Microsoft Excel adalah alat yang sangat baik yang memiliki fitur komputasi atau kemampuan kalkulasi, alat grafik, tabel pivot, dan VBA. Perangkat lunak ini terutama dirancang untuk mengelola dan bekerja dengan kumpulan data yang relatif kecil. Tetapi ukuran file menjadi jauh lebih besar dengan kumpulan data yang sangat besar dan banyak alasan lainnya. Dan tidak ada yang berguna tentang file Excel yang besar kecuali berisi sejumlah besar data. Mereka adalahJika Anda menemukan bahwa file Excel Anda terlalu besar tanpa alasan, salah satu dari solusi yang mungkin ini dapat memperbaiki masalah Anda.

10 Kemungkinan Solusi Jika File Excel Anda Terlalu Besar Tanpa Alasan

File Excel bisa menjadi besar karena berbagai alasan. Hal ini bisa sesederhana mengandung terlalu banyak informasi dalam spreadsheet hingga sel kosong yang masih digunakan. Karena file Excel yang lebih besar tidak terlalu menyenangkan untuk digunakan, sering kali layak untuk membuatnya menjadi lebih kecil. Jika Anda menemukan bahwa, file Excel Anda terlalu besar tanpa alasan yang tampaknya dapat Anda temukan, cobalah tips dan trik ini yang akan membantu mengurangi ukuran file Anda Pengurangan ukuran tergantung pada apa yang menyebabkan file menjadi besar sejak awal. Namun demikian, cobalah masing-masing untuk menemukan apa yang cocok untuk Anda.

1. Periksa Lembar Kerja Tersembunyi

Terkadang mungkin sudah ada spreadsheet yang sudah ada di buku kerja Anda yang tidak akan Anda temukan dalam tampilan biasa. Dengan kata lain, "lembar kerja tersembunyi". Sebagai contoh, mari kita lihat buku kerja dengan lembar tersembunyi. Melihat tab lembar di kiri bawah spreadsheet akan terlihat seperti ini.

Seperti yang bisa kita lihat dari gambar, ada tiga spreadsheet di buku kerja. Tapi pergi ke Ulasan tab dan pilih Statistik Buku Kerja dari Pemeriksaan kelompok pertama.

Anda akan menemukan informasi lembar kerja yang sebenarnya di sini.

Untuk memunculkan lembar kerja, ikuti langkah-langkah berikut ini.

Langkah-langkah:

• Pertama, klik kanan pada salah satu nama pada Tab Lembar di kiri bawah spreadsheet.
• Kemudian pilih Singkirkan dari menu konteks.

• Berikutnya, pilih sheet yang ingin Anda sembunyikan dari Singkirkan kotak dialog.

• Kemudian klik pada OK .

Setelah itu, Anda akan melihat lembaran tersembunyi pada Tab Lembar lagi.

Sekarang jelajahi spreadsheet yang disembunyikan dan jika tidak ada gunanya, hapuslah.

Baca selengkapnya: Cara Menentukan Apa yang Menyebabkan Ukuran File Excel Besar

2. Hapus Lembar Kerja yang Tidak Digunakan

Anda harus menghapus spreadsheet yang tidak lagi digunakan tidak hanya untuk yang tersembunyi tetapi juga untuk yang tidak tersembunyi juga. Memiliki terlalu banyak spreadsheet mengakibatkan mengambil terlalu banyak ruang untuk keduanya berisi potongan informasi yang tidak relevan dan berisi rentang sel kosong yang digunakan (detailnya ada di bagian selanjutnya).

Jadi, menghapusnya adalah langkah paling logis jika file Excel Anda terlalu besar tanpa alasan yang valid.

Baca selengkapnya: Cara Mengompres File Excel untuk Email (13 Metode Cepat)

3. Periksa Rentang yang Digunakan

Alasan utama lain yang mungkin Anda temukan tidak ada alasan file Excel Anda terlalu besar adalah karena jumlah sel yang lebih besar digunakan di buku kerja Anda daripada yang terlihat. Beberapa sel yang digunakan yang mengambil ruang karena potongan-potongan informasi di dalamnya dan membuat file Excel menjadi besar.

Untuk melihat di mana cell range yang Anda gunakan berakhir, pilih salah satu cell dalam spreadsheet dan tekan Ctrl + End pada keyboard Anda. Idealnya, posisi harus berada di tempat dataset berakhir.

Jika kita memasukkan nilai dalam sel di luar dataset dan kemudian menghapusnya, sel tersebut akan tetap digunakan meskipun tidak ada isinya. Hal ini membuat file menjadi lebih besar dari yang seharusnya.

Anda dapat mengikuti langkah-langkah cepat dan mudah ini untuk menghapus sel yang tidak digunakan dari spreadsheet.

Langkah-langkah:

• Pertama, pilih kolom-kolom yang dimulai setelah dataset berakhir dengan mengklik pada header kolom.
• Kemudian tekan Ctrl + Shift + Panah Kanan Ini akan memilih semua kolom sampai akhir spreadsheet.
• Sekarang, klik kanan pada pilihan.
• Setelah itu, pilih Hapus dari menu konteks.
• Berikutnya, pilih baris setelah tempat dataset berakhir.
• Kemudian tekan Ctrl + Shift + Panah Bawah Ini akan memilih semua baris sampai akhir spreadsheet.
• Sekarang, klik kanan dan pilih Hapus dari menu konteks.

Sel-sel tidak akan digunakan lagi setelah itu. Ukuran file akan menyusut pada saat ini.

Ingatlah bahwa jangan hanya menekan tombol Delete pada keyboard Anda, tetapi pilihlah dari menu konteks.

4. Hapus Format yang Tidak Perlu

Pemformatan membantu kita menyesuaikan dataset agar lebih rapi. Tapi dia juga membuat file kita menjadi besar. Bahkan untuk dataset kecil, pemformatan menyebabkan file memiliki lebih banyak informasi. Dan dengan demikian, meningkatkan ukuran file. File Excel Anda bisa terlalu besar karena terlalu banyak pemformatan. Jadi, hapus pemformatan yang tidak perlu atau cobalah untuk tidak memiliki terlalu banyak pada awalnya. Atau sederhananya, hapus semua tergantung pada format yang ada.pada ukuran file yang Anda miliki.

Untuk menghapus formattings, ikuti langkah-langkah berikut ini.

Langkah-langkah:

• Pertama, pilih sel atau rentang sel yang ingin Anda hapus formatnya.
• Lalu pergi ke Rumah pada pita Anda.
• Setelah itu pilih Bersih dari Penyuntingan kelompok.
• Sekarang pilih Hapus Pemformatan dari menu drop-down.

Baca selengkapnya: Cara Mengurangi Ukuran File Excel dengan Makro (11 Cara Mudah)

5. Kompres Gambar dalam Spreadsheet

Terkadang kita perlu menambahkan gambar ke spreadsheet kita untuk berbagai keperluan. Namun menambahkan gambar juga menambahkan data gambar ke file Excel. Yang membuat ukuran file menjadi lebih besar. Jika menambahkan gambar tidak dapat dihindari, salah satu cara untuk menyiasatinya adalah dengan mengompres gambar agar ukurannya lebih kecil. Dengan begitu, file akan memakan lebih sedikit ruang setelah disimpan.

Untuk mengompresi gambar di Excel, ikuti langkah-langkah berikut.

Langkah-langkah:

• Pertama, pilih gambar dengan mengkliknya.
• Kemudian tab baru akan muncul pada pita yang disebut Format Gambar Pilih itu.
• Setelah itu, klik pada Kompres Gambar Anda akan menemukannya di dalam Sesuaikan kelompok tab.

• Berikutnya, pilih pilihan Anda Opsi kompresi dan Resolusi .

• Setelah itu, klik pada OK dan gambar Anda akan dikompresi.

Baca selengkapnya: Cara Mengurangi Ukuran File Excel dengan Gambar (2 Cara Mudah)

6. Optimalkan Penggunaan Formula

Seperti modifikasi lainnya, rumus juga memakan lebih banyak ruang daripada entri teks atau numerik normal. Namun dalam beberapa kasus, penggunaan rumus tidak dapat dihindari. Meskipun ini mungkin benar, ini juga membutuhkan lebih banyak ruang. Jadi cobalah untuk mengoptimalkan penggunaan rumus di lembar kerja Anda.

Saat menggunakan rumus dalam file Excel yang besar, perhatikan hal-hal berikut ini.

• Cobalah untuk menghindari melibatkan formula yang mudah berubah seperti RAND , SEKARANG , HARI INI , OFFSET , SEL , TIDAK LANGSUNG dan INFO .
• Gunakan tabel pivot atau tabel Excel jika rumus bisa dihindari.
• Cobalah untuk tidak menggunakan seluruh baris atau kolom sebagai referensi.
• Pastikan untuk menghindari rumus yang melibatkan kalkulasi berulang.

7. Hapus Data yang Tidak Digunakan

Setiap cell yang berisi data atau yang sedang digunakan memakan ruang di hard drive Anda. Hal ini membuat file menjadi besar. Jika Anda memiliki dataset yang tidak terpakai dalam spreadsheet yang tidak lagi Anda perlukan, hapuslah.

Alih-alih menghapusnya secara permanen, cobalah menyimpannya di file lain, karena Anda tidak lagi memerlukannya di file tertentu. Dengan cara ini, jika Anda memerlukannya untuk keperluan di kemudian hari, Anda bisa mendapatkannya kembali.

8. Hapus Tabel dan Bagan Pivot yang Tidak Digunakan

Tabel pivot dan bagan Excel juga memakan ruang. Dan dalam banyak kasus, lebih dari sel normal atau kumpulan data yang diformat. Ini adalah alat luar biasa yang membantu operasi Excel kami lebih mudah. Tetapi jika Anda tidak membutuhkannya, cobalah untuk menghindari penggunaannya sama sekali untuk membuat file lebih kecil. Ini juga akan membuat operasi Excel biasa seperti membuka dan menyimpan lebih lancar.

Baca selengkapnya: Cara Mengurangi Ukuran File Excel dengan Tabel Pivot

9. Simpan File sebagai Biner

Hingga versi terbaru Excel, Microsoft Excel biasanya menyimpan file dengan ekstensi xlsx. Untuk buku kerja yang berisi makro, ekstensinya adalah xlsm. Excel memiliki format lain untuk menyimpan file sebagai format biner dengan ekstensi xlsb. Jenis file ini membutuhkan ruang yang lebih rendah daripada file xlsx atau xlsm. Cobalah ini jika Anda tidak memiliki opsi lain yang tersedia.

Untuk menyimpan file sebagai binary, ikuti langkah-langkah berikut ini.

Langkah-langkah:

• Pertama, klik pada Berkas pada pita Anda.
• Kemudian pilih Simpan sebagai dari tampilan belakang panggung.
• Setelah itu, arahkan ke folder tempat Anda ingin menyimpan file Anda dan pilih Buku Kerja Biner Excel di Simpan sebagai tipe drop-down.

• Kemudian klik pada Simpan .

Ini akan menyimpan file di xlsb yang harus lebih rendah dari format xlsx format.

10. Periksa Sumber Data Eksternal

Jika tidak ada metode di atas yang mengecilkan ukuran file Excel Anda, buku kerja Anda mungkin berisi lebih banyak data daripada yang seharusnya. Dalam hal ini, Anda harus berpikir lagi sebelum menggunakan Excel untuk menyimpan dataset tersebut. Excel bukan alat basis data. Sebaliknya, digunakan sebagai alat analitis. Untuk basis data yang besar, Anda harus mempertimbangkan untuk menggunakan alat basis data seperti Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV, dll.

Kesimpulan

Ini semua adalah perbaikan yang dapat Anda gunakan jika Anda berada dalam situasi di mana file Excel Anda terlalu besar tanpa alasan. Mudah-mudahan, satu atau kombinasi dari perbaikan ini membantu Anda. Saya harap panduan ini bermanfaat dan informatif bagi Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan atau saran, beri tahu kami di bawah ini.

Untuk perbaikan dan panduan seperti ini, kunjungi Exceldemy.com .