Microsoft Excel on suurepärane tööriist, millel on arvutus- või arvutusvõimalused, graafilised vahendid, pöördtabelid ja VBA. Tarkvara on mõeldud peamiselt suhteliselt väikeste andmekogumite haldamiseks ja nendega töötamiseks. Kuid faili suurus muutub tohutult suure andmekogumi korral ja mitmel muul põhjusel palju suuremaks. Ja suurtest Exceli failidest ei ole midagi muud kasu kui see, et need sisaldavad suurt hulka andmeid. Need onraskem jagada ja iga protsess neist võtab kauem aega kui vaja. Kui leiate, et teie Exceli fail on põhjuseta liiga suur, võib üks neist võimalikest lahendustest teie probleemi lahendada.

10 võimalikku lahendust, kui teie Exceli fail on ilma põhjuseta liiga suur

Exceli fail võib olla suur mitmel põhjusel. See võib olla nii lihtne kui liiga palju teavet sisaldav tabelarvutus kuni tühjade lahtriteni, mis on veel kasutuses. Kuna suuremate Exceli failidega ei ole just lõbus töötada, on sageli võimalik neid väiksemateks muuta. Kui leiate, et teie Exceli fail on liiga suur, ilma et te näiliselt leiaksite põhjust, proovige neid näpunäiteid ja nippe, mis aitavad vähendada faili suurust Suuruse vähendamine sõltub sellest, mis on faili suuruse põhjuseks. Proovige siiski igaüht, et leida see, mis teile sobib.

1. Kontrollige, kas on olemas varjatud töölehed

Mõnikord võivad teie töövihikus olla juba olemasolevad töölehed, mida te tavalises vaates ei leia. Teisisõnu "varjatud töölehed". Võtame näiteks töövihiku, millel on varjatud leht. Vaadates töölehe vasakus allosas olevaid lehe vahekaarte, näeb see välja umbes nii.

Nagu näeme jooniselt, on töövihikus kolm tabelit. Aga mine tea Ülevaade vahekaart ja valige Töövihik Statistika alates Proofing rühm esimesena.

Te leiate siit töölehtede tegeliku arvu teabe.

Töölehtede peitmise tühistamiseks järgige järgmisi samme.

Sammud:

• Kõigepealt tehke paremklõps ükskõik millisel nimest, mis asub ekraanil Lehtede vahekaart tabeli vasakul allosas.
• Seejärel valige Unhide kontekstmenüüst.

• Seejärel valige leht, mida soovite eemaldada, välja Unhide dialoogiaknas.

• Seejärel klõpsake nuppu OK .

Pärast seda näete peidetud lehed kohta Lehtede vahekaart uuesti.

Nüüd uurige peidetud töölehed ja kui need ei ole kasulikud, eemaldage need.

Loe edasi: Kuidas teha kindlaks, mis põhjustab Exceli faili suurt suurust

2. Kasutamata töölehtede eemaldamine

Te peaksite eemaldama mitte ainult peidetud, vaid ka mitte enam kasutatavaid arvutustabeleid. Liiga paljude arvutustabeleid omades kulub liiga palju ruumi nii ebaolulise teabe kui ka tühja kasutatud lahtrite vahemiku sisaldamiseks (üksikasjad järgmises jaotises).

Seega on nende eemaldamine kõige loogilisem samm, kui teie Exceli fail on ilma mõjuva põhjuseta liiga suur.

Loe edasi: Kuidas tihendada Exceli faili e-posti jaoks (13 kiiret meetodit)

3. Kontrollige kasutatud vahemikku

Teine peamine põhjus, miks teie Exceli fail võib olla liiga suur, on see, et teie töövihikus on kasutusel suurem arv lahtreid, kui tundub. Mõned kasutatud lahtrid, mis võtavad ruumi, sest neis olevad teabetükid ja muudavad Exceli failid suureks.

Selleks, et näha, kus teie kasutatud lahtrivahemik lõppes, valige ükskõik milline lahter arvutustabelis ja vajutage nuppu Ctrl+End ideaaljuhul peaks see positsioon olema seal, kus andmekogum lõpeb.

Kui me sisestame väärtuse lahtrisse väljaspool andmekogumit ja seejärel kustutame selle, jääb lahter endiselt kasutusse, kuigi selles ei ole sisu. See muudab faili suuremaks, kui see peaks olema.

Kasutamata lahtrite eemaldamiseks arvutustabeli tabelist saate järgida järgmisi kiireid ja lihtsaid samme.

Sammud:

• Kõigepealt valige veerud, mis algavad pärast seda, kus andmekogum lõpeb, klõpsates veeru pealkirjal.
• Seejärel vajutage Ctrl+Shift+Nool paremale See valib kõik veerud kuni tabeli lõpuni.
• Nüüd tehke valikul paremklõps.
• Pärast seda valige Kustuta kontekstmenüüst.
• Seejärel valige rida pärast seda, kus andmekogum lõpeb.
• Seejärel vajutage Ctrl+Shift+Nool alla See valib kõik read kuni tabeli lõpuni.
• Nüüd tehke paremklõps ja valige Kustuta kontekstmenüüst.

Pärast seda ei ole lahtrid enam kasutusel. Faili suurus peaks sel hetkel kahanema.

Pidage meeles, et ärge lihtsalt vajutage klaviatuuril nuppu Delete. Selle asemel valige see kontekstmenüüst.

4. Eemaldage mittevajalikud vormingud

Vormindused aitavad meil kohandada andmekogumeid, et muuta need esitletavamaks. Aga nad teevad ka meie failid suureks. Isegi väikeste andmekogumite puhul põhjustab vormindamine, et failis on rohkem teavet. Ja seega suurendab faili suurust. Teie Exceli fail võib olla liiga suur, sest vormindusi on liiga palju. Seega, eemaldage mittevajalikud vormindused või püüdke alguses mitte liiga palju. Või lihtsalt eemaldage kõik sõltuvadfaili suuruse kohta, mis teil on.

Vormingute eemaldamiseks järgige järgmisi samme.

Sammud:

• Kõigepealt valige lahter või lahtrite vahemik, millest soovite vorminguid eemaldada.
• Siis mine Kodu vahelehel oma lindil.
• Pärast seda valige Selge alates Redigeerimine rühm.
• Nüüd valige Selge vorming rippmenüüst.

Loe edasi: Kuidas vähendada Exceli faili suurust makroga (11 lihtsat viisi)

5. Piltide tihendamine tabelites

Mõnikord on meil vaja erinevatel eesmärkidel lisada oma tabelitesse pilte. Kuid piltide lisamine lisab ka pildiandmed Exceli faili. Mis muudab faili suuruse suuremaks. Kui piltide lisamine on vältimatu, on üks võimalus selle probleemi lahendamiseks pildi kompressioon, et muuta see väiksemaks. Nii võtab fail pärast salvestamist vähem ruumi.

Pildi tihendamiseks Excelis järgige järgmisi samme.

Sammud:

• Kõigepealt valige pilt, klõpsates sellel.
• Seejärel ilmub ribale uus vahekaart nimega Pildi formaat . valige see.
• Pärast seda klõpsake nuppu Piltide tihendamine Selle leiad Reguleeri rühma vahekaardil.

• Seejärel valige oma eelistatud Kompressiooni võimalused ja Resolutsioon .

• Pärast seda klõpsake nuppu OK ja teil on pilt kokku surutud.

Loe edasi: Kuidas vähendada Exceli faili suurust piltidega (2 lihtsat viisi)

6. Optimeeri valemite kasutamist

Nagu kõik muud muudatused, võtavad ka valemid rohkem ruumi kui tavalised teksti- või numbrikanded. Kuid mõnel juhul on valemite kasutamine vältimatu. Kuigi see võib olla tõsi, võtab see ka rohkem ruumi. Seega proovige optimeerida valemite kasutamist oma töölehtedel.

Valemite kasutamisel suures Exceli failis jälgige järgmisi asju.

• Püüa vältida lenduvate valemite nagu RAND , KOHE , TODAY , OFFSET , CELL , INDIREKTNE ja INFO .
• Kasutage pivot- või Exceli tabeleid, kui valemeid saab vältida.
• Püüdke mitte kasutada terveid ridu või veerge viidetena.
• Vältige kindlasti korduvaid arvutusi sisaldavaid valemeid.

7. Kasutamata andmete eemaldamine

Iga andmeid sisaldav või kasutuses olev lahter võtab kõvakettal ruumi. See muudab faili suureks. Kui teil on arvutustabelites kasutamata andmekogumid, mida te enam ei vaja, eemaldage need.

Selle asemel, et neid lõplikult eemaldada, proovige salvestada need teise faili, sest te ei vaja neid enam konkreetses failis. Nii saate need tagasi, kui neid hiljem vajate.

8. Kasutamata Pivot-tabelite ja diagrammide kustutamine

Pivot-tabelid ja Exceli graafikud võtavad samuti ruumi. Ja enamasti rohkem kui tavalised lahtrid või vormindatud andmekogumid. Need on suurepärased vahendid, mis aitavad meie Exceli toiminguid lihtsustada. Aga kui te neid ei vaja, siis püüdke neid üldse mitte kasutada, et faili väiksemaks muuta. See muudab ka tavalised Exceli toimingud, nagu avamine ja salvestamine, sujuvamaks.

Loe edasi: Kuidas vähendada Exceli faili suurust Pivot tabeli abil

9. Salvesta fail binaarseks

Kuni Exceli viimase versioonini salvestab Microsoft Excel tavaliselt faile laiendiga xlsx. Makroid sisaldavate töövihikute puhul on laiend xlsm. Excelil on veel üks faili salvestamise vorming binaarses formaadis, mille laiend on xlsb. Seda tüüpi failid võtavad vähem ruumi kui xlsx või xlsm fail. Proovige seda, kui teil ei ole muid võimalusi.

Faili salvestamiseks binaarfailina järgige järgmisi samme.

Sammud:

• Kõigepealt klõpsake nuppu Faili vahelehel oma lindil.
• Seejärel valige Salvesta kui tagantjärele.
• Seejärel navigeerige kausta, kuhu soovite oma faili salvestada, ja valige Exceli binaarne töövihik aastal Salvesta tüübina rippmenüü.

• Seejärel klõpsake nuppu Salvesta .

See salvestab faili xlsb formaat, mis peaks olema madalam kui xlsx formaat.

10. Välise andmeallika kontrollimine

Kui ükski ülaltoodud meetoditest ei vähenda Exceli faili suurust, võib teie töövihik sisaldada rohkem andmeid kui peaks. Sellisel juhul peaksite uuesti järele mõtlema, enne kui kasutate Excelit selliste andmekogumite salvestamiseks. Excel ei ole andmebaasi tööriist. Selle asemel kasutatakse seda analüütilisena. Suurte andmebaaside jaoks peaksite kaaluma andmebaasi tööriistade, nagu Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV jne, kasutamist.

Kokkuvõte

Need olid kõik parandused, mida saate kasutada, kui satute olukorda, kus teie Exceli fail on ilma põhjuseta liiga suur. Loodetavasti aitas teid üks või kombinatsioon nendest parandustest. Loodan, et see juhend oli teile kasulik ja informatiivne. Kui teil on küsimusi või soovitusi, andke meile allpool teada.

Rohkem selliseid parandusi ja juhendeid leiate veebisaidilt Exceldemy.com .