Microsoft Excel je odličan alat koji sadrži mogućnosti izračunavanja ili proračuna, grafičke alate, zaokretne tabele i VBA. Softver je uglavnom dizajniran za upravljanje i rad sa relativno malim skupovima podataka. Ali veličina datoteke postaje mnogo veća s ogromnim skupom podataka i mnogim drugim razlozima. I ništa od velikih Excel datoteka nije od pomoći osim što sadrže veliku količinu podataka. Teže ih je podijeliti i svaki njihov proces traje duže nego što je potrebno. Ako ustanovite da je vaša Excel datoteka prevelika bez razloga, jedno od ovih mogućih rješenja može riješiti vaš problem.

10 mogućih rješenja ako je vaša Excel datoteka prevelika bez razloga

An Excel datoteka može biti velika iz više razloga. To može biti jednostavno kao da sadrži previše informacija u proračunskim tablicama do praznih ćelija koje su još uvijek u upotrebi. Kako veće Excel datoteke nisu baš zabavne za rad, često ih je moguće napraviti u manje. Ako ustanovite da je vaša Excel datoteka prevelika bez razloga koji naizgled možete pronaći, isprobajte ove savjete i trikove koji će vam pomoći smanjiti veličinu datoteke . Smanjenje veličine zavisi od toga šta je uzrokovalo da datoteka bude velika. Ipak, isprobajte svaki od njih da pronađete ono što vam odgovara.

1. Provjerite ima li skrivenih radnih listova

Ponekad u vašoj radnoj svesci mogu postojati već postojeće tabele koje nećete pronaći u običnom prikazu . Drugim riječima,„skriveni radni listovi“. Na primjer, pogledajmo radnu svesku sa skrivenim listom. Gledajući kartice listova u donjem lijevom kutu proračunske tablice, izgledat će otprilike ovako.

Kao što možemo vidjeti sa slike, postoje tri proračunske tablice u radnoj knjizi. Ali idite na karticu Pregled i odaberite Statistika radne knjige iz grupe Provjera prvo.

Vi ovdje će pronaći pravi broj informacija o radnom listu.

Da biste otkrili radne listove, slijedite ove korake.

Koraci:

• Prvo, desnom tipkom miša kliknite bilo koje ime na kartici lista u donjem lijevom dijelu proračunske tablice.
• Zatim odaberite Otkrij iz kontekstnog menija.

• Sljedeće, odaberite list koji želite da otkrijete u dijaloškom okviru Otkrij .

• Zatim kliknite na OK .

Nakon toga, vidjet ćete skrivene listove na Tablica ponovo.

Sada istražite tabele koje su bile skrivene i ako nisu od koristi, uklonite ih.

Pročitajte više: Kako odrediti što uzrokuje veliku veličinu Excel datoteke

2. Uklonite nekorištene radne listove

Trebali biste ukloniti proračunske tablice koje više nisu koristi se ne samo za skrivene, već i za one neskrivene s too. Previše tabela rezultira zauzimanjem previše prostora za obje koje sadrže nebitne informacijei sadrži prazan raspon ćelija (detalji u sljedećem odjeljku).

Dakle, njihovo uklanjanje je najlogičniji korak ako je vaša Excel datoteka prevelika bez valjanog razloga.

Pročitajte više: Kako komprimirati Excel datoteku za e-poštu (13 brzih metoda)

3. Provjerite korišćeni opseg

Još jedan glavni razlog zbog kojeg možda nećete pronaći razlog jer je vaša Excel datoteka prevelika zato što se u radnoj svesci koristi veći broj ćelija nego što se čini. Neke korištene ćelije koje zauzimaju prostor zbog dijelova informacija u njima i čine Excel datoteke velikim.

Da biste vidjeli gdje je završio raspon korištenih ćelija, odaberite bilo koju od ćelija u proračunskoj tabeli i pritisnite Ctrl +End na vašoj tastaturi. U idealnom slučaju, pozicija bi trebala biti tamo gdje se skup podataka završava.

Ako unesemo vrijednost u ćeliju izvan skupa podataka, a zatim je izbrišemo, ćelija će i dalje biti u upotrebi iako u njoj nema sadržaja. Ovo čini datoteku većom nego što bi trebala biti.

Možete slijediti ove brze i jednostavne korake za uklanjanje neiskorištenih ćelija iz tabele.

Koraci:

• Prvo, odaberite stupce koji počinju nakon mjesta gdje skup podataka završava tako što ćete kliknuti na zaglavlje stupca.
• Zatim pritisnite Ctrl+Shift+strelica desno na tastaturi. Ovo će odabrati sve kolone do kraja tabele.
• Sada kliknite desnim tasterom miša na selekciju.
• Nakon toga, izaberite Izbriši iz kontekstameni.
• Sljedeće, odaberite red nakon gdje skup podataka završava.
• Zatim pritisnite Ctrl+Shift+strelica dolje na vašoj tastaturi. Ovo će odabrati sve redove do kraja tabele.
• Sada, kliknite desnim tasterom miša i izaberite Izbriši iz kontekstnog menija.

Ćelije će nakon toga više neće biti u upotrebi. Veličina fajla bi se u ovom trenutku trebala smanjiti.

Imajte na umu da nemojte samo pritisnuti dugme Delete na tastaturi. Umjesto toga, odaberite ga iz kontekstnog izbornika.

4. Uklonite nepotrebna oblikovanja

Formatiranja nam pomažu da prilagodimo skupove podataka kako bismo ih učinili prezentativnijim. Ali hej, također učinite naše fajlove velikim. Čak i za male skupove podataka, formatiranje uzrokuje da datoteka ima više informacija. I na taj način povećava veličinu datoteke. Vaša Excel datoteka može biti prevelika zbog previše formatiranja. Dakle, uklonite nepotrebno formatiranje ili pokušajte ne imati previše na početku. Ili jednostavno, uklonite sve ovisno o veličini datoteke koju imate.

Da biste uklonili formatiranje, slijedite ove korake.

Koraci:

• Prvo, odaberite ćeliju ili raspon ćelija iz kojih želite ukloniti formatiranje.
• Zatim idite na karticu Početna na vašoj vrpci.
• Nakon toga odaberite Obriši iz grupe Uređivanje .
• Sada odaberite Obriši formatiranje iz padajućeg menija.

Pročitajte više: Kako smanjiti veličinu Excel datoteke pomoću makroa (11Jednostavni načini)

5. Komprimirajte slike u proračunske tablice

Ponekad trebamo dodati slike u naše proračunske tablice za različite svrhe. Ali dodavanje slika takođe dodaje podatke o slici u Excel datoteku. Što datoteku čini većom. Ako je dodavanje slika neizbježno, jedan od načina da zaobiđete ovo je da komprimirate sliku kako biste je smanjili. Na taj način će datoteka zauzeti manje prostora nakon spremanja.

Da biste komprimirali sliku u Excelu, slijedite ove korake.

Koraci:

• Prvo, odaberite sliku klikom na nju.
• Zatim će se na traci pojaviti nova kartica pod nazivom Format slike . Odaberite ga.
• Nakon toga kliknite na Compress Pictures . Naći ćete ga u grupi Podešavanje na kartici.

• Dalje, odaberite željene Opcije kompresije i Rezolucija .

• Nakon toga kliknite na OK i imat ćete svoju sliku komprimirano.

Pročitajte više: Kako smanjiti veličinu Excel datoteke pomoću slika (2 laka načina)

6. Optimizirajte korištenje formule

Kao i sve druge modifikacije, formule također zauzimaju više prostora od normalnog teksta ili numeričkih unosa. Ali u nekim slučajevima upotreba formule je neizbježna. Iako je to možda istina, zauzima i više prostora. Zato pokušajte optimizirati korištenje formule u svojim radnim listovima.

Dok koristite formule u velikoj Excel datoteci, obratite pažnju na sljedećestvari.

• Pokušajte izbjeći uključivanje promjenjivih formula kao što su RAND , SADA , DANAS , OFFSET , CELL , INDIRECT i INFO .
• Koristite pivot tabele ili Excel tabele ako se formule mogu izbjeći.
• Pokušajte da ne koristite cijele redove ili stupce kao reference.
• Pazite da izbjegavate formule koje uključuju ponovljena izračunavanja.

7. Uklonite neiskorištene podatke

Svaka ćelija koja sadrži podatke ili u upotrebi zauzima prostor na vašem tvrdom disku. Ovo čini datoteku velikom. Ako imate neiskorištene skupove podataka u proračunskim tabelama koji vam više nisu potrebni, uklonite ih.

Umjesto da ih trajno uklonite, pokušajte ih pohraniti u drugu datoteku jer vam više nisu potrebni u određenoj datoteci. Na ovaj način, ako vam zatrebaju za kasnije svrhe, možete ih vratiti.

8. Izbrišite neiskorištene zaokretne tablice i grafikone

Pivot tablice i Excel grafikoni također zauzimaju prostor. I u većini slučajeva, više od normalnih ćelija ili formatiranih skupova podataka. Ovo su odlični alati koji olakšavaju naše Excel operacije. Ali ako vam nisu potrebni, pokušajte ih uopće izbjeći da biste smanjili datoteku. Ovo će također olakšati uobičajene Excel operacije poput otvaranja i spremanja.

Pročitajte više: Kako smanjiti veličinu Excel datoteke pomoću zaokretne tablice

9 Sačuvaj datoteku kao binarni

Do najnovije verzije Excela, Microsoft Excel obično sprema datoteke s ekstenzijom xlsx. Za radne sveske koje sadržemakronaredbi, ekstenzija je xlsm. Excel ima drugi format za spremanje datoteke kao binarnog formata sa ekstenzijom xlsb. Ove vrste datoteka zauzimaju manje prostora od xlsx ili xlsm datoteke. Isprobajte ovo ako nemate drugih dostupnih opcija.

Da sačuvate datoteku kao binarnu, slijedite ove korake.

Koraci:

• Prvo, kliknite na karticu Datoteka na vašoj vrpci.
• Zatim odaberite Sačuvaj kao u prikazu iza scene.
• Nakon toga idite na fasciklu u koju želite da sačuvate datoteku i izaberite Excel Binarna radna sveska u Sačuvaj kao tip padajućem meniju.

• Zatim kliknite na Sačuvaj .

Ovo će sačuvati datoteku u xlsb formatu koji bi trebao biti niži od xlsx format.

10. Provjerite vanjski izvor podataka

Ako nijedna od gore navedenih metoda ne smanjuje veličinu vaše Excel datoteke, vaša radna knjiga možda sadrži više podataka nego što bi trebala. U tom slučaju, trebali biste ponovo razmisliti prije nego što koristite Excel za spremanje takvih skupova podataka. Excel nije alat za bazu podataka. Umjesto toga, koristi se kao analitička. Za velike baze podataka, trebali biste razmotriti korištenje alata baze podataka kao što su Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV, itd.

Zaključak

Ovo su sve popravke koje možete koristiti ako se nađete u situaciji gdje je vaša Excel datoteka prevelika bez razloga. Nadamo se da vam je jedna ili kombinacija ovih popravaka pomogla. nadam sesmatrate da je ovaj vodič koristan i informativan. Ako imate bilo kakvih pitanja ili prijedloga, javite nam u nastavku.

Za više ovakvih popravaka i vodiča posjetite Exceldemy.com .