Microsoft Excel — есептеу немесе есептеу мүмкіндіктерін, графикалық құралдарды, жиынтық кестелерді және VBA мүмкіндіктерін қамтитын тамаша құрал. Бағдарламалық жасақтама негізінен салыстырмалы түрде шағын деректер жиынын басқаруға және олармен жұмыс істеуге арналған. Бірақ үлкен деректер жиынтығымен және басқа да көптеген себептермен файл өлшемі әлдеқайда үлкен болады. Үлкен Excel файлдары туралы ештеңе пайдалы емес, үлкен көлемдегі деректерден басқа. Оларды бөлісу қиынырақ және олардың әрбір процесі талап етілгеннен ұзағырақ уақыт алады. Excel файлының еш себепсіз тым үлкен екенін байқасаңыз, осы ықтимал шешімдердің бірі мәселені шешуі мүмкін.

Excel файлыңыз себепсіз тым үлкен болса, 10 ықтимал шешім

An Excel файлы көптеген себептерге байланысты үлкен болуы мүмкін. Бұл әлі қолданыста жүрген бос ұяшықтарға электрондық кестелерде тым көп ақпаратты қамту сияқты қарапайым болуы мүмкін. Үлкен Excel файлдарымен жұмыс істеу қызық емес болғандықтан, оларды кішірек етіп жасауға болады. Егер сіз мұны байқасаңыз, Excel файлыңыз еш себепсіз тым үлкен, сіз таба алмайсыз, файл өлшемін азайтуға көмектесетін осы кеңестер мен амалдарды қолданып көріңіз. Өлшемнің азаюы бірінші кезекте файлдың үлкен болуына не себеп болғанына байланысты. Дегенмен, әрқайсысын өзіңізге ыңғайлысын табу үшін көріңіз.

1. Жасырын жұмыс парақтарын тексеріңіз

Кейде жұмыс кітабыңызда бұрыннан бар электрондық кестелер болуы мүмкін, оларды қарапайым көріністе таба алмайсыз. . Басқа сөздермен айтқанда,«Жасырын жұмыс парақтары». Мысалы, жасырын парағы бар жұмыс кітабын қарастырайық. Электрондық кестенің төменгі сол жағындағы парақ қойындыларына қарасақ, ол келесідей болады.

Суреттен көріп отырғанымыздай, жұмыс кітабында үш электрондық кесте бар. Бірақ Шолу қойындысына өтіп, алдымен Тексеру тобынан Жұмыс кітабының статистикасы таңдаңыз.

Сіз мұнда жұмыс парағы ақпаратының нақты санын табады.

Жұмыс парақтарын көрсету үшін мына қадамдарды орындаңыз.

Қадамдар:

• Алдымен электрондық кестенің төменгі сол жағындағы Парақ қойындысындағы аттардың кез келгенін тінтуірдің оң жақ түймешігімен басыңыз.
• Одан кейін Көрсету <5 опциясын таңдаңыз>контекстік мәзірден.

• Одан әрі Көрсетілу диалогтық терезесінен көрсеткіңіз келетін парақты таңдаңыз.

• Одан кейін OK түймесін басыңыз.

Осыдан кейін сіз экранда жасырын парақтарды көресіз. Парақ қойындысы қайтадан.

Енді жасырылған электрондық кестелерді зерттеңіз, егер олар пайдасыз болса, оларды жойыңыз.

Толығырақ: Үлкен Excel файл өлшеміне не себеп болғанын қалай анықтауға болады

2. Пайдаланылмаған жұмыс парақтарын жою

Енді болмайтын электрондық кестелерді жою керек. жасырынға ғана емес, жасырынға да қолданылады s да. Тым көп электрондық кестелердің болуы маңызды емес ақпарат бөліктерін қамтитын екеуі үшін де тым көп орын алуға әкеледіжәне бос пайдаланылған ұяшықтар ауқымын қамтитын (келесі бөлімдегі мәліметтер).

Осылайша, Excel файлыңыз ешқандай себепсіз тым үлкен болса, оларды жою ең қисынды қадам болып табылады.

Толығырақ: Электрондық пошта үшін Excel файлын сығу жолы (13 жылдам әдіс)

3. Пайдаланылған ауқымды тексеріңіз

Ешқандай себеп таба алмауыңыз мүмкін тағы бір негізгі себеп Excel файлыңыздың тым үлкен болуы жұмыс кітабыңызда көрінгеннен көбірек ұяшықтар санының пайдаланылуына байланысты. Кейбір ұяшықтар ішіндегі ақпарат бөліктеріне байланысты бос орын алып, Excel файлдарын үлкен етеді.

Қолданылған ұяшықтар ауқымы қайда аяқталғанын көру үшін электрондық кестедегі ұяшықтардың кез келгенін таңдап, Ctrl пернесін басыңыз. +Соңы пернетақтада. Ең дұрысы, орын деректер жиынының аяқталатын жері болуы керек.

Егер біз деректер жиынынан тыс ұяшыққа мән енгізіп, оны жойсақ, онда мазмұн жоқ болса да, ұяшық әлі де қолданыста болады. Бұл файлды болжанғаннан үлкенірек етеді.

Пайдаланылмайтын ұяшықтарды электрондық кестеден жою үшін мына жылдам және оңай қадамдарды орындауға болады.

Қадамдар:

• Біріншіден, баған тақырыбын басу арқылы деректер жиыны аяқталғаннан кейін басталатын бағандарды таңдаңыз.
• Одан кейін пернетақтадағы Ctrl+Shift+Оң жақ көрсеткі пернелерін басыңыз. Бұл электрондық кестенің соңына дейін барлық бағандарды таңдайды.
• Енді таңдауды тінтуірдің оң жақ түймешігімен басыңыз.
• Одан кейін контекстен Жою пәрменін таңдаңыз.мәзір.
• Кейін, деректер жинағы аяқталған жерінен кейінгі жолды таңдаңыз.
• Одан кейін пернетақтадағы Ctrl+Shift+Төмен көрсеткі пернелерін басыңыз. Бұл электрондық кестенің соңына дейін барлық жолдарды таңдайды.
• Енді тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, контекстік мәзірден Жою пәрменін таңдаңыз.

Ұяшықтар одан кейін енді қолданылмайды. Бұл кезде файл өлшемі кішірейуі керек.

Пернетақтадағы "Жою" түймесін басып қана қоймайтынын есте сақтаңыз. Оның орнына оны мәтінмәндік мәзірден таңдаңыз.

4. Қажет емес пішімдеулерді жою

Пішімдеу деректер жиынын оларды көрнекі ету үшін теңшеуге көмектеседі. Бірақ біздің файлдарды да үлкен етіп жасаңыз. Тіпті шағын деректер жиыны үшін де пішімдеу файлдың қосымша ақпаратқа ие болуына әкеледі. Осылайша, файл өлшемін арттырады. Excel файлы тым көп пішімдеу себебінен тым үлкен болуы мүмкін. Сондықтан, қажетсіз пішімдеуді алып тастаңыз немесе басында тым көп болмауға тырысыңыз. Немесе жай ғана файл өлшеміне байланысты барлығын жойыңыз.

Пішімдеулерді жою үшін мына қадамдарды орындаңыз.

Қадамдар:

• Алдымен пішімдеу жойылатын ұяшықты немесе ұяшықтар ауқымын таңдаңыз.
• Одан кейін таспадағы Басты бет қойындысына өтіңіз.
• Одан кейін <опциясын таңдаңыз. 4> Өңдеу тобынан тазарту.
• Енді ашылмалы мәзірден Пішімдеуді тазалау опциясын таңдаңыз.

Толығырақ оқу: Макрос көмегімен Excel файлының өлшемін қалай азайтуға болады (11).Жеңіл жолдар)

5. Электрондық кестелердегі кескіндерді сығу

Кейде әртүрлі мақсаттар үшін электрондық кестелерге суреттер қосу керек болады. Бірақ суреттерді қосу сурет деректерін Excel файлына қосады. Бұл файлды үлкенірек етеді. Суреттерді қосу мүмкін болмаса, оны шешудің бір жолы кескінді кішірейту үшін оны қысу болып табылады. Осылайша, файл сақталғаннан кейін аз орын алады.

Суретті Excel бағдарламасында қысу үшін мына қадамдарды орындаңыз.

Қадамдар:

• Алдымен суретті басу арқылы таңдаңыз.
• Содан кейін таспада Сурет форматы деп аталатын жаңа қойынды пайда болады. Оны таңдаңыз.
• Одан кейін Суреттерді қысу түймесін басыңыз. Оны қойындының Реттеу тобынан табасыз.

• Одан кейін қалаған Қысу опцияларын таңдаңыз және Ажыратымдылық .

• Одан кейін OK ​​түймесін басыңыз, сонда сіздің суретіңіз болады. қысылған.

Толығырақ оқу: Суреттер арқылы Excel файлының өлшемін қалай азайтуға болады (2 оңай жол)

6. Формуланы пайдалануды оңтайландыру

Кез келген басқа өзгертулер сияқты, формулалар да қалыпты мәтін немесе сандық жазбаларға қарағанда көбірек орын алады. Бірақ кейбір жағдайларда формуланы қолдану сөзсіз. Бұл шындық болуы мүмкін болса да, ол көбірек орын алады. Сондықтан жұмыс парақтарыңызда формуланы пайдалануды оңтайландыруға тырысыңыз.

Үлкен Excel файлында формулаларды пайдаланған кезде, төмендегілерге назар аударыңыз.заттар.

• RAND , NOW , БҮГІН , OFFSET сияқты ұшпа формулаларды қолданбауға тырысыңыз. ҰЯШЫҚ , ЖАҢА және АҚПАРАТ .
• Формулаларды болдырмау мүмкін болса, жиынтық кестелерді немесе Excel кестелерін пайдаланыңыз.
• Әрекет ету сілтеме ретінде тұтас жолдарды немесе бағандарды пайдаланбаңыз.
• Қайталанатын есептеулерді қамтитын формулалардан аулақ болыңыз.

7. Пайдаланылмаған деректерді жою

Деректерді қамтитын әрбір ұяшықты немесе пайдалану кезінде қатты дискіде орын алады. Бұл файлды үлкен етеді. Электрондық кестелерде бұдан былай қажет емес деректер жиындары болса, оларды жойыңыз.

Оларды біржола жоюдың орнына, оларды басқа файлда сақтап көріңіз, себебі олар енді нақты файлда қажет емес. Осылайша, кейінірек мақсаттар үшін қажет болса, оларды қайтарып алуға болады.

8. Пайдаланылмаған жиынтық кестелер мен диаграммаларды жою

Жиынтық кестелер мен Excel диаграммалары да орын алады. Көп жағдайда қалыпты ұяшықтардан немесе пішімделген деректер жиынынан көп. Бұл Excel операцияларын жеңілдететін тамаша құралдар. Бірақ олар қажет болмаса, файлды кішірейту үшін оларды мүлде қолданбауға тырысыңыз. Бұл сонымен қатар ашу және сақтау сияқты әдеттегі Excel операцияларын тегістейді.

Толығырақ оқу: Жиынтық кесте арқылы Excel файл өлшемін қалай азайтуға болады

9 Файлды екілік ретінде сақтау

Excel бағдарламасының соңғы нұсқасына дейін Microsoft Excel әдетте файлдарды xlsx кеңейтімімен сақтайды. Құрамында жұмыс кітаптары үшінмакростар, кеңейтім xlsm болып табылады. Excel файлында xlsb кеңейтімі бар екілік пішім ретінде файлды сақтауға арналған басқа пішім бар. Бұл файлдар түрлері xlsx немесе xlsm файлдарына қарағанда аз орын алады. Басқа опцияларыңыз болмаса, осы әрекетті орындап көріңіз.

Файлды екілік ретінде сақтау үшін мына қадамдарды орындаңыз.

Қадамдар:

• Алдымен таспадағы Файл қойындысын басыңыз.
• Одан кейін сахна сыртындағы көріністен Басқаша сақтау пәрменін таңдаңыз.
• Одан кейін мына жерге өтіңіз. файлыңызды сақтағыңыз келетін қалтаны таңдап, Түрі басқаша сақтау ашылмалы тізімнен Excel Binary Workbook тармағын таңдаңыз.

• Одан кейін Сақтау түймесін басыңыз.

Бұл файлды xlsb пішімінде сақтайды, ол xlsx форматынан төмен болуы керек. пішімі.

10. Сыртқы деректер көзі бар-жоғын тексеріңіз

Егер жоғарыда аталған әдістердің ешқайсысы Excel файлының өлшемін кішірейтпесе, жұмыс кітабыңызда тиісінше көбірек деректер болуы мүмкін. Бұл жағдайда мұндай деректер жиынын сақтау үшін Excel бағдарламасын пайдаланбас бұрын қайта ойлану керек. Excel дерекқор құралы емес. Оның орнына ол аналитикалық ретінде пайдаланылады. Үлкен дерекқорлар үшін Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV және т.б. сияқты дерекқор құралдарын пайдалануды қарастырған жөн.

Қорытынды

Осылардың барлығы жағдайға тап болсаңыз, қолдануға болатын түзетулер болды. Excel файлыңыз себепсіз тым үлкен. Осы түзетулердің біреуі немесе комбинациясы сізге көмектесті деп үміттенеміз. Мен үміттенемінСіз бұл нұсқаулықты пайдалы және мазмұнды деп таптыңыз. Сұрақтарыңыз немесе ұсыныстарыңыз болса, төменде бізге хабарлаңыз.

Осы сияқты қосымша түзетулер мен нұсқаулықтар үшін Exceldemy.com сайтына кіріңіз.