மைக்ரோசாஃப்ட் எக்செல் என்பது கணக்கீடு அல்லது கணக்கீடு திறன்கள், கிராஃபிக் கருவிகள், பிவோட் டேபிள்கள் மற்றும் VBA ஆகியவற்றைக் கொண்ட ஒரு சிறந்த கருவியாகும். மென்பொருள் முக்கியமாக ஒப்பீட்டளவில் சிறிய தரவுத்தொகுப்புகளை நிர்வகிப்பதற்கும் வேலை செய்வதற்கும் வடிவமைக்கப்பட்டுள்ளது. ஆனால் கோப்பு அளவு பெரிய தரவுத்தொகுப்பு மற்றும் பல காரணங்களால் பெரிதாகிறது. பெரிய எக்செல் கோப்புகளைப் பற்றி எதுவும் பெரிய அளவிலான தரவைக் கொண்டிருப்பதைத் தவிர பயனுள்ளதாக இருக்காது. அவற்றைப் பகிர்வது கடினமானது மற்றும் அவற்றின் ஒவ்வொரு செயல்முறையும் தேவைப்படுவதை விட அதிக நேரம் எடுக்கும். எந்த காரணமும் இல்லாமல் உங்கள் எக்செல் கோப்பு மிகவும் பெரியதாக இருப்பதை நீங்கள் கண்டால், இந்த சாத்தியமான தீர்வுகளில் ஒன்று உங்கள் சிக்கலை சரிசெய்யலாம்.

10 சாத்தியமான தீர்வுகள் உங்கள் எக்செல் கோப்பு எந்த காரணமும் இல்லாமல் மிகவும் பெரியதாக இருந்தால்

ஒரு எக்செல் கோப்பு பல காரணங்களுக்காக பெரியதாக இருக்கலாம். இன்னும் பயன்பாட்டில் உள்ள வெற்று கலங்களுக்கு விரிதாள்களில் அதிக தகவலைக் கொண்டிருப்பது போல இது எளிமையானதாக இருக்கலாம். பெரிய எக்செல் கோப்புகளுடன் வேலை செய்வது மிகவும் வேடிக்கையாக இல்லாததால், அவற்றை சிறியதாக மாற்றுவது பெரும்பாலும் சாத்தியமாகும். நீங்கள் அதைக் கண்டால், எந்த காரணமும் இல்லாமல் உங்கள் எக்செல் கோப்பு மிகப் பெரியதாக இருப்பதாகத் தோன்றினால், உங்கள் கோப்பு அளவைக் குறைக்க உதவும் இந்த உதவிக்குறிப்புகள் மற்றும் தந்திரங்களை முயற்சிக்கவும். அளவைக் குறைப்பது, கோப்பு முதலில் பெரிதாக இருப்பதற்கு என்ன காரணம் என்பதைப் பொறுத்தது. இருப்பினும், உங்களுக்கு எது பொருத்தமானது என்பதைக் கண்டறிய ஒவ்வொன்றையும் முயற்சிக்கவும்.

1. மறைக்கப்பட்ட பணித்தாள்களைச் சரிபார்க்கவும்

சில நேரங்களில் உங்கள் பணிப்புத்தகத்தில் ஏற்கனவே இருக்கும் விரிதாள்களை நீங்கள் சாதாரண பார்வையில் காண முடியாது. . வேறுவிதமாகக் கூறினால்,"மறைக்கப்பட்ட பணித்தாள்கள்". எடுத்துக்காட்டாக, மறைக்கப்பட்ட தாளுடன் பணிப்புத்தகத்தைப் பார்ப்போம். விரிதாளின் கீழ் இடதுபுறத்தில் உள்ள தாள் தாவல்களைப் பார்த்தால், இது இப்படி இருக்கும்.

படத்தில் இருந்து நாம் பார்ப்பது போல், பணிப்புத்தகத்தில் மூன்று விரிதாள்கள் உள்ளன. ஆனால் மதிப்பாய்வு தாவலுக்குச் சென்று ஒர்க்புக் ஸ்டாடிஸ்டிக்ஸ் என்பதை புரூஃபிங் குழுவிலிருந்து முதலில் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

நீங்கள் பணித்தாள் தகவலின் உண்மையான எண்ணிக்கையை இங்கே காணலாம்.

ஒர்க்ஷீட்களை மறைக்க, இந்தப் படிகளைப் பின்பற்றவும்.

படிகள்: <1

• முதலில், விரிதாளின் கீழ்-இடதுபுறத்தில் உள்ள தாள் தாவலில் பெயர்களில் ஏதேனும் ஒன்றை வலது கிளிக் செய்யவும்.
• பின்னர் காணாமல் இரு என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும் சூழல் மெனுவிலிருந்து.

• அடுத்து, காணாத உரையாடல் பெட்டியிலிருந்து நீங்கள் மறைக்க விரும்பும் தாளைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

• பின் சரி என்பதைக் கிளிக் செய்யவும் தாள் தாவல் மீண்டும்.

இப்போது மறைக்கப்பட்ட விரிதாள்களை ஆராய்ந்து, அவை பயனற்றதாக இருந்தால், அவற்றை அகற்றவும்.

மேலும் படிக்க: பெரிய எக்செல் கோப்பின் அளவை எவ்வாறு தீர்மானிப்பது

2. பயன்படுத்தப்படாத பணித்தாள்களை அகற்று

இனி இல்லாத விரிதாள்களை அகற்ற வேண்டும் மறைக்கப்பட்டவைகளுக்கு மட்டுமல்ல, மறைக்கப்படாதவற்றுக்கும் பயன்படுத்தப்படுகிறது கள் கூட. பல விரிதாள்களை வைத்திருப்பதால், பொருத்தமற்ற தகவல்களைக் கொண்டிருக்கும் இரண்டிற்கும் அதிக இடத்தைப் பிடிக்கும்மற்றும் வெற்று பயன்படுத்தப்பட்ட செல் வரம்பைக் கொண்டுள்ளது (அடுத்த பகுதியில் விவரங்கள்).

எனவே, சரியான காரணமின்றி உங்கள் எக்செல் கோப்பு மிகப் பெரியதாக இருந்தால், அவற்றை அகற்றுவது மிகவும் தர்க்கரீதியான படியாகும்.

மேலும் படிக்க: எக்செல் கோப்பை மின்னஞ்சலுக்கு எப்படி சுருக்குவது (13 விரைவு முறைகள்)

3. பயன்படுத்திய வரம்பை சரிபார்க்கவும்

இன்னொரு முக்கிய காரணம் நீங்கள் எந்த காரணமும் இல்லாமல் இருக்கலாம் உங்கள் எக்செல் கோப்பு மிகவும் பெரியதாக இருப்பதால், உங்கள் பணிப்புத்தகத்தில் தோன்றுவதை விட அதிக எண்ணிக்கையிலான செல்கள் பயன்பாட்டில் உள்ளன. சில பயன்படுத்திய செல்கள் அவற்றில் உள்ள தகவல்களின் காரணமாக இடைவெளிகளை எடுத்து எக்செல் கோப்புகளை பெரிதாக்குகின்றன.

நீங்கள் பயன்படுத்திய செல் வரம்பு எங்கு முடிந்தது என்பதைப் பார்க்க, விரிதாளில் உள்ள கலங்களில் ஏதேனும் ஒன்றைத் தேர்ந்தெடுத்து Ctrl ஐ அழுத்தவும். உங்கள் விசைப்பலகையில் ஐ முடிக்கவும். வெறுமனே, தரவுத்தொகுப்பு முடிவடையும் இடமாக இருக்க வேண்டும்.

நாம் தரவுத்தொகுப்புக்கு வெளியே உள்ள ஒரு கலத்தில் மதிப்பை உள்ளிட்டு அதை நீக்கினால், அதில் உள்ளடக்கம் இல்லாவிட்டாலும் செல் பயன்பாட்டில் இருக்கும். இது கோப்பை இருக்க வேண்டியதை விட பெரிதாக்குகிறது.

விரைவான மற்றும் எளிதான படிகளைப் பின்பற்றி விரிதாளில் இருந்து பயன்படுத்தப்படாத செல்களை அகற்றலாம்.

படிகள்: <1

• முதலில், நெடுவரிசைத் தலைப்பைக் கிளிக் செய்வதன் மூலம் தரவுத்தொகுப்பு முடிவடையும் இடத்திலிருந்து தொடங்கும் நெடுவரிசைகளைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
• பின்னர் உங்கள் விசைப்பலகையில் Ctrl+Shift+Right Arrow ஐ அழுத்தவும். இது விரிதாளின் இறுதி வரை அனைத்து நெடுவரிசைகளையும் தேர்ந்தெடுக்கும்.
• இப்போது, ​​தேர்வில் வலது கிளிக் செய்யவும்.
• அதன் பிறகு, சூழலில் இருந்து நீக்கு என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்மெனு.
• அடுத்து, தரவுத்தொகுப்பு முடிவடையும் வரிசையைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
• பின்னர் உங்கள் விசைப்பலகையில் Ctrl+Shift+Down Arrow ஐ அழுத்தவும். இது விரிதாளின் இறுதி வரை அனைத்து வரிசைகளையும் தேர்ந்தெடுக்கும்.
• இப்போது, ​​வலது கிளிக் செய்து, சூழல் மெனுவிலிருந்து நீக்கு என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

கலங்கள் அதன் பிறகு பயன்பாட்டில் இருக்காது. இந்த கட்டத்தில் கோப்பின் அளவு குறைய வேண்டும்.

உங்கள் விசைப்பலகையில் நீக்கு பொத்தானை மட்டும் அழுத்த வேண்டாம் என்பதை நினைவில் கொள்ளவும். மாறாக, சூழல் மெனுவிலிருந்து அதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

4. தேவையற்ற வடிவமைப்புகளை அகற்றவும்

வடிவமைப்புகள் தரவுத்தொகுப்புகளைத் தனிப்பயனாக்க உதவுகின்றன. ஆனால் ஏய் எங்கள் கோப்புகளை பெரிதாக்குங்கள். சிறிய தரவுத்தொகுப்புகளுக்கு கூட, வடிவமைத்தல் ஒரு கோப்பில் கூடுதல் தகவல்களைக் கொண்டிருக்கும். இதனால், கோப்பின் அளவு அதிகரிக்கிறது. உங்கள் எக்செல் கோப்பு மிகவும் பெரியதாக இருக்கலாம், ஏனெனில் அதிகப்படியான வடிவமைப்புகள். எனவே, தேவையற்ற வடிவமைப்பை அகற்றவும் அல்லது ஆரம்பத்தில் அதிகமாக இருக்க வேண்டாம். அல்லது நீங்கள் வைத்திருக்கும் கோப்பின் அளவைப் பொறுத்து அனைத்தையும் அகற்றவும்.

வடிவமைப்புகளை அகற்ற, இந்தப் படிகளைப் பின்பற்றவும்.

படிகள்:

• முதலில், நீங்கள் வடிவமைப்பை அகற்ற விரும்பும் செல் அல்லது கலங்களின் வரம்பைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
• பின்னர் உங்கள் ரிப்பனில் முகப்பு தாவலுக்குச் செல்லவும்.
• அதற்குப் பிறகு எடிட்டிங் குழுவிலிருந்து ஐ அழிக்கவும்.
• இப்போது கீழ்தோன்றும் மெனுவிலிருந்து வடிவமைப்பை அழி என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

மேலும் படிக்க: மேக்ரோ மூலம் எக்செல் கோப்பின் அளவைக் குறைப்பது எப்படி (11எளிதான வழிகள்)

5. விரிதாள்களில் படங்களை சுருக்கவும்

சில நேரங்களில் பல்வேறு நோக்கங்களுக்காக நமது விரிதாள்களில் படங்களைச் சேர்க்க வேண்டும். ஆனால் படங்களைச் சேர்ப்பது எக்செல் கோப்பில் படத் தரவையும் சேர்க்கிறது. இது கோப்பின் அளவை பெரிதாக்குகிறது. படங்களைச் சேர்ப்பது தவிர்க்க முடியாதது என்றால், அதைச் சுற்றி வேலை செய்வதற்கான ஒரு வழி, படத்தை சிறியதாக மாற்றுவதற்கு சுருக்க வேண்டும். அந்த வகையில், கோப்பு சேமிப்பிற்குப் பிறகு குறைந்த இடத்தை எடுக்கும்.

Excel இல் படத்தை சுருக்க, இந்தப் படிகளைப் பின்பற்றவும்.

படிகள்:

12>முதலில், படத்தைக் கிளிக் செய்வதன் மூலம் அதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
• பின்னர் ரிப்பனில் பட வடிவம் என்ற புதிய டேப் தோன்றும். அதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
• அதன் பிறகு, Compress Pictures என்பதைக் கிளிக் செய்யவும். தாவலின் அட்ஜஸ்ட் குழுவில் அதைக் காண்பீர்கள்.

• அடுத்து, உங்களுக்கு விருப்பமான அமுக்க விருப்பங்களைத் தேர்ந்தெடுங்கள் மற்றும் தெளிவுத்திறன் .

• அதன் பிறகு சரி என்பதைக் கிளிக் செய்யவும். உங்கள் படம் உங்களிடம் இருக்கும். சுருக்கப்பட்டது.

மேலும் படிக்க: படங்கள் மூலம் எக்செல் கோப்பின் அளவைக் குறைப்பது எப்படி (2 எளிதான வழிகள்)

6. ஃபார்முலா உபயோகத்தை மேம்படுத்தவும்

மற்ற மாற்றங்களைப் போலவே, சூத்திரங்களும் சாதாரண உரை அல்லது எண் உள்ளீடுகளை விட அதிக இடத்தை எடுத்துக் கொள்கின்றன. ஆனால் சில சந்தர்ப்பங்களில், ஃபார்முலா பயன்பாடுகள் தவிர்க்க முடியாதவை. இது உண்மையாக இருந்தாலும், இது அதிக இடத்தை எடுத்துக்கொள்கிறது. எனவே உங்கள் பணித்தாள்களில் ஃபார்முலா பயன்பாட்டை மேம்படுத்த முயற்சிக்கவும்.

பெரிய எக்செல் கோப்பில் சூத்திரங்களைப் பயன்படுத்தும் போது பின்வருவனவற்றைக் கவனியுங்கள்விஷயங்கள்.

• RAND , NOW , TODAY , OFFSET போன்ற ஆவியாகும் சூத்திரங்களை உள்ளடக்குவதைத் தவிர்க்க முயற்சிக்கவும். செல் , இன்டிரெக்ட் மற்றும் தகவல் .
• சூத்திரங்கள் தவிர்க்கப்படுமானால் பைவட் டேபிள்கள் அல்லது எக்செல் டேபிள்களைப் பயன்படுத்தவும்.
• முயற்சிக்கவும். முழு வரிசைகள் அல்லது நெடுவரிசைகளை குறிப்புகளாகப் பயன்படுத்த வேண்டாம்.
• மீண்டும் மீண்டும் கணக்கிடப்படும் சூத்திரங்களைத் தவிர்க்கவும் பயன்பாட்டில் உங்கள் வன்வட்டில் இடத்தை எடுத்துக்கொள்கிறது. இது கோப்பை பெரிதாக்குகிறது. விரிதாள்களில் பயன்படுத்தப்படாத தரவுத்தொகுப்புகள் இருந்தால், அவற்றை அகற்றவும்.

அவற்றை நிரந்தரமாக அகற்றுவதற்குப் பதிலாக, குறிப்பிட்ட கோப்பில் அவை தேவையில்லை என்பதால் அவற்றை வேறொரு கோப்பில் சேமிக்க முயற்சிக்கவும். இந்த வழியில், பிற்கால நோக்கங்களுக்காக அவை உங்களுக்குத் தேவைப்பட்டால், நீங்கள் அவற்றைத் திரும்பப் பெறலாம்.

8. பயன்படுத்தப்படாத பைவட் அட்டவணைகள் மற்றும் விளக்கப்படங்களை நீக்கவும்

பிவோட் அட்டவணைகள் மற்றும் எக்செல் விளக்கப்படங்களும் இடத்தைப் பிடிக்கும். மேலும் பெரும்பாலான சந்தர்ப்பங்களில், சாதாரண செல்கள் அல்லது வடிவமைக்கப்பட்ட தரவுத்தொகுப்புகளை விட அதிகம். இவை எக்செல் செயல்பாடுகளை எளிதாக்க உதவும் சிறந்த கருவிகள். ஆனால் அவை உங்களுக்குத் தேவையில்லை என்றால், கோப்பைச் சிறியதாக்க அவற்றைப் பயன்படுத்துவதைத் தவிர்க்க முயற்சிக்கவும். இது வழக்கமான எக்செல் செயல்பாடுகளைத் திறப்பது மற்றும் சேமிப்பது போன்றவற்றை மென்மையாக்கும்.

மேலும் படிக்க: பிவோட் டேபிளுடன் எக்செல் கோப்பின் அளவைக் குறைப்பது எப்படி

9 பைனரியாக சேமிக்கவும்

Excel இன் சமீபத்திய பதிப்பு வரை, Microsoft Excel பொதுவாக கோப்புகளை xlsx நீட்டிப்புடன் சேமிக்கிறது. கொண்டிருக்கும் பணிப்புத்தகங்களுக்குமேக்ரோஸ், நீட்டிப்பு xlsm. xlsb இன் நீட்டிப்புடன் பைனரி வடிவமாக கோப்பைச் சேமிப்பதற்கான மற்றொரு வடிவமைப்பை Excel கொண்டுள்ளது. இந்த வகையான கோப்புகள் ஒரு xlsx அல்லது xlsm கோப்பை விட குறைந்த இடத்தை எடுக்கும். உங்களிடம் வேறு விருப்பங்கள் இல்லை என்றால் இதை முயற்சிக்கவும்.

பைனரியாக கோப்பைச் சேமிக்க, இந்தப் படிகளைப் பின்பற்றவும்.

படிகள்:

• முதலில், உங்கள் ரிப்பனில் உள்ள கோப்பு தாவலை கிளிக் செய்யவும்.
• பின்னர், பின்நிலைக் காட்சியில் இருந்து சேமி என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
• அதன் பிறகு, செல்லவும் உங்கள் கோப்பைச் சேமிக்க விரும்பும் கோப்புறை மற்றும் எக்செல் பைனரி ஒர்க்புக் ஐ சேமி அஸ் டைப் டிராப்-டவுனில்

• பின்னர் சேமி என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.

இது xlsb வடிவத்தில் கோப்பைச் சேமிக்கும், இது xlsxஐ விட குறைவாக இருக்க வேண்டும் வடிவம்.

10. வெளிப்புறத் தரவு மூலத்தைச் சரிபார்க்கவும்

மேலே உள்ள எந்த முறையும் உங்கள் எக்செல் கோப்பின் அளவைக் குறைக்கவில்லை எனில், உங்கள் பணிப்புத்தகத்தில் தேவையானதை விட அதிகமான தரவு இருக்கலாம். அப்படியானால், அத்தகைய தரவுத்தொகுப்புகளைச் சேமிக்க எக்செல் பயன்படுத்துவதற்கு முன்பு நீங்கள் மீண்டும் சிந்திக்க வேண்டும். எக்செல் ஒரு தரவுத்தள கருவி அல்ல. மாறாக, இது ஒரு பகுப்பாய்வுப் பொருளாகப் பயன்படுத்தப்படுகிறது. பெரிய தரவுத்தளங்களுக்கு, Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV போன்ற தரவுத்தளக் கருவிகளைப் பயன்படுத்துவதை நீங்கள் பரிசீலிக்க வேண்டும்.

முடிவு

நீங்கள் ஒரு சூழ்நிலையில் இருந்தால் நீங்கள் பயன்படுத்தக்கூடிய திருத்தங்கள் இவை அனைத்தும் எந்த காரணமும் இல்லாமல் உங்கள் எக்செல் கோப்பு மிகவும் பெரியதாக உள்ளது. இந்த திருத்தங்களின் ஒன்று அல்லது கலவையானது உங்களுக்கு உதவியது என நம்புகிறோம். நான் நம்புகிறேன்இந்த வழிகாட்டி உங்களுக்கு பயனுள்ளதாகவும் தகவலாகவும் இருந்தது. உங்களிடம் ஏதேனும் கேள்விகள் அல்லது பரிந்துரைகள் இருந்தால், கீழே எங்களுக்குத் தெரியப்படுத்தவும்.

இது போன்ற மேலும் திருத்தங்கள் மற்றும் வழிகாட்டிகளுக்கு, Exceldemy.com ஐப் பார்வையிடவும்.