Microsoft Excel ir lielisks rīks, kas piedāvā aprēķinu vai aprēķinu iespējas, grafiskos rīkus, šarnīra tabulas un VBA. Programmatūra galvenokārt ir paredzēta salīdzinoši nelielu datu kopu pārvaldībai un darbam ar tām. Taču faila izmērs kļūst daudz lielāks, ja datu kopa ir milzīga, kā arī daudzu citu iemeslu dēļ. Un nekas par lieliem Excel failiem nav noderīgs, izņemot to, ka tie satur lielu datu daudzumu. Tie irir grūtāk kopīgot, un katrs to process aizņem vairāk laika, nekā nepieciešams. Ja konstatējat, ka jūsu Excel fails bez iemesla ir pārāk liels, viens no šiem iespējamajiem risinājumiem varētu atrisināt jūsu problēmu.

10 iespējamie risinājumi, ja jūsu Excel fails bez iemesla ir pārāk liels

Excel fails var būt liels daudzu iemeslu dēļ. Tas var būt tik vienkārši, kā tas, ka tabulās ir pārāk daudz informācijas, līdz pat tukšām šūnām, kas joprojām tiek izmantotas. Tā kā ar lielākiem Excel failiem nav īsti jautri strādāt, bieži vien ir iespējams tos pārveidot mazākos. Ja konstatējat, ka jūsu Excel fails ir pārāk liels, jo nav iemesla, ko jūs, šķiet, varat atrast, izmēģiniet šos padomus un trikus, kas palīdzēs. samazināt faila lielumu . Izmēra samazināšana ir atkarīga no tā, kāpēc fails vispār ir liels. Tomēr izmēģiniet katru no tiem, lai atrastu to, kas jums der.

1. Pārbaudiet, vai nav paslēptas darblapas

Dažreiz darbgrāmatā var būt jau esošas darblapas, kuras jūs neatradīsiet parastajā skatā. Citiem vārdiem sakot, "slēptās darblapas". Piemēram, aplūkosim darbgrāmatu ar slēptu lapu. Aplūkojot lapu cilnes darblapas apakšējā kreisajā pusē, tās izskatās šādi.

Kā redzams attēlā, darbgrāmatā ir trīs izklājlapas. Bet dodieties uz Pārskats cilni un izvēlieties Darba burtnīcas statistika no Pārbaude vispirms grupa.

Šeit atradīsiet informāciju par darba lapu reālo skaitu.

Lai atsegtu darblapas, izpildiet šādas darbības.

Soļi:

• Vispirms ar peles labo pogu noklikšķiniet uz jebkura nosaukuma, kas atrodas uz Loksnes cilne izklājlapas apakšējā kreisajā pusē.
• Pēc tam atlasiet Atslēpt no konteksta izvēlnes.

• Pēc tam atlasiet lapu, kuru vēlaties paslēpt no Atslēpt dialoglodziņš.

• Pēc tam noklikšķiniet uz LABI .

Pēc tam jūs redzēsiet slēptās loksnes Loksnes cilne atkal.

Tagad izpētiet slēptās izklājlapas un, ja tās nav noderīgas, noņemiet tās.

Lasīt vairāk: Kā noteikt, kas izraisa lielu Excel faila izmēru

2. Noņemiet neizmantotās darblapas

Jums ir jāizņem izklājlapas, kas vairs netiek izmantotas ne tikai slēptās, bet arī neslēptās izklājlapas. Ja ir pārāk daudz izklājlapu, tās aizņem pārāk daudz vietas, jo tajās ir gan neatbilstoša informācija, gan tukšs izmantoto šūnu diapazons (sīkāka informācija nākamajā sadaļā).

Tātad, ja Excel fails ir pārāk liels bez pamatota iemesla, loģiskākais solis ir to noņemšana.

Lasīt vairāk: Kā saspiest Excel failu e-pastam (13 ātras metodes)

3. Pārbaudiet izmantoto diapazonu

Vēl viens būtisks iemesls, kāpēc Excel fails nav pārāk liels, ir tas, ka darbgrāmatā tiek izmantots lielāks šūnu skaits, nekā šķiet. Dažas izmantotās šūnas, kas aizņem vietas, jo tajās ir informācijas elementi, padara Excel failus lielus.

Lai redzētu, kur beidzas jūsu izmantotais šūnu diapazons, atlasiet jebkuru no izklājlapas šūnām un nospiediet Ctrl+End Ideālā gadījumā šai pozīcijai jābūt tur, kur datu kopa beidzas.

Ja ievadām vērtību šūnā ārpus datu kopas un pēc tam to dzēšam, šūna joprojām tiks izmantota, lai gan tajā nebūs satura. Tādējādi fails kļūst lielāks, nekā tam vajadzētu būt.

Lai no izklājlapas noņemtu neizmantotās šūnas, varat izpildīt šos ātrus un vienkāršus soļus.

Soļi:

• Vispirms atlasiet kolonnas, kas sākas pēc datu kopas beigām, noklikšķinot uz kolonnas nosaukuma.
• Pēc tam nospiediet Ctrl+Shift+labās bultas taustiņš Tas atlasīs visas kolonnas līdz izklājlapas beigām.
• Tagad ar peles labo pogu noklikšķiniet uz atlases.
• Pēc tam atlasiet Dzēst no konteksta izvēlnes.
• Pēc tam atlasiet rindu, aiz kuras datu kopa beidzas.
• Pēc tam nospiediet Ctrl+Shift+Down Arrow Tas atlasīs visas rindas līdz izklājlapas beigām.
• Tagad noklikšķiniet ar peles labo pogu un atlasiet Dzēst no konteksta izvēlnes.

Pēc tam šūnas vairs netiks izmantotas. Šajā brīdī faila lielumam vajadzētu samazināties.

Paturiet prātā, ka nedrīkst vienkārši nospiest Delete pogu tastatūrā. Tā vietā izvēlieties to no konteksta izvēlnes.

4. Noņemiet nevajadzīgos formatējumus

Formatējumi palīdz mums pielāgot datu kopas, lai tās padarītu reprezentatīvākas. Bet arī padara mūsu failus lielus. Pat mazām datu kopām formatēšana liek failā iekļaut vairāk informācijas. Tādējādi palielinās faila lielums. Tādējādi palielinās faila lielums. Jūsu Excel fails var būt pārāk liels, jo ir pārāk daudz formatējumu. Tāpēc noņemiet nevajadzīgo formatējumu vai mēģiniet, lai sākumā nebūtu pārāk daudz. Vai vienkārši noņemiet visu atkarībā no tā.faila lielumu.

Lai noņemtu veidlapas, izpildiet šādas darbības.

Soļi:

• Vispirms atlasiet šūnas vai šūnu diapazonu, no kura vēlaties noņemt formatējumus.
• Pēc tam dodieties uz Sākums lentes cilni.
• Pēc tam izvēlieties Skaidrs no Rediģēšana grupa.
• Tagad izvēlieties Skaidra formatēšana no nolaižamajā izvēlnē.

Lasīt vairāk: Kā samazināt Excel faila lielumu ar makroskopu (11 vienkārši veidi)

5. Attēlu saspiešana izklājlapās

Dažreiz mums ir nepieciešams pievienot attēlus savām izklājlapām dažādiem mērķiem. Taču, pievienojot attēlus, Excel datnei tiek pievienoti arī attēla dati, kas palielina faila izmēru. Ja attēlu pievienošana ir neizbēgama, viens no veidiem, kā to novērst, ir saspiest attēlu, lai tas būtu mazāks. Tādējādi pēc saglabāšanas fails aizņems mazāk vietas.

Lai saspiestu attēlu programmā Excel, izpildiet šādas darbības.

Soļi:

• Vispirms atlasiet attēlu, noklikšķinot uz tā.
• Pēc tam lentē parādīsies jauna cilne ar nosaukumu Attēlu formāts . Izvēlieties to.
• Pēc tam noklikšķiniet uz Saspiest attēlus . Jūs to atradīsiet Pielāgojiet cilnes grupa.

• Pēc tam atlasiet vēlamo Kompresijas opcijas un Rezolūcija .

• Pēc tam noklikšķiniet uz LABI un attēls tiks saspiests.

Lasīt vairāk: Kā samazināt Excel faila lielumu, izmantojot attēlus (2 vienkārši veidi)

6. Optimizēt formulas lietošanu

Tāpat kā jebkuras citas modifikācijas, arī formulas aizņem vairāk vietas nekā parastie teksta vai ciparu ieraksti. Taču dažos gadījumos formulu lietošana ir neizbēgama. Lai gan tas var būt taisnība, tās arī aizņem vairāk vietas. Tāpēc mēģiniet optimizēt formulu lietošanu darblapās.

Liela izmēra Excel failā lietojot formulas, pievērsiet uzmanību šādām lietām.

• Centieties izvairīties no tādu gaistošu formulu kā RAND , TAGAD , ŠODIEN , OFFSET , CELL , INDIRECT , un INFO .
• Ja ir iespējams izvairīties no formulām, izmantojiet šarnīra tabulas vai Excel tabulas.
• Centieties kā atsauces neizmantot veselas rindas vai kolonnas.
• Izvairieties no formulām, kas ietver atkārtotus aprēķinus.

7. Neizmantoto datu noņemšana

Katra šūna, kurā ir dati vai kura tiek izmantota, aizņem vietu cietajā diskā. Tādējādi fails kļūst liels. Ja izklājlapās ir neizmantotas datu kopas, kas jums vairs nav vajadzīgas, izņemiet tās.

Tā vietā, lai tos noņemtu neatgriezeniski, mēģiniet tos saglabāt citā failā, jo konkrētajā failā tie jums vairs nav vajadzīgi. Šādā veidā, ja tie būs nepieciešami vēlāk, tos varēsiet atgūt.

8. Dzēst neizmantotās šarnīrgriežu tabulas un diagrammas

Arī izvelkamās tabulas un Excel diagrammas aizņem daudz vietas. Un vairumā gadījumu vairāk nekā parastās šūnas vai formatētas datu kopas. Tie ir lieliski rīki, kas atvieglo mūsu Excel darbības. Taču, ja tie nav nepieciešami, mēģiniet tos vispār neizmantot, lai padarītu failu mazāku. Tas arī padarīs parastās Excel darbības, piemēram, atvēršanu un saglabāšanu, raitāku.

Lasīt vairāk: Kā samazināt Excel faila lielumu, izmantojot šarnīra tabulu

9. Saglabāt failu kā bināro

Līdz pat jaunākajai Excel versijai Microsoft Excel parasti saglabā failus ar paplašinājumu xlsx. Darba burtnīcām, kas satur makrodatorus, paplašinājums ir xlsm. Excel ir vēl viens formāts faila saglabāšanai binārajā formātā ar paplašinājumu xlsb. Šāda veida faili aizņem mazāk vietas nekā xlsx vai xlsm fails. Izmēģiniet to, ja jums nav citu iespēju.

Lai saglabātu failu binārajā formātā, izpildiet šādas darbības.

Soļi:

• Vispirms noklikšķiniet uz Faili lentes cilni.
• Pēc tam atlasiet Saglabāt kā no skatu no aizkulisēm.
• Pēc tam dodieties uz mapi, kurā vēlaties saglabāt savu failu, un atlasiet Excel binārā darbgrāmata in the Saglabāt kā veidu nolaižamajā sarakstā.

• Pēc tam noklikšķiniet uz Saglabāt .

Tas saglabās failu xlsb formāts, kam jābūt zemākam par xlsx formāts.

10. Pārbaudiet ārējo datu avotu

Ja neviena no iepriekš minētajām metodēm nesamazina Excel faila lielumu, iespējams, jūsu darbgrāmatā ir vairāk datu, nekā vajadzētu. Tādā gadījumā jums vēlreiz jāpadomā, pirms izmantot Excel šādu datu kopu saglabāšanai. Excel nav datubāzes rīks. Tā vietā to izmanto kā analītisku rīku. Lielu datubāzu veidošanai jums vajadzētu apsvērt iespēju izmantot datubāzu rīkus, piemēram, Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV u. c.

Secinājums

Šie bija visi labojumi, kurus varat izmantot, ja nonākat situācijā, kad jūsu Excel fails bez iemesla ir pārāk liels. Cerams, ka viens no šiem labojumiem vai to kombinācija jums palīdzēja. Ceru, ka šī rokasgrāmata jums bija noderīga un informatīva. Ja jums ir kādi jautājumi vai ieteikumi, dariet mums zināmu tālāk.

Lai uzzinātu vairāk šādu labojumu un ceļvežu, apmeklējiet vietni Exceldemy.com .