Microsoft Excel là một công cụ tuyệt vời có tính năng tính toán hoặc khả năng tính toán, công cụ đồ họa, bảng tổng hợp và VBA. Phần mềm này chủ yếu được thiết kế để quản lý và làm việc với các bộ dữ liệu tương đối nhỏ. Nhưng kích thước tệp ngày càng lớn hơn với bộ dữ liệu khổng lồ và nhiều lý do khác. Và không có gì về các tệp Excel lớn là hữu ích ngoại trừ việc chứa một lượng lớn dữ liệu. Chúng khó chia sẻ hơn và mọi quá trình của chúng mất nhiều thời gian hơn yêu cầu. Nếu bạn thấy rằng tệp Excel của mình quá lớn mà không có lý do, thì một trong những giải pháp khả thi này có thể khắc phục sự cố của bạn.

10 Giải pháp khả thi nếu tệp Excel của bạn quá lớn mà không có lý do

Một Tệp Excel có thể lớn vì nhiều lý do. Nó có thể đơn giản như chứa quá nhiều thông tin trong bảng tính đến các ô trống vẫn được sử dụng. Vì các tệp Excel lớn hơn không thực sự thú vị khi làm việc, nên việc biến chúng thành các tệp nhỏ hơn thường khả thi. Nếu bạn thấy rằng tệp Excel của bạn quá lớn mà dường như bạn không thể tìm ra lý do, hãy thử các mẹo và thủ thuật này sẽ giúp giảm kích thước tệp của bạn . Việc giảm kích thước phụ thuộc vào nguyên nhân khiến tệp lớn ngay từ đầu. Tuy nhiên, hãy thử từng cách để tìm ra cách phù hợp với bạn.

1. Kiểm tra các Bảng tính ẩn

Đôi khi có thể có các bảng tính đã tồn tại trong sổ làm việc của bạn mà bạn sẽ không tìm thấy ở chế độ xem đơn giản . Nói cách khác,"bảng tính ẩn". Ví dụ: hãy xem một sổ làm việc có một trang tính ẩn. Nhìn vào các tab trang tính ở dưới cùng bên trái của bảng tính, nó sẽ giống như thế này.

Như chúng ta có thể thấy trong hình, có ba bảng tính trong sổ làm việc. Tuy nhiên, trước tiên hãy chuyển đến tab Xem lại và chọn Thống kê sổ làm việc từ nhóm Kiểm chứng .

Bạn sẽ tìm thấy số lượng thực của thông tin trang tính tại đây.

Để hiện trang tính, hãy làm theo các bước sau.

Các bước:

• Đầu tiên, nhấp chuột phải vào bất kỳ tên nào trên Tab Trang tính ở dưới cùng bên trái của bảng tính.
• Sau đó chọn Bỏ ẩn từ menu ngữ cảnh.

• Tiếp theo, chọn trang tính bạn muốn bỏ ẩn từ hộp thoại Bỏ ẩn .

• Sau đó nhấp vào OK .

Sau đó, bạn sẽ thấy các trang tính ẩn trên Thẻ lại tab Trang tính .

Bây giờ hãy khám phá các bảng tính đã bị ẩn và nếu chúng không được sử dụng, hãy xóa chúng.

Đọc thêm: Cách xác định nguyên nhân khiến kích thước tệp Excel lớn

2. Xóa các trang tính không sử dụng

Bạn nên xóa các bảng tính không còn sử dụng nữa được sử dụng không chỉ cho những cái ẩn mà còn cho cái không bị ẩn cũng vậy. Có quá nhiều bảng tính dẫn đến việc chiếm quá nhiều dung lượng cho cả hai bảng tính chứa các thông tin không liên quanvà chứa phạm vi ô trống đã sử dụng (chi tiết trong phần tiếp theo).

Vì vậy, loại bỏ chúng là bước hợp lý nhất nếu tệp Excel của bạn quá lớn mà không có lý do chính đáng.

Đọc thêm: Cách nén tệp Excel cho email (13 phương pháp nhanh)

3. Kiểm tra phạm vi đã sử dụng

Một lý do chính khác mà bạn có thể không tìm thấy lý do đối với tệp Excel của bạn quá lớn là do số lượng ô đang được sử dụng trong sổ làm việc của bạn lớn hơn số lượng ô hiển thị. Một số ô đã sử dụng chiếm dung lượng do có nhiều mẩu thông tin trong đó và làm cho tệp Excel trở nên lớn.

Để xem phạm vi ô đã sử dụng của bạn kết thúc ở đâu, hãy chọn bất kỳ ô nào trong bảng tính và nhấn Ctrl +Kết thúc trên bàn phím của bạn. Lý tưởng nhất là vị trí phải là nơi tập dữ liệu kết thúc.

Nếu chúng ta nhập một giá trị vào một ô bên ngoài tập dữ liệu rồi xóa nó, ô đó sẽ vẫn được sử dụng mặc dù không có nội dung trong đó. Điều này làm cho tệp lớn hơn dự kiến.

Bạn có thể làm theo các bước nhanh chóng và dễ dàng sau để xóa các ô không sử dụng khỏi bảng tính.

Các bước:

• Trước tiên, hãy chọn các cột bắt đầu sau vị trí kết thúc tập dữ liệu bằng cách nhấp vào tiêu đề cột.
• Sau đó, nhấn Ctrl+Shift+Mũi tên phải trên bàn phím của bạn. Thao tác này sẽ chọn tất cả các cột cho đến cuối bảng tính.
• Bây giờ, nhấp chuột phải vào vùng chọn.
• Sau đó, chọn Xóa khỏi ngữ cảnhmenu.
• Tiếp theo, chọn hàng sau khi tập dữ liệu kết thúc.
• Sau đó nhấn Ctrl+Shift+Mũi tên xuống trên bàn phím của bạn. Thao tác này sẽ chọn tất cả các hàng cho đến cuối bảng tính.
• Bây giờ, nhấp chuột phải và chọn Xóa từ menu ngữ cảnh.

Các ô sẽ không còn được sử dụng sau đó. Kích thước tệp sẽ giảm xuống vào thời điểm này.

Hãy nhớ rằng bạn không chỉ nhấn nút Xóa trên bàn phím. Thay vào đó, hãy chọn nó từ menu ngữ cảnh.

4. Xóa định dạng không cần thiết

Định dạng giúp chúng tôi tùy chỉnh tập dữ liệu để làm cho chúng dễ nhìn hơn. Nhưng này cũng làm cho các tệp của chúng tôi lớn. Ngay cả đối với các tập dữ liệu nhỏ, việc định dạng khiến tệp có nhiều thông tin hơn. Và do đó, làm tăng kích thước của tập tin. Tệp Excel của bạn có thể quá lớn do có quá nhiều định dạng. Vì vậy, hãy loại bỏ định dạng không cần thiết hoặc cố gắng không có quá nhiều định dạng ngay từ đầu. Hoặc đơn giản hơn, xóa tất cả tùy thuộc vào kích thước tệp bạn đang có.

Để xóa định dạng, hãy làm theo các bước sau.

Các bước:

• Đầu tiên, chọn ô hoặc phạm vi ô bạn muốn xóa định dạng.
• Sau đó, chuyển đến tab Trang chủ trên dải băng của bạn.
• Sau đó, chọn Xóa khỏi nhóm Chỉnh sửa .
• Bây giờ, chọn Xóa định dạng từ menu thả xuống.

Đọc thêm: Cách giảm kích thước tệp Excel bằng Macro (11Cách dễ dàng)

5. Nén hình ảnh trong bảng tính

Đôi khi chúng tôi cần thêm ảnh vào bảng tính của mình cho nhiều mục đích khác nhau. Nhưng việc thêm ảnh cũng sẽ thêm dữ liệu ảnh vào tệp Excel. Điều này làm cho tệp có kích thước lớn hơn. Nếu việc thêm ảnh là không thể tránh khỏi, một cách để giải quyết vấn đề này là nén ảnh để làm cho ảnh có kích thước nhỏ hơn. Bằng cách đó, tệp sẽ chiếm ít dung lượng hơn sau khi lưu.

Để nén hình ảnh trong Excel, hãy làm theo các bước sau.

Các bước:

• Đầu tiên, chọn ảnh bằng cách nhấp vào ảnh đó.
• Sau đó, một tab mới sẽ xuất hiện trên dải băng có tên Định dạng ảnh . Chọn nó.
• Sau đó, nhấp vào Nén ảnh . Bạn sẽ tìm thấy nó trong nhóm Điều chỉnh của tab.

• Tiếp theo, chọn Tùy chọn nén ưa thích của bạn và Độ phân giải .

• Sau đó, nhấp vào OK và bạn sẽ có ảnh của mình được nén.

Đọc thêm: Cách giảm kích thước tệp Excel bằng ảnh (2 cách dễ dàng)

6. Tối ưu hóa việc sử dụng công thức

Giống như bất kỳ sửa đổi nào khác, các công thức cũng chiếm nhiều dung lượng hơn so với các mục nhập số hoặc văn bản thông thường. Nhưng trong một số trường hợp, việc sử dụng công thức là không thể tránh khỏi. Mặc dù điều này có thể đúng, nhưng nó cũng chiếm nhiều dung lượng hơn. Vì vậy, hãy cố gắng tối ưu hóa việc sử dụng công thức trong trang tính của bạn.

Trong khi sử dụng công thức trong tệp Excel lớn, hãy lưu ý những điều saumọi thứ.

• Cố gắng tránh sử dụng các công thức dễ bay hơi như RAND , NOW , TODAY , OFFSET , CELL , INDIRECT và INFO .
• Sử dụng bảng tổng hợp hoặc bảng Excel nếu có thể tránh được công thức.
• Hãy thử không sử dụng toàn bộ hàng hoặc cột làm tham chiếu.
• Đảm bảo tránh các công thức liên quan đến phép tính lặp lại.

7. Xóa dữ liệu không sử dụng

Mỗi ô chứa dữ liệu hoặc đang sử dụng sẽ chiếm dung lượng trong ổ cứng của bạn. Điều này làm cho tệp lớn. Nếu bạn có các tập dữ liệu không sử dụng trong bảng tính mà bạn không cần nữa, hãy xóa chúng.

Thay vì xóa chúng vĩnh viễn, hãy thử lưu trữ chúng trong một tệp khác vì bạn không còn cần chúng trong tệp cụ thể nữa. Bằng cách này, nếu bạn cần chúng cho các mục đích sau này, bạn có thể lấy lại chúng.

8. Xóa Biểu đồ và Bảng tổng hợp không sử dụng

Bảng tổng hợp và biểu đồ Excel cũng chiếm dung lượng. Và trong hầu hết các trường hợp, nhiều hơn các ô thông thường hoặc tập dữ liệu được định dạng. Đây là những công cụ tuyệt vời giúp các thao tác trên Excel của chúng ta dễ dàng hơn. Nhưng nếu bạn không cần chúng, hãy cố gắng tránh sử dụng chúng để làm cho tệp nhỏ hơn. Điều này cũng sẽ làm cho các thao tác Excel thông thường như mở và lưu mượt mà hơn.

Đọc thêm: Cách giảm kích thước tệp Excel bằng Pivot Table

9 .Lưu tệp dưới dạng nhị phân

Cho đến phiên bản Excel mới nhất, Microsoft Excel thường lưu tệp với phần mở rộng xlsx. Đối với sổ làm việc có chứamacro, phần mở rộng là xlsm. Excel có một định dạng khác để lưu tệp dưới dạng định dạng nhị phân với phần mở rộng là xlsb. Các loại tệp này chiếm dung lượng thấp hơn so với tệp xlsx hoặc xlsm. Hãy thử điều này nếu bạn không có tùy chọn nào khác.

Để lưu tệp dưới dạng nhị phân, hãy làm theo các bước sau.

Các bước:

• Đầu tiên, nhấp vào tab Tệp trên dải băng của bạn.
• Sau đó, chọn Lưu dưới dạng từ chế độ xem hậu trường.
• Sau đó, điều hướng đến thư mục mà bạn muốn lưu tệp của mình và chọn Sổ làm việc nhị phân Excel trong menu thả xuống Lưu dưới dạng .

• Sau đó nhấp vào Lưu .

Thao tác này sẽ lưu tệp ở định dạng xlsb . Định dạng này phải thấp hơn định dạng xlsx định dạng.

10. Kiểm tra nguồn dữ liệu ngoài

Nếu không có phương pháp nào ở trên thu nhỏ kích thước tệp Excel của bạn, sổ làm việc của bạn có thể chứa nhiều dữ liệu hơn mức cần thiết. Trong trường hợp đó, bạn nên suy nghĩ lại trước khi sử dụng Excel để lưu các bộ dữ liệu đó. Excel không phải là một công cụ cơ sở dữ liệu. Thay vào đó, nó được sử dụng như một phân tích. Đối với cơ sở dữ liệu lớn, bạn nên cân nhắc sử dụng các công cụ cơ sở dữ liệu như Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV, v.v.

Kết luận

Đây là tất cả các cách khắc phục mà bạn có thể sử dụng nếu gặp phải tình huống trong đó tệp Excel của bạn quá lớn mà không có lý do. Hy vọng rằng một hoặc sự kết hợp của các bản sửa lỗi này đã giúp ích cho bạn. tôi hi vọngbạn thấy hướng dẫn này hữu ích và nhiều thông tin. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc đề xuất nào, hãy cho chúng tôi biết bên dưới.

Để biết thêm các bản sửa lỗi và hướng dẫn như thế này, hãy truy cập Exceldemy.com .