Microsoft Excel is een uitstekend hulpmiddel dat beschikt over reken- of calculatiemogelijkheden, grafische hulpmiddelen, draaitabellen en VBA. De software is voornamelijk ontworpen voor het beheren van en werken met relatief kleine datasets. Maar de bestandsgrootte wordt veel groter bij een enorme dataset en vele andere redenen. En niets aan grote Excel-bestanden is nuttig, behalve dat ze een grote hoeveelheid gegevens bevatten. Ze zijnmoeilijker te delen en elk proces ervan duurt langer dan nodig. Als u vindt dat uw Excel-bestand zonder reden te groot is, kan een van deze mogelijke oplossingen uw probleem oplossen.

10 Mogelijke oplossingen als uw Excel-bestand zonder reden te groot is

Een Excel-bestand kan om vele redenen groot zijn. Het kan zo simpel zijn als het bevatten van te veel informatie in spreadsheets tot lege cellen die nog in gebruik zijn. Omdat grotere Excel-bestanden niet bepaald amusant zijn om mee te werken, is het vaak haalbaar om er kleinere bestanden van te maken. Als u vindt dat uw Excel-bestand te groot is zonder dat u daar een reden voor kunt bedenken, probeer dan deze tips en trucs die zullen helpen uw bestand verkleinen De reductie in grootte hangt af van wat de oorzaak is van de grote omvang van het bestand. Probeer ze desondanks allemaal uit om te zien wat voor u werkt.

1. Controleer op verborgen werkbladen

Soms zijn er al bestaande spreadsheets in je werkmap die je niet in het zicht vindt. Met andere woorden, "verborgen werkbladen". Laten we bijvoorbeeld eens kijken naar een werkmap met een verborgen blad. Als je kijkt naar de tabbladen linksonder in de spreadsheet ziet het er ongeveer zo uit.

Zoals we in de figuur kunnen zien, zijn er drie spreadsheets in de werkmap. Maar ga naar de Beoordeling tabblad en selecteer Werkboek Statistieken van de Proofing groep eerst.

U vindt het echte aantal werkbladen hier.

Volg deze stappen om de werkbladen te verbergen.

Stappen:

• Klik eerst met de rechtermuisknop op een van de namen op het Blad Tab linksonder in de spreadsheet.
• Selecteer vervolgens Verwijderen uit het contextmenu.

• Selecteer vervolgens het blad dat u wilt verwijderen uit de Verwijderen dialoogvenster.

• Klik dan op OK .

Daarna ziet u de verborgen bladen op het Blad Tab weer.

Onderzoek nu de verborgen spreadsheets en als ze niet van nut zijn, verwijder ze dan.

Lees meer: Hoe te bepalen wat de oorzaak is van grote Excel-bestanden

2. Ongebruikte werkbladen verwijderen

U moet spreadsheets die niet langer worden gebruikt verwijderen, niet alleen voor de verborgen spreadsheets, maar ook voor de niet-verborgen spreadsheets. Te veel spreadsheets hebben tot gevolg dat ze te veel ruimte innemen, zowel voor het bevatten van irrelevante stukken informatie als voor het bevatten van leeg gebruikte celbereiken (details in het volgende deel).

Ze verwijderen is dus de meest logische stap als uw Excel-bestand zonder geldige reden te groot is.

Lees meer: Hoe Excel-bestand comprimeren voor e-mail (13 snelle methoden)

3. Controle op gebruikt bereik

Een andere belangrijke reden waarom uw Excel-bestand te groot is, is dat een groter aantal cellen in uw werkmap in gebruik is dan het lijkt. Sommige gebruikte cellen nemen ruimte in beslag door de stukken informatie die erin staan en maken Excel-bestanden groot.

Om te zien waar uw gebruikte celbereik eindigde, selecteert u een van de cellen in de spreadsheet en drukt u op Ctrl+End op uw toetsenbord. Idealiter is de positie waar de dataset eindigt.

Als we een waarde invoeren in een cel buiten de dataset en deze vervolgens verwijderen, blijft de cel in gebruik, ook al staat er geen inhoud in. Hierdoor wordt het bestand groter dan het zou moeten zijn.

U kunt deze snelle en eenvoudige stappen volgen om ongebruikte cellen uit de spreadsheet te verwijderen.

Stappen:

• Selecteer eerst de kolommen die beginnen na waar de dataset eindigt door op de kolomkop te klikken.
• Druk dan op Ctrl+Shift+Rechtse Pijl Dit selecteert alle kolommen tot het einde van de spreadsheet.
• Klik nu met de rechtermuisknop op de selectie.
• Selecteer daarna Verwijder uit het contextmenu.
• Selecteer vervolgens de rij waarna de dataset eindigt.
• Druk dan op Ctrl+Shift+Pijl omlaag Dit selecteert alle rijen tot het einde van de spreadsheet.
• Klik nu met de rechtermuisknop en selecteer Verwijder uit het contextmenu.

De cellen zijn daarna niet meer in gebruik. De bestandsgrootte zou op dit punt moeten krimpen.

Let erop dat u niet alleen op de Delete-toets op uw toetsenbord drukt, maar deze selecteert in het contextmenu.

4. Onnodige opmaak verwijderen

Opmaak helpt ons datasets aan te passen om ze toonbaarder te maken. Maar hij maakt onze bestanden ook groot. Zelfs voor kleine datasets zorgt opmaak ervoor dat een bestand meer informatie bevat. En dus de grootte van het bestand vergroot. Uw Excel-bestand kan te groot worden door te veel opmaak. Verwijder dus onnodige opmaak of probeer er in het begin niet te veel te hebben. Of verwijder gewoon alle afhankelijkop de bestandsgrootte die je hebt.

Volg deze stappen om formattings te verwijderen.

Stappen:

• Selecteer eerst de cel of het celbereik waaruit u de opmaak wilt verwijderen.
• Ga dan naar de Home tabblad op je lint.
• Selecteer daarna Duidelijk van de Bewerken van groep.
• Selecteer nu Duidelijke opmaak uit het drop-down menu.

Lees meer: Hoe Excel-bestand verkleinen met Macro (11 eenvoudige manieren)

5. Afbeeldingen in spreadsheets comprimeren

Soms moeten we voor verschillende doeleinden afbeeldingen aan onze spreadsheets toevoegen. Maar door het toevoegen van afbeeldingen worden ook de afbeeldingsgegevens aan het Excel-bestand toegevoegd, waardoor het bestand groter wordt. Als het toevoegen van afbeeldingen onvermijdelijk is, is een manier om dit te omzeilen het comprimeren van de afbeelding om deze kleiner te maken. Op die manier neemt het bestand na het opslaan minder ruimte in beslag.

Volg deze stappen om een afbeelding in Excel te comprimeren.

Stappen:

• Selecteer eerst de foto door erop te klikken.
• Dan verschijnt er een nieuw tabblad op het lint met de naam Beeldformaat Selecteer het.
• Klik daarna op Afbeeldingen comprimeren U vindt het in de Aanpassen groep van het tabblad.

• Selecteer vervolgens uw voorkeur Compressie-opties en Resolutie .

• Klik daarna op OK en je hebt je foto gecomprimeerd.

Lees meer: Hoe Excel-bestanden verkleinen met afbeeldingen (2 eenvoudige manieren)

6. Formulegebruik optimaliseren

Net als alle andere wijzigingen, nemen formules ook meer ruimte in beslag dan normale tekst of numerieke invoer. Maar in sommige gevallen is het gebruik van formules onvermijdelijk. Hoewel dit waar kan zijn, neemt het ook meer ruimte in beslag. Probeer dus het gebruik van formules in uw werkbladen te optimaliseren.

Let bij het gebruik van formules in een groot Excel-bestand op de volgende zaken.

• Probeer het gebruik van vluchtige formules zoals RAND , NU , VANDAAG , OFFSET , CELL , INDIRECT en INFO .
• Gebruik draaitabellen of Excel-tabellen als formules kunnen worden vermeden.
• Probeer geen hele rijen of kolommen als referentie te gebruiken.
• Vermijd formules met herhaalde berekeningen.

7. Ongebruikte gegevens verwijderen

Elke cel die gegevens bevat of in gebruik is, neemt ruimte in op uw harde schijf. Daardoor wordt het bestand groot. Als u ongebruikte datasets in spreadsheets hebt die u niet meer nodig hebt, verwijder ze dan.

In plaats van ze permanent te verwijderen, kunt u ze in een ander bestand opslaan omdat u ze niet langer nodig hebt in het specifieke bestand. Op die manier kunt u ze terugkrijgen als u ze later nodig hebt.

8. Ongebruikte draaitabellen en grafieken verwijderen

Ook draaitabellen en Excel-diagrammen nemen ruimte in beslag. En in de meeste gevallen meer dan normale cellen of geformatteerde datasets. Dit zijn uitstekende hulpmiddelen die onze Excel-bewerkingen vergemakkelijken. Maar als u ze niet nodig hebt, probeer ze dan helemaal niet te gebruiken om het bestand kleiner te maken. Dit zal ook de gebruikelijke Excel-bewerkingen zoals openen en opslaan soepeler laten verlopen.

Lees meer: Hoe Excel-bestand verkleinen met draaitabel

9. Bestand opslaan als binair

Tot aan de laatste versie van Excel slaat Microsoft Excel de bestanden meestal op met een xlsx-extensie. Voor werkmappen die macro's bevatten, is de extensie xlsm. Excel heeft een ander formaat voor het opslaan van het bestand als binair formaat met een extensie xlsb. Dit soort bestanden neemt minder ruimte in beslag dan een xlsx- of een xlsm-bestand. Probeer dit uit als u geen andere opties hebt.

Volg deze stappen om het bestand als binair op te slaan.

Stappen:

• Klik eerst op de Bestand tabblad op je lint.
• Selecteer vervolgens Opslaan als van de backstage view.
• Navigeer daarna naar de map waar u uw bestand wilt opslaan en selecteer Excel Binair Werkboek in de Opslaan als type drop-down.

• Klik dan op Sla .

Dit zal het bestand opslaan in xlsb formaat dat lager moet zijn dan de xlsx formaat.

10. Controleren op externe gegevensbron

Indien geen van de bovenstaande methoden uw Excel-bestand kleiner maakt, kan het zijn dat uw werkmap meer gegevens bevat dan zou moeten. In dat geval moet u nog eens nadenken voordat u Excel gebruikt voor het opslaan van dergelijke datasets. Excel is geen databasetool, maar wordt gebruikt als analytische tool. Voor grote databases moet u overwegen databasetools te gebruiken zoals Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV, enz.

Conclusie

Dit waren alle fixes die u kunt gebruiken als u zich in een situatie bevindt waarin uw Excel-bestand zonder reden te groot is. Hopelijk heeft één of een combinatie van deze fixes u geholpen. Ik hoop dat u deze gids nuttig en informatief vond. Als u vragen of suggesties hebt, laat het ons dan hieronder weten.

Voor meer oplossingen en gidsen als deze, bezoek Exceldemy.com .