Microsoft Excel es una excelente herramienta que cuenta con capacidades de cálculo o computación, herramientas gráficas, tablas dinámicas y VBA. El software está diseñado principalmente para gestionar y trabajar con conjuntos de datos relativamente pequeños. Pero el tamaño del archivo aumenta mucho con un conjunto de datos enorme y por muchas otras razones. Y nada de los archivos de Excel de gran tamaño es útil, excepto que contienen una gran cantidad de datos. Son los siguientesSi encuentras que tu archivo Excel es demasiado grande sin razón, una de estas posibles soluciones podría arreglar tu problema.

10 posibles soluciones si su archivo de Excel es demasiado grande sin motivo

Un archivo de Excel puede ser grande por muchas razones. Puede ser tan simple como contener demasiada información en las hojas de cálculo hasta celdas en blanco aún en uso. Como los archivos de Excel más grandes no son exactamente divertidos para trabajar, a menudo es factible convertirlos en archivos más pequeños. Si usted encuentra que, su archivo de Excel es demasiado grande por ninguna razón que aparentemente pueda encontrar, pruebe estos consejos y trucos que le ayudarán reduzca el tamaño de sus archivos La reducción de tamaño depende de la causa de que el archivo sea tan grande. No obstante, pruebe cada una de ellas hasta encontrar la que mejor le funcione.

1. Comprobar si hay hojas de cálculo ocultas

A veces puede haber hojas de cálculo ya existentes en tu libro de trabajo que no encontrarás a simple vista. En otras palabras, "hojas de cálculo ocultas". Por ejemplo, echemos un vistazo a un libro de trabajo con una hoja oculta. Si miras las pestañas de la hoja en la parte inferior izquierda de la hoja de cálculo, se verá algo así.

Como podemos ver en la figura, hay tres hojas de cálculo en el libro de trabajo. Pero vaya a la hoja de cálculo Consulte y seleccione Estadísticas del cuaderno de ejercicios del Pruebas grupo primero.

Aquí encontrará información sobre el número real de hojas de trabajo.

Para desocultar las hojas de trabajo, siga estos pasos.

Pasos:

• En primer lugar, haga clic con el botón derecho del ratón en cualquiera de los nombres de la lista Ficha Hoja en la parte inferior izquierda de la hoja de cálculo.
• A continuación, seleccione Desocultar del menú contextual.

• A continuación, seleccione la hoja que desea desocultar en el menú Desocultar cuadro de diálogo.

• A continuación, haga clic en OK .

A continuación, verá las hojas ocultas en la pantalla Ficha Hoja otra vez.

Ahora explora las hojas de cálculo que estaban ocultas y si no son de ninguna utilidad, elimínalas.

Más información: Cómo determinar la causa del gran tamaño de los archivos de Excel

2. Eliminar las hojas de cálculo no utilizadas

Debe eliminar las hojas de cálculo que ya no utilice, no sólo las ocultas, sino también las que no lo estén. Si tiene demasiadas hojas de cálculo, ocupará demasiado espacio, tanto por contener información irrelevante como por contener rangos de celdas en blanco (más detalles en la siguiente sección).

Por lo tanto, eliminarlos es el paso más lógico si su archivo Excel es demasiado grande sin ninguna razón válida.

Más información: Cómo comprimir un archivo Excel para enviarlo por correo electrónico (13 métodos rápidos)

3. Comprobación de la gama usada

Otra razón importante por la que es posible que no encuentre ninguna razón para que su archivo de Excel sea demasiado grande es porque un mayor número de celdas están en uso en su libro de trabajo de lo que parece. Algunas celdas usadas que ocupan espacios debido a las piezas de información en ellos y hacer que los archivos de Excel de gran tamaño.

Para ver dónde termina el rango de celdas utilizado, seleccione cualquiera de las celdas de la hoja de cálculo y pulse Ctrl+Fin Lo ideal es que la posición sea donde termina el conjunto de datos.

Si introducimos un valor en una celda fuera del conjunto de datos y luego lo borramos, la celda seguirá en uso aunque no haya contenido en ella. Esto hace que el archivo sea más grande de lo que se supone que debe ser.

Puedes seguir estos pasos rápidos y sencillos para eliminar las celdas no utilizadas de la hoja de cálculo.

Pasos:

• En primer lugar, seleccione las columnas que empiezan después de donde termina el conjunto de datos haciendo clic en la cabecera de la columna.
• A continuación, pulse Ctrl+Mayús+Flecha derecha en el teclado. Esto seleccionará todas las columnas hasta el final de la hoja de cálculo.
• Ahora, haga clic con el botón derecho en la selección.
• A continuación, seleccione Borrar del menú contextual.
• A continuación, seleccione la fila después de la cual termina el conjunto de datos.
• A continuación, pulse Ctrl+Mayús+Flecha abajo en el teclado. Esto seleccionará todas las filas hasta el final de la hoja de cálculo.
• Ahora, haga clic con el botón derecho y seleccione Borrar del menú contextual.

El tamaño del archivo debería reducirse en este punto.

Tenga en cuenta que no debe limitarse a pulsar el botón Suprimir del teclado, sino que debe seleccionarlo en el menú contextual.

4. Eliminar formatos innecesarios

Los formatos nos ayudan a personalizar los conjuntos de datos para hacerlos más presentables. Pero también aumentan el tamaño de nuestros archivos. Incluso para conjuntos de datos pequeños, el formato hace que un archivo tenga más información y, por lo tanto, aumenta el tamaño del archivo. Su archivo de Excel puede ser demasiado grande debido a demasiados formatos. Por lo tanto, elimine los formatos innecesarios o intente no tener demasiados al principio. O simplemente, elimine todos los formatos dependiendo del tamaño del archivo.en el tamaño de archivo que está teniendo.

Para eliminar los formateos, siga estos pasos.

Pasos:

• En primer lugar, seleccione la celda o el rango de celdas del que desea eliminar el formato.
• A continuación, vaya al Inicio de la cinta de opciones.
• A continuación, seleccione Claro del Edición de grupo.
• Seleccione ahora Formato claro en el menú desplegable.

Más información: Cómo reducir el tamaño de un archivo de Excel con una macro (11 formas sencillas)

5. Comprimir imágenes en hojas de cálculo

A veces necesitamos añadir imágenes a nuestras hojas de cálculo por diversos motivos. Pero al añadir imágenes también se añaden los datos de la imagen al archivo de Excel, lo que aumenta su tamaño. Si es inevitable añadir imágenes, una forma de evitarlo es comprimir la imagen para reducir su tamaño. De ese modo, el archivo ocupará menos espacio después de guardarlo.

Para comprimir una imagen en Excel, siga estos pasos.

Pasos:

• Primero, selecciona la imagen haciendo clic sobre ella.
• Entonces aparecerá una nueva pestaña en la cinta llamada Formato de imagen Selecciónalo.
• A continuación, haga clic en Comprimir imágenes Lo encontrará en el Ajustar grupo de la ficha.

• A continuación, seleccione la opción que prefiera Opciones de compresión y Resolución .

• A continuación, haga clic en OK y tendrás tu foto comprimida.

Más información: Cómo reducir el tamaño de un archivo Excel con imágenes (2 maneras fáciles)

6. Optimizar el uso de fórmulas

Como cualquier otra modificación, las fórmulas también ocupan más espacio que el texto normal o las entradas numéricas. Pero en algunos casos, el uso de fórmulas es inevitable. Aunque esto sea cierto, también ocupa más espacio. Así que intenta optimizar el uso de fórmulas en tus hojas de cálculo.

Cuando utilices fórmulas en un archivo Excel grande, ten en cuenta lo siguiente.

• Intente evitar fórmulas volátiles como RAND , AHORA , HOY , OFFSET , CELDA , INDIRECTO y INFO .
• Utilice tablas dinámicas o tablas de Excel si puede evitar las fórmulas.
• Procure no utilizar filas o columnas enteras como referencias.
• Evita las fórmulas que impliquen cálculos repetidos.

7. Eliminar datos no utilizados

Cada celda que contiene datos o está en uso ocupa espacio en tu disco duro. Esto hace que el archivo sea grande. Si tienes conjuntos de datos sin usar en hojas de cálculo que ya no necesitas, elimínalos.

En lugar de eliminarlos permanentemente, intente guardarlos en otro archivo cuando ya no los necesite en el archivo en cuestión. De este modo, si los necesita para fines posteriores, podrá recuperarlos.

8. Eliminar tablas y gráficos dinámicos no utilizados

Las tablas dinámicas y los gráficos de Excel también ocupan espacio. Y en la mayoría de los casos, más que las celdas normales o los conjuntos de datos formateados. Son herramientas excelentes que nos facilitan las operaciones en Excel. Pero si no las necesitas, intenta no usarlas en absoluto para que el archivo sea más pequeño. Esto también hará que las operaciones habituales en Excel, como abrir y guardar, sean más fluidas.

Más información: Cómo reducir el tamaño de un archivo Excel con una tabla dinámica

9. Guardar archivo como binario

Hasta la última versión de Excel, Microsoft Excel suele guardar los archivos con una extensión xlsx. En el caso de los libros que contienen macros, la extensión es xlsm. Excel dispone de otro formato para guardar el archivo en formato binario con una extensión xlsb. Este tipo de archivos ocupa menos espacio que un archivo xlsx o xlsm. Pruebe a hacerlo si no dispone de otras opciones.

Para guardar el archivo como binario, siga estos pasos.

Pasos:

• En primer lugar, haga clic en el botón Archivo de la cinta de opciones.
• A continuación, seleccione Guardar como de la vista entre bastidores.
• A continuación, vaya a la carpeta en la que desea guardar el archivo y seleccione Libro Binario Excel en el Guardar como tipo desplegable.

• A continuación, haga clic en Guardar .

Esto guardará el archivo en xlsb que debe ser inferior al formato xlsx formato.

10. Comprobación de la fuente de datos externa

Si ninguno de los métodos anteriores consigue reducir el tamaño de tu archivo de Excel, es posible que tu libro contenga más datos de los que debería. En ese caso, deberías pensártelo mejor antes de utilizar Excel para guardar este tipo de conjuntos de datos. Excel no es una herramienta de bases de datos, sino que se utiliza como herramienta analítica. Para bases de datos de gran tamaño, deberías plantearte utilizar herramientas de bases de datos como Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV, etc.

Conclusión

Estas son todas las soluciones que puede utilizar si se encuentra en una situación en la que su archivo de Excel es demasiado grande sin ninguna razón. Espero que una o una combinación de estas soluciones le hayan ayudado. Espero que esta guía le haya resultado útil e informativa. Si tiene alguna pregunta o sugerencia, háganosla llegar a continuación.

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