Microsoft Excel, hesaplama veya hesaplama yetenekleri, grafik araçları, pivot tablolar ve VBA içeren mükemmel bir araçtır. Yazılım esas olarak nispeten küçük veri kümelerini yönetmek ve bunlarla çalışmak için tasarlanmıştır. Ancak dosya boyutu, büyük bir veri kümesi ve diğer birçok nedenle çok daha büyür. Ve büyük Excel dosyalarıyla ilgili hiçbir şey, büyük miktarda veri içermesi dışında yararlı değildir. Bunlarpaylaşılması daha zordur ve her işlem gerekenden daha uzun sürer. Excel dosyanızın sebepsiz yere çok büyük olduğunu fark ederseniz, bu olası çözümlerden biri sorununuzu çözebilir.

Excel Dosyanız Sebepsiz yere Çok Büyükse 10 Olası Çözüm

Bir Excel dosyası birçok nedenden dolayı büyük olabilir. Bu, elektronik tablolarda çok fazla bilgi içermesinden hala kullanımda olan boş hücrelere kadar basit olabilir. Daha büyük Excel dosyalarıyla çalışmak tam olarak eğlenceli olmadığından, bunları daha küçük dosyalara dönüştürmek genellikle mümkündür. Excel dosyanızın görünüşte bulamadığınız bir nedenden dolayı çok büyük olduğunu fark ederseniz, yardımcı olacak şu ipuçlarını ve püf noktalarını deneyin dosya boyutunuzu küçültün Boyuttaki azalma, ilk etapta dosyanın büyük olmasına neyin neden olduğuna bağlıdır. Yine de, sizin için neyin işe yaradığını bulmak için her birini deneyin.

1. Gizli Çalışma Sayfalarını Kontrol Edin

Bazen çalışma kitabınızda açık görünümde bulamayacağınız mevcut çalışma sayfaları olabilir. Başka bir deyişle, "gizli çalışma sayfaları". Örneğin, gizli bir sayfası olan bir çalışma kitabına bakalım. Çalışma sayfasının sol alt tarafındaki sayfa sekmelerine bakıldığında aşağıdaki gibi görünecektir.

Şekilden de görebileceğimiz gibi, çalışma kitabında üç elektronik tablo var. İnceleme sekmesini seçin ve Çalışma Kitabı İstatistikleri bir şey yok. Kanıtlama önce grup.

Çalışma sayfası bilgilerinin gerçek sayısını burada bulacaksınız.

Çalışma sayfalarının gizliliğini kaldırmak için aşağıdaki adımları izleyin.

Adımlar:

• İlk olarak, ekrandaki isimlerden herhangi birine sağ tıklayın. Sayfa Sekmesi elektronik tablonun sol alt köşesinde.
• Ardından şunları seçin Göster bağlam menüsünden.

• Ardından, gizliliğini kaldırmak istediğiniz sayfayı Göster iletişim kutusu.

• Daha sonra TAMAM. .

Bundan sonra, gizli sayfaları Sayfa Sekmesi Tekrar.

Şimdi gizlenmiş olan elektronik tabloları inceleyin ve işe yaramıyorlarsa kaldırın.

Daha fazlasını okuyun: Büyük Excel Dosya Boyutuna Neyin Sebep Olduğu Nasıl Belirlenir?

2. Kullanılmayan Çalışma Sayfalarını Kaldırın

Artık kullanılmayan elektronik tabloları sadece gizli olanlar için değil, gizli olmayanlar için de kaldırmalısınız. Çok fazla elektronik tabloya sahip olmak, hem ilgisiz bilgi parçaları hem de boş kullanılmış hücre aralığı içerdiği için çok fazla yer kaplamasına neden olur (ayrıntılar bir sonraki bölümde).

Dolayısıyla, Excel dosyanız geçerli bir neden olmaksızın çok büyükse bunları kaldırmak en mantıklı adımdır.

Daha fazlasını okuyun: E-posta için Excel Dosyası Nasıl Sıkıştırılır (13 Hızlı Yöntem)

3. Kullanılmış Aralığı Kontrol Edin

Excel dosyanızın çok büyük olmasının bir diğer önemli nedeni de çalışma kitabınızda göründüğünden daha fazla sayıda hücrenin kullanılıyor olmasıdır. Kullanılan bazı hücreler, içlerindeki bilgi parçaları nedeniyle yer kaplar ve Excel dosyalarını büyük yapar.

Kullandığınız hücre aralığının nerede bittiğini görmek için, elektronik tablodaki hücrelerden herhangi birini seçin ve Ctrl+End İdeal olarak, konum veri kümesinin bittiği yerde olmalıdır.

Veri kümesinin dışındaki bir hücreye bir değer girip sonra silersek, içinde içerik olmamasına rağmen hücre hala kullanımda olacaktır. Bu da dosyayı olması gerekenden daha büyük hale getirir.

Kullanılmayan hücreleri elektronik tablodan kaldırmak için bu hızlı ve kolay adımları takip edebilirsiniz.

Adımlar:

• İlk olarak, sütun başlığına tıklayarak veri kümesinin bittiği yerden sonra başlayan sütunları seçin.
• Ardından tuşuna basın Ctrl+Shift+Sağ Ok Bu, elektronik tablonun sonuna kadar tüm sütunları seçecektir.
• Şimdi, seçimin üzerine sağ tıklayın.
• Bundan sonra, şunları seçin Silme bağlam menüsünden.
• Ardından, veri kümesinin bittiği yerden sonraki satırı seçin.
• Ardından tuşuna basın Ctrl+Shift+Aşağı Ok Bu, elektronik tablonun sonuna kadar olan tüm satırları seçecektir.
• Şimdi, sağ tıklayın ve Silme bağlam menüsünden.

Bundan sonra hücreler artık kullanılmayacaktır. Dosya boyutu bu noktada küçülmelidir.

Unutmayın ki klavyenizdeki Delete düğmesine basmakla yetinmeyin, bunun yerine içerik menüsünden seçin.

4. Gereksiz Biçimlendirmeleri Kaldırın

Biçimlendirmeler, veri kümelerini daha sunulabilir hale getirmek için özelleştirmemize yardımcı olur. Ancak dosyalarımızı da büyütür. Küçük veri kümeleri için bile, biçimlendirme bir dosyanın daha fazla bilgi içermesine neden olur. Ve böylece dosyanın boyutunu artırır. Excel dosyanız çok fazla biçimlendirme nedeniyle çok büyük olabilir. Bu nedenle, gereksiz biçimlendirmeleri kaldırın veya başlangıçta çok fazla olmamasına çalışın. Veya basitçe, bağlı olan her şeyi kaldırınsahip olduğunuz dosya boyutunda.

Biçimlendirmeleri kaldırmak için aşağıdaki adımları izleyin.

Adımlar:

• İlk olarak, biçimlendirmeleri kaldırmak istediğiniz hücreyi veya hücre aralığını seçin.
• Sonra da Ev sekmesine tıklayın.
• Bundan sonra şunları seçin Temiz bir şey yok. Düzenleme Grup.
• Şimdi seçin Net Biçimlendirme açılır menüsünden seçin.

Daha fazlasını okuyun: Makro ile Excel Dosya Boyutu Nasıl Küçültülür (11 Kolay Yol)

5. Elektronik Tablolarda Görüntüleri Sıkıştırın

Bazen çeşitli amaçlarla elektronik tablolarımıza resim eklememiz gerekir. Ancak resim eklemek, Excel dosyasına resim verilerini de ekler. Bu da dosyanın boyutunu büyütür. Resim eklemek kaçınılmazsa, bunu aşmanın bir yolu, boyutu küçültmek için resmi sıkıştırmaktır. Bu şekilde, dosya kaydedildikten sonra daha az yer kaplayacaktır.

Excel'de bir görüntüyü sıkıştırmak için aşağıdaki adımları izleyin.

Adımlar:

• İlk olarak, üzerine tıklayarak resmi seçin.
• Ardından şeritte şu adla yeni bir sekme görünecektir Resim Formatı Seçin.
• Bundan sonra, üzerine tıklayın Resimleri Sıkıştır . Bunu Ayarla sekmesinin grubu.

• Ardından, tercih ettiğiniz Sıkıştırma seçenekleri ve Çözünürlük .

• Bundan sonra, üzerine tıklayın TAMAM. ve resminizi sıkıştırmış olacaksınız.

Daha fazlasını okuyun: Resimlerle Excel Dosya Boyutu Nasıl Küçültülür (2 Kolay Yol)

6. Formül Kullanımını Optimize Edin

Diğer tüm değişiklikler gibi formüller de normal metin veya sayısal girişlerden daha fazla yer kaplar. Ancak bazı durumlarda formül kullanımı kaçınılmazdır. Bu doğru olsa da daha fazla yer kaplar. Bu nedenle çalışma sayfalarınızda formül kullanımını optimize etmeye çalışın.

Büyük bir Excel dosyasında formülleri kullanırken aşağıdakilere dikkat edin.

• gibi uçucu formülleri dahil etmekten kaçınmaya çalışın RAND , ŞİMDİ , BUGÜN , OFFSET , HÜCRE , DOLAYLI ve BİLGİ .
• Formüllerden kaçınılabiliyorsa pivot tablolar veya Excel tabloları kullanın.
• Tüm satırları veya sütunları referans olarak kullanmamaya çalışın.
• Tekrarlanan hesaplamalar içeren formüllerden kaçındığınızdan emin olun.

7. Kullanılmayan Verileri Kaldırın

Veri içeren veya kullanımda olan her hücre sabit diskinizde yer kaplar. Bu da dosyayı büyütür. Elektronik tablolarda artık ihtiyaç duymadığınız kullanılmayan veri kümeleriniz varsa bunları kaldırın.

Bunları kalıcı olarak kaldırmak yerine, söz konusu dosyada artık ihtiyaç duymadığınız için başka bir dosyada saklamayı deneyin. Bu şekilde, daha sonra ihtiyaç duyarsanız, geri alabilirsiniz.

8. Kullanılmayan Pivot Tabloları ve Grafikleri Silin

Pivot tablolar ve Excel grafikleri de yer kaplar ve çoğu durumda normal hücrelerden veya biçimlendirilmiş veri kümelerinden daha fazla yer kaplar. Bunlar Excel işlemlerimizi kolaylaştıran mükemmel araçlardır. Ancak bunlara ihtiyacınız yoksa, dosyayı daha küçük hale getirmek için bunları kullanmaktan kaçının. Bu, açma ve kaydetme gibi olağan Excel işlemlerini de daha sorunsuz hale getirecektir.

Daha fazlasını okuyun: Pivot Tablo ile Excel Dosya Boyutu Nasıl Küçültülür

9. Dosyayı İkili Olarak Kaydet

Excel'in son sürümüne kadar, Microsoft Excel dosyaları genellikle xlsx uzantısıyla kaydeder. Makro içeren çalışma kitapları için uzantı xlsm'dir. Excel'in dosyayı xlsb uzantılı ikili biçim olarak kaydetmek için başka bir biçimi daha vardır. Bu tür dosyalar xlsx veya xlsm dosyasından daha az yer kaplar. Başka seçeneğiniz yoksa bunu deneyin.

Dosyayı ikili olarak kaydetmek için aşağıdaki adımları izleyin.

Adımlar:

• İlk olarak, üzerine tıklayın Dosya sekmesine tıklayın.
• Ardından şunları seçin Farklı Kaydet sahne arkası görünümünden.
• Bundan sonra, dosyanızı kaydetmek istediğiniz klasöre gidin ve Excel İkili Çalışma Kitabı içinde Farklı kaydet aşağı açılır.

• Daha sonra Kaydet .

Bu, dosyayı şuraya kaydedecektir xlsb formatından daha düşük olmalıdır. xlsx format.

10. Harici Veri Kaynağını Kontrol Edin

Yukarıdaki yöntemlerden hiçbiri Excel dosyanızın boyutunu küçültmüyorsa, çalışma kitabınız olması gerekenden daha fazla veri içeriyor olabilir. Bu durumda, bu tür veri kümelerini kaydetmek için Excel'i kullanmadan önce bir kez daha düşünmelisiniz. Excel bir veritabanı aracı değildir. Bunun yerine, analitik bir araç olarak kullanılır. Büyük veritabanları için Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV vb. gibi veritabanı araçlarını kullanmayı düşünmelisiniz.

Sonuç

Kendinizi Excel dosyanızın sebepsiz yere çok büyük olduğu bir durumda bulursanız kullanabileceğiniz tüm düzeltmeler bunlardı. Umarım, bu düzeltmelerden biri veya bir kombinasyonu size yardımcı olmuştur. Umarım bu kılavuzu yararlı ve bilgilendirici bulmuşsunuzdur. Herhangi bir sorunuz veya öneriniz varsa, aşağıdan bize bildirin.

Bunun gibi daha fazla düzeltme ve kılavuz için şu adresi ziyaret edin Exceldemy.com .