Microsoft Excel është një mjet i shkëlqyer që përmban aftësi llogaritëse ose llogaritëse, mjete grafike, tabela kryesore dhe VBA. Softueri është krijuar kryesisht për menaxhimin dhe punën me grupe të dhënash relativisht të vogla. Por madhësia e skedarit bëhet shumë më e madhe me një grup të madh të dhënash dhe shumë arsye të tjera. Dhe asgjë në lidhje me skedarët e mëdhenj Excel nuk është e dobishme, përveçse përmban një sasi të madhe të dhënash. Ato janë më të vështira për t'u ndarë dhe çdo proces i tyre zgjat më shumë sesa kërkohet. Nëse zbuloni se skedari juaj Excel është shumë i madh pa arsye, një nga këto zgjidhje të mundshme mund të rregullojë problemin tuaj.

10 zgjidhje të mundshme nëse skedari juaj Excel është shumë i madh pa arsye

Një Skedari Excel mund të jetë i madh për shumë arsye. Mund të jetë aq e thjeshtë sa të përmbajë shumë informacion në fletëllogaritëse deri te qelizat boshe që janë ende në përdorim. Meqenëse skedarët më të mëdhenj Excel nuk janë tamam zbavitës për të punuar, shpesh është e mundur t'i shndërroni ato në më të vegjël. Nëse e shihni këtë, skedari juaj Excel është shumë i madh pa asnjë arsye që mund ta gjeni në dukje, provoni këto këshilla dhe truket që do t'ju ndihmojnë zvogëloni madhësinë e skedarit . Zvogëlimi i madhësisë varet nga ajo që shkakton që skedari të jetë i madh në radhë të parë. Megjithatë, provoni secilën për të gjetur atë që funksionon për ju.

1. Kontrolloni për fletët e punës të fshehura

Ndonjëherë mund të ketë fletëllogaritëse ekzistuese në librin tuaj të punës të cilat nuk do t'i gjeni në pamje të thjeshtë . Me fjale te tjera,"Fletët e fshehura të punës". Për shembull, le të hedhim një vështrim në një libër pune me një fletë të fshehur. Duke parë skedat e fletës në pjesën e poshtme majtas të tabelës, do të duket diçka e tillë.

Siç mund të shohim nga figura, ka tre fletëllogaritëse në librin e punës. Por shkoni te skeda Rishikoni dhe zgjidhni Statistikat e Librit të Punës nga grupi Kontrollimi së pari.

Ju. do të gjejë numrin real të informacionit të fletës së punës këtu.

Për të zbuluar fletët e punës, ndiqni këto hapa.

Hapat:

• Së pari, kliko me të djathtën mbi cilindo nga emrat në skedën Fleta në pjesën e poshtme të majtë të fletëllogaritjes.
• Më pas zgjidh Zbulo nga menyja e kontekstit.

• Më pas, zgjidhni fletën që dëshironi të fshihni nga kutia e dialogut Zbulo .

• Më pas klikoni në OK .

Pas kësaj, do të shihni fletët e fshehura në Skeda e fletës përsëri.

Tani eksploroni fletëllogaritësit që ishin fshehur dhe nëse nuk janë të dobishme, hiqni ato.

Lexo më shumë: Si të përcaktoni se çfarë po shkakton madhësinë e madhe të skedarit në Excel

2. Hiqni fletët e punës të papërdorura

Duhet të hiqni fletëllogaritësit që nuk janë më përdoret jo vetëm për të fshehurat por edhe për të pafshehurat s gjithashtu. Të kesh shumë fletëllogaritëse rezulton në marrjen e shumë hapësirës për të dyja që përmbajnë pjesë të parëndësishme të informacionitdhe që përmban diapazonin e qelizave të përdorura bosh (detajet në seksionin tjetër).

Pra, heqja e tyre është hapi më logjik nëse skedari juaj Excel është shumë i madh pa ndonjë arsye të vlefshme.

Lexo më shumë: Si të kompresoni skedarin Excel për email (13 metoda të shpejta)

3. Kontrolloni për diapazonin e përdorur

Një arsye tjetër kryesore për të cilën mund të mos gjeni asnjë arsye sepse skedari juaj Excel është shumë i madh është sepse një numër më i madh qelizash janë në përdorim në librin tuaj të punës sesa duket. Disa qeliza të përdorura që zënë hapësira për shkak të pjesëve të informacionit në to dhe i bëjnë skedarët e Excel-it të mëdhenj.

Për të parë se ku ka përfunduar diapazoni i qelizave të përdorura, zgjidhni ndonjë nga qelizat në fletëllogaritëse dhe shtypni Ctrl +Fund në tastierën tuaj. Në mënyrë ideale, pozicioni duhet të jetë aty ku përfundon grupi i të dhënave.

Nëse futim një vlerë në një qelizë jashtë grupit të të dhënave dhe më pas e fshijmë, qeliza do të vazhdojë të përdoret edhe pse nuk ka përmbajtje në të. Kjo e bën skedarin më të madh se sa supozohet të jetë.

Mund të ndiqni këto hapa të shpejtë dhe të thjeshtë për të hequr qelizat e papërdorura nga fletallogaritëse.

Hapat:

• Së pari, zgjidhni kolonat që fillojnë pas vendit ku përfundon grupi i të dhënave duke klikuar në kokën e kolonës.
• Më pas shtypni Ctrl+Shift+Shigjeta djathtas në tastierën tuaj. Kjo do të zgjedhë të gjitha kolonat deri në fund të tabelës.
• Tani, kliko me të djathtën mbi përzgjedhjen.
• Pas kësaj, zgjidhni Fshi nga kontekstimenu.
• Më pas, zgjidhni rreshtin pas vendit ku përfundon grupi i të dhënave.
• Më pas shtypni Ctrl+Shift+Shigjeta poshtë në tastierën tuaj. Kjo do të zgjedhë të gjitha rreshtat deri në fund të tabelës.
• Tani, kliko me të djathtën dhe zgjidh Fshi nga menyja e kontekstit.

Qelizat do të nuk do të jetë më në përdorim pas kësaj. Madhësia e skedarit duhet të zvogëlohet në këtë pikë.

Kini parasysh se mos shtypni thjesht butonin Fshi në tastierën tuaj. Në vend të kësaj, zgjidhni atë nga menyja e kontekstit.

4. Hiqni formatimet e panevojshme

Formatimet na ndihmojnë të personalizojmë grupet e të dhënave për t'i bërë ato më të paraqitshme. Por hej gjithashtu i bëjnë skedarët tanë të mëdhenj. Edhe për grupet e vogla të të dhënave, formatimi bën që skedari të ketë më shumë informacion. Dhe kështu, rrit madhësinë e skedarit. Skedari juaj Excel mund të jetë shumë i madh për shkak të shumë formatimeve. Pra, hiqni formatimin e panevojshëm ose përpiquni të mos keni shumë në fillim. Ose thjesht, hiqni të gjitha në varësi të madhësisë së skedarit që keni.

Për të hequr formatimet, ndiqni këto hapa.

Hapat:

• Së pari, zgjidhni qelizën ose gamën e qelizave nga të cilat dëshironi të hiqni formatimet.
• Më pas shkoni te skedari Home në shiritin tuaj.
• Pas kësaj zgjidhni Fshi nga grupi Editing .
• Tani zgjidhni Pastro formatimin nga menyja rënëse.

<. 18>

Lexo më shumë: Si të zvogëloni madhësinë e skedarit Excel me makro (11Mënyra të thjeshta)

5. Kompresoni imazhet në fletëllogaritëse

Ndonjëherë na duhet të shtojmë fotografi në tabelat tona për qëllime të ndryshme. Por shtimi i fotografive gjithashtu shton të dhënat e imazhit në skedarin Excel. Që e bën skedarin më të madh në madhësi. Nëse shtimi i fotografive është i pashmangshëm, një mënyrë për të zgjidhur këtë është të kompresoni imazhin për ta bërë atë më të vogël në madhësi. Në këtë mënyrë, skedari do të marrë më pak hapësirë ​​pas ruajtjes.

Për të kompresuar një imazh në Excel, ndiqni këto hapa.

Hapat:

• Së pari, zgjidhni foton duke klikuar mbi të.
• Më pas një skedë e re do të shfaqet në shirit të quajtur Formati i figurës . Zgjidhni atë.
• Pas kësaj, klikoni në Compress Pictures . Do ta gjeni në grupin Rregullo të skedës.

• Më pas, zgjidhni të preferuarën tuaj Opsionet e kompresimit dhe Rezolucioni .

• Pas kësaj, klikoni në OK dhe do të keni foton tuaj i ngjeshur.

Lexo më shumë: Si të zvogëloni madhësinë e skedarit Excel me fotografi (2 mënyra të thjeshta)

6. Optimizoni përdorimin e formulës

Si çdo modifikim tjetër, formulat gjithashtu zënë më shumë hapësirë ​​se teksti normal ose hyrjet numerike. Por në disa raste, përdorimi i formulës është i pashmangshëm. Edhe pse kjo mund të jetë e vërtetë, ajo gjithashtu merr më shumë hapësirë. Prandaj, përpiquni të optimizoni përdorimin e formulës në fletët tuaja të punës.

Kur përdorni formulat në një skedar të madh Excel, kini parasysh sa vijongjëra.

• Përpiquni të shmangni përfshirjen e formulave të paqëndrueshme si RAND , TANI , SOT , OFFSET , CELL , INDIRECT dhe INFO .
• Përdor tabelat kryesore ose tabelat Excel nëse formulat mund të shmangen.
• Provo për të mos përdorur rreshta ose kolona të tëra si referenca.
• Sigurohuni që të shmangni formulat që përfshijnë llogaritje të përsëritura.

7. Hiqni të dhënat e papërdorura

Çdo qelizë që përmban të dhëna ose në përdorim zë hapësirë ​​në hard diskun tuaj. Kjo e bën skedarin të madh. Nëse keni grupe të dhënash të papërdorura në fletëllogaritëse që nuk ju nevojiten më, hiqni ato.

Në vend që t'i hiqni përgjithmonë, provoni t'i ruani në një skedar tjetër pasi nuk ju nevojiten më në skedarin e caktuar. Në këtë mënyrë, nëse ju nevojiten për qëllime të mëvonshme, mund t'i riktheni.

8. Fshini tabelat dhe grafikët e pivot të papërdorura

Tabelat kryesore dhe grafikët e Excel gjithashtu zënë hapësirë. Dhe në shumicën e rasteve, më shumë se qelizat normale ose grupet e të dhënave të formatuara. Këto janë mjete të shkëlqyera që ndihmojnë operacionet tona në Excel. Por nëse nuk ju duhen, përpiquni të shmangni përdorimin e tyre fare për ta bërë skedarin më të vogël. Kjo gjithashtu do t'i bëjë më të qetë operacionet e zakonshme të Excel, si hapja dhe ruajtja.

Lexo më shumë: Si të zvogëloni madhësinë e skedarit Excel me tabelën kryesore

9 Ruaj skedarin si Binar

Deri në versionin më të fundit të Excel, Microsoft Excel zakonisht i ruan skedarët me një shtesë xlsx. Për fletoret e punës që përmbajnëmakro, shtrirja është xlsm. Excel ka një format tjetër për ruajtjen e skedarit si format binar me një shtrirje xlsb. Këto lloje skedarësh zënë hapësirë ​​më të vogël se një skedar xlsx ose xlsm. Provojeni këtë nëse nuk keni opsione të tjera në dispozicion.

Për ta ruajtur skedarin si binar, ndiqni këto hapa.

Hapat:

• Së pari, klikoni në skedën Skedari në shiritin tuaj.
• Më pas zgjidhni Ruaj si nga pamja e prapaskenës.
• Pas kësaj, lundroni te dosjen ku dëshironi të ruani skedarin tuaj dhe zgjidhni Excel Binary Workbook në drop-down Save as type .

• Më pas klikoni në Ruaj .

Kjo do ta ruajë skedarin në formatin xlsb i cili duhet të jetë më i ulët se xlsx Formati .

10. Kontrolloni për burimin e jashtëm të të dhënave

Nëse asnjë nga metodat e mësipërme nuk po zvogëlon madhësinë e skedarit tuaj Excel, libri juaj i punës mund të përmbajë më shumë të dhëna sesa duhet. Në këtë rast, duhet të mendoni përsëri përpara se të përdorni Excel për të ruajtur grupe të dhënash të tilla. Excel nuk është një mjet bazë të dhënash. Në vend të kësaj, ai përdoret si një analitik. Për bazat e të dhënave të mëdha, duhet të konsideroni përdorimin e mjeteve të bazës së të dhënave si Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV, etj.

Përfundim

Këto ishin të gjitha rregullimet që mund të përdorni nëse e gjeni veten në një situatë ku skedari juaj Excel është shumë i madh pa asnjë arsye. Shpresojmë, një ose një kombinim i këtyre rregullimeve ju ka ndihmuar. shpresojju gjetët këtë udhëzues të dobishëm dhe informues. Nëse keni ndonjë pyetje ose sugjerim, na tregoni më poshtë.

Për më shumë rregullime dhe udhëzues si ky, vizitoni Exceldemy.com .