Microsoft Excel-ը հիանալի գործիք է, որն ունի հաշվարկման կամ հաշվարկման հնարավորություններ, գրաֆիկական գործիքներ, առանցքային աղյուսակներ և VBA: Ծրագիրը հիմնականում նախատեսված է համեմատաբար փոքր տվյալների շտեմարանների հետ կառավարելու և աշխատելու համար: Բայց ֆայլի չափը մեծանում է հսկայական տվյալների բազայի և շատ այլ պատճառներով: Եվ Excel-ի մեծ ֆայլերի մասին ոչինչ օգտակար չէ, բացի մեծ քանակությամբ տվյալների պարունակությունից: Դրանք ավելի դժվար է կիսվել, և դրանց յուրաքանչյուր գործընթաց ավելի երկար է տևում, քան պահանջվում է: Եթե ​​գտնում եք, որ ձեր Excel ֆայլը չափազանց մեծ է առանց պատճառի, այս հնարավոր լուծումներից մեկը կարող է լուծել ձեր խնդիրը:

10 հնարավոր լուծումներ, եթե ձեր Excel ֆայլը չափազանց մեծ է առանց որևէ պատճառի

An Excel ֆայլը կարող է մեծ լինել բազմաթիվ պատճառներով: Այն կարող է լինել այնքան պարզ, որքան աղյուսակներում չափազանց շատ տեղեկատվություն պարունակելը մինչև դեռ օգտագործվող դատարկ բջիջները: Քանի որ ավելի մեծ Excel ֆայլերի հետ աշխատելը այնքան էլ զվարճալի չէ, հաճախ հնարավոր է դրանք դարձնել ավելի փոքր: Եթե ​​գտնում եք, որ ձեր Excel ֆայլը չափազանց մեծ է առանց որևէ պատճառի, որը դուք կարող եք թվացյալ գտնել, փորձեք այս խորհուրդներն ու հնարքները, որոնք կօգնեն նվազեցնել ձեր ֆայլի չափը : Չափի կրճատումը կախված է նրանից, թե ինչն է պատճառը, որ ֆայլը մեծ է առաջին հերթին: Այնուամենայնիվ, փորձեք յուրաքանչյուրը գտնել, թե ինչն է ձեզ համար հարմար:

1. Ստուգեք թաքնված աշխատաթերթերը

Երբեմն ձեր աշխատանքային գրքում կարող են լինել արդեն գոյություն ունեցող աղյուսակներ, որոնք դուք չեք գտնի պարզ տեսադաշտում: . Այլ կերպ ասած,«թաքնված աշխատաթերթեր»: Օրինակ, եկեք նայենք աշխատանքային գրքույկին թաքնված թերթիկով: Նայելով աղյուսակի ներքևի ձախ մասում գտնվող թերթիկի ներդիրներին, այն կունենա մոտավորապես այսպիսի տեսք:

Ինչպես տեսնում ենք նկարից, աշխատանքային գրքում կա երեք աղյուսակ: Բայց գնացեք Վերանայել ներդիր և ընտրեք Աշխատանքային գրքի վիճակագրություն Ստուգման խմբից նախ:

Դուք այստեղ կգտնի աշխատանքային թերթիկի տեղեկությունների իրական թիվը:

Աշխատաթերթերը ցուցադրելու համար կատարեք հետևյալ քայլերը:

Քայլեր.

• Նախ, աջ սեղմեք աղյուսակի ներքևի ձախ մասում գտնվող Թերթիկի ներդիրի ցանկացած անվան վրա:
• Այնուհետև ընտրեք Բացահայտել համատեքստի ընտրացանկից:

• Հաջորդում ընտրեք այն թերթիկը, որը ցանկանում եք ցուցադրել Բացահայտել երկխոսության վանդակից:

• Այնուհետև սեղմեք OK :

Դրանից հետո դուք կտեսնեք թաքնված թերթերը Թերթի ներդիր կրկին:

Այժմ ուսումնասիրեք թաքնված աղյուսակները, և եթե դրանք օգտակար չեն, հեռացրեք դրանք:

Կարդալ ավելին. Ինչպես որոշել, թե ինչն է առաջացնում Excel ֆայլի մեծ չափը

2. Հեռացրեք չօգտագործված աշխատաթերթերը

Դուք պետք է հեռացնեք աղյուսակները, որոնք այլևս չեն օգտագործվում է ոչ միայն թաքնվածների, այլև չթաքնվածների համար s նույնպես. Չափազանց շատ աղյուսակներ ունենալը հանգեցնում է նրան, որ չափազանց շատ տեղ է զբաղեցնում երկուսն էլ անտեղի տեղեկատվություն պարունակողև պարունակում է դատարկ օգտագործված բջիջների տիրույթ (մանրամասները հաջորդ բաժնում):

Այսպիսով, դրանք հեռացնելը ամենատրամաբանական քայլն է, եթե ձեր Excel ֆայլը չափազանց մեծ է առանց հիմնավոր պատճառի:

Կարդալ ավելին․ Ինչպես սեղմել Excel ֆայլը էլ. քանի որ ձեր Excel ֆայլը չափազանց մեծ է, քանի որ ձեր աշխատանքային գրքում ավելի մեծ թվով բջիջներ են օգտագործվում, քան թվում է: Որոշ օգտագործված բջիջներ, որոնք տեղ են զբաղեցնում դրանցում եղած տեղեկատվության պատճառով և մեծացնում են Excel ֆայլերը:

Որպեսզի տեսնեք, թե որտեղ է ավարտվել ձեր օգտագործած բջիջների տիրույթը, ընտրեք աղյուսակի բջիջներից որևէ մեկը և սեղմեք Ctrl: +Վերջ ձեր ստեղնաշարի վրա: Իդեալում, դիրքը պետք է լինի այնտեղ, որտեղ ավարտվում է տվյալների հավաքածուն:

Եթե մենք արժեք մուտքագրենք տվյալների հավաքածուից դուրս գտնվող բջիջում և այնուհետև ջնջենք այն, բջիջը դեռ կօգտագործվի, չնայած դրանում բովանդակություն չկա: Սա ֆայլը դարձնում է ավելի մեծ, քան ենթադրվում էր:

Դուք կարող եք հետևել այս արագ և հեշտ քայլերին` չօգտագործված բջիջները աղյուսակից հեռացնելու համար:

Քայլեր.

• Սկզբում ընտրեք այն սյունակները, որոնք սկսվում են տվյալների հավաքածուի ավարտից հետո՝ սեղմելով սյունակի վերնագրի վրա:
• Այնուհետև սեղմեք Ctrl+Shift+Աջ սլաք ձեր ստեղնաշարի վրա: Սա կընտրի բոլոր սյունակները մինչև աղյուսակի վերջը:
• Այժմ աջ սեղմեք ընտրվածի վրա:
• Այնուհետև համատեքստից ընտրեք Ջնջել ընտրացանկ:
• Հաջորդում ընտրեք այն տողը, որտեղից հետո ավարտվում է տվյալների հավաքածուն:
• Այնուհետև սեղմեք Ctrl+Shift+ներքև սլաքը ձեր ստեղնաշարի վրա: Սա կընտրի բոլոր տողերը մինչև աղյուսակի վերջը:
• Այժմ աջ սեղմեք և ընտրեք Ջնջել համատեքստի ընտրացանկից:

Բջիջները դրանից հետո այլևս չի օգտագործվում: Այս պահին ֆայլի չափը պետք է նվազի:

Հիշեք, որ պարզապես մի սեղմեք «Ջնջել» կոճակը ձեր ստեղնաշարի վրա: Փոխարենը, ընտրեք այն համատեքստի ընտրացանկից:

4. Հեռացրեք ավելորդ ձևաչափումները

Ձևաչափերն օգնում են մեզ հարմարեցնել տվյալների հավաքածուները՝ դրանք ավելի ներկայանալի դարձնելու համար: Բայց հե՜յ նաև մեր ֆայլերը մեծացնում են: Նույնիսկ փոքր տվյալների հավաքածուների դեպքում, ձևաչափումը հանգեցնում է նրան, որ ֆայլը ավելի շատ տեղեկատվություն ունի: Եվ այսպիսով, մեծացնում է ֆայլի չափը: Ձեր Excel ֆայլը կարող է չափազանց մեծ լինել չափից շատ ֆորմատավորումների պատճառով: Այսպիսով, հեռացրեք ավելորդ ֆորմատավորումը կամ փորձեք սկզբում շատ չլինել: Կամ պարզապես հեռացրեք բոլորը՝ կախված ձեր ֆայլի չափից:

Ձևաչափումները հեռացնելու համար հետևեք այս քայլերին:

Քայլեր.

• Նախ ընտրեք բջիջը կամ բջիջների շրջանակը, որտեղից ցանկանում եք հեռացնել ձևաչափումները:
• Այնուհետև անցեք ձեր ժապավենի Տուն ներդիրը:
• Այնուհետև ընտրեք Ջնջել Խմբագրման խմբից:
• Այժմ ընտրեք Մաքրել ֆորմատավորումը բացվող ընտրացանկից:

Կարդալ ավելին. Ինչպես նվազեցնել Excel ֆայլի չափը մակրոյով (11Հեշտ ուղիներ)

5. Կոմպրես պատկերները աղյուսակներում

Երբեմն մեզ անհրաժեշտ է տարբեր նպատակներով նկարներ ավելացնել մեր աղյուսակներում: Բայց նկարներ ավելացնելը նաև պատկերի տվյալները ավելացնում է Excel ֆայլին: Ինչը ֆայլն ավելի մեծ է դարձնում չափերով: Եթե ​​նկարներ ավելացնելն անխուսափելի է, ապա դրա շուրջ աշխատելու եղանակներից մեկը պատկերը սեղմելն է, որպեսզի այն փոքրանա: Այդ կերպ ֆայլը պահելուց հետո ավելի քիչ տարածք կխլի:

Excel-ում պատկերը սեղմելու համար հետևեք հետևյալ քայլերին:

Քայլեր.

• Սկզբում ընտրեք նկարը՝ սեղմելով դրա վրա:
• Այնուհետև ժապավենի վրա կհայտնվի նոր ներդիր, որը կոչվում է Picture Format : Ընտրեք այն:
• Դրանից հետո սեղմեք Կոմպրես նկարներ : Դուք այն կգտնեք ներդիրի Կարգավորել խմբում:

• Հաջորդում ընտրեք ձեր նախընտրած Կոմպրեսիոն ընտրանքները և Բանաձևը ։

• Դրանից հետո սեղմեք OK և կունենաք ձեր նկարը սեղմված:

Կարդալ ավելին. Ինչպես նվազեցնել Excel ֆայլի չափը նկարներով (2 հեշտ եղանակ)

6. Օպտիմալացնել բանաձևի օգտագործումը

Ինչպես ցանկացած այլ փոփոխություն, բանաձևերը նույնպես ավելի շատ տեղ են զբաղեցնում, քան սովորական տեքստը կամ թվային մուտքերը: Բայց որոշ դեպքերում բանաձևի օգտագործումն անխուսափելի է: Չնայած սա կարող է ճիշտ լինել, այն նաև ավելի շատ տեղ է զբաղեցնում: Այսպիսով, փորձեք օպտիմալացնել բանաձևերի օգտագործումը ձեր աշխատաթերթերում:

Մեծ Excel ֆայլում բանաձևեր օգտագործելիս ուշադրություն դարձրեք հետևյալին.բաներ։

• Փորձեք խուսափել անկայուն բանաձևերից, ինչպիսիք են RAND , ՀԻՄԱ , ԱՅՍՕՐ , OFFSET , CELL , INDIRECT և INFO :
• Օգտագործեք առանցքային աղյուսակներ կամ Excel աղյուսակներ, եթե բանաձևերը հնարավոր է խուսափել:
• Փորձեք չօգտագործել ամբողջ տողեր կամ սյունակներ որպես հղումներ:
• Համոզվեք, որ խուսափեք կրկնվող հաշվարկներ պարունակող բանաձևերից:

7. Հեռացրեք չօգտագործված տվյալները

Յուրաքանչյուր բջիջ, որը պարունակում է տվյալներ կամ օգտագործման ժամանակ տեղ է գրավում ձեր կոշտ սկավառակի վրա: Սա մեծացնում է ֆայլը: Եթե ​​դուք ունեք չօգտագործված տվյալների հավաքածուներ աղյուսակներում, որոնք ձեզ այլևս պետք չեն, հեռացրեք դրանք:

Դրանք ընդմիշտ հեռացնելու փոխարեն, փորձեք դրանք պահել մեկ այլ ֆայլում, քանի որ դրանք այլևս կարիք չունեք տվյալ ֆայլում: Այս կերպ, եթե դրանք ձեզ անհրաժեշտ են հետագա նպատակների համար, կարող եք դրանք հետ վերցնել:

8. Ջնջել չօգտագործված առանցքային աղյուսակները և գծապատկերները

Առանցքային աղյուսակները և Excel գծապատկերները նույնպես տեղ են զբաղեցնում: Եվ շատ դեպքերում, ավելին, քան սովորական բջիջները կամ ձևաչափված տվյալների հավաքածուները: Սրանք հիանալի գործիքներ են, որոնք օգնում են մեր Excel-ի գործառնությունների հեշտացմանը: Բայց եթե դրանք ձեզ հարկավոր չեն, փորձեք ընդհանրապես խուսափել դրանք օգտագործելուց՝ ֆայլը փոքրացնելու համար: Սա նաև կդարձնի սովորական Excel-ի գործառնությունները, ինչպիսիք են բացումը և պահպանումը:

Կարդալ ավելին. Ինչպես նվազեցնել Excel-ի ֆայլի չափը Pivot Table-ով

9 Պահպանել ֆայլը որպես Երկուական

Մինչև Excel-ի վերջին տարբերակը, Microsoft Excel-ը սովորաբար պահում է ֆայլերը xlsx ընդլայնմամբ: Աշխատանքային գրքույկների համար, որոնք պարունակում ենմակրոներ, ընդլայնումը xlsm է: Excel-ն ունի մեկ այլ ձևաչափ՝ ֆայլը երկուական ձևաչափով պահելու համար՝ xlsb ընդլայնմամբ: Այս տեսակի ֆայլերը ավելի քիչ տարածք են զբաղեցնում, քան xlsx կամ xlsm ֆայլերը: Փորձեք սա, եթե այլ տարբերակներ չունեք:

Ֆայլը որպես երկուական պահելու համար հետևեք այս քայլերին:

Քայլեր.

• Նախ, ձեր ժապավենի վրա սեղմեք Ֆայլ ներդիրը:
• Այնուհետև ետնաբեմից ընտրեք Պահպանել որպես :
• Այնուհետև անցեք դեպի թղթապանակը, որտեղ ցանկանում եք պահել ձեր ֆայլը և ընտրեք Excel Երկուական աշխատանքային գրքույկ Պահպանել որպես տիպ բացվող բացվող պատուհանում:

• Այնուհետև սեղմեք Պահել :

Սա կպահի ֆայլը xlsb ձևաչափով, որը պետք է լինի xlsx-ից ցածր: ձևաչափ:

10. Ստուգեք տվյալների արտաքին աղբյուրը

Եթե վերը նշված մեթոդներից և ոչ մեկը չի կրճատում ձեր Excel ֆայլի չափը, ձեր աշխատանքային գիրքը կարող է պարունակել ավելի շատ տվյալներ, քան պետք է: Այդ դեպքում դուք պետք է նորից մտածեք՝ նախքան Excel-ը նման տվյալների հավաքածուները պահպանելու համար: Excel-ը տվյալների բազայի գործիք չէ: Փոխարենը, այն օգտագործվում է որպես վերլուծական: Խոշոր տվյալների բազաների համար դուք պետք է հաշվի առնեք տվյալների բազայի գործիքների օգտագործումը, ինչպիսիք են Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV և այլն:

Եզրակացություն

Սրանք բոլոր ուղղումները կարող եք օգտագործել, եթե հայտնվեք իրավիճակում: որտեղ ձեր Excel ֆայլը չափազանց մեծ է առանց պատճառի: Հուսով ենք, որ այս ուղղումներից մեկը կամ դրանց համակցությունը օգնեց ձեզ: Հուսով եմդուք գտաք այս ուղեցույցը օգտակար և տեղեկատվական: Եթե ​​ունեք հարցեր կամ առաջարկներ, տեղեկացրեք մեզ ստորև:

Լրացուցիչ ուղղումների և նման ուղեցույցների համար այցելեք Exceldemy.com :