايا لم يعد قيد الاستخدام بعد ذلك. يجب أن يتقلص حجم الملف في هذه المرحلة.

ضع في اعتبارك أنه لا تضغط فقط على زر الحذف في لوحة المفاتيح. بدلاً من ذلك ، حدده من قائمة السياق.

4. إزالة التنسيقات غير الضرورية

تساعدنا التنسيقات على تخصيص مجموعات البيانات لجعلها أكثر قابلية للتقديم. ولكن أيضًا اجعل ملفاتنا كبيرة. حتى بالنسبة لمجموعات البيانات الصغيرة ، يتسبب التنسيق في حصول الملف على مزيد من المعلومات. وبالتالي يزيد حجم الملف. يمكن أن يكون ملف Excel الخاص بك كبيرًا جدًا بسبب وجود تنسيقات كثيرة جدًا. لذا ، قم بإزالة التنسيق غير الضروري أو حاول ألا يكون لديك الكثير في البداية. أو ببساطة قم بإزالة الكل بناءً على حجم الملف الذي تستخدمه.

لإزالة التنسيقات ، اتبع هذه الخطوات.

الخطوات:

• أولاً ، حدد الخلية أو نطاق الخلايا الذي تريد إزالة التنسيقات منه.
• ثم انتقل إلى علامة التبويب الصفحة الرئيسية على الشريط.
• بعد ذلك حدد امسح من مجموعة التحرير .
• حدد الآن مسح التنسيق من القائمة المنسدلة.

اقرأ المزيد: كيفية تقليل حجم ملف Excel باستخدام الماكرو (11طرق سهلة)

5. ضغط الصور في جداول البيانات

في بعض الأحيان نحتاج إلى إضافة الصور إلى جداول البيانات الخاصة بنا لأغراض مختلفة. لكن إضافة الصور تضيف أيضًا بيانات الصورة إلى ملف Excel. مما يجعل حجم الملف أكبر. إذا كانت إضافة الصور أمرًا لا مفر منه ، فإن إحدى طرق التغلب على ذلك هي ضغط الصورة لجعلها أصغر حجمًا. بهذه الطريقة ، سيأخذ الملف مساحة أقل بعد الحفظ.

لضغط صورة في Excel ، اتبع هذه الخطوات.

الخطوات:

• أولاً ، حدد الصورة من خلال النقر عليها.
• ثم ستظهر علامة تبويب جديدة على الشريط المسمى تنسيق الصورة . حدده.
• بعد ذلك ، انقر فوق ضغط الصور . ستجده في مجموعة ضبط من علامة التبويب.

• بعد ذلك ، حدد خيارات الضغط المفضلة لديك خيارات الضغط و الدقة .

• بعد ذلك ، انقر فوق موافق وستحصل على صورتك مضغوط.

اقرأ المزيد: كيفية تقليل حجم ملف Excel بالصور (طريقتان سهلتان)

6. تحسين استخدام الصيغة

مثل أي تعديلات أخرى ، تشغل الصيغ أيضًا مساحة أكبر من النص العادي أو الإدخالات الرقمية. لكن في بعض الحالات ، لا مفر من استخدامات الصيغة. على الرغم من أن هذا قد يكون صحيحًا ، إلا أنه يشغل مساحة أكبر أيضًا. لذا حاول تحسين استخدام الصيغة في أوراق العمل الخاصة بك.

أثناء استخدام الصيغ في ملف Excel كبير ، ابحث عما يليأشياء.

• حاول تجنب استخدام الصيغ المتغيرة مثل RAND ، NOW ، اليوم ، OFFSET ، CELL ، INDIRECT ، و INFO .
• استخدم الجداول المحورية أو جداول Excel إذا كان من الممكن تجنب الصيغ.
• حاول عدم استخدام صفوف أو أعمدة كاملة كمراجع.
• تأكد من تجنب الصيغ التي تتضمن حسابات متكررة.

7. إزالة البيانات غير المستخدمة

كل خلية تحتوي على بيانات أو قيد الاستخدام يشغل مساحة على محرك الأقراص الثابتة. هذا يجعل الملف كبيرًا. إذا كانت لديك مجموعات بيانات غير مستخدمة في جداول البيانات ولم تعد بحاجة إليها ، فقم بإزالتها.

بدلاً من إزالتها نهائيًا ، حاول تخزينها في ملف آخر لأنك لم تعد بحاجة إليها في ملف معين. بهذه الطريقة ، إذا احتجت إليها لأغراض لاحقة ، يمكنك استعادتها.

8. حذف الجداول المحورية غير المستخدمة والمخططات

تشغل الجداول المحورية ومخططات Excel مساحة أيضًا. وفي معظم الحالات ، أكثر من الخلايا العادية أو مجموعات البيانات المنسقة. هذه أدوات ممتازة تساعد في تسهيل عمليات Excel الخاصة بنا. ولكن إذا لم تكن بحاجة إليها ، فحاول تجنب استخدامها على الإطلاق لتصغير حجم الملف. سيؤدي هذا أيضًا إلى جعل عمليات Excel المعتادة مثل الفتح والحفظ أكثر سلاسة.

اقرأ المزيد: كيفية تقليل حجم ملف Excel باستخدام Pivot Table

9 • حفظ الملف باسم ثنائي

حتى أحدث إصدار من Excel ، يحفظ Microsoft Excel عادةً الملفات بامتداد xlsx. للمصنفات التي تحتوي على ملفاتوحدات الماكرو ، الامتداد هو xlsm. يحتوي Excel على تنسيق آخر لحفظ الملف بتنسيق ثنائي بامتداد xlsb. تشغل هذه الأنواع من الملفات مساحة أقل من ملف xlsx أو xlsm. جرب هذا إذا لم تكن لديك خيارات أخرى متاحة.

لحفظ الملف كملف ثنائي ، اتبع هذه الخطوات.

الخطوات:

• أولاً ، انقر فوق علامة التبويب ملف على الشريط.
• ثم حدد حفظ باسم من عرض الكواليس.
• بعد ذلك ، انتقل إلى المجلد الذي تريد حفظ الملف فيه وحدد Excel Binary Workbook في القائمة المنسدلة حفظ كنوع .

• ثم انقر فوق حفظ .

سيؤدي هذا إلى حفظ الملف بتنسيق xlsb والذي يجب أن يكون أقل من xlsx تنسيق.

10. تحقق من مصدر البيانات الخارجية

إذا لم تكن أي من الطرق المذكورة أعلاه تؤدي إلى تقليص حجم ملف Excel ، فقد يحتوي المصنف الخاص بك على بيانات أكثر مما ينبغي. في هذه الحالة ، يجب أن تفكر مرة أخرى قبل استخدام Excel لحفظ مجموعات البيانات هذه. Excel ليس أداة قاعدة بيانات. بدلاً من ذلك ، يتم استخدامه كتحليلي. بالنسبة لقواعد البيانات الكبيرة ، يجب أن تفكر في استخدام أدوات قاعدة البيانات مثل Microsoft Access و Microsoft SQL Server و CSV وما إلى ذلك.

الخاتمة

كانت هذه جميع الإصلاحات التي يمكنك استخدامها إذا وجدت نفسك في موقف حيث يكون ملف Excel كبيرًا جدًا بدون سبب. نأمل أن يساعدك واحد أو مجموعة من هذه الإصلاحات. آمللقد وجدت هذا الدليل مفيدًا وغنيًا بالمعلومات. إذا كان لديك أي أسئلة أو اقتراحات ، فأخبرنا بها أدناه.

لمزيد من الإصلاحات والأدلة مثل هذا ، قم بزيارة Exceldemy.com .