Microsoft Excel je vynikajúci nástroj, ktorý ponúka možnosti výpočtov alebo kalkulácií, grafické nástroje, otočné tabuľky a VBA. Tento softvér je určený najmä na správu a prácu s relatívne malými súbormi údajov. Veľkosť súboru sa však pri obrovskom súbore údajov a z mnohých ďalších dôvodov výrazne zväčšuje. A na veľkých súboroch Excelu nie je nič užitočné, okrem toho, že obsahujú veľké množstvo údajov. Súťažšie zdieľať a každý ich proces trvá dlhšie, ako je potrebné. Ak zistíte, že váš súbor Excel je bezdôvodne príliš veľký, vaše problémy by mohlo vyriešiť jedno z týchto možných riešení.

10 možných riešení, ak je váš súbor programu Excel bezdôvodne príliš veľký

Súbor programu Excel môže byť veľký z mnohých dôvodov. Môže to byť tak jednoduché, ako je obsah príliš veľkého množstva informácií v tabuľkách až po prázdne bunky, ktoré sa stále používajú. Keďže práca s väčšími súbormi programu Excel nie je práve zábavná, často je možné z nich vytvoriť menšie. Ak zistíte, že váš súbor programu Excel je príliš veľký bez dôvodu, ktorý zdanlivo nemôžete nájsť, vyskúšajte tieto tipy a triky, ktoré vám pomôžu zmenšiť veľkosť súboru . Zmenšenie veľkosti závisí od toho, čo spôsobuje, že je súbor v prvom rade veľký. Napriek tomu vyskúšajte každý z nich a zistite, čo vám vyhovuje.

1. Kontrola skrytých pracovných hárkov

Niekedy sa v zošite môžu nachádzať už existujúce hárky, ktoré v bežnom zobrazení nenájdete. Inými slovami, "skryté hárky". Pozrime sa napríklad na zošit so skrytým hárkom. Pri pohľade na karty hárkov v ľavej dolnej časti tabuľky to bude vyzerať takto.

Ako vidíme na obrázku, v zošite sú tri tabuľky. Prejdite však na Prehľad a vyberte kartu Štatistiky pracovného zošita z Overovanie skupina ako prvá.

Tu nájdete skutočné množstvo informácií o pracovnom liste.

Ak chcete zrušiť skrytie pracovných hárkov, postupujte podľa nasledujúcich krokov.

Kroky:

• Najprv kliknite pravým tlačidlom myši na ľubovoľný názov na Karta listu v ľavej dolnej časti tabuľky.
• Potom vyberte Zrušiť skrytie z kontextového menu.

• Potom vyberte hárok, ktorý chcete odfotiť z Zrušiť skrytie dialógové okno.

• Potom kliknite na OK .

Potom sa zobrazia skryté hárky na Karta listu opäť.

Teraz preskúmajte tabuľky, ktoré boli skryté, a ak nie sú užitočné, odstráňte ich.

Prečítajte si viac: Ako zistiť, čo spôsobuje veľkú veľkosť súboru Excel

2. Odstráňte nepoužívané pracovné hárky

Mali by ste odstrániť tabuľky, ktoré sa už nepoužívajú, a to nielen tie skryté, ale aj tie neskryté. Príliš veľa tabuliek má za následok, že zaberajú príliš veľa miesta, pretože obsahujú nepodstatné informácie a obsahujú prázdny rozsah použitých buniek (podrobnosti v nasledujúcej časti).

Ak je váš súbor programu Excel bezdôvodne príliš veľký, najlogickejším krokom je ich odstránenie.

Prečítajte si viac: Ako komprimovať súbor programu Excel pre e-mail (13 rýchlych metód)

3. Kontrola použitého rozsahu

Ďalším hlavným dôvodom, prečo nemusíte nájsť dôvod, prečo je váš súbor programu Excel príliš veľký, je to, že sa v zošite používa väčší počet buniek, ako sa zdá. Niektoré použité bunky, ktoré zaberajú miesta kvôli kúskom informácií v nich, a spôsobujú, že súbory programu Excel sú veľké.

Ak chcete zistiť, kde skončil použitý rozsah buniek, vyberte ľubovoľnú bunku v tabuľke a stlačte tlačidlo Ctrl+End na klávesnici. V ideálnom prípade by táto pozícia mala byť tam, kde sa súbor údajov končí.

Ak do bunky mimo súboru údajov zadáme hodnotu a potom ju odstránime, bunka sa bude naďalej používať, aj keď v nej nebude žiadny obsah. Tým sa súbor zväčší, než by mal byť.

Podľa týchto rýchlych a jednoduchých krokov môžete z tabuľky odstrániť nepoužívané bunky.

Kroky:

• Najprv vyberte stĺpce začínajúce za miestom, kde sa súbor údajov končí, kliknutím na záhlavie stĺpca.
• Potom stlačte tlačidlo Ctrl+Shift+šipka doprava na klávesnici. Tým sa vyberú všetky stĺpce až do konca tabuľky.
• Teraz kliknite pravým tlačidlom myši na výber.
• Potom vyberte Odstrániť z kontextového menu.
• Potom vyberte riadok, za ktorým súbor údajov končí.
• Potom stlačte tlačidlo Ctrl+Shift+šipka nadol na klávesnici. Tým sa vyberú všetky riadky až do konca tabuľky.
• Teraz kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte Odstrániť z kontextového menu.

Bunky sa potom už nebudú používať. Veľkosť súboru by sa mala v tomto okamihu zmenšiť.

Nezabudnite, že nemusíte iba stlačiť tlačidlo Delete na klávesnici. Namiesto toho ho vyberte z kontextovej ponuky.

4. Odstráňte nepotrebné formátovanie

Formátovanie nám pomáha prispôsobiť súbory údajov, aby boli reprezentatívnejšie. Ale tiež zväčšuje naše súbory. Aj v prípade malých súborov údajov formátovanie spôsobuje, že súbor obsahuje viac informácií. A tým sa zvyšuje veľkosť súboru. Váš súbor programu Excel môže byť príliš veľký kvôli príliš veľkému množstvu formátovania. Preto odstráňte nepotrebné formátovanie alebo sa snažte, aby ho na začiatku nebolo príliš veľa. Alebo jednoducho odstráňte všetky v závislosti odna veľkosť súboru, ktorý máte.

Ak chcete odstrániť formáty, postupujte podľa nasledujúcich krokov.

Kroky:

• Najprv vyberte bunku alebo rozsah buniek, z ktorých chcete odstrániť formátovanie.
• Potom prejdite na Domov na páse kariet.
• Potom vyberte Jasné z Úprava stránky skupina.
• Teraz vyberte Jasné formátovanie z rozbaľovacej ponuky.

Prečítajte si viac: Ako znížiť veľkosť súboru Excel pomocou makra (11 jednoduchých spôsobov)

5. Komprimovanie obrázkov v tabuľkách

Niekedy potrebujeme pridať obrázky do našich tabuliek na rôzne účely. Pridaním obrázkov sa však do súboru programu Excel pridajú aj obrazové údaje. Čo zväčší veľkosť súboru. Ak je pridanie obrázkov nevyhnutné, jedným zo spôsobov, ako to obísť, je komprimovať obrázok, aby mal menšiu veľkosť. Takto bude súbor po uložení zaberať menej miesta.

Ak chcete komprimovať obrázok v programe Excel, postupujte podľa nasledujúcich krokov.

Kroky:

• Najprv vyberte obrázok kliknutím naň.
• Potom sa na páse kariet objaví nová karta s názvom Formát obrázku . Vyberte ho.
• Potom kliknite na Kompresia obrázkov Nájdete ho v Upravte stránku skupina karty.

• Potom vyberte požadovanú Možnosti kompresie a Rozlíšenie .

• Potom kliknite na OK a váš obrázok bude komprimovaný.

Prečítajte si viac: Ako znížiť veľkosť súboru Excel pomocou obrázkov (2 jednoduché spôsoby)

6. Optimalizácia používania vzorca

Tak ako všetky ostatné úpravy, aj vzorce zaberajú viac miesta ako bežné textové alebo číselné položky. V niektorých prípadoch sa však použitiu vzorcov nedá vyhnúť. Hoci to môže byť pravda, tiež zaberajú viac miesta. Preto sa snažte optimalizovať používanie vzorcov vo svojich pracovných hárkoch.

Pri používaní vzorcov vo veľkom súbore programu Excel si dávajte pozor na nasledujúce veci.

• Snažte sa vyhýbať prchavým vzorcom, ako napr. RAND , TERAZ , DNES , OFFSET , CELL , INDIRECT a INFO .
• Ak sa dá vyhnúť vzorcom, použite otočné tabuľky alebo tabuľky programu Excel.
• Snažte sa nepoužívať celé riadky alebo stĺpce ako odkazy.
• Dbajte na to, aby ste sa vyhli vzorcom, ktoré obsahujú opakované výpočty.

7. Odstránenie nepoužívaných údajov

Každá bunka, ktorá obsahuje údaje alebo sa používa, zaberá miesto na pevnom disku. Tým sa súbor stáva veľkým. Ak máte v tabuľkách nepoužívané súbory údajov, ktoré už nepotrebujete, odstráňte ich.

Namiesto ich trvalého odstránenia ich skúste uložiť do iného súboru, pretože v danom súbore ich už nepotrebujete. Ak ich budete potrebovať na neskoršie účely, môžete ich tak získať späť.

8. Odstránenie nepoužívaných tabuliek a grafov Pivot

Pivotné tabuľky a grafy Excelu tiež zaberajú miesto. A vo väčšine prípadov viac ako bežné bunky alebo formátované súbory údajov. Sú to vynikajúce nástroje, ktoré nám uľahčujú operácie v programe Excel. Ak ich však nepotrebujete, skúste ich vôbec nepoužívať, aby bol súbor menší. Tým sa aj bežné operácie v programe Excel, ako je otváranie a ukladanie, stanú plynulejšími.

Prečítajte si viac: Ako znížiť veľkosť súboru programu Excel pomocou tabuľky Pivot

9. Uložte súbor ako binárny súbor

Až do najnovšej verzie programu Excel Microsoft Excel zvyčajne ukladá súbory s príponou xlsx. V prípade zošitov, ktoré obsahujú makrá, je prípona xlsm. Excel má ďalší formát na uloženie súboru ako binárny formát s príponou xlsb. Tieto typy súborov zaberajú menej miesta ako súbor xlsx alebo xlsm. Vyskúšajte to, ak nemáte k dispozícii iné možnosti.

Ak chcete súbor uložiť ako binárny súbor, postupujte podľa nasledujúcich krokov.

Kroky:

• Najprv kliknite na Súbor na páse kariet.
• Potom vyberte Uložiť ako z pohľadu do zákulisia.
• Potom prejdite do priečinka, do ktorého chcete súbor uložiť, a vyberte Binárny zošit programu Excel v Uložiť ako typ rozbaľovací zoznam.

• Potom kliknite na Uložiť .

Tým sa súbor uloží do xlsb formát, ktorý by mal byť nižší ako xlsx formát.

10. Kontrola externého zdroja údajov

Ak žiadna z uvedených metód nezmenšuje veľkosť súboru programu Excel, váš zošit môže obsahovať viac údajov, ako by mal. V takom prípade by ste si mali ešte raz premyslieť, či chcete používať program Excel na ukladanie takýchto súborov údajov. Program Excel nie je databázový nástroj. Namiesto toho sa používa ako analytický nástroj. V prípade veľkých databáz by ste mali zvážiť použitie databázových nástrojov, ako sú Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV atď.

Záver

Toto boli všetky opravy, ktoré môžete použiť, ak sa ocitnete v situácii, keď je váš súbor programu Excel bezdôvodne príliš veľký. Dúfam, že vám jedna z týchto opráv alebo ich kombinácia pomohla. Dúfam, že tento návod bol pre vás užitočný a poučný. Ak máte nejaké otázky alebo návrhy, dajte nám vedieť nižšie.

Ďalšie opravy a príručky, ako je táto, nájdete na stránke Exceldemy.com .