Microsoft Excel este un instrument excelent care dispune de capacități de calcul sau de calcul, instrumente grafice, tabele pivot și VBA. Software-ul este conceput în principal pentru a gestiona și a lucra cu seturi de date relativ mici. Dar dimensiunea fișierului devine mult mai mare cu un set de date uriaș și din multe alte motive. Și nimic despre fișierele Excel mari nu este util, cu excepția faptului că conțin o cantitate mare de date. Acestea suntmai greu de partajat și fiecare proces al acestora durează mai mult decât este necesar. Dacă vi se pare că fișierul dvs. Excel este prea mare fără motiv, una dintre aceste posibile soluții ar putea rezolva problema.

10 Soluții posibile dacă fișierul dvs. Excel este prea mare fără niciun motiv

Un fișier Excel poate fi mare din mai multe motive. Poate fi la fel de simplu ca și cum ar conține prea multe informații în foile de calcul până la celule goale încă în uz. Deoarece fișierele Excel mai mari nu sunt tocmai amuzante pentru a lucra cu ele, este adesea fezabil să le transformi în unele mai mici. Dacă vă dați seama că, fișierul Excel este prea mare fără niciun motiv pe care se pare că îl puteți găsi, încercați aceste sfaturi și trucuri care vă vor ajuta reduceți dimensiunea fișierului dvs. Reducerea dimensiunii depinde de cauza care a făcut ca fișierul să fie mare în primul rând. Cu toate acestea, încercați-le pe fiecare dintre ele pentru a găsi ceea ce funcționează pentru dumneavoastră.

1. Verificați dacă există fișe de lucru ascunse

Uneori, în registrul de lucru pot exista foi de calcul deja existente, pe care nu le veți găsi la vedere. Cu alte cuvinte, "foi de calcul ascunse". De exemplu, să analizăm un registru de lucru cu o foaie de calcul ascunsă. Dacă ne uităm la filele foilor de calcul din stânga jos a foii de calcul, acestea vor arăta cam așa.

După cum se poate observa din figură, există trei foi de calcul în registrul de lucru. Dar mergeți la fereastra Revizuire și selectați Statisticile din caietul de lucru de la Proofing grup mai întâi.

Veți găsi aici numărul real de informații despre fișa de lucru.

Pentru a dezascunde foile de lucru, urmați acești pași.

Pași:

• În primul rând, faceți clic dreapta pe oricare dintre numele de pe lista Fișa foii în partea din stânga jos a foii de calcul.
• Apoi selectați Dezvăluiți din meniul contextual.

• În continuare, selectați foaia pe care doriți să o dezvăluiți din lista Dezvăluiți caseta de dialog.

• Apoi faceți clic pe OK .

După aceea, veți vedea foile ascunse pe pagina Fișa foii din nou.

Explorați acum foile de calcul care au fost ascunse și, dacă nu vă sunt de folos, eliminați-le.

Citește mai mult: Cum să determinați ce cauzează dimensiunea mare a fișierului Excel

2. Îndepărtați foile de lucru nefolosite

Ar trebui să eliminați foile de calcul care nu mai sunt utilizate nu numai pentru cele ascunse, ci și pentru cele neascunse. Existența unui număr prea mare de foi de calcul are ca rezultat ocuparea unui spațiu prea mare atât pentru că conțin informații irelevante, cât și pentru că conțin intervale de celule utilizate goale (detalii în secțiunea următoare).

Așadar, eliminarea lor este cel mai logic pas dacă fișierul Excel este prea mare fără niciun motiv valabil.

Citește mai mult: Cum să comprimați fișierul Excel pentru e-mail (13 metode rapide)

3. Verificați dacă există o gamă utilizată

Un alt motiv important pentru care este posibil să nu găsiți niciun motiv pentru care fișierul Excel este prea mare este acela că în registrul de lucru este utilizat un număr mai mare de celule decât pare. Unele celule utilizate care ocupă spații din cauza bucăților de informații din ele și fac ca fișierele Excel să fie mari.

Pentru a vedea unde se termină intervalul de celule utilizat, selectați oricare dintre celulele din foaia de calcul și apăsați Ctrl+Fin În mod ideal, poziția ar trebui să fie cea în care se termină setul de date.

Dacă introducem o valoare într-o celulă din afara setului de date și apoi o ștergem, celula va fi încă utilizată, chiar dacă nu mai are conținut. Acest lucru face ca fișierul să fie mai mare decât ar trebui să fie.

Puteți urma acești pași simpli și rapizi pentru a elimina celulele nefolosite din foaia de calcul.

Pași:

• În primul rând, selectați coloanele care încep după ce se termină setul de date, făcând clic pe antetul coloanei.
• Apoi apăsați Ctrl+Shift+Frecare dreapta Acest lucru va selecta toate coloanele până la sfârșitul foii de calcul.
• Acum, faceți clic dreapta pe selecție.
• După aceea, selectați Ștergeți din meniul contextual.
• Apoi, selectați rândul după care se termină setul de date.
• Apoi apăsați Ctrl+Shift+Frecare jos Acest lucru va selecta toate rândurile până la sfârșitul foii de calcul.
• Acum, faceți clic dreapta și selectați Ștergeți din meniul contextual.

După aceea, celulele nu vor mai fi utilizate. Dimensiunea fișierului ar trebui să scadă în acest moment.

Rețineți că nu trebuie să apăsați pur și simplu butonul Delete (Șterge) de pe tastatură, ci să îl selectați din meniul contextual.

4. Îndepărtați formatele inutile

Formatele ne ajută să personalizăm seturile de date pentru a le face mai prezentabile. Dar, de asemenea, ne fac fișierele mai mari. Chiar și pentru seturi de date mici, formatarea face ca un fișier să aibă mai multe informații. Și, astfel, crește dimensiunea fișierului. Fișierul Excel poate fi prea mare din cauza prea multor formate. Deci, eliminați formatele inutile sau încercați să nu aveți prea multe la început. Sau, pur și simplu, eliminați-le pe toate în funcție decu privire la dimensiunea fișierului pe care îl aveți.

Pentru a elimina formatele, urmați acești pași.

Pași:

• Mai întâi, selectați celula sau intervalul de celule din care doriți să eliminați formatele.
• Apoi mergeți la Acasă de pe panglică.
• După aceea, selectați Clar de la Editare grup.
• Acum selectați Formatare clară din meniul derulant.

Citește mai mult: Cum să reduceți dimensiunea fișierului Excel cu Macro (11 moduri simple)

5. Comprimarea imaginilor în foile de calcul

Uneori trebuie să adăugăm imagini în foile noastre de calcul în diverse scopuri. Dar adăugarea de imagini adaugă, de asemenea, datele imaginii în fișierul Excel, ceea ce face ca dimensiunea fișierului să crească. Dacă adăugarea de imagini este inevitabilă, o modalitate de a rezolva acest lucru este comprimarea imaginii pentru a o face mai mică. În acest fel, fișierul va ocupa mai puțin spațiu după salvare.

Pentru a comprima o imagine în Excel, urmați acești pași.

Pași:

• Mai întâi, selectați imaginea făcând clic pe ea.
• Apoi, pe panglică va apărea o nouă filă numită Format imagine . Selectați-l.
• După aceea, faceți clic pe Comprimarea imaginilor . îl veți găsi în Reglați din grupul de file.

• În continuare, selectați opțiunea preferată Opțiuni de compresie și Rezoluția .

• După aceea, faceți clic pe OK și veți avea imaginea comprimată.

Citește mai mult: Cum să reduceți dimensiunea fișierului Excel cu imagini (2 moduri simple)

6. Optimizați utilizarea formulei

Ca orice alte modificări, formulele ocupă și ele mai mult spațiu decât intrările normale de text sau numerice. Dar, în unele cazuri, utilizarea formulelor este inevitabilă. Deși acest lucru poate fi adevărat, ocupă și mai mult spațiu. Încercați deci să optimizați utilizarea formulelor în foile de calcul.

În timp ce utilizați formule într-un fișier Excel mare, aveți grijă la următoarele lucruri.

• Încercați să evitați să implicați formule volatile precum RAND , ACUM , AZI , OFFSET , CELULĂ , INDIRECT , și INFO .
• Folosiți tabele pivot sau tabele Excel dacă se pot evita formulele.
• Încercați să nu folosiți rânduri sau coloane întregi ca referințe.
• Asigurați-vă că evitați formulele care implică calcule repetate.

7. Îndepărtați datele nefolosite

Fiecare celulă care conține date sau care este în uz ocupă spațiu pe hard disk. Acest lucru face ca fișierul să fie mare. Dacă aveți seturi de date nefolosite în foi de calcul de care nu mai aveți nevoie, eliminați-le.

În loc să le eliminați definitiv, încercați să le stocați într-un alt fișier, deoarece nu mai aveți nevoie de ele în fișierul respectiv. În acest fel, dacă aveți nevoie de ele mai târziu, le puteți avea înapoi.

8. Ștergeți tabelele și diagramele pivotante nefolosite

Tabelele pivotante și diagramele Excel ocupă, de asemenea, spațiu. Și, în cele mai multe cazuri, mai mult decât celulele normale sau seturile de date formatate. Acestea sunt instrumente excelente care ne ajută să ne ușurăm operațiunile Excel. Dar dacă nu aveți nevoie de ele, încercați să evitați să le folosiți deloc pentru a face fișierul mai mic. Acest lucru va face, de asemenea, ca operațiunile obișnuite Excel, cum ar fi deschiderea și salvarea, să fie mai fluide.

Citește mai mult: Cum să reduceți dimensiunea fișierului Excel cu tabelul pivotant

9. Salvați fișierul ca fișier binar

Până la ultima versiune a Excel, Microsoft Excel salvează de obicei fișierele cu extensia xlsx. Pentru registrele de lucru care conțin macro-uri, extensia este xlsm. Excel are un alt format pentru salvarea fișierului în format binar cu extensia xlsb. Aceste tipuri de fișiere ocupă mai puțin spațiu decât un fișier xlsx sau xlsm. Încercați acest lucru dacă nu aveți alte opțiuni disponibile.

Pentru a salva fișierul ca fișier binar, urmați pașii de mai jos.

Pași:

• Mai întâi, faceți clic pe butonul Fișier de pe panglică.
• Apoi selectați Salvați ca din culise.
• După aceea, navigați la folderul în care doriți să salvați fișierul și selectați Excel Binary Workbook în Salvați ca tip picătură în jos.

• Apoi faceți clic pe Salvați .

Acest lucru va salva fișierul în xlsb care ar trebui să fie mai mică decât xlsx format.

10. Verificați dacă există o sursă externă de date

Dacă niciuna dintre metodele de mai sus nu reduce dimensiunea fișierului Excel, este posibil ca registrul de lucru să conțină mai multe date decât ar trebui. În acest caz, ar trebui să vă gândiți din nou înainte de a utiliza Excel pentru a salva astfel de seturi de date. Excel nu este un instrument de baze de date. În schimb, este utilizat ca instrument analitic. Pentru baze de date mari, ar trebui să luați în considerare utilizarea instrumentelor de baze de date precum Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV etc.

Concluzie

Acestea au fost toate remedierile pe care le puteți utiliza dacă vă aflați într-o situație în care fișierul Excel este prea mare fără motiv. Sperăm că una sau o combinație a acestor remedieri v-a ajutat. Sper că ați găsit acest ghid util și informativ. Dacă aveți întrebări sau sugestii, anunțați-ne mai jos.

Pentru mai multe remedieri și ghiduri ca acesta, vizitați Exceldemy.com .