Microsoft Excel एक उत्कृष्ट उपकरण हो जसले गणना वा गणना क्षमताहरू, ग्राफिक उपकरणहरू, पिभोट तालिकाहरू, र VBA समावेश गर्दछ। सफ्टवेयर मुख्यतया तुलनात्मक रूपमा साना डेटासेटहरू प्रबन्ध गर्न र काम गर्नको लागि डिजाइन गरिएको हो। तर फाइल साइज ठूलो डेटासेट र अन्य धेरै कारणहरूको साथ ठूलो हुन्छ। र ठूलो मात्रामा डाटा समावेश बाहेक ठूला एक्सेल फाइलहरूको बारेमा केहि पनि उपयोगी छैन। तिनीहरू साझेदारी गर्न गाह्रो हुन्छन् र तिनीहरूको प्रत्येक प्रक्रियाले आवश्यक भन्दा बढी समय लिन्छ। यदि तपाइँले तपाइँको एक्सेल फाइल बिना कारण धेरै ठुलो भएको फेला पार्नुभयो भने, यी सम्भावित समाधानहरू मध्ये एकले तपाइँको समस्या समाधान गर्न सक्छ।

१० सम्भावित समाधानहरू यदि तपाइँको एक्सेल फाइल कुनै कारण बिना नै धेरै ठूलो छ भने

एक एक्सेल फाइल धेरै कारणहरूको लागि ठूलो हुन सक्छ। यो अझै पनि प्रयोगमा रहेको खाली कक्षहरूमा स्प्रिेडसिटहरूमा धेरै जानकारी समावेश गर्न जत्तिकै सरल हुन सक्छ। ठूला एक्सेल फाइलहरू काम गर्न ठ्याक्कै रमाइलो नहुने भएकाले तिनीहरूलाई साना फाइलहरू बनाउन प्रायः सम्भव हुन्छ। यदि तपाईंले त्यो फेला पार्नुभयो भने, तपाईंको एक्सेल फाइल धेरै ठूलो छ जुन कारणले तपाईंले फेला पार्न सक्नुहुन्न, यी सुझावहरू र चालहरू प्रयास गर्नुहोस् जसले तपाईंको फाइल आकार घटाउन मद्दत गर्नेछ । आकारमा कमीले फाइललाई पहिलो स्थानमा ठुलो बनाउनुको कारणमा निर्भर गर्दछ। तैपनि, तपाईका लागि के काम गर्छ भनेर पत्ता लगाउन प्रत्येकलाई प्रयास गर्नुहोस्।

1. लुकेका कार्यपत्रहरूको लागि जाँच गर्नुहोस्

कहिलेकाहीँ तपाइँको कार्यपुस्तिकामा पहिले नै अवस्थित स्प्रिेडसिटहरू हुन सक्छन् जुन तपाइँले सादा दृश्यमा फेला पार्न सक्नुहुन्न। । अर्को शब्दमा,"लुकेका कार्यपत्रहरू"। उदाहरणका लागि, लुकेको पानाको साथ कार्यपुस्तिकालाई हेरौं। स्प्रेडसिटको तल बायाँमा रहेको पाना ट्याबहरू हेर्दा यो केहि यस्तो देखिन्छ।

हामीले चित्रबाट देख्न सक्छौं, कार्यपुस्तिकामा तीनवटा स्प्रिेडसिटहरू छन्। तर समीक्षा ट्याबमा जानुहोस् र प्रूफिङ समूह पहिलेबाट कार्यपुस्तिका तथ्याङ्कहरू चयन गर्नुहोस्।

तपाईं यहाँ कार्यपत्र जानकारीको वास्तविक संख्या फेला पार्नेछ।

कार्यपत्रहरू लुकाउन यी चरणहरू पालना गर्नुहोस्।

चरणहरू: <1

• पहिले, स्प्रिेडसिटको तल बायाँमा रहेको पाना ट्याब मा रहेको कुनै पनि नाममा दायाँ क्लिक गर्नुहोस्।
• त्यसपछि नहाइड गर्नुहोस् <5 चयन गर्नुहोस्।>सन्दर्भ मेनुबाट।

• अर्को, तपाईंले नहाइड गर्नुहोस् संवाद बक्सबाट अनलक गर्न चाहनुभएको पाना चयन गर्नुहोस्।

• त्यसपछि ठीक मा क्लिक गर्नुहोस्।

त्यसपछि, तपाईंले लुकेका पानाहरू देख्नुहुनेछ। पाना ट्याब फेरि।

अब लुकेका स्प्रिेडसिटहरू अन्वेषण गर्नुहोस् र यदि तिनीहरू कुनै कामको छैनन् भने, तिनीहरूलाई हटाउनुहोस्।

थप पढ्नुहोस्: ठूलो एक्सेल फाइल साइजको कारण के हो भनेर कसरी निर्धारण गर्ने

2. प्रयोग नगरिएका कार्यपत्रहरू हटाउनुहोस्

तपाईंले अब नरहने स्प्रेडसिटहरू हटाउनु पर्छ। लुकेकाहरूका लागि मात्र होइन, लुकेका लागि पनि प्रयोग गरिन्छ s पनि। धेरै धेरै स्प्रिेडसिटहरू भएकोले जानकारीको अप्रासंगिक टुक्राहरू समावेश गर्ने दुवैको लागि धेरै ठाउँ लिन्छ।र खाली प्रयोग गरिएको सेल दायरा (विवरण अर्को खण्डमा) समावेश गर्दछ।

त्यसैले, यदि तपाईंको एक्सेल फाइल कुनै मान्य कारण बिना धेरै ठूलो छ भने तिनीहरूलाई हटाउनु सबैभन्दा तार्किक कदम हो।

थप पढ्नुहोस्: इमेलको लागि एक्सेल फाइल कसरी कम्प्रेस गर्ने (१३ द्रुत विधिहरू)

3. प्रयोग गरिएको दायराको लागि जाँच गर्नुहोस्

अर्को प्रमुख कारण तपाईंले कुनै कारण फेला पार्न सक्नुहुन्न। तपाईको एक्सेल फाइल धेरै ठुलो हुनुको कारण तपाईको कार्यपुस्तिकामा यो देखिने भन्दा धेरै संख्यामा कक्षहरू प्रयोगमा छन्। केही प्रयोग गरिएका कक्षहरूले खाली ठाउँहरू लिन्छन् किनभने तिनीहरूमा जानकारीका टुक्राहरू छन् र एक्सेल फाइलहरू ठूला बनाउँछन्।

तपाईंको प्रयोग गरिएको सेल दायरा कहाँ समाप्त भयो हेर्न, स्प्रेडसिटमा कुनै पनि कक्षहरू चयन गर्नुहोस् र Ctrl थिच्नुहोस्। आफ्नो किबोर्डमा +End । आदर्श रूपमा, स्थिति डेटासेट समाप्त भएको ठाउँमा हुनुपर्छ।

यदि हामीले डेटासेट बाहिरको कक्षमा मान प्रविष्ट गर्छौं र यसलाई मेटाउँछौं भने, यसमा कुनै सामग्री नभए तापनि सेल अझै पनि प्रयोगमा रहनेछ। यसले फाइललाई सोचेभन्दा ठूलो बनाउँछ।

स्प्रेडसिटबाट प्रयोग नगरिएका कक्षहरू हटाउनका लागि तपाईंले यी द्रुत र सजिलो चरणहरू पालना गर्न सक्नुहुन्छ।

चरणहरू: <1

• पहिले, स्तम्भ हेडरमा क्लिक गरेर डाटासेट समाप्त भएको ठाउँबाट सुरु हुने स्तम्भहरू चयन गर्नुहोस्।
• त्यसपछि आफ्नो किबोर्डमा Ctrl+Shift+Right Arrow थिच्नुहोस्। यसले स्प्रेडसिटको अन्त्यसम्म सबै स्तम्भहरू चयन गर्नेछ।
• अब, चयनमा दायाँ क्लिक गर्नुहोस्।
• त्यसपछि, सन्दर्भबाट मेटाउनुहोस् चयन गर्नुहोस्।मेनु।
• अर्को, डेटासेट समाप्त भएको पङ्क्ति चयन गर्नुहोस्।
• त्यसपछि आफ्नो किबोर्डमा Ctrl+Shift+डाउन एरो थिच्नुहोस्। यसले स्प्रेडसिटको अन्त्यसम्म सबै पङ्क्तिहरू चयन गर्नेछ।
• अब, दायाँ क्लिक गर्नुहोस् र सन्दर्भ मेनुबाट मेटाउनुहोस् चयन गर्नुहोस्।

सेलहरूले त्यस पछि अब प्रयोगमा हुनेछैन। यस बिन्दुमा फाइलको आकार कम हुनुपर्दछ।

ध्यान राख्नुहोस् कि तपाईको किबोर्डमा मेटाउने बटन मात्र थिच्नुहोस्। यसको सट्टा, यसलाई सन्दर्भ मेनुबाट चयन गर्नुहोस्।

4. अनावश्यक ढाँचाहरू हटाउनुहोस्

ढाँचाहरूले हामीलाई डेटासेटहरूलाई थप प्रस्तुत गर्न योग्य बनाउन मद्दत गर्दछ। तर हे हाम्रो फाइलहरू पनि ठूला बनाउनुहोस्। साना डेटासेटहरूको लागि पनि, ढाँचाले फाइललाई थप जानकारी दिन्छ। र यसरी, फाइलको आकार बढ्छ। तपाईको एक्सेल फाइल धेरै ढाँचाको कारणले धेरै ठूलो हुन सक्छ। त्यसोभए, अनावश्यक ढाँचा हटाउनुहोस् वा सुरुमा धेरै नगर्ने प्रयास गर्नुहोस्। वा साधारणतया, तपाईसँग भएको फाइल साइजको आधारमा सबै हटाउनुहोस्।

ढाँचा हटाउनका लागि, यी चरणहरू पालना गर्नुहोस्।

चरणहरू:

• पहिले, सेल वा सेलहरूको दायरा चयन गर्नुहोस् जसबाट तपाईंले ढाँचाहरू हटाउन चाहनुहुन्छ।
• त्यसपछि आफ्नो रिबनमा रहेको घर ट्याबमा जानुहोस्।
• त्यसपछि <चयन गर्नुहोस्। 4> सम्पादन समूहबाट खाली गर्नुहोस्।
• अब ड्रप-डाउन मेनुबाट फर्म्याटिङ् खाली गर्नुहोस् चयन गर्नुहोस्।

थप पढ्नुहोस्: म्याक्रो (११) को साथ एक्सेल फाइल साइज कसरी घटाउनेसजिलो तरिका)

5. स्प्रेडसिटहरूमा छविहरू कम्प्रेस गर्नुहोस्

कहिलेकाहीँ हामीले विभिन्न उद्देश्यका लागि हाम्रो स्प्रिेडसिटहरूमा चित्रहरू थप्न आवश्यक छ। तर तस्विरहरू थप्दा एक्सेल फाइलमा छवि डेटा पनि थपिन्छ। जसले फाइललाई साइजमा ठूलो बनाउँछ। यदि तस्बिरहरू थप्न अपरिहार्य छ भने, यसको वरिपरि काम गर्ने एउटा तरिका छविलाई आकारमा सानो बनाउन कम्प्रेस गर्नु हो। यसरी, फाइलले बचत गरेपछि कम ठाउँ लिनेछ।

एक्सेलमा छवि कम्प्रेस गर्न, यी चरणहरू पालना गर्नुहोस्।

चरणहरू:

• सर्वप्रथम, यसमा क्लिक गरेर चित्र चयन गर्नुहोस्।
• त्यसपछि रिबनमा चित्र ढाँचा नामक नयाँ ट्याब देखा पर्नेछ। यसलाई चयन गर्नुहोस्।
• त्यसपछि, कम्प्रेस पिक्चर्स मा क्लिक गर्नुहोस्। तपाईंले यसलाई ट्याबको समायोजित समूहमा फेला पार्नुहुनेछ।

• अर्को, आफ्नो मनपर्ने संकुचन विकल्पहरू चयन गर्नुहोस्। 5>र रिजोल्युसन ।

• त्यसपछि, ठीक मा क्लिक गर्नुहोस् र तपाइँसँग तपाइँको तस्वीर हुनेछ। संकुचित।

थप पढ्नुहोस्: तस्बिरहरू (२ सजिलो तरिकाहरू) संग एक्सेल फाइल साइज कसरी घटाउने

6. सूत्र उपयोग अनुकूलन गर्नुहोस्

अन्य परिमार्जनहरू जस्तै, सूत्रहरूले पनि सामान्य पाठ वा संख्यात्मक प्रविष्टिहरू भन्दा बढी ठाउँ लिन्छन्। तर केहि अवस्थामा, सूत्र प्रयोगहरू अपरिहार्य छन्। यद्यपि यो सत्य हुन सक्छ, यसले थप ठाउँ पनि लिन्छ। त्यसैले आफ्नो कार्यपत्रमा सूत्र प्रयोगलाई अप्टिमाइज गर्ने प्रयास गर्नुहोस्।

ठूलो एक्सेल फाइलमा सूत्रहरू प्रयोग गर्दा निम्नलाई हेर्नुहोस्चीजहरू।

• RAND , NOW , TODAY , OFFSET जस्ता अस्थिर सूत्रहरू समावेश नगर्ने प्रयास गर्नुहोस्। सेल , अप्रत्यक्ष , र जानकारी ।
• यदि सूत्रहरू बेवास्ता गर्न सकिन्छ भने पिभोट तालिकाहरू वा एक्सेल तालिकाहरू प्रयोग गर्नुहोस्।
• प्रयास गर्नुहोस् सन्दर्भको रूपमा सम्पूर्ण पङ्क्तिहरू वा स्तम्भहरू प्रयोग नगर्नुहोस्।
• दोहोरिने गणनाहरू समावेश गर्ने सूत्रहरू बेवास्ता गर्न निश्चित गर्नुहोस्।

7. प्रयोग नगरिएको डाटा हटाउनुहोस्

डेटा समावेश भएको प्रत्येक कक्ष वा प्रयोगमा तपाईंको हार्ड ड्राइभमा ठाउँ लिन्छ। यसले फाइल ठूलो बनाउँछ। यदि तपाइँसँग स्प्रिेडसिटहरूमा प्रयोग नगरिएका डाटासेटहरू छन् जुन तपाइँलाई अब आवश्यक छैन भने, तिनीहरूलाई हटाउनुहोस्।

तिनीहरूलाई स्थायी रूपमा हटाउनुको सट्टा, तिनीहरूलाई अर्को फाइलमा भण्डारण गर्ने प्रयास गर्नुहोस् किनकि तपाइँलाई विशेष फाइलमा आवश्यक छैन। यस तरिकाले, यदि तपाईंलाई पछिका उद्देश्यका लागि आवश्यक परेमा, तपाईंले तिनीहरूलाई फिर्ता लिन सक्नुहुन्छ।

8. प्रयोग नगरिएका पिभोट तालिकाहरू र चार्टहरू मेटाउनुहोस्

पिभोट तालिकाहरू र एक्सेल चार्टहरूले पनि ठाउँ लिन्छन्। र धेरैजसो अवस्थामा, सामान्य कक्षहरू वा ढाँचा गरिएका डेटासेटहरू भन्दा बढी। यी उत्कृष्ट उपकरणहरू हुन् जसले हाम्रो एक्सेल सञ्चालनलाई सजिलो बनाउन मद्दत गर्दछ। तर यदि तपाईंलाई तिनीहरूको आवश्यकता छैन भने, फाइललाई सानो बनाउनको लागि तिनीहरूलाई प्रयोग गर्नबाट जोगिन प्रयास गर्नुहोस्। यसले सामान्य एक्सेल अपरेसनहरू जस्तै खोल्ने र बचत गर्ने जस्ता कार्यहरूलाई पनि सहज बनाउनेछ।

थप पढ्नुहोस्: पिभोट टेबलको साथ एक्सेल फाइल साइज कसरी घटाउने

9 फाइललाई बाइनरीको रूपमा बचत गर्नुहोस्

एक्सेलको पछिल्लो संस्करणसम्म, माइक्रोसफ्ट एक्सेलले सामान्यतया फाइलहरूलाई xlsx एक्सटेन्सनसँग बचत गर्छ। समावेश कार्यपुस्तिकाहरूको लागिम्याक्रो, एक्सटेन्सन xlsm हो। एक्सेलसँग xlsb को विस्तारको साथ बाइनरी ढाँचाको रूपमा फाइल बचत गर्न अर्को ढाँचा छ। यी प्रकारका फाइलहरूले xlsx वा xlsm फाइल भन्दा कम ठाउँ लिन्छन्। यदि तपाईंसँग कुनै अन्य विकल्पहरू उपलब्ध छैनन् भने यो प्रयास गर्नुहोस्।

फाइललाई बाइनरीको रूपमा बचत गर्न, यी चरणहरू पालना गर्नुहोस्।

4>चरणहरू:

• पहिले, आफ्नो रिबनमा रहेको फाइल ट्याबमा क्लिक गर्नुहोस्।
• त्यसपछि ब्याकस्टेज दृश्यबाट सेभ यस रूपमा चयन गर्नुहोस्।
• त्यसपछि, नेभिगेट गर्नुहोस्। फोल्डर जहाँ तपाईं आफ्नो फाइल बचत गर्न चाहनुहुन्छ र चयन गर्नुहोस् Excel Binary Workbook Save as type ड्रप-डाउन।

• त्यसपछि बचत गर्नुहोस् मा क्लिक गर्नुहोस्।

यसले फाइललाई xlsb ढाँचामा बचत गर्नेछ जुन xlsx भन्दा कम हुनुपर्छ। ढाँचा।

10. बाह्य डेटा स्रोतको लागि जाँच गर्नुहोस्

यदि माथिको कुनै पनि विधिले तपाइँको एक्सेल फाइल साइजलाई कम गर्दैन, तपाइँको कार्यपुस्तिकामा यो भन्दा बढी डाटा समावेश हुन सक्छ। त्यस अवस्थामा, तपाईंले त्यस्ता डेटासेटहरू बचत गर्न एक्सेल प्रयोग गर्नु अघि फेरि सोच्नुपर्छ। एक्सेल डाटाबेस उपकरण होइन। यसको सट्टा, यो एक विश्लेषणात्मक रूपमा प्रयोग गरिन्छ। ठूला डाटाबेसहरूका लागि, तपाईंले Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV, आदि जस्ता डाटाबेस उपकरणहरू प्रयोग गर्ने बारे विचार गर्नुपर्छ।

निष्कर्ष

यी सबै फिक्सहरू थिए जुन तपाईंले आफूलाई परिस्थितिमा फेला पार्न सक्नुहुन्छ भने प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ। जहाँ तपाईको एक्सेल फाइल बिना कारण धेरै ठूलो छ। आशा छ, यी समाधानहरूको एक वा संयोजनले तपाईंलाई मद्दत गर्यो। म आशा गर्छुतपाईंले यो गाइड उपयोगी र जानकारीमूलक पाउनुभयो। यदि तपाईंसँग कुनै प्रश्न वा सुझावहरू छन् भने, हामीलाई तल थाहा दिनुहोस्।

यस्तै थप समाधानहरू र गाइडहरूको लागि, Exceldemy.com मा जानुहोस्।